公安机关常用文书整理

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【名称】传唤通知书(1)

【正文】

传唤通知书

┌─────────┐┌──────────┐┌─────────┐│××××公安局│.│××××公安局│.│××××公安局││传唤通知书(存根)│.│传唤通知书(副页)│.│传唤通知书││×公预字第号│.│×公预字第号│.│×公预字第号││男│字│犯罪嫌疑人_年龄__│字│根据《中华人民││犯罪嫌疑人__女_│.│民族__│.│共和国刑事诉讼法》││住址_______│.│现在住址______│.│第九十二条之规定,││单位及职业____│.│工作单位______│.│现传唤居住在的││传唤原因_____│第│送达处所______│第│于_年_月_日_时││应到时间_____│.│送达时间______│.│到接受传讯。││应到地点_____│.││.│││批准人______│.│传唤通知书我已收到。│.│││送达人______│号││号│││填发时间_____│.│犯罪嫌疑人__│.│__公安局(印)││填发人______│.│年月日│.│年月日││年月日│.│送达人__│.││└─────────┘└──────────┘└─────────┘

说明:该文书是公安机关为查明案情,传唤不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人按照指定的时间和地点到案接受讯问的文书。刑事诉讼法第92条第1款规定:“对于不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人,可以传唤到犯罪嫌疑人所在市、县内的指定地点或者到他的住处进行讯问,但是应当出示人民检察院或者公安机关的证明文件。”这里所指的证明文件就是传唤通知书。

制作和使用传唤通知书应当注意的问题是:

要明确传唤的范围。根据刑事诉讼法的有关规定,传唤的对象是不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人,不得以传唤通知书的形式通知证人提供证言。

传唤通知书只能使用一次,而且每次传唤不得超过12小时。传唤过程中,不得采取派人押解、加带械具等强制办法。

本格式是公安机关使用的传唤通知书。

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【名称】××公安局起诉意见书

【正文】

××公安局

起诉意见书

字()号

犯罪嫌疑人_______,男(女),______ 年 ____月 ____日生,民族 ___,籍贯 _____,文化程度______ ,单位及职业___________________________________,住址___________________________________________ 。

违法犯罪经历:__________________________________________________。

经我局侦查终结,证实犯罪嫌疑人有下列犯罪事实:_____________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________

综上所述,犯罪嫌疑人的行为触犯了《中华人民共和国刑法》第条第款,涉嫌

罪,根据《中华人民共和国刑事诉讼法》第129条之规定,特将本案移送审查,依法起诉。

此致

人民检察院

局长(印)

(公安局印)

年月日注:

(1)犯罪嫌疑人现。

(2)附本案预审卷宗共卷页。

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【名称】××××公安局提请批准逮捕书

【正文】

××××公安局提请批准逮捕书

被逮捕人基本情况:

姓名:性别:年龄:民族:籍贯:

职业:住址:

简历:

是否在押:

根据本局所获证据材料,证实人犯×××犯有下列罪行:

上述事实,证明人犯×××触犯了××法第××条,构成××罪,应贪污追究××责任,为此,根据××法第××条之规定,特提请批准逮捕。

此致

×××人民检察院

局长:(公章、局长章)

年月日

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【名称】询问证人笔录

【正文】

询问证人笔录

询问地点:

时间:

被询问人基本情况:

证人与被告的关系:

询问内容:

证人:×××(签名或盖章)

记录员:×××、×××(签名)

××年××月×日

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【名称】现场勘查笔录(实例)

【正文】

现场勘查笔录(实例)

19××年×月×日上午8时35分,我大队值班室接××分局刑侦队电称:“植物园小凉亭内发现一人被打伤,被害人已送医院抢救,现场上有许多血。请速派人勘查现场。”

当即由封××副大队长带领侦查员郑××、鲁××、金××、法医季××、陈××,痕迹

技术员孙××,照相技术员徐××于8点54分到达现场。相继到达现场的有××分局局长吕××、副局长余××、杨×,刑侦队长陈×、副教导员林××,侦查员朱××、陶××、林×、庄××等同志。现场已由××派出所方××同志和植物园的部分工人同志保护着。

首先听取了派出所和植物园同志的情况介绍。然后访问了现场发现人顾××(男,18岁,

住植物园玉泉大队)和胡××(男,18岁,住植物园玉泉大队)。据他俩讲,早上7点50分左右,顾与胡到大队里去分番茄,顾的舅舅告诉说,今早不分。二人就讨个蕃茄,边吃边走。先到植物园三在分类红亭子里坐了10分钟,再往豆科小凉亭走去。先看见了亭旁放着一辆自行车,走进亭内见一个人头东足西仰天躺着,右手搁在头上,左手弯曲伸在旁边,头上都是血,两脚伸在石凳下面,旁边有一本《世界文学》,一张报纸上都是血,一只拎包放在石凳上。胡讲:“人还会动,快去叫人。”二人就往厕所方向跑去,碰到植物园一男一女推车子过来,就把情况告诉了他们。男的报告班长去了,女的跟着去亭子。过了10分钟,来一了辆三轮车把那人抬上去,拉到了××医院抢救。

派法医去勘查被告人伤势。被告人是一位60多岁身体壮实的老年人,已昏迷不醒,有生命

危险。右侧头部后面有严重的钝器伤(详见法医鉴定)。

当日天晴,气温25~27℃,偏北风3~4级。

现场位于××区××植物园南面豆科区小凉亭内,西面靠近豆科区;南面临向医院;东西

与植物园三班分类区红亭相望;北面是植物园豆科区。

小凉亭朝西是一大门,亭两侧长廊可进出都无门。亭子总面积为76平方米。现场血迹在正

亭北面的石板地上。一石与正亭长廊相遇,高13厘米,石阶下有一滩浓色血泊,面积为50×40

厘米。石阶上也有40×30厘米血泊,流下石阶与浓色血泊连接在一起。石阶上面血泊旁有一张

19××年7月17日至9月23日的第20期广播电视节目周报,报上染满血迹。紧靠报旁有一大滩67 ×55厘米的呕吐物(上有嚼碎的月饼和梨子成分)。距呕吐物8厘米处有一小堆5×4.5厘米的

碎月饼。离月饼30厘米处有呈条状的梨皮,紧靠旁边是一副完整的外圈黄色眼镜,镜脚贴地平

放。左侧地面有三条约60厘米长的滑痕,东面一石柱,上沾17×4厘米的血迹。距石柱110厘米

处有一本19××年第4期《世界文学》,书面朝上,左边下脚有铅笔写的“石××”名字,书

长20厘米,宽14厘米,总面数达320页,书中夹着一张半新票额10元的人民币,一半露在外面

。离书30厘米发现一个局部波浪形花纹的血足迹。北侧是高40厘米的亭子石凳,上放一只淡灰

色人造革旧拎包,高25厘米,双环,有拉链。清查内有:薄膜塑料袋一只(内装红条子毛巾一条);100CC盐水瓶一只;淡绿色软面工作手册一本;红色塑料面的××汽车发动机厂的工作

证一个,内贴照片,写有:“石××,男,54岁,19××年8月1日发”;小塑料袋一只(内装

绿色香皂一小块);蓝色小刀一把,上印“杭州西湖”;天竹筷一双;棕色眼睛套五副;黄色

塑料条一根;浙江××灯光厂包装套一只。勘查至东机亭子进门至墙的方形洞外泥地上,距血

迹26厘米处有两只不同类型的鞋印,一只塑料底鞋,前掌局部花纹隐约可见;另一只类似球鞋

花纹,两印相距25厘米。

为认真勘查,在亭处四周进行搜索。距血迹245厘米偏西方向泥地上发现一只吃剩下的梨

子心。往西侧距亭子380厘米处有一辆八成新、上海产的全包链、双搁脚的凤凰自行车,钢印

号码74401,车照号码24401。

现场认真搜索后,未发现其他物证。

现场勘查于当日下午17时10分结束。提取了现场鞋印、现场遗留物、拎包及包内的全部物

品。拍摄了现场照片20张,绘制了现场图三张。制作了现场笔录一份。

现场勘查分析意见(略)

临场人:××分局局长吕××、副局长余××、杨××,刑侦大队副队长封××。刑侦大队:郑××、鲁××、金××、孙××、李××、徐××、季××、陈××、朱××。

××分局刑侦人:陈××、林××、朱××、陶××、林××、庄××。

灵隐派出所:方××。

现场见证人:××植物园周××、王××。

现场记录人:金××。

××年×月××日=====================================================================

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【名称】取保候审决定书

【正文】

取保候审决定书

┌──────────────┐┌─────────────────┐

│××××公安局│.│××××公安局│

│取保候审决定书(存根)│.│取保候审决定书│

│×公预字第号│.│×公预字第号│

│男│.│我局正在侦查的犯罪嫌疑人___│

│犯罪嫌疑人______女__│.│_因____,根据《中华人民共和国│

│住址____________│字│刑事诉讼法》第__条第__款之规定│

│单位及职业_________│.│,决定对其取保候审。犯罪嫌疑人应当│

│取保原因__________│.│接受保证人____的监督或者交纳保│

│取保时间__________│.│证金____元。犯罪嫌疑人在取保候│

│批准人___________│第│审期间应当遵守下列规定:│

│保证人___________│.│一、未经执行机关批准不得离开所│

│住址____________│.│居住的市、县;二、在传讯的时候及时│

│单位及职业_________│.│到案;三、不得以任何形式干扰证人作│

│保证金___________│号│证;四、不得毁灭、伪造证据或者串供│

│承办人___________│.│。│

│填发时间__________│.││

│填发人___________│.│(公安局印)│

││.│本证已于_年_月_日_时向我宣布。│

│年月日││被取保候审人____│

└──────────────┘└─────────────────┘

说明:根据我国刑事诉讼法的有关规定,人民法院、人民检察院和公安机关根据案件情况,对犯罪嫌疑人、被告人,可以取保候审。本格式是公安机关使用的取保候审决定书。

取保候审决定书是公安机关在侦查过程中依法对犯罪嫌疑人采取取保候审措施的凭证文书。它是根据县以上公安机关负责人批准的呈请取保候审报告书而制作的,是对犯罪嫌疑人采取取保候审强制措施的合法依据。

取保候审决定书既适用于对未被拘留、逮捕关押的犯罪嫌疑人直接采取取保候审,又适用于对已经被拘留、逮捕关押的犯罪嫌疑人取保候审。因此,在制定决定书时,应针对犯罪嫌疑人的不同情况,填写相应的法律条文。

在制作取保候审决定书时应当注意的问题是要写清楚取保候审的原因。要根据犯罪嫌疑人的实际情况认真填写清楚。如因患有传染病、怀孕而需要取保候审的,应具体写清楚传染病的种类,不能笼统地用“因案情需要”或者“特殊情况”等模糊写法。

在实际使用该决定书时,犯罪嫌疑人应当在决定书上签名。

档案整理方案

档案整理方案 为规范档案的收集、整理、立卷归档,根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发[2010]382 号、《科学技术档案构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》、《广东省机关档案分类办法》以及《广东省文件材料归档方法改革方案》,结合本单位的实际情况,特制定此档案整理方案,细则如下: 一、工作目标 规定各门类档案的的归档范围、保管期限、整理方法、目录格式、归档要求和做法,实行统一的立卷标准,形成较完善的档案管理程序。各种该归档的文件材料完成立卷工作后,输入网上档案管理系统,便于查找利用,并做好档案资料的借阅、利用登记。 二、专门档案的归档 (一)专门档案的归档范围及保存期限 本单位的专门档案是指受理的所有监督工程的档案,分为申报监督前期档案和监督过程中产生的档案,以下是具体的归档范围。 (二)工程项目档案的收集和管理 建设单位向本站申请工程质量监督后,按规定递交的申请资料由计划资信室收集审查之后移交给综合室;监督过程中产生的文书材

料由质量监督室或者项目监督小组负责收集整理后移交综合室,一般一年递交一次,或监督项目竣工后递交。由综合室专人负责资料接收、整理、归档工作。 (三)工程项目档案的档号 档号由分类号(大类代字+ 一级属类)、案卷顺序号构成。 1档案类别代号(代字:G):单位内专门档案的分类号,本单位的工程项目档案属专门档案。 2、一级属类为项目代号:用阿拉伯数字代表各建设项目: “0”高速公路、“1”一级公路、“2”二级公路、“3”桥梁(单独立项)。“4”隧道、“5”截污主干管工程、“6码”头工程 3、二级属类为年度代号,用年份的后两位数作为二级属类。 4、案卷号,基本保管单位案卷的编号。 例: G0-09 1 专门档案类,2009年所受理的高速公路监督项目中的第一个工程。 (四)监督项目的组卷按照归档范围中规定的,本单位所接收的资料,按批准文件、合同文件、中标文件、资信与资质证明、施工单位文件、监理单位文件、设计单位文件、业主单位文件、发文的顺序组 卷归档。 (五)施工图文件的归档 图纸按297mn¥ 420mm(A3)规格装订成册对折入盒;大于A3规

检察文书格式及范文

检察文书格式及范文 ??????? 检立[ ] 号 ?????? 二、不起诉意见书 (一)格式 不起诉意见书 X检不诉[ ]号 一、犯罪嫌疑人基本情况。 二、案由、立案和采取强制措施的情况。 三、查明的案件事实和证据。 四、提请不起诉意见的理由、法律根据。 五、对犯罪嫌疑人及扣押物品的处理建议。 六、附项 (二)范文 XXX区人民检察院 不起诉意见书 X检反贪不诉[2001]X号犯罪嫌疑人王X,男,29岁,汉族,河北人,研究生文化程度,中共党员,某电子进出口公司业务员,家住XX区灶君庙XX楼XX号,无前科。 本案系某电子进出口公司纪委举报。 犯罪嫌疑人王X因涉嫌受贿罪于2001年3月28日被我院立案侦查,同年3月28日被取保候审。

犯罪嫌疑人王X涉嫌受贿一案,经我院侦查终结,查明其犯罪事实如下:2000年11月间,犯罪嫌疑人王X利用担任某电子进出口公司业务员的职务之便,在执行与北京某科技发展有限公司代理的出口合同中,收受该公司经理孟X X给予的好处费共计7000元。 上述犯罪事实,经查证属实,有书证、证人证言及证明材料在案为证,犯罪嫌疑人亦供认,事实成立,可以认定。 犯罪嫌疑人在侦查期间态度较好,主动退回所得赃款。 综上所述,犯罪嫌疑人王X利用职务之便,收受贿赂,其行为已经触犯了《中华人民共和国刑法》第三百八十五条之规定,涉嫌受贿罪。但是,鉴于犯罪嫌疑人认罪悔罪态度较好,积极主动退回赃款,且系初犯,根据《中华人民共和国刑法》第三十七条之规定,不需要判处刑罚。依据《中华人民共和国刑事诉讼法》第一百四十二条第二款之规定,将此案移送你处,建议做不起诉处理。随案移送的赃款7000元,建议你处移送有关主管机关予以没收。 此致 本院审判监督处 xxx人民检察院反贪局 2001年7月27日 附:1.侦查卷宗二册; 2.赃款7000元随案移送; 3.犯罪嫌疑人王X现取保候审。 三、起诉书 (一)格式 起诉书格式(样本)一:普通程序案件适用 ××××人民检察院 起诉书 ×检刑诉[ ]号被告人…….(写明姓名、性别、出生年月日、身份证号码、民族、文化程度、职业或者工作单位和职务、住址、曾受到行政处罚、刑事处罚的情况和因本案被采取的强制措施情况等) 本案由×××(侦查机关)侦查终结,以被告人×××涉嫌×××罪,于×年×月×日向本院移送审查起诉。本院受理后,于×年×月×日已告知被告人有权委托辩护人,×年×月×日已告知被害人及其法定代理人(或者近亲属)、附带民事诉讼的当事人及其法定代理人有权委托诉讼代理人,依法讯问了被告人,听取了被害人的诉讼代理人×××和被告人的辩护人×××的意见,审查了全部案件材料………(写明退回补充侦查、延期审查起诉期限等情况。) [对于侦查机关移送审查起诉的需要变更管辖权的案件,表述为:“本案由×××(侦查机关)侦查终结,以被告人×××涉嫌×××罪,于×年×月×日向本院移送审查起诉。×××人民检察院于×年×月×日转至本院审查起诉。本院受理后,于×年×月×日已告知被告人有权………” 对于本院侦查终结并审查起诉的案件,表述为:“被告人×××涉嫌×××罪一案,由本院侦查终结。本院于于×年×月×日已告知被告人有权………” 对于其他人民检察院侦查终结的需要变更管辖权的案件,表述为:“本案由×××人民检察院侦查终结,以被告人×××涉嫌×××罪,于×年×月×日向本院移送审查起诉。本院受理后,于×年×月×日已告知被告人有权………”] 经依法审查查明:………(写明经检察机关审查认定的犯罪事实包括犯罪时间、地点、经过、手段、目的、动机、危害后果等与定罪有关的事实要素。应当根据具体案件情况,围绕刑法规定的该罪构成要件叙写。) (对于只有一个犯罪嫌疑人的案件,犯罪嫌疑人实施多次的犯罪事实应逐一列举;同时

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 (文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技) 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。 3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围 (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 (2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 (3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 (4)会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国 (财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

文书工作与档案管理考试题

《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空(每空1分,共16分) 1.公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2.纵观文书工作的全过程,文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面:、、 、。 3.收文处理程序中的“收进阶段”,包 括、、、 、、 六个环节。 4.信访文书的特点 是:、 、 。 二、选择(为每题选出一个正确答案,将其序号填在该题的横线处。每题1分,共8分) 1.上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 (1)逐级行文(2)多级行文(3)直达行文 2.撰写公文的原始稿本称为。(1)定稿(2)草稿(3)修改稿 3.收文登记的作用是。 (1)管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 (2)有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 (3)使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4.1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准,我国实行由。(1)档案部门立卷的制度 (2)文书部门立卷的制度 (3)档案与文书部门共同立卷的制度 5.是文书工作“四化”的核心。 (1)规划化(2)科学化(3)自动化 6.立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 (1)永久(2)长期(3)短期 7.收文处理工作的关键性环节是。 (1)拆封(2)催办(3)办复 8.存档工作的关键性环节是。 (1)平时归卷(2)年末集中归卷(3)定期归卷 三、名词解释(每个4分,共16分) 1.分发 2.签发

3.收文登记 4.组合案卷 四、简答题(每题10分,共30分) 1.文书工作的性质: 2.核稿的任务: 3.文书管理的原则: 五、将下列文件组成两卷,说明各卷是按什么特征组成的,并分别给每卷拟一个案卷标题(共30分) 1.辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告; 2.日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函; 3.辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告; 4.辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告; 5.沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函; 6.日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题(每空1分,共15分) 1、秘密等级通常分为、、三种。 2、从行文方向来看,下行文可采取、、等方式。 3、我国党政机关现行的文书工作组织形式,主要分为和两种。 4、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 5、文书管理,就是对文书工作的、和。 二、选择题(只有一个正确答案,每题1分,共15分) 1、以下文种中不属于下行文的是。 A、命令B、报告C、决定 2、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 A、文书B、公务文书C、通用公文 3、文书工作的安全原则,一是指上的安全,二是指上的安全。 A、经济;法律B、政治;物质C、物质;法律 4、制定是建立岗位责任制的中心环节。 A、职务内容B、职位标准C、责任制度 5、拆封的任务不包括。 A、清点和核对B、核查和签字C、检查和处置

文书档案(归档文件)整理方法

文书档案(归档文件)整理方法 一、整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次(期)为一件,来文与复文(请示与批复、函与复函)视具体情况为一件或两件,即当年有批复的,与请示并为一件;否则当年请示作一件,次年有批复作一件,要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目的文件,但过厚不易装订一起的,也可单独作为一件,另外编目。 ※正文与文件处理单(包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条)应作为一件,放在文件前面,与文件装订

一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复,字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 (1)拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来,对文件重新进行装订,对于短期保管文件可以不拆订。 (2)文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用,装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容: 第一,修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二,复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印,字迹不宜太深,最好采用单面复印。

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集(归档)工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位 3、确定装订顺序

4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案? 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁? 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。 四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样,包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;

一文书档案立卷归档制度

第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

人民检察院刑事诉讼法律文书格式样本

人民检察院刑事诉讼法律文书格式样本(2012) 目录 一、立案文书(第1-57页) 1. 立案决定书 2. 补充立案决定书 3. 不立案通知书 4. 要求说明立案理由通知书 5. 要求说明不立案理由通知书 6. 不立案理由审查意见通知书 7. 立案理由审查意见通知书 8. 通知撤销案件书 9. 通知立案书 10. 移送案件通知书 11. 答复举报人通知书 12. 指定管辖决定书 13. 交办案件决定书

精选文档 14. 提请批准直接受理书 15. 批准直接受理决定书 16. 不批准直接受理决定书 二、回避文书(第58-66页) 17. 回避决定书 18. 回避复议决定书 三、辩护与代理文书(第67-133页) 19. 侦查阶段委托辩护人、申请法律援助告知书 20. 审查起诉阶段委托辩护人、申请法律援助告知书 21. 提供法律援助通知书 22. 辩护律师会见犯罪嫌疑人应当经过许可通知书 23. 辩护律师可以不经许可会见犯罪嫌疑人通知书 24. 许可会见犯罪嫌疑人决定书 25. 不许可会见犯罪嫌疑人决定书 26. 批准律师以外的辩护人与犯罪嫌疑人会见和通信/查阅案卷材料决定书 27. 不批准律师以外的辩护人与犯罪嫌疑人会见和通信/查阅材料决定书

精选文档 28. 调取证据通知书 29. 不予收集、调取证据决定书 30. 许可辩护律师收集案件材料决定书 31. 不许可辩护律师收集案件材料决定书 32. 委托诉讼代理人告知书 33. 纠正阻碍辩护人/诉讼代理人依法行使权利通知书 34. 辩护人/诉讼代理人申诉、控告答复书 四、证据文书(第134-142页) 35. 纠正非法取证意见书 36. 提供证据收集合法性说明通知书 37. 提请有关人员出庭意见书 五、强制措施文书(第143-307页) 38. 拘传证 39. 取保候审决定书、执行通知书 40. 被取保候审人义务告知书 41. 保证书 42. 解除取保候审决定书、通知书

文书立卷归档整理办法

文书立卷归档管理办法 总则 为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》(原国家教委第6 条令)的 有关规定,结合我校档案工作的具体情况,制定本办法。 学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。 凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料,均属学校档案。学校档案必须实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。 二、立卷单位 学校所属各职能部门、办公室(党政合署)、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处(各系部)、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。 学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工 作,并确定一名兼职档案人员具体承办,协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。 三、立卷要求

1、各门类档案立卷的原则是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料质地优良,利于长期保存。 3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列,并注意密不可分的材料排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前,附件在后;结论性材料在前,依据性材料在后,其它文件材料按时间顺序排列。 4、立卷应根据文件材料的多少而定,同一问题、内容的文件多时,可组成一至若干卷,每卷不超过150 页;文件少时,可立薄卷。 卷内文件材料的编号:装订的案卷无论单面或双面,只要有文字,均应依次在右下角编页号(用铅笔);不装订的案卷不编页号。 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加〔〕。对没有责任者(作者)、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要议题,组卷时要去掉卷内文件材料上的金属物(钉书钉),对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可在分割的照片、小字条等要进行加边、修桐嚥孵迹稍模糊的要复制与原放在-起。5、填写卷内文件目录 顺序号?以卷内文件排列先吊顺序来填写的序号。 文号:文件制发机关的发文字叧。

(完整版)检察院常用文书整理

【名称】拘传证(1) 【发文号】检拘传[ ] 号 【发布机构】最高人民检察院 【正文】 拘传证 检拘传[ ] 号 根据《中华人民共和国刑事诉讼法》第五十条的规定,兹派本院工作人员_______________对居住在 ____________的犯罪嫌疑人_____________予以拘传。 年月日 检察长 (院印)到案时间:_____年____月______日________时_______分 讯问结束时间:_____年____月______日________时_______分 被拘传人:__________________ 宣告人:____________________

第二联在拘传讯问后附卷 拘传证制作说明 一、本文书依据《刑事诉讼法》第五十条和《人民检察院刑事诉讼规则》第三十二条、第三十三条、第三十四条的规定制作。为人民检察院依法对犯罪嫌疑人进行拘传讯问时使用。制作时由检察长签名或盖章并加盖人民检察院印章。 二、犯罪嫌疑人到案后,应责令其在《拘传证》上填写到案时间;讯问结束后,填写讯问结束时间,并签名或盖章。犯罪嫌疑人拒绝填写的,检察人员应当在《拘传证》上注明。 三、本文书共二联,第一联统一保存备查,第二联由被拘传人填写时间并签字或盖章后附卷。 ==================================================================== 【名称】指定管辖决定书(送达被指定管辖的人民检察院) 【发文号】检指辖[ ]号 【发布机构】最高人民检察院 【正文】

指定管辖决定书 (送达被指定管辖的人民检察院) 检指辖[ ]号_______________人民检察院: 犯罪嫌疑人_________________涉嫌_______________________________________________一案,根据《人民检察院刑事诉讼规则》第_________条的规定,经本院审查,指定你院管辖。 年月日 (院印)第三联送达被指定管辖的人民检察院 指定管辖决定书制作说明 一、本文书依据《刑事诉讼法》第十六条、第十八条第二款和《人民检察院刑事诉讼规则》第八条、第九条、第十三条、第十四条、第十六条、第十八条的规定制作。为对依法由人民检察院管辖,但对管辖权有争议、管辖不明确或者需要改变管辖的案件,由上级人民检察院决定指定某一下级人民检察院管辖时使用。 二、法律依据根据案件的具体情况,分别引用《人民检察院刑事诉讼规则》第十六条、第十八条的规定。 三、有权制作本文书的只能是对案件管辖有争议的几个人民检察院的共同上级人民检察院。 四、本文书共三联,第一联统一保存备查,第二联送达其他对管辖有争议的人民检察院,第三联送达被指定管辖的人民检察院。

文书档案的整理方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况,设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年:…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法,同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理,各类之间界限清楚,归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存,剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限:永久、30年、10年

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件;会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可;文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况,我们选择以下分类方法 保管期限-年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如: 长久:2001年、2002年、2003年…… 定期:2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 (1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。 (2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号 (3)类目名称,按机构分类的,机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处;按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义,是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料,即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由:命令(令)、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说,就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”(如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等)。 归档文件材料:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础,是一项重要的、承上启下的工作,整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令

公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》(DA/T 22)和《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档[2001]45号)的规定,在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有关联系,区分不同价值,便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求,将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为:收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整?概括为十句话: 一是处理完毕的文件材料要随时收; 二是经常用的文件,要履行借用手续定期收; 三是本单位发文,在盖章时当时收; 四是会议材料,要事先做好工作及时收; 五是内部形成的材料,要注意掌握线索有针对性地收;

文书立卷的方法与步骤

文书立卷的方法与步骤 一、分类:就是在文件收集齐全的基础上,将文件按一定的属性,逐项分开的过程。分类有四个环节:分年度、分机构、分问题、分期限。 1.分年度:就是将文件按其形成或针对的年度分开。 ⑴一般文件归入文件形成年度。 ⑵跨年度的请示与批复,归入批复年度,没有批复的,归入请示年度。 ⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。 ⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。 ⑸跨年度的会议文件,一般归入开幕的年度。 ⑹跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度。 ⑺法规性文件,归入公布或批准的年度。 ⑻回顾性、纪念性文件,归入成稿或发表年度。 ⑼教学文件归入相应年度。 2.分机构:就是按其形成或承办部门分类,首先分开级别,然后再在每一级别中,按不同部门分开,本机关的文件,还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复,本机关对下级机关的批复应分在一起,放入本机关文件内。 3.分问题:就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。分问题时,应按学校制定的分类方案进行。 4.分期限:就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为:永久、长期、短期三种,长期16-50年,短期15年以下。 分期限应按学校制定的保管期限表进行。 二、立卷组合 1.立卷组合的基本要求:立卷组合一般应以问题为主,

按照文件类型组合,适当分级,兼顾其它特征,使之联系紧密。 2.立卷组合的形式: ⑴会议文件,按会议届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷,或数会一卷。 ⑵非诉讼案件材料,按立案问题或人名组合,可以一案一卷或一案数卷。 ⑶人民来信,可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。 ⑷统计、报表、名册等文件,按照格式名称或地区组合,根据文件数量,可组一卷或数卷。 ⑸本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料,一般按单一问题组合。 ⑹工作计划、总结等文件,一般按责任者或名称组合。 ⑺简报、刊物,可按名称或期号组合,根据文件的数量,可以一期一卷或数期一卷。 三、卷内文件的排列与编号 1.卷内文件的排列 ⑴卷内文件材料,一般按重要程度或时间顺序排列。 ⑵批复、批示在前,请示、报告在后。 ⑶正件在前,附件在后。 ⑷正本在前,定稿在后(重要法规性文件的历次稿,依次排列在定稿之后)。 ⑸转发件在前,被转发件在后。 ⑹非诉讼案件材料,结论性材料在前,依据性材料在后。 2.卷内文件的编号 卷内文件应按照排列顺序,用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号,空白页不编号,页号位置在每页材料正面的右下角,背面在左下角,一律用铅笔书写。 四、填写卷内目录与备考表 1.卷内文件目录的填写

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则 第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的 各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附 件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职 时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人 员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、 转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办 部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活 动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手 续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
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文书档案立卷归档制度 2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室 办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条 各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的 文件材料。 2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月 份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借 用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖〗 第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、 典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、 计划等文件材料。 第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计 报表及简报。 第十四条 信访工作材料。 第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
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文书档案整理的步骤(新)

港口区文书档案整理步骤和方法 本标准规定了文书档案整理的步骤和方法,适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。 一、文书档案整理的步骤 1、收集--- 2、分年度--- 3、确定归档范围---- 4、分类(归档方法)----5 、立卷(整理成件)---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。 二、文书档案整理的具体方法 1、收集。 文件材料的收集对象:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。 第一类:收来文件,指本机关收到的从外机关发送来,通常又叫收文。 第二类:对外文件,指的是本机关(或本部门)对外发出的文件,通常又叫发文。 第三类:内部文件,指的是本机关拟制的,并且是在本机关内部使用的文件。 如:“白头文件”: (1)、会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。 (2)、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。 (3)、合同、协议、出版物原稿(附原本) (4)、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。 (5)、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) (6)、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 2、分年度。 按文件所形成的年度归档,不同的年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示与批复放在复文年归档,没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。 (1)、文件材料归档范围 (2)、不归档的文件材料的范围 不归档范围文件材料主要有两部分:一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。 4、分类 (归档方法)。

机关文书档案的整理归档方法和要求内容

机关文书档案的整理归档方法和要求 一、什么是文件材料的归档整理? 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义: 1、办理完毕的; 2、文书材料; 3、基本整理单位是“件”; 4、整理的基本环节是:装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 四、工作要求: 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 (一)收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求:材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整? 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。 (1)明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》,结合本单位职能及其内设职能部门工作实际,加强对工作中形成文件材料的研究,详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围,报送档案管理部门审批同意后,应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 (2)归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集: A、随办随归; B、定期收集; C、年终集中收集。 (3)归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导

公安机关常用文书整理

【名称】传唤通知书(1) 【正文】 传唤通知书 ┌─────────┐┌──────────┐┌─────────┐│××××公安局│.│××××公安局│.│××××公安局││传唤通知书(存根)│.│传唤通知书(副页)│.│传唤通知书││×公预字第号│.│×公预字第号│.│×公预字第号││男│字│犯罪嫌疑人_年龄__│字│根据《中华人民││犯罪嫌疑人__女_│.│民族__│.│共和国刑事诉讼法》││住址_______│.│现在住址______│.│第九十二条之规定,││单位及职业____│.│工作单位______│.│现传唤居住在的││传唤原因_____│第│送达处所______│第│于_年_月_日_时││应到时间_____│.│送达时间______│.│到接受传讯。││应到地点_____│.││.│││批准人______│.│传唤通知书我已收到。│.│││送达人______│号││号│││填发时间_____│.│犯罪嫌疑人__│.│__公安局(印)││填发人______│.│年月日│.│年月日││年月日│.│送达人__│.││└─────────┘└──────────┘└─────────┘

说明:该文书是公安机关为查明案情,传唤不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人按照指定的时间和地点到案接受讯问的文书。刑事诉讼法第92条第1款规定:“对于不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人,可以传唤到犯罪嫌疑人所在市、县内的指定地点或者到他的住处进行讯问,但是应当出示人民检察院或者公安机关的证明文件。”这里所指的证明文件就是传唤通知书。 制作和使用传唤通知书应当注意的问题是: 要明确传唤的范围。根据刑事诉讼法的有关规定,传唤的对象是不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人,不得以传唤通知书的形式通知证人提供证言。 传唤通知书只能使用一次,而且每次传唤不得超过12小时。传唤过程中,不得采取派人押解、加带械具等强制办法。 本格式是公安机关使用的传唤通知书。 ========================================================== 【名称】××公安局起诉意见书 【正文】 ××公安局 起诉意见书 字()号

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