各种大型活动工作流程

各种大型活动工作流程

二0一0年

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目录

一、前期准备

1、场地申请 (3)

2、嘉宾邀请…………………………………………………………………………3

3、物资准备…………………………………………………………………………3

4、着装要求…………………………………………………………………………4

5、人员安排…………………………………………………………………………4 二、现场布置

1、会场布置 (4)

2、主席台布置………………………………………………………………………4

3、安全保障…………………………………………………………………………5 三、活动进行

1、活动开始 (5)

2、活动进行 (5)

四、活动结束

1. 嘉宾 (6)

2. 观众离场 (6)

3. 会场清理....................................................................................64. 后期总结 (6)

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一、前期准备

1、场地申请(申请模板见附件一)

根据会议参与总人数、预计到场人数、会议时间、嘉宾时间安排等多方因素确定并申请会议地点。

1) 普通教室:学生写好申请书请团委老师、党委副书记签字并盖章，由学生将

申请书带至教务处申请;

2) 特殊场地:若需要用多媒体，及如望江文华活动中心演播厅、江安综合楼

C407

等特殊场地，则写好申请书后请团委老师申请。

2、嘉宾邀请(短信邀请模板见附件二)

确定与会嘉宾，在3天前电话联系，沟通并告知会议举办时间地点及相关事宜，确定好接待点;做好1对1接待工作。

3、物资准备(物品清单模板见附件三)

准备从筹备到结束整个过程所需各类物品预算清单，如:横幅、饮用水、鲜花、桌布、座牌等，并根据会议中可能发生的各类意外事件制定有效可行的预算应急方案。

1) 根据活动要求，至少提前1天与办公室协商沟通，准备同型号笔(会议用笔、

签到笔)、嘉宾牌、桌布、旗帜、会徽等;携带好胶布、剪刀、绳子等物品。 2) 横幅、海报制作

横幅、海报依据活动要求制作(注意与制作商联系并核实尺寸)。 3) 鲜花、水鲜花物品提前3天、水提前1天从团委指定地点订购。

4).设备准备

准备电脑一台，确认与会场内电脑上同样的资料(同时以硬盘保存等多种

形式对资料进行备份);联系确认好投影仪、音响、话筒、幕布等活动现场需

要的多媒体设备。

5)资料准备

a) 会议资料准备

根据会议时间、地点、领导、主题等信息确定会议流程、发言稿、主持

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稿等，在活动前一天将现场嘉宾所需资料准备并打印好。

b) 签到表:与办公室联系并准备。

c) 会议指引标识，座位表等。

d) 宣传部根据会议活动流程初步撰写新闻稿。

4、着装要求

夏秋季节，穿白色衬衫，深色长裤;冬春季节，要求穿正装，打领带。 5、人

员安排

1)主持人

根据会议内容确定是否需要主持，若需要则要提前联系确认;如不需要专门的主持人则提前与主持会议领导确认信息。

2)礼仪

大型活动安排礼仪，一般人数为4~8人，具体视活动地点、规模而定。 3)工作人员分工及安排

依据活动特点，事先在各个工作岗位联系安排并落实到相关负责人，包括签到处、嘉宾迎接、摄影、现场秩序维护、多媒体设备维护、机动人员等，做到权责明晰。

二、现场布置

1、会场布置

1) 清洁会场内外环境，粘贴各类指示标识。

2) 摆放好会场相关物品，注意现场整洁美观

悬挂横幅、旗帜，张贴相关海报、标识。严格确保横幅、旗帜等悬挂物的位置正确、高度适宜。

3) 联系工作人员，提前一个小时，调试好PPT、视频、音响、投影灯，如有问

题及时解决。

4) 事先准备好流程PPT，播放音乐(当话筒、电脑等设备接线确定好后，用胶

布将线路梳理并固定，接至台下设备安放点。(注:确保播放PPT电脑电量充足)

2、主席台布置:

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1) 将准备好的桌布铺在主席台会议桌上。

2) 所有嘉宾的椅子在同一平面、同一直线上。

3) 鲜花摆放根据桌子长短决定，不宜过多。

4) 嘉宾座次(座次模板见附件四)

若为奇数位嘉宾，则1号领导在中间，2号领导在左边，3号在右边，依

次推排;若领导为偶数，则1、2号领导在中间，2号在1号左边，3号在1

号右边，依次推排。

5) 所有话筒、座牌、水、议程、笔在同一平面上，笔帽，矿泉水商标朝向同一

方向，保证物品型号一致。

6) 准备好嘉宾所需资料(议程在上，发言稿在下)。

7) 会议之前调好话筒音量，音量适中;话筒高度适中。

3、安全保障

确保消防栓、安全出口及基础设施(空调、灯光、音响设备等)运行正常。

三、活动现场

1、活动开始

1) 签到处

活动初依据签到人数和规模确定签到处数(1-2)，签到负责人为2-4人。 2)

现场工作人员

活动场地内，安排好引导员专门负责引导到场人员入座(人数依具体情况

而定)并辅以负责现场秩序维护;安排好流程PPT播放人员1名，全程负责

PPT;机动人员。

3) 嘉宾接待

4)在活动正式开始前15-20分钟，提醒现场所有观众将手机关机或者调为静音;

活动正式开始后不要随意走动;保持场内环境卫生。

2、活动进行

1) 宣传部的同学负责全程照相，从各个细节和角度抓拍(注意与会领导各角度

的照片收集)，比如嘉宾到场、志愿服务、签到、入座、讲话等; 2) 每个出入

口安排好人员，尽量避免经常进出影响活动纪律和效果;

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3) 主席团的成员坐在前排，随机应变采取各种应急预案。(比如领导座牌掉地

上，叫礼仪或者主席团拾回至原位;插线若被碰，应立即插好) 4) 礼仪

在主席台及现场嘉宾完全到位15分钟后坐在前排;当嘉宾的水约剩1/3

时，取一瓶水，放到水原位置后方(原水不取下);注意活动过程中的相关引

导等工作;活动中途有嘉宾退场时，由礼仪开门，团委老师或者主席团成员

负责送嘉宾(注:直至嘉宾再三说免送之时方可返回);主席团成员随时保持提醒。

四、活动结束

1、嘉宾

1) 嘉宾答谢(收条模板见附件五)

给嘉宾授课费(用信封装好)时，应尽量避开其余同学，并让嘉宾签收据。 2)嘉宾离场

在嘉宾离场之时，由主席团成员或者校团委老师负责送嘉宾，将嘉宾送至场外，直至嘉宾再三说免送方可返回(具体视情况而定);若嘉宾有车，则须为嘉宾开车门，将其送上车;

3)嘉宾感谢(短信感谢模板见附件六)

在活动结束后，以短信等方式向嘉宾表示感谢之情。

2、观众离场

井然有序的安排到场同学离场，除领导出入口之外，其他门口有1-2同学负责秩序维护;

3、会场清理

现场工作人员收拾整理会场，物归原位;办公室负责清点整理活动物资。 4、后期总结

1) 整理会议记录

2) 活动结束后及时补充完善活动数据，撰写新闻稿，讲究时效性，真实性(上

午活动举行则下午发表，下午活动举行则第二天早上发表)。 3)由活动主办方带头总结本次活动经验教训，下次活动查漏补缺。

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