档案管理及办公用品管理

四、档案管理规定

1、归档范围及规定

1.1 公司的市场规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工

资、经营情况、人事档案、会议记录、决议决定、委任书、协议合同项

目方案等具有参考价值的文件材料。

1.2 保证厂部与施工现场资料的同步性，及时收集、整理施工文件中所形成

的工程技术文件材料，并检查其有效性。

1.3 严格对工程设计图纸进行管理，避免资料有任何损坏或丢失，建立台账、

资料清单，并建立相关记录。

1.4收集公司分散在各个部门和个人手中的文件资料，集中起来，经过整理

立卷、立档保存，做好公司立卷档案的鉴定和保存期限；负责保管档案

系统完整和安全。

1.5 档案管理须指定专人负责，明确责任，全面负责对档案的收进、移交、

保管、利用、销毁等情况；随时以表册、数字形式，进行登记和统计，

保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

2、档案的借阅与索取

2.1总裁、副总裁等公司高层领导人借阅非密级档案可通过档案管理人员办

理借阅手续，直接提档。

2.2公司其他人员需借阅档案时，要经主管经理批准，方可办理借阅手续。

2.3 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅

自

翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，

必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政部批准方可摘录

和复制。

3、档案的销毁

3.1 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

3.2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内

部档案，由行政部门按其有效性自行处理。

3.3经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人

监督销毁。

五、办公用品及办公设备管理

为加强办公用品使用和办公设备维护管理，节约开支、杜绝浪费，特制定本制度。

1、办公用品的领用和保管

1.1 办公用品由行政部门统一保管，并指定保管人，本着合理节约的原则及公司核定的费用标准向使用人发放。

1.2 办公用品管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请购进，保证办公用品齐全、库存合理。

1.3保管人员应建立帐本，办好入库、出库手续，出库一定要由领取人员签字。

1.4 保管人员对于办公用品的发放和领用中必须坚持勤俭节约、按章办事的原则，不得假公济私、私分公物。

1.5 各部门要控制和合理使用办公用品，严格杜绝浪费现象；水笔、圆珠笔、胶水、墨水、涂改液、计算器等可见包装的办公用品重新领用时应以旧换新。

1.6 个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

1.7 严禁员工将办公用品带出单位挪作私用，员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回行政部门（消耗品除外）。

1.8 办公室用品管理一定要做到文明清洁，注意安全、防火防盗，严格按照规章制度办事。

2、办公用品的分类和申购

2.1 常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、图钉、信封、标签纸、固体胶、大头针、装钉针、打印纸、白板笔、水彩笔等。

2.2 控制品：文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、钢笔、胶带、涂改液、档案盒、印台、量具、刀具、刻录盘、财务帐本凭证等。

2.3 特批品(不列入办公用品费用考核)：名片、印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)、U盘软盘等。

2.4 办公常用品由行政部门根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经副总经理批准，特批品经总经理批准。

2.5 批准后的《申购单》交采购中心执行购买，未填写《申购单》及未经领导批

准擅自购买的不予报销。

3、办公用品费用核定及相关规定

3.1公司各部门应按核定的办公用品费用定额标准把好申购和领用关，保管人员须严格按照规定不得超标发放办公用品。

3.2 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部门根据人员变动情况进行调整。

3.3 各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经行政部审核后，由总经理特批增加该项费用。

3.4 保管人员应及时办理登记新购进的办公用品入库手续，采购人员进行监督入库手续并签字确认；保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

4、办公设备的管理规定

4.1 计算机的保管要实行“谁使用谁负责”原则，并由系统管理员负责计算机的定期维护。

4.2 总办复印机，由办公室指定专人负责，实行打印复印登记制度，负责人须对打印复印的部门、人员、主题、份数和日期做好登记。

4.3 各部门的打印机等电子办公设备由部门主管指定专人负责，禁止其他人员随意使用；出现故障需以报告形式交行政部门，由行政部报请经理批准后联系维修，并对故障原因予以追查对相关责任人给予相应处罚。