(档案管理)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式

目次

前言

1、范围

2、规范性引用文件

3、定义

4、著录要求与数据库交换格式

5、机读目录数据组织与交换要求

前言

本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。

本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。

本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。

本标准由四川省档案局提出。

本标准由四川省质量技术监督局批准。

本标准由四川省档案局起草。

本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。

1、范围

本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。

本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。

2、规范性引用文件

下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T1 档案工作基本术语

DA/T18 档案著录规则

DA/T19—1999 档案主题标引规则

DA/T22—2000 归档文件整理规则

档案出版社《中国档案分类法》（1997年版）

档案出版社《中国档案主题词表》

3、定义

本标准采用DAT1和下列定义：

3.1、档案著录

建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。

3.2、机读目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理检索的档案目录信息。

3.3、著录项目和数据字段

3.3.1、著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、成文时间、保管期限等。

3.3.2、数据字段

DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。

3.4、著录条目和数据记录

3.4.1、著录条目

档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。

3.4.2、数据记录

DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。

3.5、DBF数据库文件

存储档案著录信息的计算机数据文件。本标准规定扩展名为.DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。

3.6、字段类型

在.DBF数据库文件中，字段类型规定数据字段的基本属性。本标准使用字符型（C）和备注型（M）。

3.7、文字类别

文字类别分为“汉字”和“字符”两种。字符是指西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在存储介质中占一个字节。每个“汉字”在存储介质中占两个字节。

3.8、字段长度

在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字节的最大个数。

3.9、交换格式

用于档案目录数据交换的数据库文件格式。

3.10、数据交换

指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘、通用的USB接口活动存储器等作为载体所进行的数据交换。

3.11、必须著录项目

指机关档案室对档案目录著录时，必须有的目录。

3.12、选择著录项目

指机关档案室对档案目录著录时，根据本室档案管理的实际需求和目标，除必须著录项目外，选择的其它著录项目。

4、著录要求与数据交换格式

本标准包括《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录（1）数据库结构》和《文件级目录（2）数据库结构》等三种数据交换格式。

《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录（1）数据库结构》适用于文书立卷改革前归档的档案的机读目录。《文件级目录（2）数据库结构》

4.1、立卷改革前归档的档案目录数据库结构与著录要求

4.1.1、案卷级目录数据库结构（见表1）

4.1.2.1、档号、正题名、责任者、起时间、止时间、保管期限、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。

4.1.2.2、档号：档号包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是指档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。如“002”表示2号全宗档案。目录号是全宗内案卷所属目录的代码。全宗号以三位阿拉伯数字标识。如“003”表示目录号。案卷号是案卷目录内排列的顺序号。案卷号一般不超过三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷的排列次序流水编号，不应有空号。如“023”表示案卷号。全宗号、目录号、案卷号之间用“--”号间隔后组成档号。

4.1.2.3、正题名：即案卷标题，是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般著录案卷封面上已拟定的题名。案卷题名不能揭示案卷内容，应重新拟写，在拟写的题名两端上“[]”。题名一般包括责任者、内容、文种。

4.1.2.4、责任者：责任者的责任者著录产生档案的单位。如“四川省交通厅”。责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

示例1：“中国共产党四川省委”或“中共四川省委”；

示例2：“四川省民族事务委员会”或“四川省民委”；以上不应简称为“省委”、“省民委”等。

4.1.2.5、时间项：指卷内文件起止日期，分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用6位或8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。

示例：“198108”表示1981年8月；“19810823”表示1981年8月23日。

文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。例如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。

4.1.2.6、保管期限：对档案划定的留存年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

4.1.2.7、页数：用阿拉伯数字表示。

4.1.2.8、分类号：分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多少分类号之间用“；”间隔。

4.1.2.9、主题词：本项目一般著录主题词，也可著录关键词。主题词是表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组，多个词之间用“；”间隔。

4.1.2.10、备注：著录档案中需要注释或补充的内容。

4.1.3、文件级目录（1）数据库结构（见表2）

4.1.4.1、档号、责任者、文件编号、正题名、成文时间、页号、保管期限、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。

4.1.4.2、档号见4.1.2.2。

4.1.4.3、责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体合个人。责任者有多个时，一般著录前两个或前三个（主办单位必须著录，立档单位本身是责任者的必须著录），责任者之间以“；”号间隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后面著录职务、职称，并加“（）”号，机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。在一个全宗内，对一个单位的名称应尽量做到统一。

4.1.4.4、文件编号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。文件编号的年度括号原文可能采用各种符号，年度可能采用4位数或2位数，本标准规定，括号一律用“[]”，著录，年度一律采用4位数。

4.1.4.5、正题名：文件文首的题名。必要时副题名原文可照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。题名太长或不能揭示内容时，应根据其内容精简或另拟题名，加“[]”号。

题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者。对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一点要加上具体的名称。

可以在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[]”。

示例：关于×××[×××、×××]等3位同志职务的任免通知。

4.1.4.6、成文时间：文件落款的时间。成文时间一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，不够位数添“0”。如“20010824”表示2001年8月24日。

文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录，月日缺少或不清部分以“0”补之；年缺少或不清，应考证出年份。考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示。如五十年代的文件，著录为“19500000”。

4.1.4.7、页号：著录本份文件首页在案卷内的页面顺序号。

4.1.4.8、备注：著录文件中需要注释或补充的内容。

4.1.4.9、保管期限：见4.1.2.6。

4.1.4.10、密级：是指文件保密程度的等级。

4.1.4.11、分类号：见4.1.2.8。

4.1.4.12、主题词：见4.1.2.9。

4.1.4.13、全文：存放字符型的文件全文信息，以便进行全文信息检索。全文信息的获取可以从电子文件中得到，或对纸质文件进行扫描。

4.1.4.14、电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。其结构如下：

件号

案卷号

目录号

全宗号

4.2、立卷改革后归档的档案目录数据库结构与著录要求

4.2.1、文件级目录（2）数据库结构

4.2.2.1、全宗号、保管期限、年度、盒号、件号、文件编号、正题名、责任

者、成文时间、页数、分类号、主题词为必须著录项目。其它著录项目为选择著录项目。规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。

4.2.2.2、全宗号：档案馆给每个全宗确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。

示例：“002”表示2号全宗档案。

4.2.2.3、保管期限：见4.1.2.6。

4.2.2.4、年度：按照DA/T22—2000整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

示例：“2002”表示2002年。

4.2.2.5、机构或问题：按照DA/T22—2000整理的档案，采用按机构或问题分类归档的全宗应著录机构或问题。机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构或问题名。例如，按机构分类的可用“办公室”、“人事科”等；按问题分类的可采用“党务类”、“人事类”等。机构或问题名称不超过五个汉字。名称过长的，采用通用简称，例如“社会综合治理办公室”采用“综治办”。

4.2.2.6、盒号：按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，以千位数为限混年编制，几年一段号。

4.2.2.7、件号：本项目是指档案室编件号。档案室编件号是档案室依据DA/T22—2000整理而给予文件的排列顺序号。

4.2.2.8、馆编件号：档案馆编件号，是档案接收进馆时档案馆编制的件号。

4.2.2.9、文件编号：见4.1.4.4。

4.2.2.10、责任者：见4.1.4.3。

4.2.2.11、正题名：见4.1.4.5。

4.2.2.12、成文时间：见4.1.4.6。

4.2.2.13、页数：本份质纸文件的页数，有图文的页面算一页。

4.2.2.14、密级：见4.1.4.10。

4.2.2.15、备注：见4.1.4.8。

4.2.2.16、分类号：见4.1.2.8。

4.2.2.17、主题词：见4.1.2.9。

4.2.2.18、全文：见4.1.4.13。

4.2.2.19、电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。其结构如下：

机构或问题代号

其中，保管期限代号，永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。机构或问题代号为两位数字，不按机构或问题归档的，该代号为“00”。原则上同一年度内同一个机构或问题对应的代码应一致。

5、机读目录数据组织与交换要求

5.1、本标准规定的机读目录数据交换文件的组织方式是以.dbf为扩展名的关系型数据库文件。

5.2、本标准涉及的各种符号，如“—”、“*”、“#”、“（）”、“；”等等，以及

阿拉伯数字，在计算机录入时，一律用“半角”录入。

5.3、经过加密处理的机读目录数据库移交文件必须解密后移交，保证可读性。

5.4、机读目录数据库移交文件不得进行压缩处理。库文件长度超过存储介质容量时，可将库文件分为若干子文件存储。

5.5、机读目录移交盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、盘号、库文件名称及其它相关信息。同时应造具机读目录移交清册，写明移交的机读目录的全宗名称、全宗号、保管期限、起止年度、目录条数等内容，以便接收。

5.6、机读目录移交盘采用光盘CD、3.5英寸软盘或通用的USB接口活动存储器等。网上传递仅限党委和政府内部网络。

5.7、机读目录移交文件应经过内容、病毒等检测，内容完整且不带病毒才能移交。