酒店会议安排一览表
酒店会议安排一览表Newly compiled on November 23, 2020
酒店会议安排一览表
１、出席人数
预计出席总人数
２、日期
□团队到会日期
□团队离会日期
□最后订客数目确定期限
３、住宿
□大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房
□与会者的客房入住价格
□客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间□客房预订复印文件
４、免费设施与套房
□接待室－价格
□酒吧、小吃部等的开放时间及日期
□预订接待室客人的姓名、地址及电话
□检查房间、小费
５、宾客
□是否已邀请地方要人并收到回函
□随邀请函赠送入场券
□安排发言者及当地要人的交通往返
□是否提醒每位发言人做好发言准备
□安排迎接贵宾入场
６、设备及设施
□置于贵宾席上的专用便笺
□饭店提供的设备名单及使用价格
□登记处、接待室、“非代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志□照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员
□舞台－面积大小
□黑板、法兰绒板、磁板
□图表架及板架
□有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板
□扩音设备－麦克风，其型号及数量
□录音设备、操作人员
□幻灯设备、灯光控制、操作人员
□特殊花卉及植物
□（已调好音调的）钢琴、风琴
□电唱机、唱片
□打印服务
□表演者化妆室
□停车及修车设施
□装饰品－检验其是否符合消防要求
□特殊设备
□额外服务的总体价格协议书
□电话
□摄影师
□速记员
□旗帜、横幅、标语
□广播及电视
□实况转播及操作费用
□闭路电视
７、会议
（会议前检查事项）
□提供会场平面示意图
□每次会议的正确日期和时间
□每一次的会议室：其租金数额
□会务筹委会总部
□每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌
□错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅□演讲台－大小
□每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）
□其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）
□确保会议室已开放并配备了工作人员
□座位已按要求摆放
□会场座位充足
□制冷、加热糸统运转正常
□扩音设备正常运转、话筒齐备
□录音设备正常运转
□麦克风－数量、类型齐备
□演讲台就绪、照明设施良好
□小木槌、模具
□讲台上水瓶、水、水杯
□与会者用水瓶、水、水杯
□入口处警卫执勤
□烟灰缸、衣架、火柴
□投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命□演讲提示机正常运转
□铅笔、笔记本、纸页
□图表支架、板架、黑板及相关设施就绪□钢琴、风琴
□标记、旗帜、横幅
□照明设施齐备
□特殊花卉、植物齐备
□其他特殊设施
□（若会议室不易找寻）指向标记齐备
□（若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴
□速记员到会
□摄影师到会
（会议结束后、立即分配人员办理以下事项）
□移走主办单位设施
□检查是否有被遗忘财物
８、展览信息
□展览数目及平面示意图
□展览开放时间
□开展日期
□闭展日期
□展览地点
□参展商名称
□日租金
□指向标记
□劳务收费
□电工及木工服务
□电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务□电费
□屏风、背景幕布
□托运货箱的存放
□保安措施
９、报到
□报到时间
□登记表，其内容和份数
□登记桌，数量及大小
□坐椅
□烟灰缸
□打字机，数量及型号
□工作人员－饭店或会务机构人员
□水瓶、水杯
□照明设施
□布告牌，数量及大小
□标牌
□便笺、钢笔、铅笔以及其他文具
□收银柜，数量大小
□文件柜，数量及大小
□保险柜
（报到即将开始前检查以下事项）
□工作人员是否到位、是否熟悉报到程序□文件柜，数量及大小
□收取支票的指导原则
□退款规定
□登记表应包含的内容
□代表证上的内容
□票券价格、相关规定
□客人及贵宾的接待
□节目及其他材料就绪
□单程票销售
□应急客房供给
□接待处
□废纸篓
□印刷的报到名单
（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）
□接待站旁另设桌椅
□登记表、铅笔就绪
□填表说明张贴在易于填表人查询的位置
□填表桌要照明适度
（登记处应有人负责以下事项）
□能够做出原则性决定
□在登记结束时核对款额
□为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿10、音乐
□招待会播放录音或者现场演奏
□宴会播放录音或者现场演奏
□特别活动播放录音或者现场演奏
□演出播放录音或者现场演奏
□表演者和管弦乐团的预演
□乐队或乐团的乐谱架
11、其他
□是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.
□是否安排有临时照看小孩者
□是否提供租车服务
12、新闻宣传
□新闻中心、打字机、电话
□是否建立了强有力的宣传委员会
□亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导
□准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目□准备有新闻价值的出版物
□为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备
□预先印制发言稿