文书学期末

文书学

1、文书、文件和档案的概念及关系

文书是指社会组织或个人社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，它包括公务文书与私人文书。

文件：广义：是指人类在社会生活中为了凭证、公布、记载、传递的需要,在一定载体上表达思想意图的一种信息纪录。狭义:是指国家机关、企事业单位在国家治理政务处理活动中,表达、记载、传递统治阶级思想意图的一种信息记录.

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

三者关系:

⑴档案源于文件,档案是文件信息内容的延续体,是昨天的文件,是文件的主要归宿;文件是档案的前身,是明天的档案,是档案信息的主要源泉.

⑵从广义上讲文书就是文件,二者具有互通性,但是从文件狭义概念上讲,文书的概念界定要远远大于文件的概念,它不仅包括了具有法定效用和凭证价值的文件,还包括了那些不具备法律效用仅具有参考价值的图书、资料等记录性信息材料,而且形成对象既包括公共机构,还包括私人.

⑶从狭义的概念上讲,文件与档案具有较为密切的联系,文件与档案具有前后衔接的关系,文件是档案的前身,档案是文件的变体,是经过系统整理的文件集合体;文件是档案的来源之一,档案是文件的主要归宿.

⑷文书和档案是两门不同性质的学科,二者的关系属于相邻学科的关系.文书工作处理任务是制作文件并处理文件,档案工作的目的是保管历史记录,为利用者提供档案服务,并为编史修志达、科学研究提供必要信息支持.文书是档案工作基础,文书工作质量影响档案工作的质量,而档案工作质量的提高又不断推动和改进文书工作.

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

2、文书学的研究范围

文件的基本理论。文件史与文书工作史。文书工作的基本知识。文件的写作规范与语言结构。文书工作流程及其管理规范。文书学的基本知识。

3、文件的诞生及其发展轨迹

谱牒在魏晋南北朝时期盛极一时

4、文书一词最早见于西汉贾谊的《新书·过秦（下）》。

5、文件的特点是文件区别于其他事物的重要标志，现代意义上的文件是由法定的作者制成并发布。（填空题）文件的作者必须是法定的作者。文件具有法定的权威性。文件具有规范的体式。文件具有特定的处理程序。文件具有现实执行效用。

6、文件的作者既指依法成立的，并能以自己的名义行使职权和承担义务的组织和组织的代表人。

7、文件的本质属性——现实执行性

8、文件的基本功能：社会管理的功能上传下达的功能公务联系的功能

9、文件分类的方法

根据文件的运动轨迹分为：现行文件、半现行文件、非现行文件

10、文种选择的依据：（简答∕选择）P32

根据发文机关的权限选择文种。根据行文目的、文件内容选择文种。依据行文关系选择文种。依据相关规范选择文种。

11、文书工作的发展脉络

商朝出现我国第一个文书档案管理机构——太史寮

西周时期形成了由太史为长官，以小史、内史、外史和御史为副手的文件管理班子。

魏晋南北朝时期以尚书省、中书省和门下省为核心的三省六部制已具雏形。

12、封泥制度，即在所要发出的简册封页的结绳处糊上一块黏泥，并在黏泥上加盖印章，就是文件生效的标志。

13、骑缝与押缝制度是用纸制度实施后颁布的新的文件工作制度。骑缝是指在两种粘连的文件纸的连接处加盖印章，押缝是指在两张公文纸的粘连处或末尾署名，又称押字、押尾，二者的作用就是防止文件的造假和泄密。

14、贴黄制度是指臣子在上呈皇帝的札子、奏状后，将需要补充说明的内容以附言的形式贴于正文之后。

15、照刷磨勘制度为元朝所创,它是一种监督检查文件处理过程的方法,其中元朝监察官检查官府公文文卷称为“照刷”,主要是看文件是否有稽迟、办理不善之处等；而“磨勘”是在照刷后,再做一次检查,看其中错误是否已经更正。

16、票拟制度是一种处理章奏的方法，从宣德皇帝始到弘治皇帝完全确立。它指凡内外衙门的上奏文书，由皇帝命内阁大学士先以皇帝的名义在小纸票上拟出初步意见，宫皇帝参阅，类似于今天文件处理环节的拟办。

17、明清时代文书和文书工作的特点：（简答题）P38～42

⑴明清文种的变化：

⑵明清文书工作机构的变化：

⑶明清文书工作制度的变化：

18、文书工作的原则：（论述题）P46

19、《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》

文件整理标准《归档文件整理规则》

20、文书工作的组织形式的类别：集中式分散式复合式

21、文书工作组织形式选择的依据：

本机关的工作性质、任务和职能范围。

本机关内部机构设置的层次与数量。

本机关收发文的数量与频率。

本机关组织结构的关系。

本机关人员的配置及资金来源。

22、行文制度：（名词解释）

行文制度是指机关间行文所必须遵守的制度。行文制度是文件运行客观规律的反映，是在长期文书工作实践中总结出来的能使文件得以正常运行的规律。行文关系、行文规则、行文方式构成行文制度的三要素。

23、行文规则：P61

⑴尊重组织系统的隶属关系

⑵尊重机关职权

⑶考虑是否服从工作需要

⑷明确发文权限

⑸两个以上的同级机构可以联合发文

⑹经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有

法律效用，可不再行文

24、逐级行文是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。

采用直达方式行文的文件多为普法性文件。

25、文件的语言特点与要求P68-P70（了解）

总述：文件语言是一种典型的应用型语言，应用型语言是一种推论性的符号，要求语言符号与被指对象吻合。因此，文件的语言有自己的特点。同时，文件具有法定的权威性与时效性，对语言的运用也有严格的要求。

1严谨庄重2准确3朴实得体4简明生动

26、《格式》将组成文件的各要素划分为版首、主体、版记三部分。

发文机关标识在行政公文的三种特定格式中有其特殊形式：

⑴信函式格式只标注发文机关名称。

⑵命令格式由发文机关名称+“命令”或“令”组成。

⑶纪要格式由会议名称+“纪要”组成。

发文号由发文机关代字、年份和序号组成。

27、确定成文日期的原则是：

⑴一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准。

⑵经会议讨论通过的文件，以通过日期为准。

⑶法规性文件以批准日期为准。

⑷联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。

⑸电报，以发出日期为准。

28、新条例的15个公文及其各自的适用范围

命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员

报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文

公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

公告：适用于向国内外宣布只要事项或者法定事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

请示：向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关的请示事项。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

区分决定和决议。区分报告和请示。区分公告和通告

29、文件处理分为发文处理和收文处理两部分，各有其办理程序。收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段。发文处理程序可分为文件的制文阶段和制发阶段。

30、文件处理单是用于记载收文处理情况及过程的表格，其项目可分为收文基本情况和收文处理情况。

31、拟办范围：

⑴上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件。

⑵机关直属各部门主送本机关的请求性或建议性文件。

⑶下级机关主送本机关的请示性文件。

⑷平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件及其他需要贯彻、办理的重要文件。

拟办意见的拟写：

⑴阅知类，只写明某某领导同志阅知，不提出任何具体意见。

⑵阅示类，只要求某某领导同志给以批示，不提具体参考意见。

⑶建议类，写明文件的送阅对象（承办部门）。提出相关意见及承办要求和时限。

⑷评议类，写出评议性意见，提出相应建议。

32、承办是文件处理的核心和关键环节。

催办是文秘部门根据承办时限的要求，对文件办理进行督促检查的过程。它是文件处理中的一个重要环节，贯穿整个文件处理过程，其主要作用就是督促公文处理工作。

33、新条例《办法》对草拟文件的规定P233

34、核稿主要从以下几方面着手：

一是审核是否需要行文。

二是审核文稿的内容。

三是审核文稿的文字表达。

四是审核公文体式。

签发是机关领导人将呈批的文稿进行审定后，签署意见的过程。

35、校对方法：对校法折校法

36、电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

37、案卷，是文书立卷的结果，是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位，它是组成全宗的基本单位。

立卷是编立案卷的一个过程。

38、文书立卷的原则：按照文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，照顾文件的保存价值，便于保管和利用。

39、立卷六特征：作者特征、通讯者特征、问题特征、名称特征、时间特征、地区特征

40、文件级和案卷级整理的比较：（论述题）P263

文件级整理方法简单提高文件整理工作效率

便于档案的科学管理，有利于档案的开发利用

有利于促进文档一体化管理的实现

41、整理单位的特殊情况：

⑴文件正本与不同稿本

⑵正文与附件

⑶正文与文件处理单等

⑷原件与复制件

⑸转发文与被转发文

⑹报表、名册、图册等

⑺来文与复文

42、装订前的排序：

⑴文件正本与不同稿本为一件时，正本在前，定稿在后。其他历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后。

⑵正文与附件为一件时，正文在前，附件在后。

⑶正文与文件处理单等为一件时，文件处理单等放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

⑷原件与复印稿为一件时，原件在前，复印件在后。

⑸转发文与被转发文为一件时，转发文在前，被转发文在后。

⑹来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。

⑺不同文字文本为一件时，如无特殊规定，则汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。

43、机构分类法与问题分类法不能同时使用。

年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法

44、归档是指文书部门将经系统整理的档案，移交给机关档案室保存的过程。

归档制度：归档范围，归档时间，归档案卷的质量要求，归档手续