企业管理采购部管理手册

企业管理采购部管理手

册

Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

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采购部管理手册

1.目录...................................... (1)

2.采购部职责管理 (2)

3.采购流程...................................... . (5)

4.收货流程管理...................................... ..7

5.内部调拨货流程管理 (8)

6.退货流程管理...................................... ..9

7.代销换货流程管理 (10)

总经办

采购部门的工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程

2.制定并实施采购计划

3.采购成本预算和控制

4.选择并管理供应商

5.本部门建设工作

（1）根据超市的绩效管理制度，考核下属的工作业绩，并协助其制定绩效改进

计划；

（2）负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理；

（3）协助并参与采购人员的岗前培训和在岗培训。

二．超市采购部人员的工作职责

采购经理

1 .负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算

2. 指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标

3 .发展与供应商的业务关系

4 .督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格

5 .制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实

采购副理

1.协助采购主管开展工作

2.负责订单发放和送货跟踪

3.负责采购主管的文书工作

4.供应商前期接待、合同和相关资料的整理

行销主管

1 .负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案

2 .负责DM采购计划的组织和跟进

3 .负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作

4 .负责促销活

采购主管

1.负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理

2.完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实

3.负责本部门商品计划表的落实和调整

4.负责本部门商品的促销计划落实

5.负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换

6.负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力

7.定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题

超市采购员

1.尽量大可能选择和保持丰富的商品品种，为顾客提供超值商品的最大价值和最好的服务。

2.熟悉市场了解商品：。

3.商品陈列：

3.1与促销商品配合，进行特别展示。

3.2新商的陈列，月商品和季商品的陈列展示。

3.3对滞销的商品采取适当的调整，如改变陈列等

3.4提供季节商品的陈列指南。

3.5从竞争对手那里学习新的商品展示构想。

3.6分析商品的包装，确保为顾客提供最佳展示。

3.7与店铺和市场部门配合，作好商品的招牌标志

4.订货和补货：

4.1作好销售预算，计划好首单订货数量。

4.2安排再订货频率，以保证商品平稳流动及销售。

4.3为商场再订季节性商品提供适当指导。

4.4与Vendor协商确保不会断货

5库存控制：

5.1坚持采购金额预算

5.2对滞销商品采取措施，如：改变陈列，调价或清货等方法来降低库存。

5.3定期跟踪未送货订单，并采取措施。

5.4经常寻店，确定销售结果，换季和节日应特别注意。

采购部操作流程

一、新增商品（新增供货商）：

1、新建供货商档案管理：

A、供货商报价单

B、供货商营业、税务、卫生等证件

C、联系人电话、地址

2、合同谈判：

A、同类商品的价格比较

B、各项费用的确定

C、促销计划及费用的商定

D、付款帐期

E、扣率及价格确认

F、供货商价格的约定责任

G、合同签订及审批

3、要货管理：

确认陈列位置

A、淘汰滞销商品

B、要货数量

C、营运主管确认

D、监督执行

E、厂商工作、促销计划、补货工作移交营运管理

F、协调关系

二、供货商付款流程

1、根据合同帐期制作供货商付款申请表。

2、随供货商付款申请表附供货商签字确认的商品订单或原始

送货单。

3、根据合同各项费用的扣除。

4、查核退换货的情况。

5、电脑部配合营运部核实进、销、存情况并签字。

6、供货商的付帐，首先由采购部根据供货商确认的商品订货

单核实。实销实结必须参照电脑部数据及门店盘点数（原则上所有销售数据不得告供货商和他人，数据查询各区域责任人，采购员只能查询自己管理范围，不得跨区查询）。

三、促销计划

1、采购部根据公司要求或供货商的市场需要制作促销计划。

2、促销计划一式二联，一联交门店经确认交电脑部调价，一

联交企划部制作POP广告。

3、任何促销计划都是有时效的，采购部根据合同协议及时调

整，并以书面形式通告门店营运部。

四、现金采购

1、采购部根据门店要货单就实际情况制作外地采购计划单。

2、采购部制作要货计划必须与门店沟通，并报主管经理审批

通告财务部准备现金。

3、外采新商品的引进必须根据超市实际情况经2人以上确认

以试销控量为准（特殊情况除外）。

4、任何外采商品的进场都必须跟踪销售情况。

收货流程管理

一．商品的收货流程：

1、对照送货单核对，商品的名称、条码、价格、规

格、数量、质量、生产日期（若当天收的上边的生产日期是第二天或更晚的日期应追究供应商的责任）、保质期是否有问题，若保质期过了商品生产日期一半的，可以拒收。

2、凡使用贴码的，要求商品的名称规格、条码、价

格、重新核对，若不相符查证后才可以收货。

3、检查商品的包装是否完整，有无损坏、变质；油炸类商品

是否漏油，若不合要求可拒收。

4、检查贴码是否贴在右下角，履盖在自带码上边。

（一）原则：

1．对柜组已到位，但又重复来货的可拒收。

2.验收时，如有退换商品应先进行退货，才能验收

3,收货时必须由仓管，商品所属部门主管，防损员，供应商同时在场才可以签收。

4.防损员监督收货全过程，并复核数量。收货完成后签名确认。

5.收货单如果需要改动，供应商，收货人员必须签名确认。

第二，商品的调拔

商品的调拔可分为公司采购部调拔，内部调拔、行政调拔三种方式。

（一）内部调拔

1、柜组实物负责人根据销售情况将所调的商品，填入

商场商品经营调拔单，一式三联，调拔单上调入部门栏应填本柜组，调出部门栏应填仓库，由调拔人签名后并上交柜组负责人审核签名。

2、调拔人将调拔单携带到内仓，并按单上所写的条

码、名称、规格、价格、数量准确地调货。

3、仓库仓管员对柜组所调的商品进行核对，核对无误

后由内仓管理员签名并留下调拔单的第一联（白联）。

4、防损员在电梯口审核后签名，并留下红联即第二联。

5、经货运电梯将商品调入所属部门，部门留下第三联即（黄

联）。

6、由内仓做进销存帐，货运电梯内值班防损员分柜组

保留作帐，柜组分区域作帐，每周一由内仓、防损部、柜组三

方对一周内所调拔的商品进行核对，无误后存档，有利于提高盘点准确性。

（二）由柜组调入仓库

1、柜组将所调的商品写入“商场商品经营调拔单”，

一式三联，调拔单上“调入部门”应填本柜组，并填上当天日期，经柜组长、领班签名后，递交领导审核签名。

2、当值防损员在核对商品对调拔单上签名，并留下黄联即第

三联。

3、由仓管员验收无误后签名打单，并留下红联即第二联。

4、仓管员、柜组、防损员三方存档，每周进行一次核

对，对数据不准的就及时处理。

退货的操作流程

（一）退货的原因

1、订错货

2、送错货

3、品质不良的商品

4、临近保质期的商品

5、滞销商品

6、换季商品

（二）具体操作步骤

1、由区域负责人填写退仓申请单、条码、品名、规格、数

量、销价及退准确再逐个填写。

2、由柜组负责人审核签名的，提交楼层主管或经理签名。

3、传真总部批准。

4、柜组持经过审批的“商品退仓清单”将整理好的退仓商

品在防损的监督下送到配仓。

5、配仓验收后，打印由柜组调入配仓的“商场商品经营调

拔单”。

代销商品的换货

（一）流程

1、区域实物负责人根据商品的情况、包装问题及未到保

质期就变质的具体情况填写“退仓申请单“，由柜组负责人，领导逐级审核并签名。

2、实物负责人将“申请单“传配仓换货负责人，同时将

商品退至配仓退货区。

3、配仓通知供应商换货。

4、一周内供应商带货到换货区，在防损、柜组人员、仓

管员都在场的情况下换货并签名。

5、柜组人员将换好的商品调回柜组上架。

（二）原则：

同种商品同一条码可以相互换货，不同的商品只能作退货的处理。