规范公文处理 提高写作水平

一、充分认识公文处理工作规范化的重要性

公务文书是机关用来陈述情况、表达意图、联系工作、处理公务的文字依据。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接在序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文处理工作规范化，有着重要作用：

1、有利于更好地发挥公文的基本功用：颁布法规、传达指示；请示工作，答复问题；反映情况，商洽公务；宣传教育，依据凭证等。

2、有利于公文处理的计算机管理。如写出发文字号、主题词等，会为各类公文的计算机存储、检索及管理工作提供方便。

3、有利于提高工作效率。文种的错用（如请示写成报告，函写成请示等），行文关系混乱，会影响到发文目的的顺利实现，事项的及时处理，甚至会贻误工作。

4、有利于树立本单位的良好形象。要把搞好公文处理工作当作一项“形象工程”来抓。一个单位的公文（包括对外交流的材料）质量如何，从一个侧面反映该单位的工作水平。

二、几种常用行政机关公文写作的基本要求

2000年8月，国务院第四次发布了《国务院关于发布(国家行政机关公文处理办法)的通知》(国发[2000]23号)，于2001年1月1日起施行。新的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，行政机关的公文种类主要有十三类：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。结合实际情况，下面介绍几种常用的公文写作的基本要求：

（一）通知：这是公文中使用频率最高、使用范围最广的文种。

1、发布（印发）性通知。

2、转发性通知。

3、批转性通知。

4、任免聘用通知。

5、告知类通知。

在这里重点讲一下告知类通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。

①标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

②称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。) ③正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写

清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

④落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。关于时间，如果决定了具体时间，就用“定于”，如果只是确定大致时间，可写“拟于”，并注明“具体时间另行通知”。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行如果通知的内容事项单一，可以不分条款，这样更清楚明白。

（二）、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文。

写作报告应注意事项：

1．文种特征

报告可依据不同的标准进行多角度划分。按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。

2．结构模式

（1）标题。通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。

（2）报告引据。这部分是报告正文的开头。要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文，其后用冒号、句号均可。（3）报告事项。这部分是报告正文的主体和核心，要准确简要、条理

清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、深刻的了解。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。

如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交待处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。（4）结尾。报告的结尾一般有较为固定的结语，常用的有“特此报告”等，要另起一段，独占一行。

3．写作要点

（1）正确把握综合报告与专题报告的侧重点。

写好综合报告，需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系，“事”与“理”的关系。

写好专题报告，要注意一是速度要快，二是内容要专，做到“一事一报”，三是情况要实。

（2）篇幅要简短，用语要精炼。

（3）报告一般采用以下三段式写法：

A．情况——做法——问题（意见）；

B．做法——问题——今后意见；

C．情况——问题——今后意见；

D．情况——原因（责任）——下一步打算；

E．情况——原因——责任及处理意见；

F．情况——问题——建议等。

撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰写质量和效率帮助较大。但要注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。

（三）请示

1．文种特征

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。

请示的适用范围较广，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。各机关都有自己的职权范围，对属于超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。

请示文种的分类比较复杂。从不同的角度，依据不同的标准可以将其分成不同的种类。为方便起见，我们从请示的内容、性质和功用的角度切入，将其分为两大类：一是批准性请示。即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。二是批转性请示。此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求

批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。

2．结构模式

请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。

（1）标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要明确、简洁地表述出请示核心事宜，以便上级机关准确了解和把握。

（2）正文。正文部分是请示的核心内容，它要载明以下两方面事项。一是请示缘由。

二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。写好请示事项，关键在于两点：一要明确，二要具体。写好请示，还应注意要选准角度和行文的逻辑性。

（3）尾部。请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否，请批示”。要特别注意请示的结语中绝不能出现“报告”字样。

3．写作要点

（1）请示非从属报告，也不等于函。请示是党政公文中一个独立的文种。一定要注意报告不能与请示混用。凡是需要上级机关明确答复意见的问题用“请示”，如仅向上级机关报告有关问题而上级机关可以批示也可以不批示的用“报告”。请示是“向上级机关请求指示、批准”，这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某

一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。向有关行政主管部门请求批准，有两种情况：一是平级单位申请批准，宜用“函”，而不应当使用“请示”；二是非隶属关系单位的申请批准，因为它们之间不存在任何隶属关系，因此，应用“函”而不能使用“请示”。

（2）把握好请示的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题。注意其他文种的目的句，通常置于开头，唯独请示是在第二层次之首。

请示的结尾用语，按照惯例，通常是“妥否，请批示”及“如无不妥，请批转……执行（办理）”等。

（3）做到一文一事。写请示要坚持一文一事，即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组织的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关

（四）批复：适用于答复下级机关请示事项。

批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。它的内容涉及面比较窄，除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。

作为答复性的下行公文，它具有以下特点：一是专一性。它是专门针对下级机关“请示”这一文种使用的，回答的问题是请示中的具体事项，先有请示，才有答复。批复又属被动行文，是应下级机关的请示而行文的。二是指示性。批复要对下级机关提出的具体问题进行答复，往往要求下级机关将执行情况上报，以便检查了解。因此，从行文效能上看，批复具有指示性。三是政策性。批复的本身往往体现了上级机关在这一问题上的政策精神。

（五）函

函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容和作用上看，包括：

（1）申请函，即向有关主管部门请求批准事项的函。

（2）商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

（3）询问函，即用于询问有关事项的函。

（4）答复函，上级机关答复下级机关询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。

（5）告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。

从行文方向上看，函有来函、复函。

函是一个正式文种，行文时要采用正式文件的标印格式，不能把便函（即

公务便信）视为函，也不能认为函包括函与便函，便函不是正式公文，它与函没有直接关系。

写作要点

（1）叙事清楚，说理有节

公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助，欲要对方理解、接受、支持、取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次要说理有节，令人信服。

（2）短小精悍，注意技法

短小精悍是指公函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；注意技法是指公函撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。

（3）不能将“函”遗忘

“函”是一个非常活跃的文种，平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项要用“函”，应注意在应当用“函”时不能用通知、请示与批复。

（六）意见

意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下，“意见”只有建议性质，这样的“意见”是指来自下级机关的，一经上级机关批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。另一种是出自于上级机关的“意见”，虽然文种称为意见，但其本质含义已不再是参谋的性质，而具有了指示要求性。

（七）请示与报告的区别

请示与报告是公务活动中使用频率极高的两种公文，是公文写作的重点。但在实际运用过程中，请示与报告常常张冠李戴，该用请示时用报告，要用报告时用请示，造成混淆串用。在日常工作中，凡有事需请求上级帮助解决，说“向上级打个报告”的现象也比比皆是。笔者在办公室负责公文处理工作，积累了一些区分请示与报告的经验，主要区别如下：概念定义不同

根据国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，请示是“向上级机关请求指示、批准”，报告是“向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问”。

行文区别

请示与报告虽同为上行文，但在行文上却存在很大区别。

1、行文目的不同

请示是请求性公文，重在呈请，行文宗旨是希望得到上级机关的支持或批复；报告是陈述性公文，重在呈报，行文宗旨是下情上达，使上级机关及时了解情况，掌握动态。

2、行文作用不同

请示作为请求性公文，要求上级必须做出批复，体现了请示主旨的求答性与执行性的统一，这是请示所独有的；而报告只是陈述性公文，主要叙述事实，起备案作用，不需上级做出答复（呈转性报告除外）。

3、行文时间不同

请示必须在事前行文，绝不允许先斩后奏；报告则比较灵活，尽量事前

行文，但视情况需要也可事后报告或在事情进行过程中随时报告。

4、主送机关不同

请示必须坚持主送一个机关（受双重领导的机关可同时抄送另一个领导机关），因为多头请示易造成意见不一或互相推诿，从而延误时间，贻误工作。而报告一般应坚持一个主送机关，但根据需要可同时报送两个或多个主送机关。

5、行文内容不同

请示必须坚持“一文一事”原则，文字简洁，内容单一，主题明确，以免使原来分属不同机关部门负责的若干事情混到一起，以便于上级批答处理；报告可以是“一文一事”的专题性报告，也可以视情况将若干有关联的事情综合在一起陈述，形成综合性报告。还有一点必须注意的是，请示之中可以包含原本属于报告的内容，作为背景或缘由而使请示事项获得一种充足支持；但在报告中则不可以包含任何属于请示的内容，以免领导忽视对所请示问题的处理，从而影响工作。

6、正文的格式不同

请示行文简单，开头写明请示理由，接着提出请示的具体事项和问题。对已决定拟办的事项则应提出处理意见或建议，最后用谦恭恰当的期复性语句作结。报告的正文，特别是汇报工作和反映情况的报告，一般涉及面广，篇幅长，写法多采用总述与分述相结合。正文开头部分进行总述，概括说明诸如有关工作的背景、总评价等，然后在主体部分分述，将报告的内容分条列项一一加以具体说明。

7、结束语不同

请示与报告都要在结尾处提出希望和要求，但请示是向上级机关请求批准急需得到解决的问题，行文用语应恳切谦恭，一般用“当否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”、“可否，请指示”等固定结语，且结语应单独成段；而报告是向上级汇报反映情况，无需批准，无固定用语，常用的有“特此报告”、“以上报告如有不妥，请指正”等结语，但绝不能使用类似“请批示、批准”等结语。

归档处理不同

作为收文机关，请示应该归于“批办类”，供有关领导及时批阅、审查，给予回答；报告则应归于“传阅类”，相对于请示来说，有关领导可以先办紧要事，后看报告一类的公文，主要了解下情，不用回答。

作为发文机关，请示类文件归档时应尽量将上级机关的批复一并归档处理；报告类则无这种要求。

三、几种常用应用文写作的基本要求

办公事务应用文主要包括工作计划、工作总结、规划、安排、规定、办法、会议报告、述职报告、调查报告、领导讲话稿、简报、大事记等。这里只介绍常用的工作总结写作应注意的问题。

撰写总结应注意的问题

（一）首先要有实事求是的态度。工作总结中，常常出现两种倾向：一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结的特点之一“回顾的理论性”，正是反映在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。

（二）总结要写得有理论价值。一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么；谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。

（三）总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议说。

工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。

怎样写新闻稿

新闻消息和通讯是指对新发生的、具有传播价值的实事所作的报道，因此新闻稿在内容和形式上非常注意真实性、时效性、重要性、特殊性。

内容真实，事实准确。真实是消息的生命，是力量的所在。事实是它的本源，也是它令人信服的基础。真实，就是事实真实，所写的人物、时间、地点、事情发生发展的经过不能虚构。准确，就是每个事实，包括细节在内都准确无误。如果一条消息失真或有差误，不仅会减低其新闻价值，失信于民，而且还会损害党和人民的事业。

内容新鲜，有价值。新闻贵在新，而且有认识意义、启迪和指导意义。消息只有新，才能引起读者的注意，先睹为快。新，不仅要把新人物、新事件、新经验报道给读者。而且要选择有意义、有价值，给人以启迪，有指导性的事物。那种一味追求猎奇的“狗咬人不是新闻，人咬狗才是新闻”的观点，是我们所不取的。

要迅速及时，有时效性。迅速是消息的价值，消息报道速度迟缓便会降低消息的价值，“新闻”变成了“旧闻”。时效，就是速度要快，内容要新。对新人、新事、新情况、新问题，要敏锐地发现，尽快地了解，迅速及时地反映。

简明扼要，篇幅短小。简短是消息区别于其他文体的主要标志。所谓简短，就是“三言两语，记清事实，寥寥数笔，显出精神，概括而不流于抽象，简短而不陷于疏漏”，用笔要简洁利落，内容集中精炼。

新闻稿的要素可概括为“六W”即（何时、何地、何事、何因、何果），分别反映新闻事件发生的时间、地点、人物、原因、经过和结果。

四、提高公文写作水平的基本途径

1、勤学是提高公文写作水平的前提

“言之无文，行而不远。”一篇公文如果没有思想性，肯定寸步难行。做到公文的文意深远，起草者的理论水平、思想修养和知识储备起着至关重要的作用，而综合素质的提高只能靠勤奋学习。

学习公文写作要注意从以下几个方面努力：

一是要学习公文写作的基本知识。公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。

二是要学习范文。模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。

三是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。

2、多练是提高公文写作水平的有效途径

清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：…读十篇不如做一篇?。意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。写文章是一个相当复杂的过程，仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的。只有反复思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。

3、厚积是提高公文写作水平的基础

“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作的基础。学习靠积累，积累也是一种学习。公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。

4、善于总结是提高公文写作水平的关键

平时要与周围同事讨论问题，交流心得，共同提高。在本单位组织的讨论会、座谈会上，争取发言，善于归纳、提炼，敢于发表自己的观点。

要学会对比：自己写的最后一稿与第一稿相比，领导最后定稿与自己给领导的征求意见稿或送审稿相比，从对比中不断总结、摸索出公文写作的技巧、规律、套路，从中找出差距，不断提高写作水平。