进销存管理系统

编号：83复旦大学

（本科）

论文

题目进销存管理系统

专业计算机信息管理

作者孔梦悦

指导教师丁宝康

完成日期2008年05月24日

目录

摘要 (4)

第一章引言 (5)

1.1组织机构概况 (5)

1.2项目开发背景及信息系统目标 (5)

1.3信息系统范围 (7)

第二章系统分析 (8)

2.1概述 (8)

2.1.1 系统分析的含义和目标 (8)

2.1.2 系统分析的任务 (8)

2.1.3 系统分析的步骤 (8)

2.2系统的初步调查 (9)

2.2.1 组织机构图介绍 (9)

2.3现行系统主要问题分析 (10)

2.4可行性分析 (11)

2.4.1 技术可行性分析 (12)

2.4.2 经济可行性分析 (12)

2.4.3 营运可行性分析 (13)

2.5现行系统的详细调查 (13)

2.5.1 现行系统的总目标 (13)

第三章需求分析 (15)

3.1业务流程分析 (15)

3.2数据流图 (17)

3.2.1 系统关联图 (18)

3.2.2 系统顶层图 (18)

3.2.3 系统一层图 (20)

3.3数据字典 (22)

3.3.1 数据流 (23)

3.3.2 数据元素 (24)

3.3.3 数据加工 (26)

3.3.4 数据存储 (25)

3.3.5 外部项 (29)

3.4基本加工说明 (31)

3.4.1 基本加工分析 (31)

第四章系统概要设计 (32)

4.1软件模块结构设计 (33)

4.1.1 HIPO分层图 (34)

4.1.2 IPO图 (36)

4.2数据库设计 (39)

4.2.1 实体描述 (40)

4.2.2 联系描述 (40)

4.2.3 E-R图 (41)

第五章系统详细设计 (42)

5.1 数据库的逻辑设计 (42)

5.2 数据库的实现 (43)

5.3 程序流程图 (45)

5.4计算机系统配置方案 (48)

5.4.1 计算机系统硬件配置 (48)

5.4.2 计算机系统软件配置 (48)

5.5历史信息的管理 (48)

5.6人机界面的设计 (48)

5.6.1 登录界面设计 (48)

5.6.2 系统基本信息界面设计 (50)

5.6.3 供应商信息输入界面 (51)

5.6.4 订单查询界面 (51)

5.6.5 库存统计界面 (52)

第六章系统实现 (53)

6.1概述 (53)

6.2编程工具与环境 (53)

6.3系统测试 (54)

6.4系统运行与维护 (55)

第七章小结 (58)

7.1概述 (58)

7.2系统的功能 (58)

7.3系统的特点 (58)

7.4存在问题及改进方向 (58)

7.5系统开发的体会 (58)

7.6致谢 (58)

第八章参考文献 (60)

附录一：操作使用说明书 (60)

附录二：部分程序源代码 (61)

摘要

在市场经济中，销售是企业运作的重要环节。为了更好地推动销售，不少企业建立分公司或代理制，通过分公司或代理把产品推向最终用户。这些分公司或代理商大都分布在不同的地理位置，跨空间、跨时间的频繁业务信息交流是这些企业业务活动的主要特点。在这种形势下，传统的依靠管理人员人工传递信息和数据的管理方式就无法满足企业日益增长的业务需求了。

通过进销存管理系统，利用信息化的手段把先进的企业管理方法引入企业的实践，为企业的管理改革提供切实可行的途径。更重要的是，进销存管理系统可以及时通过信息技术把企业数据转化为企业信息，进而为相关管理者提供决策依据。

商品进销存管理是商品流通领域一个重要的基础性工作。在管理中引入计算机和进销存管理信息系统已经得到各商业企业业主的认识，并将逐渐成为一种管理手段。改善管理手段，提高管理效率，是提高企业效率的主要任务。它使各级管理人员在面对日益繁多、日益复杂的问题和业务时，能够充分认识问题，及时准确地把握、分析问题，进行有效地组织和管理，以达到最高的经济效益。

本系统采用ACCESS 2003 中文版开发设计

主题词：进销存管理系统

第一章引言

本设计为一个基本的进销存管理系统，系统对企业中常见的采购、库存、销售等商业活动以及相关的供应商和客户等基本信息进行管理。整个系统从符合操作简便、界面友好、灵活、实用、安全的要求出发，完成进货、销售、库存管理的全过程，包括操作员的增添与修改，进货、销售商品的录入、统计与查询，以及库存的统计等。经过实际使用证明，本文所设计的企业进销存管理系统可以满足企业进货、销售管理方面的需要。

1.1 组织机构概况

X贸易有限公司是于2001年底转制成立的。公司目前注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体股份。

公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对X是及周边地区的所需食品、生活用品、小家电、体育器材等商品进行采购、销售及存储管理。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。六年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户和销货客户总共达2000多家。

1.2项目开发背景及信息系统目标

2003年初，公司购买了财务软件，在财务部配备了一名财务软件系统管理员，率先实现了公司的财务管理信息化。近年来，随着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，以提高经营管理水平、客户服务水平和市场占有率。随着公司业务量的逐渐增长，

业务范围的不断扩大，特别是中国进入WTO之后，市场竞争尤其是家电行业的竞争日趋激烈，公司需要更多的人力、物力、财力以稳固并拓展公司商品在市场的销售额。如何更加有效地管理产品的进、销、存已成为公司领导的重要决策事项。到目前为止，公司还没有一套完整的、行之有效的进销存管理信息系统，公司进行进销存业务管理的主要方式是基于文本、表格等纸介质的手工处理，信息处理工作量大，查询困难，已不能满足业务的需求，公司迫切希望应用信息系统进行全面的辅助管理。为了使公司的管理工作科学化、规范化，为了降低管理成本，实现管理现代化，扩大市场的竞争优势，公司领导提出开发“进销存管理信息系统”, 希望通过建立管理信息系统，提高企业现有资源的利用率, 使企业管理工作规范化、制度化和程序化，避免业务管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性，及时、准确地把握企业内部、市场和其他外部信息，以提高领导决策的水平。

通过对系统的初步调查，明确了系统开发的目标为：按照管理信息系统的原理和方法，采用成熟、先进的信息技术和手段，支持公司进、销、存管理工作的全过程，加强销售活动中的各种信息资源的管理和应用，实现销售管理现代化，及时、准确地提供各种信息报表辅助领导决策。

促进物资流通的社会化、合理化，建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。

（1）实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提高工作效率和工作质量。

（2）及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平。

（3）能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测。

（4）能提供与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息。

（5）实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。

1.3信息系统范围

“进销存管理信息系统”主要是为公司的经营活动提供信息服务，它涵盖了采购部门、销售部门和仓库的各项管理工作，涉及多方面的职能。系统能够对客户信息管理、订单管理、报价单管理、供应商管理、出货管理等信息提供存储、更新、查询、统计的功能，使公司能够合理控制进销存各个环节，提高资金的利用率和结算速度，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学化、现代化和智能化。系统的数据来源由各职能部门的业务人员通过键盘输入。此外，对系统的安全性方面也提出了明确的信息要求。

第二章系统分析

2.1 概述

2.1.1 系统分析的含义和目标

系统分析(systems analysis)，是指在管理信息系统开发的生命周期中应用系统思想和系统科学的原理进行分析工作的方法和技术。

系统分析阶段的目标：就是按系统规划所定的某个开发项目范围内明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的逻辑方案。

2.1.2 系统分析的任务

系统分析的任务是：尽可能弄清用户对信息的需求，调查原信息系统的资源、输入、处理和输出。完成新系统的逻辑设计，以满足新新公司的业务发展要求。

系统分析的具体工作内容包括：

(1)可行性分析；

(2)详细调查；

(3)系统性分析；

(4)提出新系统的逻辑模型

2.1.3 系统分析的步骤

系统分析阶段的主要活动是：系统的初步调查、可行性研究、系统的详细调查、新系统逻辑方案的提出。

(1)系统的初步调查：系统的初步调查是着重于系统的总体目

标、总体功能和发展方向。

(2)可行性的研究：可行性的研究是进一步明确系统的目标、

规模与功能，对系统发展背景、必要性和意义进行调查分析并

根据需要和可能提出拟定开发系统的初步方案计划。

(3)现行系统详细调查：在可行性研究的基础上进一步对现行

系统进行全面、深入的调查和分析，弄清楚现行系统运行状况，发现其薄弱环节，找出要解决的问题实质，确保新系统更有效。

(4)新系统逻辑方案的提出：主要明确用户的信息需求，确定

新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案。

2.2系统的初步调查

系统的调查内容主要是有关组织的整体信息，有关人员的信息及有关工作的信息。包括主要输入、主要输出、主要处理功能以及与其他系统的关系。

2.2.1 组织机构图介绍

公司的组织机构如图2.1所示

图2.1 组织机构图

根据调查所知，X贸易有限公司实行总经理负责制,总经理下有

总经理办公室负责协调各部门之间的关系,下设行政部、财务部、人事部、销售部、采购部、库存部和信息中心等部门。各部门相互独立，各负其责，并且对总经理负责（参见图2.1.）。

各部门的具体职责如下：

1)行政部：负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安

排），行政考核，后勤管理等。

2)财务部：负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种

账务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。

3)人事部：负责人员招聘、人员培训、总务、出勤统计、环境

保护等管理。

4)销售部：负责商品的销售管理，如销售开票，保持与客户的

业务联系等。

5)采购部：职责是根据市场需求和库存情况，负责商品的采购，

包括与供应商签订订货合同，与供应商保持业务联系等。

6)库存部：职责是负责商品到货后的入库处理以及提货时的出

库处理等。

7)信息中心：是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，

负责公司的信息化规划和信息系统的建设。

2.3 现行系统主要问题分析

本系统初步调查采用的主要方式是系统分析人员与X贸易公司各级主要管理人员进行交流，并到现场参观了解情况，主要参加人员是公司的销售部、采购部、库存部、MIS中心和行政部的员工代表。

X贸易公司现行管理工作存在的主要问题是：

第一，虽然各部门都有计算机，但只是做简单的录入工作，没有充分发挥其作用。

第二，业务管理工作缺乏规范性，随意性很大，对人的经验和水平有很大的依赖性，因此具体职能操作往往因人而异。

第三，销售、财务和仓库各有一本库存明细帐，数据不一致问题严重，月底对帐工作量大。

第四，没有供应商资料，无法控制进货质量。

第五，经理得到的信息滞后，不能及时了解市场行情及企业运行情况，影响了决策。

第六，没有留下客户资料，无法进行市场分析和客户分析，缺乏客户服务的意识，有些客户已经流失。

第七，单据繁多，数据冗余。

第八，“可供资源表”每周制作一次，不能及时反映物资的可供数量和市场价格，没事么用处。

第九，历史数据缺失，无法进行销售预测和分析。

第十，信息化意识薄弱，不愿意尝试电子商务。

这一切缺乏系统、规范的信息管理手段，严重阻碍了公司的健康发展，因此开发进销存管理系统非常有必要。

公司领导希望通过建立管理信息系统，使企业管理工作规范化、制度化和程序化，促进企业管理的基础工作，避免随意性，提高信息处理的速度和准确性，及时、准确地把握企业内部、市场和其他外部信息，以提高领导决策的水平。

2.4 可行性分析

在明确系统目标和环境的基础上，需要进一步对系统的可行性进行研究。此活动的主要目标是进一步明确系统的目标、规模与功能，

对系统开发背景、必要性和意义进行调查分析并根据需要和可能提出拟开发系统的初步方案与计划。可行性研究是针对系统进行全面、概要的分析，主要包括三方面：技术可行性分析、经济可行性分析和营运可行性分析。

2.4.1 技术可行性分析

技术上的可行性分析主要分析现有技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件配置能否满足开发者需要等。公司目前内部建有局域网，各部门均采用PⅢ以上的PC机作为工作台，其容量、速度能满足系统要求。公司有专业的IT人员，对软件开发工具比较熟悉，有开发数据库经验；能够胜任信息系统的开发工作。本系统采用ACCESS2003中文版作为开发工具，该工具对于本系统所提出的要求是完全能够实现的。利用ACCESS开发工具所开发的系统对要求数据库资源共享是能够满足的。另外，该工具的许多特点和优点对于保证系统的稳定性和安全性，以及加快开发进程十分有利。

2.4.2 经济可行性分析

主要是对项目的经济效益进行评价，一方面是支出的费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。另一方面是取得的收益中可以用前来衡量的那部分（收益的另一部分难以用钱来表示）。基于本公司的现有计算机及配套设备，建设MIS 系统，不需要添置硬件设备，而且由本公司的员工自行开发，可以大大节省软件的开发费用，并且建立了MIS系统后，能大大减少重复性的书面报告，降低办公费用，提高办公效率，与前期的投入相比，后期的收益是更为可观的。

2.4.3 营运可行性分析

主要是管理人员对开发信息系统是否支持，现有管理制度和方法是否科学，规章制度是否齐全，原始数据是否正确等。公司各级领导积极支持该系统开发，并打算针对新开发的信息系统重新完善公司的规章制度，使新系统能够充分的发挥作用；系统操作简单，易于理解，员工经过短时间的培训就可以使用该系统。

2.5 现行系统的详细调查

对现行管理业务进行详细调查研究是了解系统需求和进行系统分析与设计的重大基础工作，因此要对新新公司的各项业务管理工作进行全面、细致而充分的调查研究。系统调研采取的主要方法是到现场去，通过座谈、询问、观察甚至直接参与管理活动，自上至下逐步细化地进行了解，调查内容涉及上至企业发展目标、经营管理情况，下至具体职能管理工作和业务处理操作的企业经营管理全过程。

详细调查的重点是对管理业务的流程进行描述，通过采用系统流程图中部分图形工具来描述管理业务活动，进行规范化说明。

2.5.1 现行系统的总目标

按照管理信息系统的原理和方法，采用成熟的信息技术和手段，支持公司管理工作的全过程，加强各种信息资源的管理与运用，提高企业管理工作的现代化水平，优化人、财、物和信息资源在供、销等各环节的运行机制。

管理信息系统应逐步覆盖公司内部的所有部门和一切经营活动，使所有业务部门的工作人员在信息系统的辅助下进行工作，提高管理的整体水平，同时企业领导可以通过系统及时了解各部门工作的进展

情况。

2.6项目开发计划

管理信息系统是项系统化工程，必须用系统工程理论来指导管理信息系统的建设，所以必须遵守系统分析、系统设计、系统实施这样一个系统传递过程。

根据X贸易公司的现有资源情况、内外部环境、软硬件情况、人员配置情况，对公司进销存管理系统的项目开发进度分为系统分析、需求分析、概要分析、详细设计、系统实施、系统维护六个阶段，具体进度安排如下：

第三章需求分析

这一阶段的主要目标是明确公司的信息需求，包括组织、发展、改革的总信息需求和各级管理人员完成各自工作任务的信息需求，确定新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案，完成系统分析阶段的最终成果—系统说明书的编写。

3.1业务流程分析

业务流程分析可以帮助我们了解某项业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统中不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。现通过调查，采用系统流程图的部分图形工具来规范说明公司的业务活动。业务流程图中的符号说明如图3.1所示，业务流程如图3.2所示：

系统内人员系统外实体单据、报表、帐目

处理数据流向存储

图3.1 业务流程图图例