卫生行政处罚档案管理规范

卫生行政处罚档案管理规范(DB22/T469—2009)

前言

本标准附录A、B、C为规范性附录。

本标准由吉林省卫生厅提出并归口。

本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。

本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。

本标准由吉林省卫生厅负责解释。

卫生行政处罚档案管理规范

1范围

本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。

本标准适用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达

成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《卫生行政执法文书规范》(中华人民共和国卫生部令第34号2003年5月1日实施)

《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)

3术语和定义

本标准采用下列术语和定义。

3.1归档案卷

立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书（以下简称文书）档案保存的各种纸质文书、材料。

3.2归档案卷整理

将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。

3.3卷

归档案卷的整理单位。

4归档案卷范围

4.1依据材料：

a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。

b)检举揭发申诉材料。

c)上级批件、会议决定等。

4.2立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。

4.3证据材料：现场检查笔录、询问笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。

4.4案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。

4.5听证材料：行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书、听证笔录、听证意见书等。

4.6处罚决定材料：卫生行政处罚决定书、当场行政处罚决定书等。

4.7执行材料：送达回执、强制执行申请书、罚没款收据等及相关文件材料。

4.8结案材料：结案报告等。

4.9补充材料：在卫生行政处罚案件过程中形成的，与卫生行政处罚案件有关的通报、报道、音像等各种有价值的文件材料。

4.10行政复议材料：涉及行政复议的行政处罚案件需存档的行政复议申请书、行政复议告知书、不予受理决定书、申请转

送函、责令受理通知书、提出答复通知书、停止执行通知书、行政复议决定书等及相关复印材料。

4.11行政诉讼材料：当事人提起行政诉讼的行政处罚案件需存档的行政诉讼起诉状、行政诉讼上诉状、行政诉讼申诉状、行政诉讼授权委托书、法定代表人身份证明等及相关复印材料。

5档案工作的管理要求

5.1文书、材料实行一事一档（卷）、一案一档（卷）、一户

一档（卷）制度，一卷一号。案卷内材料按日期先后顺序排列，日期相同的材料按案件办理的先后顺序排列。

5.2卫生监督机构应自立案之日起，由案件承办人员系统收集相关文书、证据材料几其它文件材料并及时立卷。

5.3卫生行政处罚案件结案后，案件承办人员应当整理案件的全部文书、材料，并进行编号装订，按要求归档。跨年度的案卷应在结案年整理完毕并归档。

5.4不能随文书、材料立卷的声像证据，必须在备考表上注明录制的数量、内容、时间、

地点、责任者、存放地点等。

6档案的整理方法与归档要求

6.1案卷编目

6.1.1编写卷内文书、材料编号。即按卷内文书系统化排列后确定的顺序。将有字迹、图表等内容的页面，依次编写页号，空白页不编号。

6.1.2页号编写位置：在文书、材料正页的右上角、反页的左上角。目的是固定案卷中每份文书材料的位置，便于保管和查找利用。一般用铅笔使用阿拉伯数字按顺序流水编号。

6.1.3案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6.2案卷封面

6.2.1格式见附录A。

6.2.2内容填写要求

6.2.2.1填写时应使用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水或计算机打印。

6.2.2.2案由：案卷标题。是用简洁的文字对卷内一组文书的高度概括。按《卫生行政执法文书规范》第九条的规定填写。

6.2.2.3被处罚单位：被处罚单位全称。

6.2.2.4被处罚人姓名：单位法定代表人（负责人）姓名。

6.2.2.5处罚内容：作出处罚的种类和幅度。

6.2.2.6受案日期、结案日期：即卷内执法文书的起止日期。应填写卷内最早一份文书和最迟一份文书的落款日期。

6.2.2.7归档日期：卷宗移交档案室日期。

6.2.2.8保存期限：划定的保存期限。

6.2.2.9归档科室：案件承办科室。

6.2.2.10归档承办人：移交卷宗人。

6.2.2.11立档单位：承办案件单位。

6.2.2.12案卷封皮右上端归档章空格内填写要求

第一空格：全综号即档案馆给立档单位的编号。

第二空格：年度即立档年度如：“2009”。

第三空格：室编卷号即案卷编号。

第四空格：机构（问题）即立卷科室或处罚类。

第五空格：保存期限即永久或定期。

第六空格：馆编卷号即档案馆编号。

6.3卷内目录

6.3.1格式见附录B。

6.3.2填写要求

6.3.2.1放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水或计算机打印。

6.3.2.2顺序号：填写卷内每份文书、材料排列顺序的序号。一份文书一个顺序号。

6.3.2.3责任者：文书的制发机关或代表人。应填全称或规范化简称。

6.3.2.4题名：文书的标题或材料名称。

6.3.2.5文号或编号：文书的文号如：“吉卫食罚字[2009]第001号”，或文书的编号如:“2009-001”。

6.3.2.6日期：文书形成的时间。如：“2009.05.06”。

6.3.2.7页号：卷内文书、材料所在页号。

6.3.2.8备注：留待对卷内文书、材料变化时作说明用。

6.4卷内备考表

6.4.1格式见附录C。放在文书、材料尾页之后。用以说明卷

内文书的情况。

6.4.2填写要求

6.4.2.1卷内情况说明—主要填写卷内文书、材料缺损、修改、补充（声像）、移出、销毁等情况。

6.4.2.2整理人—负责整理案卷的人员姓名。

6.4.2.3检查人—负责检查归档案卷整理质量的人员姓名。

6.4.2.4日期—归档案卷整理完毕日期。

6.5破损文书、材料，应当进行修补或者复制。复制件放在原件前面。文书、材料纸面过小或者装订影响字迹的文书，另有

纸加衬边后再装订。纸面过大的材料、图表，按卷面大小折叠

整齐。需要附案卷的信封应当打开放平，邮票不得撕揭。文书、材料上的金属物应当剔除。

6.6归档案卷装订

卫生行政处罚案卷，永久使用档案专用线绳，采用三孔一

线的装订方法装订，定期可使用订书器左侧装订。

6.7归档案卷保存期限

档案保存期限划分为永久、定期二种，由案件承办人根据

案件的保存价值拟定,报卫生监督机构负责人审批。

6.8归档案卷移交

案卷立卷后于次年３月底向本单位档案室移交。移交时，应当办理移交手续。

7档案的保管和利用

按《机关档案工作业务建设规范》执行。

附录A

（规范性的附录）

案卷封面格式

吉林省卫生监督行政处罚卷宗

xxx卫生局卫生监督所

附录B

（规范性的附录）

卷内文件目录格式卷内文件目录

附录C

（规范性的附录）

卷内备考表格式卷内备考表

卷内情况说明：

整理人：检查人：年月日