档案计算机检索系统概述

档案计算机检索系统概述

档案计算机检索是指利用计算机对档案信息进行查找与利用与传统的档案信息查找方法相比，计算机检索的本质没有变，只是检索的手段、信息的表示方式、存贮结构和匹配方法发生了变化。计算机检索是用计算机可以识代码来表示信息，用便于计算机决速存取的方式来存贮信息，其匹配方法由人工比较变为机械匹配，匹配标准由隐式变为显式。在计算机匹配过程中，原先表达概念的问语符号变为没有内涵的字符串；信息检索过程是字符串匹配和逻辑运算的过程，与用户需求的字符中与计算机内存贮的大量字符串进行比较和处理的过程，若两者一致或部分—致，并符合给定的逻辑运算条件，即为命中，系统最后将命中的信息输出给用户。

一、档案计算机检索的特点

利用计算机进行档案文献检索，相对于传统的手工检索有许多不同的特点。

（一）检索速度快

使用手工查找文件级档案条目，须逐张翻检有关检索工具。繁琐又费时而计算机的高速运算能力和强大的逻辑判断能力，使计算机检索的速度大大超过了手工检索。

（二）检索途径多

计算机检索能同时满足多途径检索的要求，如可将关键字、责任者等项目进行组配，进行“人机对话”式的检索，随时分析判断检索结果，根据需要扩大或缩小检索范围，不断地调整修改检索策略，直到获得满意的检索结果，而手工检索则不易做到。

（三）实现动态检索

由于计算机检索系统采用灵活的逻辑运算，使各类检索词之间能够灵活地进行组配，并能动态地修改检索式。这种检索方式特别适用于比较复杂的多元检索。另外，通过联机可及时检索到最新更新的档案信息。

（四）实现检索信息共享

计算机检索系统的数据库中的信息都是按一定规定编码的数字化信息，它们可以方便地套录、传输，并可根据需要制成多种形式的信息资料。通过计算机网络，还可使各个信息源之间连通，实现异地信息共享。

（五）检索结果比较直观