电商采购管理办法

中铁十六集团公司集团公司

小型材料电商采购管理办法

第一章总则

第一条为了加强集团公司小型材料的采购管理，实现增值税专用发票的集中索取和抵扣，解决工程项目小型材料采购中市场信息获取不足、采购透明度低、采购渠道窄等问题，进一步降低采购成本，集团公司决定在电商平台实施小型材料采购。为有效开展此项工作，特制订本办法。

第二条电商采购的定义

电商采购是指将小型材料的需求信息投放到电商平台的大客户专用信息门户上，由潜在供应商根据采购人的要求，在线进行报价、并提交相应的商务和技术条件等，采购人根据供应商提交的信息合理选择供应商的采购模式。

第三条平台建设

集团公司首先选择阿里巴巴作为小型材料电商采购的电商平台，在阿里巴巴平台开辟采购专区，建立包含在线发布物资需求信息、在线生成订单、在线支付等功能的电子商务系统，供各单位使用。

第四条电商采购的物资种类

在电商平台实施采购的物资是指单品种总价在30万元以下，不适宜于公开招标的小型材料。主要包括五金电料、紧固件、焊接材料、小型机具、周转材料(十万以内)、消防器材、管通阀门、橡塑制品、办公用品、安全防护用品等适

—1—

宜于在电商平台采购的物资。禁止将单品种总价在30万元以上且适宜于公开招标的物资肢解后在电商平台采购。

第二章职责分工

第五条集团公司设备运输物资部负责集团公司小型材料电商采购的管理工作。主要职责包括：

1．负责制定和完善电商采购管理制度和办法；

2．负责设计和完善电商平台采购业务流程，与阿里巴巴共同建立网络竞价规则，维护网络竞价交易秩序；

3，负责建立优势资源渠道，发布合格电商企业名录。

4．指导、监督和检查各子公司开展网络竞价采购工作。

第六条集团公司物资贸易公司（以下简称物贸公司）主要职责包括：

1．负责对接阿里巴巴采购运营部门，协调解决系统存在的问题，维护平台各项功能正常使用；

2. 及时与工程公司交换发票，确保发票符合要求；

3. 通过担保账户，统一办理与成交供应商的料款结算。

4. 定期与各公司进行对账和结算，向公司开具符合要求的增值税发票。

5．配合集团公司做好物资人员网购培训工作；

6．建立采购台账，定期与采购单位核对签认，并统计分析、上报相关资料与数据。

第七条子公司物资管理部门主要职责包括：

1．制定完善公司电商采购实施细则，并督促落实。

—2—

2．负责收集和审核物资申请计划，发布物资需求信息；

3．负责甄选报价，选定供应商，联系发货，根据项目部反馈的信息，在平台确认收货或者退货；

4．负责协调解决收货验收过程中存在的问题；

5．负责收集项目部发票，统一办理与物贸公司的料款与服务费结算并交换票据。

第八条项目部物资管理部门主要职责包括：

1. 制订并向公司采购部门提交小型材料采购计划；

2. 联络供应商，到货验收与签认,索取发票；

3. 对货物符合性和服务质量向公司采购部门反馈信息。

第三章业务流程

第九条设置账号

1．账号功能及权限：集团公司设备运输物资部制定并赋予相应账号信息发布、成交确认、采购监管等操作权限。

2．集团公司账号：由集团公司设备运输物资部在阿里巴巴平台注册，具备对各子公司网上竞价、成交、到货、支付等信息的监督功能。

3．子公司/项目指挥部账号：子公司向集团公司设备运输物资部报备账号管理人信息。由集团公司集团公司账号开设分公司子账号，该账号具备发布需求信息、显示和成交确认等功能。

第十条需求发布

—3—

1．网络竞价与物流组织正常约需10天的供应周期，项目部须提前上报物资申请计划。

2．子公司物资部门审核物资申请计划无误后，将需求信息在网络采购专区发布。经公司同意后，项目部也可自行发布需求信息。注意发票信息的购货方为：中铁十六局集团物资贸易有限公司。

3．项目部对物资申请计划的有效性、规范性及准确性负责，子公司负责监督和指导。

第十一条信息推介

阿里巴巴利用技术手段将物资采购信息，多渠道主动向潜在供应商推送，使更多供应商获取需求信息并参与报价。

第十二条竞价方式

在竞价期间网络平台向所有供应商显示当前最低报价，各供应商可多次报价。

第十三条竞价有效期

竞价有效期影响网上报价的供应商数量。各子公司或项目部根据实际需用时间确定合理的竞价有效期，但至少应保持3天的时间。

第十四条成交下单

竞价结束后，子公司物资部门筛选出供应商的有效报价，按最低价成交的原则选择供应商，并下达供货订单。此环节操作受各级物资部门和物贸公司的监督，如不选择最低价成交，须报上级业务部门审批。

第十五条委托物贸公司向支付宝担保账户转款

—4—

线上成交下单后，子公司物资部门向物贸公司出具书面

委托付款通知书（扫描件）。委托付款通知书作为物贸公司代付料款的依据。物贸公司据此向支付宝担保账户及时转款。

第十六条供应商发货

成交物资由供应商负责配送到订单上载明的交货地点，并随货提供发票和相关质量证明资料。

第十七条现场收货验收

项目部物资部门收货验收并签认后，由物流商负责将收货单据交供应商。

第十八条收货反馈和确认

收货验收后，项目部24小时内向公司物资部门反馈实际收货数量和金额等情况。公司物资部门据此在24小时（工作日）之内向物贸公司出具收货确认函。收货确认函需明确日期、供应商名称、成交订单号及付款金额等。

第十九条支付料款

物贸公司根据收货确认函，通过网上操作将支付宝担保账户款项支付给供应商。

第二十条异常情况处理

1．到货物资数量质量存在问题，项目部应及时向供应商和公司物资部门提交验收记录，公司物资部门联系供应商协调解决相关事宜，物贸公司负责督促阿里巴巴协助解决。

2．发生退款，子公司物资部门与供应商沟通一致后，

及时向物贸公司出具退款申请，物贸公司负责办理退款。

—5—

3．未按期到货，为防止支付宝系统自动划款，子公司物资部门应及时与供应商联系，由供应商在支付宝系统办理延迟付款。

4．子公司物资部门未及时出具收货确认函，导致支付宝系统自动划款的，视为收货验收无误，付款无误。

第四章结算管理

第二十一条每月20日前，物贸公司按照委托付款通知书金额汇总各子公司当月网购物资情况及代付的资金，并与子公司物资部门对账签认。

第二十二条每月20日，物贸公司依据双方签认单和相关资料，向各子公司结算账户办理委托收款。

第二十三条子公司应及时核对物贸公司托收的资料，如有异议，应于3个工作日内向集团公司设备运输物资部和物资公司反馈，无异议或逾期未反馈，则按规定日期将托收款项划转至物贸公司。

第二十四条子公司应在结算账户中留足资金，以备托收。因账户余额不足形成的托收透支款，按一年期贷款利率计划透支利息，并纳入当期现款上缴。

第二十五条通过电商采购的物资，物贸公司按照委托付款通知书的采购金额收取1%的服务费，并分别对子公司开具服务费发票。当月服务费与料款一并向子公司托收。

第五章协作队伍用料管理

第二十六条子公司和项目部应将协作队伍施工必需的

—6—

小型材料统一安排电商采购，并加强监管。

第二十七条项目部物资部门审核协作队伍提交的网购物资申请计划。申请计划经项目部领导批准后，物资部门启动上报或挂网流程。

第二十八条协作队伍网购料款结算按照子公司网购结算流程办理。项目部负责及时收回相关款项。

第二十九条网购形成的物资采购成本节余，由项目部与协作队伍协商分配，以鼓励和引导协作队伍积极参与网购。

第六章附则

第三十条各子公司应设定专人开展此项工作，并保持人员相对稳定，以确保网络采购工作顺利实施。

第三十一条各子公司应制定网络采购专项奖励办法，按采购成本节余和增值税发票抵扣的适当比例给有关人员奖励，以提高工作积极性和促进阳光采购。

第三十二条为积极推进网络采购工作，集团公司将对此项工作进行检查和评比。

第三十三条本办法自2016年1月1日起执行。

第三十四条本办法由集团公司设备运输物资部负责解释。

附件1：网络竞价采购业务流程图

附件2：《网络采购委托付款通知书》

附件3：《网络采购确认支付单》

—7—

附件1：

网络竞价采购业务流程图

—8—

附件2：

电商采购委托付款通知书

中铁十六集团公司物资贸易有限公司：

我公司（）于年月日需采购物资如下：

请将上列提交货款至支付宝第三方担保平台。到货后我公司物资部门会及时出具收货确认函。若因确认不及时导致支付宝系统自动划款的，中铁十六集团公司物资贸易有限公司可视为收货验收无误，付款无误。

公司（盖章）：

签字（物资部长）：

年月日

9

附件3：

网络采购确认支付单

中铁十六集团公司物资贸易有限公司：

我公司以下项目网络采购物资已全部验收合格，已收到发票并已通过验证。请于年月日前予以付款。

共计金额元整。采购资金详见下表：

经办人：（签字）

公司/项目物资部长：（签字）

公司/项目财务部长：（签字）

公司物设总管理师/项目经理：（签字）

公司（盖章）：

年月日

10