办公室文件管理的重要作用与影响

办公室文件管理的重要作用与影响摘要：文件是在管理活动中形成的各种信息记录，其基本功能在于它可以打破时空限制，有效地传递权威性、凭证性的管理信息。文件管理是办公室管理活动的组成部分，它使文件得以形成并产生实际效用，有序、有效的文件管理对提高办公效率具有重要的促进作用。

关键词：文件管理、办公室管理、办公效率、促进作用

在当代社会工作过程中，任何一个组织都离不开“文件管理”这一重要工作活动，它在高效完成组织目标、任务的过程中发挥着极其重要的作用和影响，因而其对组织的作用和意义是不言而喻的。“文件管理”是一个多维的、立体的、非线性的概念，要弄清楚这个概念首先必须弄清楚“文件”这个概念，因为正是“文件”这一客观事物的产生和运行决定了文件管理的系统构成。

文件是在管理活动过程中形成的各种信息记录，它作为组织管理信息流的主体，是组织有效运行的重要工具。办公室文件管理就是指在办公工作过程中对文件的撰写、处置和保管，即在文件从形成、传递、办理、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对文件进行处置，使其完善并获得功效的行为或过程。文件管理是办公工作的一项重要内容，是办公室管理活动的重要组成部分。合理、有序、高效的文件管理活动可以很好的完成办公任务，缩短办公时间，提高办公效率，促进政府、企业等组织办公效益的增加。因此，文件管理在办公室管理活动中具有重要的地位和作用。

在现代社会中，科学技术获得了前所未有的发展，政府、企业等社会组织办公的自动化、信息化和网络化，带来了文件的记录、复制和公布手段日益技术化，这些手段的使用不仅使机关产生的文件数量急剧膨胀，

而且使文件的形式丰富多样，出现了大批新型载体的文件，如照片、影片、缩微胶片、磁带、光盘、电子文件等等。在这种现实面前，每一个机构都面临如下问题：如何对数量庞大的传统纸质文件进行控制，又用什么方法来管理新型载体文件，如何有效使用管理文件所需的库房、经费，如何在浩瀚如海的文件信息中捕捉到对组织真正有用的信息，又如何有效提供文件利用，并使文件管理费用与实际利用更加合理，等等。因此，完善、有效的文件管理，对政府、企业等组织都显得尤为迫切和必要。

文件管理的基本任务是及时、准确、有效地制作、加工、传递、保管、处置文件，为管理活动提供适用的信息，其主要任务包括两个方面：一是使文件工作构成要素（人、财、物、信息等）确立最佳组合关系这需要管理职能中组织职能来实现；另一个就是使文件工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互取得最佳配合这就需要管理职能中的监督控制、综合协调职能来实现。

每个文件都有一个完整的生命周期，文件管理要根据文件生命周期不同而采取不同的管理行为。文件生命周期理论的主要贡献在于根据文件多不同价值将文件运动过程划分为不同的阶段，在每个阶段根据文件的具体情况制定不同的管理原则，采取不同的管理方法。文件生命周期理论解释了文件及其运动规律，也决定了文件管理的阶段性特点。文件从产生到最终销毁转化为档案永久保存，经历了一个连续而又分明的生命运动过程。要实现对组织的文件信息进行经济高效的全面管理，就必须将文件管理活动作为一个连续而阶段分明的过程进行全面的、系统的规划、设计，注意各个阶段上文件信息运动变化的特点，设计出与之相适

应的组织和控制、程序、操作的原则和规则以及管理的方式和方法，如果忽视了文件的运动特点，就会影响文件管理的质量。

文件管理的最终目标是以最廉价最经济的代价和最有效率的方式组织、控制、保管文件信息，最大限度地满足现行组织和其他社会组织的利用需求。因此，根据文件生命周期理论，文件各个阶段赢主要解决以下问题：

文件制作阶段，主要包括文件格式的设计和管理，各种文件种类的制作规范和标准化要求，文件管理信息系统所涉及到的各种计算机设备、软件、通讯系统、维修系统、文秘人员及程序管理人员等完备的软硬件环境设备，以便提高文件的制作速度，保证文件制作的质量，控制文件信息的过量增长，防止产生不必要的文件等。

文件的使用和维护阶段，组织文件的传递和运转，以真正事先制作文件的目的；对现行文件进行必要的整理、分类、边牧，以保证现行文件满足机关组织的平时查找利用，及时发回文件的现行效用，同时也为过渡到下一个阶段做好准备；办公室中形成的电话文件、复印文件、传真文件的选择和管理，现行文件规划的制定和维护，办公自动化和复制技术在文件信息使用和维护的应用管理等。

文件的选择和保管阶段，对程序完毕或内容班里完毕的文件进行筛选，建东其保存价值，制定文件价值的坚定标准和指标体系，并依照这些标准确定文件保存的期限；确定著录级次、原则和方法，对文件进行著录，并组织文件表示系统；按照有关文件管理的原则和方法对文件进行良好的保障，并主要形成文件的组织和部门提供文件信息的日常利用等。

文件的档案保存阶段，按照档案文件的管理原则设计档案库房，配备档案管理的柜架等装备，对档案文件进行必要的修复，保护档案文件内容和形式上的完整和安全；为档案文件的形成机关和社会其他组织提供档案文件的查找利用，组织人员对档案文件进行信息的深层次开发；制定档案管理的各种法规和标准等。

文件管理伴随着各种组织的管理活动，在各项管理活动过程中发挥着特殊的效用，文件管理的成败直接影响着各组织的各项管理活动的质量和效率。在当今各类信息无限膨胀的今天，文件管理显得越来越重要。文件工作不能仅仅停留在文件信息的“收发”上，其工作重心应转移到文件的“管理”上。因此，在“信息管理”、“知识管理”的今天，树立“文件管理”思想，掌握文件管理技能，对于政府、企业等组织的办公工作是至关重要的，只有这样我们的工作才会进行得更加高效！

参考文献；

冯惠玲，赵国俊编著. 中国电子文件管理问题与对策. 北京市：中国人民大学出版社, 2009.08.

杨霞编著. 现代文件管理. 北京市：中国档案出版社, 2003.

李传军编著. 电子政府管理. 北京市：对外经济贸易大学出版社, 2008.10.

胡鸿杰，马仁杰，魏芬编著. 办公室管理. 合肥市：安徽大学出版社, 2005.09.

窦晓光主编. 文件管理. 北京市：档案出版社, 1991.12.

党政机关办公室管理制度

党政机关办公室职责范围 1、负责文件的收发、登记、保管、送阅、催办、转递、管理、清理、上缴和归档立卷工作。 2、负责矿领导交办工作的督促检查。 3、负责矿以上发文的核稿、打字、校对、刷印、分发及文件、资料的复印工作。 4、负责印信管理和使用，以及办公室公章的刻制和启用。 5、负责机要文件、电报和来往信件的收发、转递、公费报刊的订阅和日常分发。 6、负责各种会议的通知、车辆安排、会务、记录的整理和归档立卷。 7、及时、准确、安全地搞好文书处理工作，做好文件的承上启下、传阅、催办、归档立卷、文字材料印刷等工作。 8、严格执行上级有关外宾接待工作的规定，负责搞好全矿的内外宾接待、食宿和外事工作。 9、为矿领导做好日常服务工作，完成领导交办的各项事宜。党政机关办公室主任岗位责任制 1、负责党政机关办公室全面管理工作。定期召开办公会议，组织制定和安排、部署办公室月、季、年工作任务。 2、负责阅读上级、本级重要电文、文件签批、签发办公室文件，掌握检查催办情况，审核和安排各种会议的文稿。 3、协助矿领导做好与上级机关、下属单位以及地方政府的工作联系。 4、负责召开常委会、党政机关联席会、综合性会议的筹备和组织工作。

5、负责办公室职工思想建设和业务建设。 6、负责组织办公室全体人员完成矿领导交办的各种事宜。 7、负责协助矿领导检查指导文明办公等项工作 8、负责外事接待，做好领导后勤工作。办公室文书岗位责任制 1、负责文件的收发、登记、编号、分类，秘级文件按保密制度处理。 2、传递催办，领导批示的文件要按时分送有关领导及单位，急件立即传递或处理，对有时限性的文件和部门传阅的文件要加强催办，催办结果及时登记，防止文件积压。 3、立卷归档，坚持平时立卷，做好会议文件、重要报表等资料搜集工作，分类放置，年终组成宗卷，保持完整无缺，翌年三月未移交档案室。 4、收发电报、报刊后立即转送，发报要字清、准确。 5、办理本级行文登记、归档立卷、销毁工作，发文准确无误，坚持三对照(文件字号、份数、发文登记簿)不错发、漏发。做好校对、印刷、装订工作，底稿完整、清晰，附件齐全，分类存放，为归档立卷打好基础。 6、负责办公室的日常后勤工作和出差人员的旅费报销，检查指导办公楼的文明办公，有权安排清洁工清理卫生等事宜。打字员岗位责任制 1、认真及时的完成打字工作任务。 2、提高打字速度和质量，要求时速6000字以上，差错率降到千分之三以下。

技术文件管理规定

1.目的为使公司的技术文件得到有效控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。 2.范围本制度适用于公司所有技术文件的管理。 3.技术文件内容及编码原则技术文件是指用于产品实现的相应技术文件；文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。 4.职责 4.1技术质量部负责技术文件的归口管理。负责内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅的管理；负责外来技术文件的识别、转换、发放和归档。 4.2各部门负责对技术文件的接收、使用、保管。 4.3操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，有责任保管好自己所用的技术文件。 4.4车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置。保证技术件不丢失、不损坏、干净整洁。 5.技术文件管理内容 5.1编制技术文件的基本要求 5.1.1凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续，外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。 5.1.2 收到顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件后，技术部要在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定以上文件的详细的实施方法、实施日期及实施要求，由技术部长批准，及时将

顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。 5.1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版； 5.1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效的传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。 5.1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中(excel公式)，防止产生前后不一致的情况发生。 5.1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。 5.2 技术文件的签署人及其职责 5.2.1 设计/编制——由授权职能部门的设计人或编制人签署，并对技术文件的完整性、正确性、统一性、先进性、良好的工艺性和经济性负责。 5.2.2审核——由设计/编制单位负责人或分管负责人对技术文件是否符合国家法律、法规、顾客要求、相关标准和使用要求进行综合审查后签署，对其完整性、正确性、统一性负责。 5.2.3会签——由相关部门委托有经验的专业人员对技术文件是否满足相应专业要求的可行性予以审查并签署。 5.2.4 批准——直接用于产品生产过程的技术文件以及厂内有关部门需共同遵照执行的技术文件由技术部长（或被授权人）签署，并对技术文件负总的责任。文件发布后，使用部门在执行中或相关人员在检查，发现有问题需更改时应及时反馈，技术部接到反馈后应及时更改相应技术文件并再次批准。 5.3受控标识

技术文件审批管理制度

技术文件审批管理制度 1、目的为进一步规范公司技术文件审批流程，建立系统的文件管理制度，特制定本规定。 2、适用范围适用于公司各类技术文件，包括工艺文件、质量检验文件、无损检验文件等。 3、控制程序 3.1工艺文件的审批 3.1.1工艺人员负责按照规定及生产实际所需，按相关标准要求作出工艺评定，由工艺科长审核，技术部经理批准。 3.1.2 每种工艺文件由工艺科保存一套完整的工艺文件，要加上封面和目录，并建立台帐。 3.1.3各种工艺文件规定的生产工艺和需要的检查要求，做到要求明确，满足现行标准的要求。 3.1.4各种工艺文件的要做好分类，由各工艺师或主任工艺师负责编制，工艺科长校对，技术部经理审核，总工程师批准。 3.2质量检验文件的审批 3.2.1检查员对于大型、复杂、重要产品，以及产品质量计划规定要求编制检验大纲（计划），质检科科长校对，技术部经理审核，报总工程师批准后实施。 3.2.2日常质量检验文件由检查员负责编制，质检科科长审核，技术部经理批准。

3.2.3产品竣工后，检查员组织按统一格式填写产品质量证明书，质检科科长负责对资料的完整性和数据的正确性进行校对。取得产品监检证书后，由企业法人和质量保证工程师共同签发质量证明书，检验负责人签发《产品合格证》并盖上质量检验专用章。 3.3无损检测文件的审批 3.3.1无损检测工艺卡应由无损检测人员编写，由Ⅱ级或Ⅱ级以上人员审核。 3.3.2无损检测工艺规程由Ⅱ级人员或Ⅲ级人员编制修订，无损检测责任人员审核，应符合现行规范的要求，经总工程师审批后颁布执行。 3.3.3进行MT、PT、UT的，无损检测员整理记录，发出合格或不合格的报告，探伤室主任审核后交产品检查员。 3.3.4产品规定的无损检测全部合格后，由资料员整理产品合格证用的无损检测报告，一式三份，经无损检测负责人审核合格并盖章后二份交给最终检验责任人，其中一份作为产品合格证的一部分，一份质检科保存，另一份探伤室自存，RT底片保存在无损检测资料档案室。 3.3.5外协的无损检测，由评定合格的外协单位有资格的人员来公司现场进行检测，合格后提供相应的检测报告，报告应经无损检测责任人审核合格后签字保存。质量考核点： 1、建立工艺文件台账 2、各类工艺文件作出分类，签字齐全，保存完整 3、各类检验文件作出分类，签字齐全，保存完整

施工技术文件管理实施办法精编WORD版

施工技术文件管理实施办法精编W O R D版 IBM system office room 【A0816H-A0912AAAHH-GX8Q8-GNTHHJ8】

前言我省城镇市政公用系统在全面学习和贯彻执行建设部建城[2002]221号文件中，认真依照《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》的要求，在紧密联系全省同行业实际情况和广泛征求相关部门、单位意见的基础上，特别注重了近三年来建设部等新批准修改的国家、行业标准及若干强制性条文等的规定，认为有必要对系统贯彻建设部文件作出实施性的规定。为此，我厅组织省市政工程协会等有关单位编制了《陕西省市政基础设施工程施工技术文件管理实施办法》。在编制过程中，编写人员开展了专题研究，进行了较深入的调查讨论，总结了我省多年来市政公用工程施工技术文件管理及整编工作的经验，并依据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定，形成了我省的“实施办法”，又经吸纳国家、行业标准制订、市政公用、城建档案管理等有关单位的建议后，完成审校定稿。为了不断提高我省建设工程施工技术文件管理工作水平，请各单位在执行本“实施办法”中，重视总结经验，积累管理资料，随时将收集的有关意见和建议报陕西省建设厅（地址：西安·新城陕西省政府大楼9层。邮编：710003），以供今后修订参考。本“实施办法”主要起草人：王晟、刘玲珍、邓晓青、文丹、张佳生、吕军会、李昭鹏、殷强；表格整理、文字打印：殷赞乐、梁双丽；审核人：丁兆民、杨庆福。陕西省市政基础设施工程施工技术文件管理实施办法陕西省建设厅二O O五年目次陕西省市政基础设施工程施工技术文件管理实施办法 (1) 附录一

办公室文件管理制度

综合科文件管理制度 1 总则 1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我办实际，特制定本制度。 1.2 文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。 1.3 本单位的各类文件（党委和行政）统一由综合科归口管理。 2 收文的管理 2.1 公文的签收 2.1.1 签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。 2.1.2 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。 2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。 2.2 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合科保管，个人不得存放。 2.3 文件的阅批与分转 2.3.1 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由综合科根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。 2.3.2 为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。 2.4 文件的传阅： 2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 2.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给综合科，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，综合科应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 2.4.3 文件阅完后，应交给综合科，切忌横传。 3 发文的管理

技术文件管理制度

技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责 1.技术研发中心技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术研发中心技术部负责人负责编制，技术研发中心总监审核，由总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术研发中心技术部负责人审核，由技术研发中心总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术研发中心总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求 1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类

技术文件的管理制度

技术文件的管理制度 1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。 2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。 5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。 6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。 8.质量记录的`借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。 9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。 10.各类质量记录由各部门指定专人手机、分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。 11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

11施工技术资料管理制度.doc

11-施工技术资料管理制度1 QEHS 3—ZPJZG11 江西省火电建设公司福建漳平项目经理部施工技术资料管理制度编制：年月日审核：年月日批准：年月日江西火电建设公司福建漳平项目经理部二OO 八年三月江西省火电建设公司福建漳平项目经理部施工技术资料管理制度施工技术资料是保证施工质量的重要依据，是工程施工质量活动的真实反映和记录。为了适应公司现行管理模式及质量、职工安全健康、环境三个标准管理体系的要求，进一步规范技术资料的管理，理顺管理过程中各环节的关系，提高资料的形成、传递和使用的效率，更好地为施工及管理工作服务，特制定本规定。 1技术资料内容上级和公司的行政性技术文件，施工招、投标文件，施工承包合同，工程技术管理文件，施工图会审记录，施工组织设计，

作业指导书，技术方案、措施，推广四新的试验和改进记录，工程监理表格，施工图纸，设备安装图，主要原材料出厂证明，主体结构和重要部位试件和材料的检验、试验记录，设计变更、原材料代用记录，施工技术记录，隐蔽工程与中间验收签证，质量验评记录及签证，分部试运记录，工程总结和工程照相，调整试验记录（报告），有关工程建设的协议、文件和会议纪要，重要设备缺陷及处理情况记录，工程移交签证书，技术标准、规程、规范等。 2机构及设置项目部资料室设在质量技术科，受项目总工程师的领导。各专业公司应设置专（兼）职资料管理员，负责本单位的技术资料管理工作。为了保持技术资料管理工作的连续性，资料管理员应相对固定，如人员变动，应及时通知项目分公司质量技术科。 3管理办法 3.1技术标准（含规程、规范） 3.1.1负责对国家、部颁发以及行业的新规程、新规范、新标准、新法规等订购、标识、发放工作。掌握有效版本，及时做好作废版本的处理工作。 3.1.2质量技术科负责将工程技术部提供的《电力标准全文数据库》挂在局域网上，各专业公司可以在局域网站上查询标准全文，提高标准查询的速度及效率。 3.2图纸

办公室文件传阅管理办法

办公室文件管理办法为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法：一、收文（一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。（二）文件时效办理文件：一周内退回办公室传阅文件：两天内退回办公室（三）电子文件及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。二、发文（一）本单位发文

发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。（二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。二〇一二年六月十六日

技术文件管理制度

技术文件管理制度编制：审核：

批准：技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责 1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术部项目负责人负责编制，技术部审核，由技术副总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术副总经理审核，由技术总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术部总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求

1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类 1）法律法规及标准性文件： a.相关的法律法规； b.国家规定的产品标准及有关管理标准； c.相关的质量标准； 2）作业类文件： a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书； b.工序制量表及制量控制点一览表； c.产品使用说明书； d.公司内所有设备使用说明书； e.各种明细表； 3）管理类文件；公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。

施工技术文件管理实施办法

施工技术文件管理实施办法陕西省建设厅二O O五年目次陕西省市政基础设施工程施工技术文件管理实施办法 (1) 附录一陕西省市政基础设施工程施工技术文件统一用表 (1) 一、封面格式 (1) 二、施工管理表 (5) 三、质量评定表 (22) 四、质量检查表 (25) 五、施工试验表 (35) 六、施工记录表 (97) 附录二陕西省市政基础设施工程施工技术文件部分表格填写说明 (129) 陕西省市政基础设施工程施工技术文件管理实施办法第一条为了加强我省市政基础设施工程施工技术文件的管理，促进和规范工程责任主体单位的管理工作，以真实地反映工程实体的质量水平，依据《建设工程质量管理条例》（中华人民共和国国务院令第279号）、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城［2002］221号）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）等有关条例、规定和国家现行标准、规范，制定《陕西省市政基础设施工程施工技术文件管理实施办法》（以下简称实施办法）。

办公室文件管理制度

办公室文件管理制度第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

技术文件管理制度

临海伟达汽车部件有限公司技术文件管理制度WD-JS-12-01 1目的为使公司的技术文件得到有效的控制，加强公司技术文件的保密性和有效性，确保生产现场所用的技术文件为最新版本,特制订此制度。 2 适用范围本制度适用于公司的图纸、工艺、技术标准等技术文件的管理工作。 3 职责 3.1 技术部负责全公司技术文件的编制、审核、更改，资料员负责技术文件的复制、发放和归档管理。 3.2各相关车间（部门）负责本车间（部门）所使用的技术文件和资料的管理。 4 定义本制度所述的技术文件包括产品图、毛坯图、工装图、检具图，试制流程图、工艺规程、检验卡片、作业指导书、质量记录、文件资料等。 5 管理程序 5.1 试制阶段图纸文件的管理 5.1.1 试制阶段图纸文件底图由技质部项目负责人掌管，以便随时修改和指导试制工作。5.1.2 产品试制结束，且产品合格率达到规定要求，经评审通过后，由技质部项目负责人将所有文件资料整理完毕后，于7日内移交技术资料室归档。技术文件资料员同时下发生产用图。各车间（部门）在收到生产用图时，必须将试制用图收齐送交技术文件资料员，由技术文件资料员统一将试制用图销毁。 5.2 生产阶段图纸文件的管理 5.2.1 图面污损，需要更换新图时，由各车间主任填写“文件增发/复制申请单”连同污损图纸一起到资料室申请换发。经主管领导签字批准后，由技术文件资料员负责复印和发放。如在申请复印图纸时，没有递交污损图纸，技术文件资料员不予复印。 5.2.2 如图纸文件丢失，由车间主任填写“文件增发/复印申请单”，写明原因和责任人，每丢失一张扣款5元上缴财务，经主管副总签字批准后，由技术文件资料员负责复印和。 5.2.3 如需新增图纸文件时，由车间主任填写“文件增发/复印申请单”，写明新增的原因，经主管副总签字批准后，由技术文件资料员负责复印和发放。 5.2.4 外协加工需要图纸时，由外协人员填写填写“文件增发/复制申请单”，经采购主管签字后到技术资料室申请复印。外协加工的图纸，须加盖“外协”章。 5.2.5 “文件增发/复制申请单”由技术文件资料员统一保管，保存期一年后销毁。 5.2.6 技术资料室必须建立图纸文件收发台帐，领用人必须签字后才能发放，以便核对和文件更改后回收。 5.3 技术文件的更改管理 5.3.1 技术文件更改权限属技术部。其它任何单位和个人都没有更改技术文件权力。 5.3.2 技术文件更改采用划改（不允许用修正液涂改），将需要更改的部分用细实线划掉（被划掉部分应能清楚地看出更改前的情况），然后标注上新的尺寸/文字等，在靠近更改部位写上更改标记（用加圈的小写英文字母表示），并在更改栏中填写上相关的内容。更改时，须用黑色墨水笔更改，不允许用其它笔更改。

公司技术类文件管理制度

公司技术类文件管理制度 1、范围本标准规定了本企业技术文件的分类，内容，审批会签，复制，更改和归档等要求。本标准与适用于本企业技术文件管理。本标准适用于本企业技术文件管理。 2、规范性引用文件《文件控制程序》 3、技术文件的分类和组成 3.1凡在本企业用文字、数字和其它符号表达科技思想，记录科技活动和工作成果的资料均属技术文件； 3.2本企业的技术文件由设计技术文件，工艺技术文件，质量检验技术文件，设备议器技术文件，产品标准化审查技术文件和基建技术文件等五类组成； 4、技术文件的组成内容 4.1设计技术文件： 4.1.1设计任务书，项目建设书，研制任务书； 4.1.2可行性研究报告； 4.1.3行业调查报告； 4.1.4有关领导部门审批意见； 4.1.5技术协议书； 4.1.6方案论证书；

4.1.7设计计算书； 4.1.8新产品性能试验记录； 4.1.9产品性能试验记录； 4.1.10试验报告； 4.1.11设计总结和试制总结； 4.1.12技术状态更改通知单或更改令； 4.1.13国内外产品样本及交流资料； 4.1.14产品技术说明书或产品使用说明书； 4.1.15产品合格证及出厂检验单； 4.1.16产品标准或技术条件； 4.1.17产品鉴定报告，鉴定证书，科技成果申请书； 4.1.18验收技术条件及各种目录表； 4.1.19专题学术报告，考察报告，技术论文； 4.1.20技术照片、影片、录音、录像； 4.1.21新产品设计系统收集的资料； 4.1.22产品服务工作记录； 4.2工艺技术文件： 4.2.1产品的工艺方案； 4.2.2产品的工艺规程，工艺线路或工艺过程卡片，工艺守则； 4.2.3产品结构工艺性审查记录； 4.2.4各种明细表； 4.2.5产品的原材料，辅助材料，消耗定额及工时定额；

工程技术文件管理办法

富通版号：管理制度日期：标题：工程技术文件管理办法页码：第1 页共 2 页为保证工程技术文件的合法性、有效性，以及技术文件的收发畅通有序和充分利用，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于施工图纸、交楼标准（包括实物样板验收记录）、图纸会审记录、设计变更、技术联系单、客户变更通知单、技术核定单（工程联系单）、技术交底等技术文件的收发管理。二、技术文件的收发及使用管理规定（一）除项目部内部技术交底外，所有进出公司的技术文件的收发由施工管理部统一归口管理，施工管理部设专职的档案资料员负责对各项目部和公司造价管理部日常的收发工作。（二）项目部技术负责人负责所有进出项目部的技术文件的收发管理，由项目部技术负责人或由技术负责人指定的项目部内业资料员负责对以下人员和根据规定与施工合同对以下单位的工程技术文件的日常收发工作： 1、公司施工管理部； 2、集团公司招标办公室； 3、项目部相关的施工员、质检员、预算员； 4、项目工程分包商； 5、项目劳务分包商； 6、项目加工供应商； 7、项目材料供应商、机具设备供应商。（三）工程技术文件应按照公司“文件编号管理规定”、“施工图和项目文件控制程序”进行编号、受控分发。（四）项目部施工图计划或施工图加晒申请由项目部书面提出，项目经理审核签字，施工管理部审批并送交建设、设计单位办理，项目部与施工管理部共同催办。（五）由项目部直接办理或接收的工程联系单、实物样板验收记录、客户变更通知单必须按照上述“（二）”的规定及时发放。（六）图纸会审记录由项目部技术负责人和专业技术负责人（水电施工员）负责整理，施工管理部负责审核、盖章后送交建设单位或设计单位确认。（七）各项变更分别由项目部技术负责人和专业技术负责人（水电施工员）负责重新进行技术交底和技术复核，并及时（不超过两天）收回原技术交底。（八）各项目部工程技术文件的标示由项目技术负责人和专业技术负责人（水电工长）与项目内业资料员共同负责，对工程技术文件版次时间和有效性必须在发放前标示清楚，对已经作废的工程技术文件必须在两天时间内回收，并按照“质量文件控制程序”予以处理。（九）项目部工程施工管理人员对所负责的分项工程必须根据各项变更及技术交底当即通知相关人员、相关部门、相关施工班组，并及时对各项工作进行有效的调整。（十）一般应在收到工程技术文件的当天及时发出，但自收文到发文的时间间隔最多不得超过两天。（十一）各收发单位必须按照规定填写工程技术文件收发文记录，履行签收手续（十二）工程技术文件管理人员和文件的持有者调动前应将所保管的技术文件数量和状况交待清理，办理交接手续，未移交前，项目部和公司办公室不予办理调动和离职手续。（十三）施工管理部经理和项目技术负责人定期对工程技术文件的管理进行检查和指导。

办公室文件管理制度.doc

办公室文件管理制度办公室文件管理制度（一）总则一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。（二）收文制度： 1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。 2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记彔以备查。 3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。 4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要丼办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。 5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。 6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。 7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但丌得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。（三）、发文制度： 1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。 2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。 3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，丌得遗失。 4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。 5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记彔按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。土木工程不建筑学院分团委办公室

技术文件管理制度

. 技术文件管理制度编制：审核：批准：

. 技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责 1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术部项目负责人负责编制，技术部审核，由技术副总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术副总经理审核，由技术总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术部总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求 1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、

各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类 1）法律法规及标准性文件： a.相关的法律法规； b.国家规定的产品标准及有关管理标准； c.相关的质量标准； 2）作业类文件： a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书； b.工序制量表及制量控制点一览表； c.产品使用说明书； d.公司内所有设备使用说明书； e.各种明细表； 3）管理类文件；公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。 6.文件登记 1）技术部必须建立(技术文件管理台帐)，掌握本场全部技术文件的情况。其台帐至少包括；编号、名称、数量、文件编制时间、发部时间、发放部门及销毁情况。 2）文件接收后，档案保管人员应及时对档案进行分类、编号并作记录。每月或每季度将记录复印件送技术部。根据记录及时掌握本厂技术文件动态。

公司技术文件及管理规定

公司技术文件及管理规定文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]

公司技术文件及资料管理制度第一章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用，更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。第二条技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。第三条把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。第四条资料库集中统一管理全公司的技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章技术文件资料的归档第五条每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。第六条各部门或工作人员在移交技术文件资料时，交接双方应办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。第七条凡需归档的技术文件资料，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划，修改和删除电子文件。

第八条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。第三章资料室的任务和管理人员的职责第十条资料室的任务：一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；第十一条技术文件资料管理人员的职责：一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。第四章技术文件资料的保管和借阅

市政基础设施工程施工技术文件管理规范

建设部市政基础设施工程施工技术文件治理规定建城【2002】221号2002年9月5日

中国市政工程协会印建设部文件建城[2002]22l号关于印发《市政基础设施工程施工技术文件治理规定》的通知各省、自治区建设厅、直辖市建委及有关部门：现将《市政基础设施工程施工技术文件治理规定》印发给你们，请遵照执行。原《市政工程施工技术资料治理规定》(建城[1994]469号)同时废止。附件：市政基础设施工程施工技术文件治理规定

建设部办公厅秘书处 2002年9月28日印发市政基础设施工程施工技术文件治理规定第一章总则第一条为了加强市政基础设施工程施工技术文件的规范化治理；使其真实反映工程实体质量和治理水平，依照《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量治理条例》、《都市建设档案治理规定》和国家有：呆规范、标准，制定本规定。第二条本规定所称市政基础设施工程，是指都市范围内道路、桥梁、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水处理、垃圾处理处置等工程。第三条本规定适用于新建、改建、扩建的市政基础设施工程凡参加上述工程的有关单位按本规定执行。本规定中未涉及到的或有专门要求需要增、减内容的，应按国家有关规定和设计

要求执行。第四条市政基础设施工程施工技术文件，是指在施工过程中，施工单位执行工程建设强制性标准和国家、地点有关规定而填写、收集、整理的文字记录、图纸、表格、音像材料等必须归档保存的文件。第五条市政基础设施工程施工技术文件，应按本规定的统一表格、表式(见附件)填写；未规定统一表格、表式的，省级建设行政主管部门可依照需要作出规定。第二章治理与职责第六条市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制，建设单位、施工单位负责保存，其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作。建设单位应按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的要求，于工程竣工验收后三个月内报送当地城建档案治理机构。第七条实行总承包的工程项目，由总承包单位负责汇合、整理各分包单位编制的有关施工技术文件。第八条市政基础设施工程施工技术文件应随施工进度及时整理，所需表格应按本规定中的要求认真填写、字迹清晰、项