企业公文处理办法

企业公文处理办法

第一章总则

第一条为适应公司规范化、程序化、科学化管理的需要，建立健全公文管理制度,规范公文运行流程，提高公文处理的质量与效率，根据江苏省公文处理的有关规定，特制定本办法。

第二条公文是传达文件、发布指示、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，本公司各职能部门必须认真做好公文管理工作。

第三条公文处理必须做到准确、及时、安全，行文要言简意赅，注重效用。公文由公司综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第四条公文处理必须严格执行保密制度，确保公司秘密不泄露。

第二章公文主要种类

第五条本公司适用的公文种类主要有：

（一）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项，用“决议”。

（二）通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶

属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，任免和聘用干部，用“通知”。

（三）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

（四）报告、请示：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”；向上级请求指示、批准，用“请示”。

（五）批复：答复下级部门请示事项或对下级布置工作，用“批复”。

（六）函：相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管机关提出请求等用“函”。

（七）会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，用“会议纪要”。

（八）工作计划：进行工作计划安排部署，用“工作计划”。

第三章公文格式

第六条公文一般由标题、发文文号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄送机关、印发份数等部分组成。

（一）公文标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，应标明公司名称和公文种类，除转发上级有关文件外，一般不加书名号。

（二）发文字号：包括公司代字、年号、顺序号，公司发文用“赣※※发”，行政发文用“赣※※综发”字。

（三）公文除会议纪要外，应当加盖公章。

（四）秘密公文要分别标明：“绝密”、“机密”、“秘密”。

（五）紧急公文要分别标明“特急”、“急件”。

（六）公文如有附件，应当在公文之后注明附件名称和顺序。

（七）会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

（八）公文的落款日期以领导签发的日期为准，印发日期与落款日期一般不超过3天。

（九）公文主题词参照国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标引，在落款日期之下顶格书写。

第四章行文规则

第七条向下级部门的重要行文，应当同时抄报直接上级领导部门，抄送相关的部门。

第八条向上级部门的行文，应主报一个上级部门，如需报送其他相关的上级部门，可用抄报形式。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。在“报告”中不得夹带请示事项。

第五章公文的收文管理

第九条公文收文的流程包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

第十条所有报(转)公司的公文由综合管理部负责接收，公司其他部门不得直接收受批办公文，如因特殊情况收受后应立即送综合管理部，进入正常的收办文程序。

第十一条经登记编号的文件，由综合管理部应出拟办意见，再将阅件分送领导阅办。重要的公文必须呈总经理和董事长批示，一般的公文或业务性的公文呈分管领导阅批或送至相关部门阅处。紧急公文应提出办理时限。公文拟办意见要准确、恰当。对总经理和董事长批示的重要文件，先由综合管理部做好登记，再根据批示意见交承办部门办理和答复。综合管理部负责领导批示文件的交办督办，并做好反馈情况记录，定期向总经理汇报。

第十二条承办部门在收到需办理的文件后应抓紧办理，不得延误、推诿，一般文件要在七个工作日完成。对确不属于本部门职权范围或不适宜本部办理的，应及时退回综合管理部，并说明理由。办理内容涉及两个以上部门的，由部门间协商办理，如有问题，请示分管领导协调。承办中须发文的，按业务所属范围，由所属部门拟稿。

第十三条传递文件以不同颜色文件夹区别密件，急件，批办件，传阅件，便于领导和各部门根据轻重缓急及时阅处

文件。密件、急件和批办件一般要求在送达领导的当天处理完，由综合管理部收回；传阅件要求两天内处理完，由由综合管理部收回。

第十四条对已送领导批示和交主办部门办理的公文，综合管理部要适时催阅、催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重点公文，综合管理部要及时了解和反馈执行情况。

第十五条领导传阅完的文件由综合管理部负责存档，各职能部门的负责人经登记后可调阅有关文件（绝密文件、机密文件、秘密文件除外），原则上文件借阅日期不超过两天，特殊情况需报请副总级以上领导批示。

第六章公文的发文管理

第十六条公文发文的流程包括拟稿、审核、签发、编号、打印、校对、用印、分送、立卷、归档、销毁等。

第十七条草拟公文的基本要求。

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，书写工整，标点准确，用词用字准确、规范，篇幅力求短小。

（三）人名、地名、时间、数字、引文准确。时间要写具体的年、月、日；文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；必须使用国家法定计量单位。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（五）根据行文的性质、内容及范围，正确使用文种、办文程序。

第十八条文稿草拟后，必须由承办部门领导和协办部门领导分别进行审核和会签。审核主要是把公文的政策法规关、可行关和文字质量关。

第十九条本公司的发文原则上必须按职责范围由总经理签发。涉及几位副总经理分管的工作，应会同有关副总经理共同审批后由总经理签发。向上级部门的重要请示、报告，经分管副总经理审签后由总经理签发。领导签发公文应在《发文稿纸》上签署自己的意见、姓名和时间。

第二十条公文送领导签发后，必须由综合管理部核稿，主要把好行文确认关、会签关和公文体例格式程序关。经综合管理部核稿后进行编号、打印、上报或下发。

第二十一条发文应统一使用公司的发文稿纸，用碳素墨水书写，严禁在原稿纸上使用铅笔、圆珠笔，字迹要端正，不允许贴页、截页。

第二十二条公文发出前须由综合管理部进行发文登记。登记内容有：发文字号、登记时间、签发领导、标题、主题词、主送机关、抄送机关、发文范围、发文份数、发出时间等。

第二十三条本公司的文件、函件和会议纪要，经编文号后，由综合管理部负责打印，特殊情况需打印未经领导签发的文稿大样等，须经分管领导批准。各部门内部的文字材料和给领导的请示报告及对外普通函件，综合管理部不负责打印。

第二十四条公文发送由综合管理部负责。文件传送的方式（传真、邮寄、直接送达等）视文件机密程度、紧急程度和现实情况等因素而定，传递秘密公文必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密资料，必须采用加密装置。绝密的文件不得利用计算机、传真机传输。”

第二十五条各部门在收到综合管理部发出的文件后，须进行收文确认，综合管理部备案。

第七章公文的立卷、归档和销毁

第二十七条公文的立卷、归档是按规定对公文的日后备查使用所做的归类、装订、整理，是公文运转的最后环节。公文的立卷、归档由综合管理部负责。

第二十八条各部门办理完毕的公文应及时退回综合管理部，需要长期使用的公文必须在次年第一季度前清退完毕，需用时办理借阅手续，个人不得保存应归档的文件。

第二十八条公文办完后，综合管理部应根据档案管理的规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理好，并根据

文件相互联系、特征和保存价值分类整理立卷归档。

第二十九条对没有存查价值或不需归档的多余公文，须经总经理办主任核准后，由综合管理部进行登记造册，送指定的地点监督销毁，保证不丢失、不漏销。

第八章附则

第三十条本办法适用于本公司。

第三十一条本办法由本公司综合管理部负责解释。

第三十二条本办法自批准之日施行。