金融结构融资担保公司融资担保贷款档案管理规定

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融资担保公司融资担保贷款档案管理规定

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融资担保公司融资担保贷款档案管理规定

为统一规范公司融资担保贷款文档编号、归档、调档、查阅，特制定本管理制度。一、职责

（一）融资担保业务经理

1.负责融资担保贷款担保前客户资料收集与整理；

2.负责收集通过担保评审融资担保贷款之相关文档、编制目录和移交归档；

3.负责受理阶段否决和未通过担保评审融资担保贷款已收集的文档的目录编制和档案

移交归档；

4.负责担保中定期跟踪客户的经营情况及资信变化情况并形成《保后检查报告》，移

交归档；

5.负责个人专用章管理。

（二）融资担保部经理

1.负责融资担保贷款文件、资料查阅、借出、增补的真实性和合理性的审核；负责对

融资担保贷款全程相关资料、文档的完整性进行监督与规范。

（三）风控部经理

1.负责融资担保贷款法律风险审查并出具《法律审查意见》，并交由融资担保贷款经

理收集归档；

2.负责审核通过评审融资担保贷款相关文档的完整性、合法性，并监督文档的移交；

3.负责融资担保贷款文件文件、资料借出、增补等法律风险审核及采取补救措施。

（四）档案管理员

1.负责统一编制文档编号；负责收档资料及文档的保管；

2.负责核对移交文档与文档目录的一致性；

3.负责公司档案归档和调档事务管理；

4.负责跟踪及提示借出、定期增补等文件在规定时间内归档。

（五）副总经理

1.负责审查整个融资担保贷款归档资料的完整性；

2.负责融资担保贷款文件查阅、借出、增补的初步审批。

（六）总经理

负责融资担保贷款文件查阅、借出、增补的最后审批。

二、融资担保贷款文档

（一）申保企业材料

1.申保企业基本材料

1)《担保融资担保贷款申报书》；

2)企业法人营业执照（副本）、企业代码证、税务登记证（国税、地税）、银行开户

许可证；

3)《公司章程》；

4)企业（或相关个人）贷款卡和贷款卡打印出的信息；

5)企业近期纳税申请表及纳税证明；

6)企业法定代表人身份证明书及身份证（须本人签名）；

7)企业全部股东的身份证（须本人签名）；

8)董事会成员名单及签名式样；

9)股东会或董事会决议（根据《公司章程》）；

10)委托授权书；

11)经会计师事务所审计的近3年的及最近一期（即期）的企业财务报表（含资产负债

表、损益表、现金流量表和财务报表编制说明等；若未审计，可用相关财务资料代替；

12)关于企业的全部的《验资报告》（包括但不限于注册验资报告、历次股权变更的验

资报告等）；

2.申保企业其他重要资料

1)申保企业如有大额资产或对经营有重大影响的资产，必须要求其提供相关权属证

明。

2)申保企业及其主要股东已经涉及的诉讼、仲裁和可能涉及的诉讼、仲裁，必须要求

其提供相关判决和仲裁书。

3)其他。

以上资料（1）、（4）、（5）、（8）、（9）、（10）应提供原件，其余均可提供复印件（复印件应由申保企业加盖或书写“与原件核对相符”字样，并签名、盖章，且融资担保贷款经理应在核对原件无异后签字确认）。

（二）公司内部调查及相关流程文件

1.基本文件

1)《融资担保贷款调查审批表》；

2)《法律审查意见书》；

3)《评审委员会表决意见表》；

4)《担保协议书》（与申保企业签订）、《担保合同》（与借款银行签订）等；

5)各类（反）担保合同；

6)公司担保决议、确认书、承诺函、保函、缴款通知书、止付通知书等；

7)上述5）、6）、7）项法律文件的《用印申请单》。

2.其他文件

1)有条件通过，须补充《有条件通过审批流程表》；

2)担保条件变更，须补充变更担保条件审批；

3)否决或再议融资担保贷款，除了最新通过的相关流程文件外，还须包括之前所有流程

文件，以及《否决融资担保贷款复议申请》。

4)出具担保确认书时须填报《担保决议及声明审批表》

（三）反担保措施相关材料

1.（第三方）保证担保；

2.土地、房产等抵押担保；

3.设备抵押担保；

4.股权质押担保；

5.商标权质押担保；

6.其他。

包括：1）反担保人的基本资料（参照申保企业）；2）需提供的有关股东会决议、董事会决议等；3）相关权属资料；4）其他。

（四）增补材料

1、保后跟踪材料；

由融资担保贷款经理及时形成文件并移交档案管理员，由档案管理员进行档案补充。

2、其他。

三、编号管理

（一）文件编号结构

文件编号结构为“融资担保贷款－银行－文件名－年月”，如：美旗城-中行-承诺函-201003。

1.融资担保贷款编号

融资担保贷款编号一般采取三\四\五个字中文简写，如福建美明达鞋业发展有限公司，可以采取“美明达”或“福建美明达”

2.银行编号

银行编号一般采取二\三\四个字中文简写，列明如下：

1)中国银行：中行；

2)江苏银行：商行；

3)建设银行：建行；

4)兴业银行：兴业；

5)农村合作银行：农合；

6)民生银行：民生；

7)交通银行：交行；

8)中国农业银行：农行；

9)中信银行：中信；

10)工商银行：工行。

3.对外文档名

各类文件直接写明文件名，若文件不止1份，第1份为：反担保合同1, 第2份为：反担保合同2…,文件名列明如下：

1)承诺函；

2)担保协议书；

3)反担保合同；

4)不可撤销声明；

5)止付通知书；

6)缴款通知书；

…以下不一一列明。

（二）编号管理

1)融资担保贷款文档编号由档案管理员统一制定；

2)融资担保贷款确定受理后，融资担保贷款经理应及时在档案管理员处进行融资担保

贷款受理登记备案，档案管理员应拟定融资担保贷款编号目录；

3)融资担保贷款对外的法律文书和单证，编号由档案管理员负责核对无误后，才可发

出。

四、归档管理

（一）文档目录

融资担保贷款文档按三级目录管理，文件按归入一级目录分类整理。

1、一级目录

一级目录包括申保企业材料，公司内部调查及相关流程文件、反担保措施材料和增补材料四大类。所有融资担保贷款文档按四大类分类整理和编制目录。

2、二级目录

二级目录，主要是根据不同融资担保贷款之间的差异，必须提交的“其他材料”类。

3、三级目录

目录格式附后。

（二）目录结构

文档目录结构，应包括一级文档名－二级文档名－三级文件名，文件页码，及档案资料交接情况。

（三）印章管理

1.融资担保贷款经理印章管理

1)融资担保贷款经理应刻制个人融资担保贷款档案专用印鉴，提供“留样”以备核

对；

2)融资担保贷款经理应负责保管好个人印鉴，不得借出给他人使用，印鉴遗失应及时

报失，重新刻制报备；

3)档案管理员应负责融资担保贷款经理档案专用印鉴“留样”的保管。

2.公司档案专用章管理

公司档案专用章由公司指专人归口管理。

（四）归档管理

1.整理

1)融资担保贷款经理应负责根据不同担保融资担保贷款和反担保措施，融资担保贷款

调查过程中客户资信核实所需的相关材料，以及评审会要求的反担保措施，把相关资料收集整理。

2.目录

1)融资担保贷款经理将整理的融资担保贷款资料，根据目录管理要求，编制目录。

3.核对

1)档案管理员应根据融资担保贷款经理提供的资料和目录，编制材料页码，并逐一核

对移交融资担保贷款资料是否与目录一致并列明资料归档日期。

2)风险控制部应审查档案目录，与担保融资担保贷款和反担保措施，融资担保贷款调

查过程中客户资信核实所需的相关材料，以及评审会要求的反担保措施所需的材料内容是否一致，并随机抽检，移交材料与档案目录的一致性。

4.移交

1)受理阶段否决融资担保贷款，如客户没有要求退还档案，融资担保贷款经理应在否

决客户之日起三个工作日内完成档案移交；

2)评审会否决融资担保贷款，如客户没有要求退还档案，融资担保贷款经理应在否决

客户之日起三个工作日内完成档案移交；

3)公司给予担保融资担保贷款，融资担保贷款经理应在开出用款通知书之日起三个工

作日内完成档案移交。

5.档案签章

1)融资担保贷款经理、档案管理员、风控部经理，应分别在移交人、接收人与监交人

签章。

2)融资担保贷款经理应在所移交的文件内用个人档案专用章签章，档案管理员在校对

后在移交文件内用公司档案专用章签章。

五、调阅管理

调阅范围采取分级查阅，统一审批管理，原则上不得借离公司。

1.查阅权限

1)融资担保贷款经理只有权查阅所负责的融资担保贷款档案；

2)风控部经理和融资担保部经理有权查阅所有融资担保贷款档案；

2.审批管理

1)查阅人应根据公司查阅流程，填制查阅审批表；

2)直接上级应负责查阅人查阅需要的真实性，具有查阅的审核权；

3)副总经理负责查阅申请的初步审批权；

4)总经理负责查阅申请的最终审批权，未经总经理审批通过，查阅申请人无权查阅融

资担保贷款材料；

5)档案管理员应负责查阅材料的及时收回、再核实和归档。

6)查阅资料需填报《资料调用申请单》逐级申请。

六、借出管理

客户材料包括客户提供的影印件、复印件材料和客户交由公司代保管的原件。客户材料影印件、复印件材料原则上不对外借出；由公司代保管材料，借出须由客户提出申请，经核实审批后方可借出。

1.借出审批管理

1)客户可口头或电话提出借出请求，融资担保贷款经理核实后，可代客户拟定借出请

求函件。借出请求函件，须经客户法定代表人或委托代表人签字并加盖客户公司公章。借出函件应列明借出文件名、事由及归还时限。

2)融资担保贷款经理须按公司流程填制《正件借用申请单》，均我方工作人员签名属

实之复印材料视同为正件材料；

3)主管部门经理须核实借出的真实性和合理性，并监促融资担保贷款经理及时返还借

出文件；

4)风控部经理须核实原件借出后法律风险；

5)副总经理负责查阅申请的初步审批权；

6)总经理负责查阅申请的最终审批权，未经总经理审批通过，查阅申请人无权查阅融

资担保贷款材料；

7)档案管理员根据借出申请及申批的时限，及时用电子邮件警示融资担保贷款经理及