如何提高机关公文处理水平

如何提高机关公文处理水平

公文处理工作是机关实现职能、处理工作的重要形式和手段,它的工作量大、面广、头绪多,稍有不慎就会出现纰漏。如何提高机关的公文处理水平,笔者认为应从以下五个方面做好工作。

一、夯实基础,严谨规范地做好文件的登记工作

文书处理要坚持集中统一管理的原则,这就要求文书人员一定要严把收文关口,认真做好文件的签收登记工作。无论是下发的文件、通知,平级单位发来的函件,还是下级报送的请示、报告,都应做到专人来统收、统办、统管,以便于规范管理、查阅利用。有的单位或部门,文件签收不定人,对于每天来自各方面的文件,办公室的几名工作人员,每人都能拆阅文件,这样会导致文件遗失或接收不及时,因此,正确的做法一是指定专人,二是及时登记。文书人员对来文核对无误后,要快速签收,然后详细登记。目前,大都采用电子表格登记(即excel 表格),盖签收章、编流水号并准确填写公文处理单,送部门负责人签批。

二、把握领导批示,科学有效地做好文件的传阅工作

为便于领导更好地批示,文书人员要根据实际情况需要做好文件的分类叠放工作。就是要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。一般将最重要的文件放在

上面,依次类推。那么哪些文件是最重要的呢? 标准是什么?

这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容,将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面,而那些关系不大的文件放在最后。在处理过程中,要准确理解领导批示意见,凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位,不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。对于呈批件,严格按程序办理,对于请示件要按领导职务由低到高的顺序呈批,确保级别较高的领导对其他相关领导同志的意见、态度有一个全面把握,便于拍板决策;对于报告件则要按领导职务由高到低的顺序呈批,确保级别较高的领导第一时间了解情况。无特殊原因,不越位传阅,更不能随意颠倒文件流向。在传阅文件的过程中,要随时做好文件流转的登记工作,理清领导批示内容、办理程度等情况,做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹,便于领导在文件运转期间随时调阅。

三、讲究时效,灵活多样地做好文件的催办工作

公文在传递、办理过程中, 都有明确严格的时效要求。“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时,要随到随办,不积压、不拖拉、不误事,这是公文处理工作时效性的最基本要求。机关工作处于组织和领导地位,从某种意义上讲,时效性的强弱,直接影响和决定着整个单位的工作效率。文书人员必须具有较强的时间观念,在各个环节上尽可能化繁为简,使文件流程简捷,管理科学,操作手

续简便,最大限度地提高文件管理效率。送阅文件时,如果领导外出不在办公室时, 文书人员要根据文件承办轻重缓急情况,一方面将文件精神电话告知分管领导,一方面将文件超前性地复印给承办部门,提前承办,以不耽误工作;如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时, 文书人员要适时委婉地予以提醒。

对需要催办事项的文件,文书人员转办后,要跟踪文件的落实情况,可采用灵活多样的形式,主动联系对方,不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了,而要定期对所办的文件进行核查,跟踪督查落实情况,杜绝文件压误或漏办,确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或打电话询问等形式进行,对紧急重要文件,可专人专件跟踪催办,切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结,应及时注明落实单位、落实时间和落实结果,并将办理情况进行整理后,反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件,视具体情况,应随时反馈。因此文书人员一定要增强时间观念、效率观念和程序观念,一旦超过时限就可能错过时机,贻误工作,造成损失。

四、严细认真,善始善终地做好文件存放和归档工作

公文办完后,文书人员要把这些文件有序地存放,也可把一些重要的文件归类存放,比如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的可以单独存放,这样查找起

来方便;还有一些将来要归档而且利用率较高的文件,也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里,以备查取。年终根据文书立卷、归档的有关规定,及时分类整理,定期向档案部门移交。归档工作是文书处理的最后环节。文书人员要站在对历史负责的高度,认真做好每份文件的归档工作。

五、严守保密制度,认真做好文件的安全保密工作

在机关公文运行中, 经常涉及到一些秘密事项的内容,文书人员要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求,积极做好涉密文件的各个环节工作。严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事,在运行和处理中妥善保管。文书人员是涉密文件的直接接触者,必须牢固树立保密观念,时刻注意并经常检查自身的言行,办理好、保护好自己每一份涉密文件,确保安全保密。

总之,提高公文处理水平,需要在实践中不断地摸索,要多总结、多锻炼,做到腿勤、手勤、脑勤,要有强烈的责任感和事业心,任何一点随意性,任何一点主观臆断,任何一点粗心大意,都可能会造成失误,甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对文书人员素质和能力的一种考验,又是对公文处理精益求精的具体体现,只有公文处理水平提高了,才能真正达到“以文辅政”的作用。