档案保管及查阅制度

档案保管及查阅制度

第一条为了档案的完整性、及时性，更好的利用档案，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有相关档案管理工作。

第三条本制度规范性引用文件为《中华人民共和国档案法》

第四条档案室及各部门档案管理相关工作人员职责

1、确保文件材料的齐全、完整、准确和规范；

2、督促、指导、协助各部门做好立卷的保管工作；

3、加强归档工作的宣传和档案的科学管理;

4、严格执行档案查阅制度；

5、为公司在管理、运行经营中提供良好的服务。

第五条档案保管要求

1、上级机关印发的有关文件及集团公司产生的各种文件，由办公室负责积累、整理、保管。

2、公司在运行经营中形成的各种文件材料，由各部门档案员按保管要求做好日常文件材料的收集、整理、保管。

3、保管的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容，保持成套性和完整性。

4、文件材料一律用钢笔书写。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合要求的档案，必须修修复后存档，及时编制录入档案文件目录（附表一）。

第六条归档范围

1、党群工作类：党务、工、青、女、协会等群团工作方面的文件材料。

2、行政工作类：行政管理、人事劳资管理、外联工作、安全保卫以及法律法规、规章制度、章程等文件材料，经济实体设立、变更、经营决策、计划统计、出资证明、验资证明、股权证明等材料，纳税记录、获得县级以上政府表彰、媒体报道、客户往来记载等，商标注册、专利、商业秘密以及县级以上科研项目立项、审批、成果鉴定等方面文件材料，及在各项活动中形成的录音、录像、光盘、照片等实物。

3、基本建设类：土地、房屋证明、基本建设规划、工程勘探、测绘、设计、施工、竣工验收等形成的文件材料、图纸等。设备仪器类：购进设备仪器的全套随机文件、安装、调试、运行、检查维修、验收过程记录、设备台帐等。

4、财务管理类：财务报告、帐簿、凭证、报表、审计等。

第七条保管办法

1、各部门的档案由本部门档案员整理立卷，按归档时间及时向行政办公室档案室移交，由行政办公室档案室集中统一管理。

2、各种临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销时，由档案员整理立卷，按规定移交档案室。

3、各部门将档案材料整理好移交行政办公室档案室，档案员核对后，如果发现卷内材料不全的，须通知经办人补齐，双方再办理交接手续。

4、接收档案必须履行移交手续，填写移交清册，一式两份，财会档案一式三份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方均应签字。

第八条档案借阅办法

档案借阅将根据借阅者的需要和保密制度的要求，视具体情况，提供档案的原件或复印件、档案内容的综合性参考资料或摘抄；就地阅档或外借，不论提供哪种服务，必须严格履行相关的手续。

第九条档案借阅的审批手续

1、各部门利用档案，需经有关领导审批。一般文件由部门主管签字，重要的文件由主管、副总经理签字同意。

2、查阅密级高的档案及孤本档案，须分管领导、常务副总经理、总经理批准，只限在指定的地点查阅，不得抄录，并要有监阅人在场。此类档案，一律不得带出指定地点。

第十条档案借阅的相关要求

1、档案的利用者，必须负责档案的完整和安全，未经批准，不得擅自影印、翻印、复制、撕页、涂改、调换，不准转借他人，不准携带出差。如有丢失、泄密等情况，将按有关规定予以处理。

2、因特殊情况，档案需要短期外借，必须经主管副总经理批准和登记，时间不得超过三天，超过三天以上的，除主管副总经理签字同意的具体意见外，还须经由总经理批准；外单位原则上一律不予外借，特殊情况，必须由公司分管副总经理、常务副总经理或总经理签字同意。借阅工具书、标准文本等可适当放宽借阅期。

3、对借出的档案，档案工作人员要定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对逾期不还，造成档案缺失，甚至给公司造成一定损失的，必须追究相关人员责任。

4、借阅者不得擅自公布档案中的细节和内容，确因工作需要，必须经公司主管领导批准。否则，以泄密查处，若因此造成公司一定经济利益损失的依法追究法律责任。

5、对借阅和利用的档案，必须填写《档案借阅审批单》（附表二）、审批批准后方可登记查阅利用（附表三）。

第十一条本制度由行政办公室负责解释。

第十二条本制度经公司职工大会通过并经总经理办公会议批准，自公布之日起执行。

附件1、《档案文件目录》

2、《档案借阅审批单》

3、《档案资料借阅登记表》

二〇〇八年八月

附件1

档案文件目录档案类别：

附件2

档案借阅审批单

借阅日期：年月日拟归还日期：年月日

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附件3

档案资料借阅登记

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