会计电算化上机实验中的常见问题及对策(1)

第10卷第2期V01．10N o．2

武汉交通职业学院学投

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2008年6月

J une．2008

会计电算化上机实验中的常见问题及对策‘

陈玲

(武汉交通职业学院，湖北武汉430065)

摘要：由于未能正确地掌握操作步骤以及会计基础理论知识的欠缺，学生在上机实验中经常出现一些问题，导致上机实验元法继续进行，如何正确处理上机实验中出现的问题已成为学生能否正常进行实验的关键。文章主要根据本人近几年的会计电算化教学过程中的体会，列举了学生在操作用友E耻LU8软件总账系统时常见的操作错误，提出了相应的解决途径，供学生和同行参考。

关键词：会计电算化；用友E胁U8；账套号修改；总账系统

中图分类号：C“2文献标识码：A文章编号：1672—9846(2008)02—0068—04

高职院校注重学生的实践动手能力，财经类学院在会计电算化教学过程中非常重视学生的财务软件的实际操作能力的培养，在教学过程中主要采用用友E R P—u8软件进行上机实验练习，在近几年的教学实践中。笔者发现，刚入门的学生，由于未能正确地掌握操作步骤以及会计基础理论知识的欠缺等原因，容易犯一些常见的操作错误。现就总账系统中一些常见操作错误提出一个或几个解决方法，以进一步培养和提高学生会计电算化实务操作能力，同时也为广大的财会工作人员提供解决问题的参考。

一、账套建立及系统初始化阶段的常见问题及解决方法

学生在开始进行模拟实验时，首先要根据实验资料的要求，完成建立账套、控制参数和凭证类别设置以及期初余额录人等工作。在建立账套及系统初始化阶段，常见的问题有以下几个：

(一)账套号的修改

在会计电算化操作实验课上，为防止学生之间互相拷贝抄袭，一般会要求学生以自己的学号为账套号建立唯一的账套。学生在上机实验中建立账套后才发现建立的账套号与模拟实验资料的设置不符，不得不浪费时间重新建立账套。解决的方法如下例讲解：

建立账套006后发现账套号错误，应改为106，先输出账套006后生成一组文件U FD A TA．B A一和吡r pAct．I Jst，再用记事本或W o耐打开文件U正I pA ct．L吐，如图l所示，在图1中cA cc．I d是账套号，将图1中用椭圆标示出来的四处006修改为106，然后保存修改后信息，再引入账套就可以将账套号更改为106了。

图1账套修改前信息

(二)重新建立账套

账套建立后发现相关信息设置不符合要求，想重新建立账套，却发现账套号重复，此时可通过

嗽稿日期：2008一04—20

作者简介：陈玲(1980一)，女，湖北鄂州人，武汉交通职业学院财经系教师。

第10卷总第38期武汉交通职业学院学报2008年第2期

输出账套时删除账套来解决问题。例如在会计电

算化上机实验中发现006账套信息有误想重新建

立006账套，建账时会弹出一个对话框“账套号

重复”。这时可以选择进行006账套输出的同时

删除006账套(如图2所示)，账套输出后。再以adI I l i n的身份重新建立账套006。

图2删除输出账套

(三)编码方案修改

建账后如果发现编码方案设置有误，应及时进行更正，更正方法有以下两种：

方法一：以账套主管的身份注册进入系统管理，在菜单“账套”下选择二级菜单“修改”进行账套修改，修改分类编码方案中的级次、级长等信息，修改后点击确认按钮保存修改信息。

方法二：以账套主管的身份注册进入企业门户，选择基本信息中的编码方案，双击进入修改分类编码方案中的级次、级长等信息，修改后点击确认按钮保存。

(四)异常任务清除

在模拟实验练习中，由于操作失误或断电后重新通电容易出现正常运行的功能被锁定的情况，解决方法有以下两种：

方法一：以系统管理员adm i n身份注册进入系统管理，选择菜单“视图”中的二级菜单“清除单据锁定”，在打开的对话框中选择相应的锁定，单击确定，即可实现清除锁定。不过这种方法只能解决部分问题，不能保证所有的锁定都能解除。

方法二：运行用友公司的U8异常任务清除程序，登录后在直接清除异常任务的对话框中，可选择“清除”按钮下的二级菜单“清除异常”或“清除所有”(如图3所示)，就可清除所有的异常情况。

图3清除异常任务

(五)辅助核算科目期初余额录入有误

在总账系统的初始设置阶段，要完成会计科目的设置和期初余额的录入工作，很多学生在上机实验中容易出现问题。设置了辅助核算的科目，以设置为客户往来辅助核算“应收账款”科目为例，上机实验中容易出现这样两个问题：一是期初余额是根据原始凭证录入的，数据无错误，但在总账期初余额中显示的“应收账款”的期初余额等于客户往来明细余额的两倍，从而导致期初余额的不平衡。二是总账期初余额试算是平衡的，但是期初对账对话框中显示总账与客户往来账不平衡。出现以上两个问题主要是因为未按照正确的步骤来操作。对于设置了客户往来辅助核算的“应收账款”科目，录入期初余额时应该先将“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算，再在期初余额录入中双击“应收账款”进入客户往来期初对话框。点击“增加”按钮按照原始凭证录入客户往来明细余额。录完余额后再点击“退出”按钮完成期初余额录入。对于第一个问题，出现的原因是“应收账款”科目先未设置为辅助核算，已经录入了期初余额，录完期初余额后再将“应收账款”设置为辅助核算，再双击“应收账款”录入期初余额。点击。退出”按钮后“应收账款”期初余额就变为了正确余额的两倍。改正的方法是先双击“应收账款”进入客户往来期初，点击“删除”按钮删除客户往来明细，然后退出客户往来期初，再进入会计科目界面，取消“应收账款”科目的辅助核算，再进入期初余额界面．删除“应收账款”的期初余额。修改完后，再按照前面介绍的正确的顺序操作就可以正确地完成期初余额录入。对于第二个问题，出现的原因是“应收账款”先未设置为辅助核算，期初余额已经录入，再进入会计科目界面将“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算，这样“应收账款”的期初余额是对的，试算也是平衡的，但总账与客户往来明细账不等。因为“应收账款”期初余额不是根据客户往来明细录入的，而是直接录入的。更正的法同样是先

陈玲：会计电乒化上机实验中的常见问题及对策

取消“应收账款”的辅助核算，再删除“应收账款”的期初余额，再按正确的操作顺序操作就可以了。

二、总账系统日常处理中常见的问题及解决方法

总账系统日常处理阶段主要是填制凭证、审核凭证及记账，在这一阶段，学生在上机实验中主要存在下述问题：

(一)出纳凭证出纳不能签字

学生在总账系统初始设置时已经给出纳分配了出纳签字的权限，在初始化时也选择了出纳凭证必须由出纳签字，用出纳身份进行“出纳签字”时却弹出一个对话框“没有符合条件的凭证”。使得操作无法继续，出现该问题的原因是未进行库存现金和银行存款的总账科目指定。解决方法是以账套主管的身份进入总账系统，单击进入会计科目界面，点击选择“编辑”菜单下的二级菜单“指定科目”，进入指定科目界面(如图4所示)，先从指定科目的对话框中单击现金总账科目复选钮，再从左半部分的“待选科目”中选取“库存现金”科目放入右半部分的“已选科目”栏中，点击确认按钮完成库存现金的总账科目指定。同理，可完成银行存款总账科目的指定。这样，再进行出纳签字时，就不会再弹出“没有符合条件的凭证”对话框了，出纳人员就可顺利行使出纳签字权。

图4指定科目

(二)错误凭证的修改

填制凭证的过程中，由于各种原因不可避免会出现错误，发现错误主要在三个阶段：一是填制后审核前发现错误；二是审核时发现错误；三是记账后发现错误。若是填制后审核前发现错误则由制单人单击“填制凭证”，找到需要修改的凭证，在需要修改处直接修改后保存退出。若是审核时发现错误，则先应由审核人标错，再由制单人修改标错凭证。若是记账后发现凭证错误，找出错误凭证的类别和凭证号，再以制单人身份点击“填制凭证”进入填制凭证界面，点击选择“制单”按钮下的二级菜单“冲销凭证”，在弹出的“冲销凭证”对话框，输入需冲销凭证的类别和序号，点击确定按钮，就会自动生成一张红字凭证，冲销掉错误凭证，再填制一张正确的凭证，将红字凭证和正确的凭证审核、记账就完成了错误凭证的修改。

其实，对于记账后发现错误，还有一种修改方法。就是先取消记账，再由审核人取消审核，最后由制单人修改错误。取消审核和修改错误前文中已叙述，这里重点讲怎样取消记账(反记账)。以账套主管的身份进入总账系统后，单击“期末”的二级菜单“对账”，在对账界面同时按下C t r l+H 键，会弹出对话框“恢复记账前状态功能已被激活”界面，点击确定按钮，再退出对账界面，再点击“凭证”菜单下的“恢复记账前状态”，会弹出恢复记账前状态对话框，再根据需要选择恢复方式，就可以取消记账。但是这种随意取消记账的方式太过于随便，难以保证会计资料的真实性，违反了国家会计制度的统一规定，不提倡使用。

三、期末处理时常见问题及解决方法

期末处理阶段主要是转账定义、转账生成及月末结账，在这一阶段主要有以下几个问题：

(一)转账定义与转账生成

学生在上机实验中往往反映对转账定义与转账生成的操作步骤不是很清楚，这里以期末期间损益结转为例来讲解操作步骤，转账生成时要注意先将涉及损益类会计科目的凭证记账j再进行转账生成，否则期末结转的金额就会有误。因为转账定义时定义的是将损益类账户余额结转至本年利润账户。如果涉及损益类会计科目的凭证未记账，则损益类账户余额为零，结转至本年利润账户的金额自然也为零。损益类会计科目凭证记账后再按如下步骤来操作：先点击“期末一转账定义一期间损益”进入期间损益结转设置界面(如图5所示)，再在期间损益结转设置界面选定转账生成的凭证类别和期间损益结转至的会计科目——本年利润(如图6所示)，点击确定按钮，完成转账定义过程。再点击“期末一转账生成”，进入转账生成界面(如图7所示)，选择转账生成

第10卷总第38期武汉交通职业学院学报2008年第2期

的类别——期间损益结转，类型——所有(将收入

类和支出类损益科目结转至本年利润，当然也可

分别将收人类和支出类结转)，点击全选(选中所

有损益科目)，再点击下方的确定，会自动生成期

间损益结转凭证，点击保存按钮保存即可。

图5期间损益转账定义l 图6期间损益转账定义2

图7转账生成

(二)反结账

期末处理完毕后，要进行月末结账处理。如果结完账后发现存在错误，需要反结账(即取消结账)，反结账功能应由具有反结账权限的人通常是账套主管来执行，点击“期末一结账”进入结账界面，点击选中需反结账月份，同时按下“C t r l +8I l i f t+F6”键，输入账套主管密码。即完成了2008年1月的反结账工作。与反记账一样，反结账也违反了国家会计制度的统一规定，不提倡使用。

参考文献：

[1]刘东辉，张洪波．会计电算化[M]．北京：中国财政

经济出版社，2006．

[2]湖北省会计学会．初级会计电算化[M]．武汉：湖北

人民出版社，2006．

[3]陈雪芬．山西财经大学学报(高等教育版)[J]．

2007。(4)：148．