关于非相关文献知识发现方法在航天科技情报研究中的应用分析

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关于非相关文献知识发现方法在航天科技情报研究中的应用分析

关于非相关文献知识发现方法在航天科技

情报研究中的应用分析

论文关键词:知识发现非相关文献航天科技情报情报研究应用研究

论文摘要:概述了非相关文献知识发现方法的原理以及国内外应用现状,总结了该方法的发现流程以及开发人机交互系统所需要的关键技术,对比分析了非相关文献知识发现方法应用于生物医学领域及航天科技情报研究领域的异同点,人工模拟了用该方法发现新型飞行器隐身技术的知识发现过程,验证了非相关文献知识发现方法用于航天科技情报研究领域的可行性,揭示了规模应用的努力方向。

1非相关文献知识发现方法对于航天情报研究的重要意义

作为科技情报研究领域中的一个分支,航天科技情报研究既有与其他专业情报研究相同的一面,也有其保密性强、难以从公开渠道获取等特点。一直以来,航天情报研究多采用定性分析为主、定量分析为辅的方式,分析方法也局限于传统的情报研究方法,因此检索前沿技术发展动向时,会出现“巧妇难为无米之炊”的现象,难以发现有价值的文献,无法为科研决策提供有效的情报支持。

1986年,Don.R.Swanson在研究时偶然发现以雷诺病生理改变作为中间词,可将以鱼油和雷诺病为主题词检索到的两组原本无联系的文献联系起来,得出鱼油有助于雷诺病的治疗的结论。于是Swanson认为,对于两组非相关文献A和C,可以通过某中间词或中

间文献B建立起二者的关联,上述发现A、C关联的过程称为非相关文献知识发现方法。1997年,Swanson在描述知识发现的过程中,提出了开放式和闭合式两种方法(如图1所示,该方法2001年被Weeber 正式命名)。在科学假设的形成阶段主要采用开放式方法,以感兴趣的主题C为初始点,发现中间集合B,通过中间集合B与文献集合A 之间的关系,确定C与A之间的关联。在科学假设验证阶段主要采用闭合式方法,从C、A两端同时开始进行检索,产生相互交叉的词汇集合B。这种知识发现方法的诞生,不仅对情报学的学科建设具有重大意义,同时可有效解决一般检索方法无法发现有价值文献的问题,为航天情报研究者指明了努力的方向,具有里程碑意义。

与Swanson提出的非相关文献概念相比,本文中的非相关文献概念有所扩展,是指文献之间不彼此引用、没有被共引且也不共引其他文献…、不能用主题检索等常规检索方法同时被检索出来的彼此间相对独立的文献。非相关文献知识发现则是指以揭示隐含于非相关文献中的尚未被人们认识或发觉的知识片段的逻辑联系,从而提出知识假设,以便专业研究人员进一步证实,促使新知识的产生为目的的情报研究过程。

2非相关文献知识发现方法的应用现状及发展

Swanson提出非相关文献知识发现方法后,很多学者在其基础上进行了方法的改进和应用领域的拓展,使得该方法在其他学科的移植应用成为可能。

1993年,Z.Chen在Swanson理论的基础上提出一种整合分散

在文献内部知识片断间逻辑关联的方法,为建立不同专业领域间的知识关联开辟了新途径。1996年,M.D.Gordon创建了基于短语的词频统计方法,并建立起中介文献的概念,将非相关文献的发现应用扩展至学科和领域之间,拓展了基于非相关文献知识发现应用的广度。航天情报领域与物理、化学、材料等领域密切相关,非相关文献知识发现方法的跨学科、跨领域性使其可以用于发现不同学科和不同领域之间的隐含逻辑联系。

Swanson本人也尝试将该分析方法向数据库移植,1999年专门针对医学数据库Medline设计了人机交互检索系统Arrowsmith,用于自动检索联系两组非相关医学文献的中间文献。Arrowsmith系统除可以模拟整个非相关文献知识发现过程外,还提供了生物医学文本挖掘工具列表和以作者为入口的检索模块等8个模块,提高了实现过程的效率,使该方法在某些学科的大规模应用成为可能。

2001年,Weeber提出了基于“概念”的非相关文献发现方法,并开发出专门用于MetaMap的基于概念的自然语言处理系统——DAD 系统J。同年,M.D.Cordon和Lindsay研究了该方法在万维网中的应用,积累了网络应用经验。Kostof研究小组将Swanson理论的应用范围拓展到决策服务领域中,使其更具实践价值。

2001-2003年间,P.Srinivasan等也开展了对开放知识发现过程的研究。柏林自由大学医学图书馆的J.Stegmann等开始尝试用共词聚类分析来模拟知识发现的过程,寻找从来源文献到目标文献的路径和规律。2001-2005年问Hristovski等将该方法用于遗传学领域]。2006

年,Swanson以Medline为目标数据库,在回顾其以往基于非相关文献发现研究的基础上探讨了如何提高获取文献B的准确度的问题,认为根据特定主题事先获取文献A和C时应该优先考虑使用标题字段和MeSH主题词表术语。

在方法改进的同时,非相关文献知识发现方法的应用领域也在不断扩展,可以用于Biosis,Embase,Scisearch,Intemetdatabases等数据库中,但仍限于生物医学领域。直到1999年K.A.Cort将其用于Wilson人文数据库隐含知识关联的挖掘,利用该方法揭示了此前从未被人文领域知晓的现代诗人R.Fomt同古希腊哲学家Cameades 之间的思想关联,非相关文献知识发现方法的应用领域得到实质性拓展。

国内对Swanson情报学方法及Arrowsmith软件的介绍始于2000年,多数文献是对Swanson方法的评价、简介和相关性算法改进,实践方面限于网络版的Arrowsmith的利用和设计中文系统重现Swanson知识发现过程,也有文献探讨了该方法向中医药领域拓展的可行性和数据集构建等问题。目前,基于文献的知识发现方法已经成为国内情报界研究的热点,先后有20余篇文献在各种刊物上发表,种种改进使非相关文献知识发现方法日趋成熟和完善,为该方法用于航天科技情报研究领域奠定了基础。

3非相关文献知识发现方法应用于航天科技情报领域可行性分析3.1领域比较

非相关文献知识发现方法在人文领域的成功应用证明了该方法

的普适性。因此,将该方法用于航天领域有其可能性。与医学领域相比,航天领域有以下异同(见表1)。

相似点:有特定的检索需求;有独立的情报研究机构和情报研究人员;有比较完善的主题词表;有相对完善、独立的数据库;有专业词典。不同点:没有开展过类似的研究;没有一体化的语言系统;没有专门的人机交互系统;保密要求,不能及时获取全部文献;政治原因,人工处理,消除文献间联系。

3.2发现流程及关键技术分析

分析Swanson知识发现方法的原理和Arrowsmith系统工作原理,可将非相关文献知识发现流程分为5个步骤(见图2)。

第一步:主题确定。即确定初始检索词,依据何种主题词表选取初始检索词;是否对文献类型进行限定;确定初始文献集选取范围等。第二步:发现中间词集。具体包括自然语言处理、相关性判定、过滤修剪、确定非相关性几个方面。自然语言处理主要是建立通用语言知识库和专业语言知识库,用于自动抽词、分词。相关性判定可依据词共现、概念共现或二者相结合的方式来选取中间词,此部分算法的改进是学者研究的重点。过滤修剪有很多方法,如停用词表过滤、语义网络过滤、词频过滤、日期过滤、排序过滤、人工过滤,等等,确定非相关性可利用引文分析法。第三步:找出关联词集。与发现中间词集方法类似。第四步:验证关联。利用闭合式知识发现原理进行验证。

第五步:判定过程结束。可通过设定阈值、统计参数限定或发现不到新概念作为结束发现过程的标志。

综上所述,无论是在生物医学领域还是航天领域应用非相关文献知识发现方法,其原理与技术是相同的,如果建立起相应的语义映射机制,设计算法,在航天领域应用非相关文献知识发现方法进行情报研究是完全可行的。

4可行性验证

为了验证非相关文献知识发现方法在航天领域应用的可行性,人工模拟验证了等离子体技术应用于飞行器隐身方面的知识发现过程。

·背景:20世纪60年代起,苏联开始研究新型飞行器隐身技术,到80年代左右取得一定进展。美国于20世纪90年代也开始了相应研究,研究成果处于保密。假定1995年左右,希望通过非相关文献知识发现方法发现有价值的研究方向。

·数据库选取:鉴于技术的保密性,航天领域专用数据库中难以检索到有价值的文献。因此选取IEE出版的INSPEC数据库进行检索。该数据库收录了包括物理、电子工程和信息技术等领域的3500余种期刊,1500余种会议记录以及大量图书、报告、学位论文的摘要和索引。

·检索平台:THOMSONISI公司的Webof Knowledge平台。

·检索时间段:1967-1994年。

·初始主题词(C):StealthMaterial(隐身材料)。

·检索方式:主题检索、通用检索。

主题确定过程:初始考虑StealthMaterial、StealthCover(隐身涂层)、StealthCoat(隐身层)、StelathTechnology(隐身技术)4个主题词,考虑到与检索需求最为接近选取StealthMaterila作为主题词。检索结果有14篇文章。发现中间词集过程:上述14篇文章的受控标引词共计50个。进行概念聚类后按照出现频率进行统计,剔除无意义中间词后的结果见表2。

进一步修剪并确定非相关性:根据隐身技术原理,TemperatureControl原理确实可应用于隐身(如红外隐身)但属于已知技术,故可在筛选中间词时剔除。而Antennas和RadarCross—sections 出现频率极高,经判定与隐身技术具有相关性属于相关文献,故中间词集可确定为MelectromagneticWaveAbsorption和SuperconductingDevices。考虑到Magnetohydrod)namic和SuperconductingDevices本身可作为隐身技术,其原理在于降低运动阻力,降低噪声,从而减小被发现的概率,继续检索意义不大,故终止以两个词为出发点的知识发现过程。最终ElectromagneticWaveAbsoprtion词作为中间词集。

找出关联词集过程:考虑到ElectromagneticWaveAb.soprtion含义的宽泛性和人工模拟的可行性(进行主题检索得到7928篇文章),此处人为缩小检索范围,仅将文献集检索范围限定在标题上,检索到文章79篇,重复中间词集发现过程,得到受控主题词227个,剔除与Elec.tromagneticWaveAbsorption相关的词,利用词性修剪,剔除

非名词及非名词短语,利用领域修剪,剔除生物等非相关领域名词,并进行概念聚类后得到19个关联词,将阈值设定为2,按出现频率排序后结果见表3。进行进一步阅读以判断是否有新的知识发现。

Plasma单独出现23次,与ElectromagneticWave共同出现27次,高度相关,阅读分析后发现,Plasma可以吸收或发射电磁波,从而避免雷达探测,用于隐身(见图3)。Semiconductor也可影响电磁波的吸收和发射,用于隐身。IndiumAntimonide未见于电磁波吸收明显相关。supedattices主要研究电磁波在超晶格中的传播、耦合等现象,未见明显相关。Excitons等离激子可吸收电磁波,用于飞行器隐身。

过程结束:将ElectromagneticWaveAbsorption作为中间词B,成功发现了关联词Plasma和Semiconductor(A)。结论:Plasma和Semiconductor具有ElectromagneticWaveAbsoprtion(吸收电磁波)的特性,故可以用作StealthMateiral(隐身材料)。磁动力和超导技术通过降低行动噪声也可用于飞行器隐身。

文献验证过程:采用闭合式知识发现方法在INSPEC数据库中检索1999年后发表的文献,发现关于等离子体隐身技术的研究文献公开发表于2002年,而在国防科技信息服务系统中,检索发现最早文章发表于1999年。中文维普数据库中,发现2000年以后,关于等离子隐身方面的中文文献大量发表(见图4)。关于磁动力和超导技术通过降低行动噪声用于飞行器隐身的文献和半导体材料用于隐身的文

献也有发表。

事实验证:俄罗斯于1999年5月公布,将一等离子体发生器安装在米格战斗机上,用于飞机隐身。1997年,美国委托田纳西大学研发等离子体隐身天线。分析1995年前发表的文献,ElectromagneticWaveAb soprtion与Plasma同时出现的频次非常高,而StealthMateiral与ElectromagneticWaveAbsoprtion原理也很清楚,然而却没有直接揭示两者联系的文献发表,无疑令人费解。然而考虑到航天领域的政治性与保密性,可将其解释为StealthMaterial与Plasma的关系是被人为屏蔽掉的,即不公开发表或人为去除联系或将边缘文献发表在领域外期刊上。因此,上述知识发现过程可称为用非相关文献知识发现法发现航天领域内被人为屏蔽的相关文献的过程。

上述过程同时证明非相关文献知识发现法可应用在航天领域,用于非相关文献知识发现和人为屏蔽的相关文献知识发现,对航天科技情报工作者来说无疑是个喜讯。

5规模应用面临挑战

通过人工模拟Swanson知识发现过程可知,非相关文献知识发现法对于航天科技情报领域的检索是可行的,也非常有意义。但是如果想要推广应用,必须开发出相应的系统辅助完成部分工作以提高发现效率。系统的开发需要解决以下几个方面的问题:依据专业词表进行词的切分,完成词到概念的映射和聚类;改进算法准确判定相关性,结合语义过滤中间词集;相关文献和无意义文献的剔除;结束标志的

设计判定。

相信不久的将来,在情报研究人员的努力下,非相关文献知识发现方法将在航天科技情报领域发挥其应有的作用。

公文常识答案

【公文常识答案】 一、选择题 1.根据公文作用的活动领域,公文可分为()。 A.上行文、下行文、平行文 B.通用公文、专用公文 C.规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文 D.收文、发文 2.根据内容涉及国家秘密的程度,含有重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件属于()。 A.内部使用文件 B.秘密文件 C.机密文件 D.绝密文件 3.公文的语言应该是()。 A.庄重严谨 B.华丽流畅 C.威严有力 D.古朴典雅 4.在下行文中提出执行要求时,要使受文者不折不扣执行文件,应写作()。 A.参照执行 B.遵照执行 C.参酌执行 D.按照执行 5.批复是答复下级请示的文件,是()。 A.被动发文 B.主动发文 C.是对报告的批件 D.下级没有请示,用来指导工作的 6.联合行文标注发文机关时,标在前面的机关是()。 A.上级的B.组织序列表中靠前的 C.主办的D.其他系统的 7.为了维护正常的领导关系,具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取()。A.逐级行文B.多级行文 C.越级行文D.直接行文 8.行政公文作者是指() A.制发该公文的机关或机关的法定领导人 B.草拟该公文的秘书人员 C.参与该公文形成过程的有关处(科)室 D.审核该公文的办公室负责人 9.以下标题哪一个符合通报的撰写要求?() A.《关于打击盗掘和走私文物活动的通报》 B.《国务院关于进行第三次全国人口普查的通报》 C.《国务院关于打击假冒伪劣商品的通报》 D.《国务院关于部分地区违反国家购销政策的通报》 10.发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性,以下各阶段的先后排序应为()。A.会商→核稿→注发→发出 B.核稿→用印→缮印→发出 C.核稿→会商→用印→缮印 D.拟稿→注发→签发→发出 11.某市公交指挥中心向社会公布,要把某条道路改为单向行驶,最恰当使用的文种是() A.通报 B.通知 C.公告 D.通告

公文基础知识题库

公文基础知识题库(一) 填空题: 1、公文是各类机关、单位,在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是实施管理和进行公务活动的重要工具。 2、通用公文是指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。 3、专用公文是指在一定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。 4、电子介质通用公文的版式,应与纸介质通用公文的版式保持一致。 5、公文分类按制发机关分为党、政、军、司法、企业、事业、社会团体等公文。 6、公文分类按行文关系分为上行文、下行文和平行文。

7、公文分类按机密程度分为国家秘密、企业商业秘密和普通公文。 8、公文分类按时限要求分为特急件、急件、平件。 9、公文分类按使用范围分为通用公文和专用公文。 10、《中国电信集团公司公文处理办法》中通用公文种类分为 8 种,专用公文分为 7 种。 11、按传送介质分:纸、电子。 12、公文格式各要素主要包括眉首、主体、版记三部分。 13、公文用纸采用国际标准 A4 型纸(长297毫米、宽210毫米)。 14、公文内容印制包括眉首、主体、版记等三个部分和页码。 15、主送两个以上的主送单位,一般按照系统先外后内

和先大后小的顺序排列。 16、主送单位打印在公文标题与正文之间,与标题之间空 1 行。 17、公文标题标准格式为十关于十文件来由十公文文种。标题字数一般以不超过个字为宜。 18、主题词打印在抄送机关之上,顶左格打印,每个词组之间空 1个汉字位置,词组中间不标符号。主题词最多不能超过 5 个。 19、公文正文内容用 3 号仿宋字体。“主题词”三字用号字打印;主题词具体内容用 3 号黑体字体打印。 20、根据北方电信有限公司要求,山西省电信公司文件当中只有党组文件使用抄报。 21、成文时间以领导人签发的日期为准;联合行文,以的签发日期为准。 22、公文除会议纪要外,均应当加盖印章。印章上不压正

【公基常识】公文基础知识

【公基常识】公文基础知识 1.公文的概念 公文是公务文书的简称,指在公务活动中按一定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。公文有广义与狭义之分。广义的公文,范围包括法定公文、专用公文和事务文书;狭义的公文,仅指法定公文和专用公文。 法定公文又称通用公文,是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的,具有法定效力和规范体式的公文。 专用公文,是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文。 事务文书又称业务文书或日用文书,是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称,如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。 2.公文的特点 公文作为一种特定的文书材料,具有特定的功能,因而也就具有自己的特点。公文的主要特点可以归纳为三个方面,即法定作者、法定效力和特定体式。 (1)法定作者 法定作者,就是指依法成立并能以自己的名义行使权力、承担义务的组织或个人。各级党政机关、社会团体和企事业单位,凡是依法建立并合法存在的,均可依据自己的职能和权限范围制发文件,它们都是公文的法定作者。 公文大多是以机关的名义制发的,但有时也以领导人名义制发,如命令、议案等文种,都在文件上签署个人的姓名。领导人是由法定组织通过选举、委任等法定程序产生的,以领导人名义发布公文,是代表其所在机关依法行使职权,所以他们也是公文的法定作者。

公文的撰拟,一般由秘书或业务部门人员起草,有时组织写作班子分头执笔。这些草拟公文的人员,都不能视为公文的法定作者。他们是机关的代言人,是受命写作的。法定作者这一特点,体现了公文高度的严肃性。任何未经法定程序核准的组织不得制发公文,也不允许任何人假冒法定组织发布公文。伪造、变造国家机关公文的,将按扰乱公共秩序罪依法惩处。 (2)法定效力 公文法定效力的大小取决于两方面:一是制发机关地位的高低和职权范围的大小;二是公文内容的重要程度。此外,公文的法定效力具有一定的时间性,被称为公文的时效。 公文是处理公务的工具,是机关的喉舌。制发公文,是各级机关根据其合法地位行使职权的一种重要形式。公文的权威性和行政约束力,来自它的制发机关的权威和合法地位,如党中央、国务院的文件体现了党和国家的意志,具有最高的权威性;省委、省政府的文件在全省范围内具有法定效力。又如法规性、指挥性公文,其法定效力高于一般的知照性、事务性公文。另外,没有一份公文是永远有效的。随着形势的发展、情况的变化,旧的文件就会被新的文件所代替;某项工作一旦结束,那么相关的公文也就完成了它的使命,不再具有现实效用。失去现实价值的公文,经立卷归档,可以发挥历史效用,以备查阅和参考。 (3)特定体式 特定体式,就是指特定的体例格式,包括统一的种类、名称、格式以及办理程序。为了维护公文的权威性、严肃性、准确性,提高办事效率,党和国家作了许多具体规定,撰制公文时必须严格遵守。 《党政机关公文处理工作条例》规定了行政公文的种类及其名称。每一种公

2020公共基础知识之公文写作与处理知识重点

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公文常识

1.公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶粘的办法。装订时,文件页码要折叠整齐,认真编排,注意不 可错页漏页,以保持公文的完整。凡有附件的公文,主件和附件装订在一起,并在正文末尾注明各附件的标题;如不能装订在一起的,应在附件的首页上注明文件的文号,与主件同时报送。 2.说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事,介绍环境和背景 材料时往往用说明方式。 常用的说明方法有诠释说明(也叫“下定义”)、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。 说明的基本要求是:客观、准确、科学。注意通俗易懂,语言平实 3.从公文内容的性质和特点来划分:指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。从 公文内容处理要求分类,一是参阅性公文,二是承办性公文。 4. 应当在附注处注明联系人姓名电话的文种是请示 5. 公文在制发的程序上,必须履行法定的审批手续。通用公文的制发又叫发文办理。主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 6. 公文有三种关系,既上行,平行,下行, 一般的公文都是要逐级传递的,也就是说省-市-县(下行)或者县-市-省(上行),要加快公文传输可以越过中间的层级直接发给相应机关,但这必须是很特殊的才可以.另外,就算很特殊需要越级行文,也需要同时抄报中间被简略的机关. 比如,省绕过市直接发文给县,可以不经过市但要抄送给市.但是越级行文有很强的约束性,要求很严格,不是可以随意的.所以单纯为了提高速度是不可以采取越级行文的. 所谓的直接行文就是直接上下级的行文根本不存在加快公文传输的,跨级行文没有这种表述,其实是越级行文的误解. 多级行文是向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文可以达到提高公文传输速度的目的. 综上,答案是多级行文. 7. 公文落款处所标明的日期是指领导人签发的日期 8. 所有的公文中,(命令)最具权威性和强制性。 9. 公文主题词标引顺序为(类别词、类属词、文种)。 10. 整理完备的案卷,应按有关规定,定期向档案部门移交,个人不得保存应归档公文、文稿等材料 11. 档案工作包括档案收集、档案管理、档案利用三个组成部分 12. 基层行政机关和企事业单位不宜制发公告 13. 批办是指对收文应如何办理所作的批示 14 公文分类相关资料 一、《国家行政机关公文处理办法》规定的主要文种包括:命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要共十三种。 二、公文的作用: 1、法规作用 2、宣传作用 3、书面领导和指导作用 4、公务联系作用 5、凭据和记载作用 三、公文的分类: 1、从文件来源分:(1)收文(2)发文(3)内部公文 2、从行文关系上分:(1)上行文(2)平行文(3)下行文 3、从文件使用范围分:(1)通用文件(2)专用文件 4、从文件的制发机关分:(1)法规文件(2)行政文件(3)党的文件 5、从文件机密性和阅读范围分:(1)保密文件(2)内部文件(3)公布的文件 四、公文具体划分: 1、下行文包括:(1)命令(2)指示(3)批示(4)批复(5)通报 2、上行文包括:(1)请示(2)报告 3、决策性文件:(1)决议(2)决定 4、公布性文件:(1)布告、通告(2)公告、公报 5、规定性文件:(1)章程(2)条例(3)规定(4)办法(5)制度 15. 指示是领导机关对下级机关布置工作,阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导 原则的下行公文。 扩展阅读: 1指示是领导机关对下级机关布置工作,阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。 2批复是用于答复下级机关请示事项的公文,是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。 3决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排,并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文,适用于重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定。 4通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有

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2、按照行文方向划分:上行公文(向上级单位行文)、平行公文(向平级单位行文)、下行公文(向下级单位行文)。草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。 3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。 4、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。 5、按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等,属专用公文。 6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文。 规范性公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、

公文写作处理知识

公文写作处理知识 导读:我根据大家的需要整理了一份关于《公文写作处理知识》的内容,具体内容:下面我为大家带来公选考试,希望可以对大家的公选考试备考有所帮助。:公文处理程序与方法(一)收文处理程序与方法收文处理的一般过程1.签收。对收到的公文应当... 下面我为大家带来公选考试,希望可以对大家的公选考试备考有所帮助。 :公文处理程序与方法 (一)收文处理程序与方法 收文处理的一般过程 1.签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。 2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。 3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。 4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应

当在规定时限内办理完毕。 5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。 6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。 (二)发文处理程序与方法 发文处理的一般过程 1.复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文 种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。 2.登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。 3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。 4.核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。 (三)公文的整理和归档 1.涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

文书与档案管理基础知识

为保证公文版面的庄重大方,标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为:37㎜,订口为:28版心尺寸为:220X156㎜(不含页码)。 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。允许误差±4mm 页码用号码标识,置于,数码左右各放一条号一字线,一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页不标识页码。 ★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘,距公文上页边㎜处下面第行。 ★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示,份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年;机密级事项保密时间不超过年;秘密级事项保密时间不超过年。 ★标识秘密等级,用3号宋体字,顶格标识在版心左上角第1行的位置,两字之间空字;如需同时标识密级和保密期限,密级和保密期限之间用“,”隔开。 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件,特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文,紧急程度分为特提、平急,四个等级。 标识紧急程度,使用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第行的位置,两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。 发文机关标识,它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。 发文机关标识的位置,有两种规定:第一种用于平行文或下行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜; 第二种限于上行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。 ☆使用小标字,用色标识,以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。 如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代 字、年份、序号 组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。 发文字号的位置是在发文机关标识下空行,并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称,不能简称,例如,“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起,按公文的签发时间的先后(即“1”不编为“001”),不加字。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字,签发人姓名居右空字;签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成,冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文

常识判断--公文考点汇总

常识判断公文考点汇总 (一)行文规则 1. 遵守行文规则的客观必要性 行文规则是国家有关部门为了确保公文迅速而准确地传递,避免行文紊乱,防止公文“旅行”,而制定的控制行文数量、行文方向和行文方式的规定。 遵守行文规则的客观必要性在于: (1)加强对文件传递过程的控制,使文件的行文方向正确、传递速度合理,保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地; (2)使机关之间相互行文有法可依,有规可循,从而维护正常的行文秩序,防止行文紊乱; (3)精简公文,简化手续,提高机关行政管理的效率。 2. 行文规则的基本内容 (1)根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的,主要有四种类型,即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被领导的隶属关系;同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指导与被指导的关系;同一组织系统中的同级机关之间属平行关系;非同一系统的任何机关之间均属不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向,即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文;而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。 (2)选择适宜的行文方式,一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式,有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文,应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式,在一般情况下不得越级行文。为加快公文传递,在必要时可采用多级行文的方式,即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文,包括直达基层组织和向人民群众公布。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式:一是由于情况特殊紧急,如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时,一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式,即不受系统

党政机关公文基础知识

第一章公文基础知识 第一节公文概述 一、公文的概念: 公文:公务文书的简称,只在公务活动中安一定程序和格式形成和使用的、表达社会集团意志的文字材料。 二、公文的特点: 1、主要特点:法定作者、法定效力、特定体式 2、公文的语言特点:准确、庄重、朴实、精炼、严谨、规范。 三、公文的种类: 常用的分类方法有六种: 了公报、决议。 2、按公文来源分类: 按公文的来源,可分为收文和发文两种。 3、按行文方向分类: 按行文方向区分,公文可分为下行文、平行文、上行文三种。 4、按性质作用分类: 按公文的性质作用,可分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文和记录性公文六种。 5、按保密程度分类: 按涉及机密程度,保密公文分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。 6、按办文时限要求分类: 按办文时限要求,分为特急件、加急件和平件。 四、公文的作用: 公文主要有以下几个方面的作用: 1、法规行政约束作用; 2、领导指导作用; 3、联系公务作用; 4、宣传教育作用; 5、沟通信息作用; 6、依据凭证作用。 第二节公文的行文规则 行文规则:控制公文行文对象、行文方向和行文方式等方面的制度规定。行文规则规范着各种这回组织之间的行文行为,旨在确保公文有序、有效地运行,顺利实现公文的效用。 行文主体:依照法律法规成立、能够独立行使职权、具有独立法律行为能力的组织及其负责人,包括各级国家机关、企事业单位、人民团体以及其他各类机构及其负责人。 一、行文依据: 1、行文方式:依据公文需求发文、依据职责权限发文、依据工作关系发文。 2、工作关系:领导与被领导、指导与被指导、平级关系、不相隶属关系。 二、行文对象: 公文的行文对象可分为:主送机关、抄送机关。 主送机关:受理并负责办理公文内容的主要机关。 1、选择主送机关应遵循下列规则: ①公文应主送主办机关;②、一般不主送单位负责人个人;③、上行文应避免“多头主送”;④、党政组织互不主送公文。

一般公文写作常识

一般应用文写作常识 一、日常工作常用应用文 工作计划 工作方案 工作总结 先进事迹材料 请示、报告 二、公文的一般格式: 1、标题——字体:华文中宋;字号:小二(居中) 2、小标题——字体:楷体-GB2312;字号:小三(居左,空两格起头) 3、正文——字体:仿宋-GB2312 字号:小三 4、标题与正文一般空一行 5、落款一般空三行 6、下载文档一般需要在窗口左上方格式栏中先进行“格式清除”,再进行文字、格式编辑。 如: 近日,大连限购令的出台使我国采取限购措施的城市数量升至14个。在此之前,已有北京、上海、天津、深圳等13个大城市出台了限购令。 根据各城市颁布限购令的宽严程度,深圳、南京直接对第三套房“限购”,被称为“严厉版”的限购令,而上海、杭州等其他城市对原有住房既往不咎,每个居民家庭仍可再购一套新房,由此被称为“温柔版”限购令。这两种版本目前产生的调控效果已开始出现分化,

深圳、南京成交量锐减,退房潮涌动,投资客几乎销声匿迹;而上海、杭州等地仍波澜不惊,房价甚至继续走高。 “严厉版”: 深圳成交量急跌六成 被称为最严厉版的限购令,在深圳楼市的确起到了立竿见影的效果。 限购政策出台之后,深圳银行部门和担保公司都开始要求购房者在办理房产按揭、转贷时要出具房屋产权查询证明。 7、整篇文档分层编号,文档如有几个部分,可分层编号,使文档条理更清晰。第一部分用“一、”区别;第一部分如再分层,首层用“(一)”区别;第三层首层用“1、”区别;第四层首层用“(1)”区别;如还有分层,首层可用英文字母表示,如“a、”。 三、一般公文的写作要领 (一)工作计划(方案)写作 1、标题要简明 标题包括四种成分:计划单位的名称、计划时限、计划内容摘要、计划名称。 一般有以下三种写法: (1)四种成分完整的标题,如《龙泉医院2010年培训工作要点》。其中“龙泉医院”是计划单位;“2010年”是计划时限;“培训工作”是计划内容摘要;“要点”是计划名称。 (2)省略计划名称的标题,如《龙泉医院2010年公共卫生科工作计划》

公文知识测试题

公文知识测试题 一、选择题(单选题) 1.由机关领导对发文稿批注发出的意见并签署姓名及日期的活动,是发文处理中的(D)。 A.会签 B.审核 C.注发 D.签发 2.以下所列不属于核稿要求注意的事项的是(C)。 A.要求格式规范,文体正确,结构完整 B.行文方向是否正确,有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行为现象 C.实践中拟稿与核稿是不可逆的过程 D.公文是否经一定会议讨论通过,是否需上报并已获批准 3.联合行文的会签是指( C )。 A.签署会议 B. 在会议上签署文件 C.由各发文机关的领导共同签发文件 D.由会议发言机关的领导共同签署文件 4.向同级业务主管部门请求批准时,应使用的文种是( D )。 A.请示 B.报告 C.议案 D.函 5.联合行文的拟稿单位,应为( B )。 A.具有隶属关系的机关 B.同级机关 C.同一组织系统中的上下级机关 D.具有业务指导关系的机关 6.抄送机关为同级机关时,一般按( A )次序排列。 A.党委、人大、政府、政协、军队、法院 B. 人大、政协、党委、政府、军队、法院 C. 党委、政府、人大、政协、法院、军队 D. 人大、党委、政府、政协、法院、军队 7.公文是属于( C )范畴的一种应用文件。 A.记述文 B.议论文 C.说明文 D.夹述夹议,有时也有说明 8.应当按请示性公文的程序和要求办理,上级机关应当作出处理或答复, 这个文种是( D ) A.请示 B.报告 C.函 D.意见 9.宣布施行重大强制性行政措施,嘉奖有关单位及人员用( C ) A.决定 B.通知 C.命令 D.通告

10.可以用于上行文、平行文、下行文的文种是( B )。 A.通知 B.意见 C.批复 D.函 11.结语“请函复”多用于( C )。 A.告知函 B.询问函 C.商洽函 D.请求批准函 12.适用于3日内要办事件的电报,用( B )。 A.特提 B.特急 C.加急 D.平急 13.对下级机关请示问题的批复,一般应当在(B )个工作日内办结。 A.10 B.7 C.5 D.3 14.抄送机关的排列顺序一般是( A )。 A.上级机关、平级机关、下级机关 B.下级机关、平级机关、上级机关 C.平级机关、下级机关、上级机关 D.平级机关、上级机关、下级机关 15.公文中年、月、日正确的写法是( B )。 A.二OO四年十一月九日 B. 2004年11月9日 C. 04年11月9日 D.二零零四年十一月九日 16.通报与通知的主要区别在于通报(D)。 A.适用范围广 B.用途多 C.使用频率高 D.适用范围窄一些 17.( A )应当注明签发人、会签人姓名。 A.上行文 B.平行文 C.下行文 18.( D )适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 A. 意见 B.决定 C.通知 D.函 19.公文除( C )和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。 A.报告 B.公告 C.会议纪要 D.意见 20.内部会签的公文,会办部门一般应在(A )个工作日内提出会签意见。 A.3天 B.2天 C.5天 D.7天 21.部门内设机构中( C )可以对外正式发文。 A.机关党委 B.法综处 C.办公室 D.人事处 22.在下面哪种情况下,可以越权批办文件( B )。 A.避免积压 B.经过授权 C.特急文件 D.涉密文件 23.办理人大建议、政协提案时,所提问题从闭会之日起3年内能够基本解决,承办单位已制定解决措施或已列入改进计划,并明确答复代表办理

行政公文基本知识.docx

行政公文基础 一、公文的定义: 1、定义:公文,是公务文书的简称,是国家机关及其它社会组织 在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格 式的文件材料。 2、行政公文:最早,行政公文是国家行政机关在公务活动中形成 和使用的管理行政事务的工具,是具有法定或特定效力和规范体 式的公务文书。现在,由于市场经济的繁荣,很多企业和社会团 体也都普遍使用行政公文,这里的行政公文是指社会组织在行使 职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件 材料。 3、公文属于应用文,具有极强的规范性,要求符合一定的体式和程 序。公文的体式是指:公文的文体、结构要素及在格式上的安排。 二、排版及装订的基本要求 1. 公文用纸的尺寸和规格:政府公文一般用 16 开型:长 260mm、宽 184mm;企业及社会团体一般与国际惯例相同用 A4:长 297mm、宽210mm。 2.公文的书写形式 公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民 族文字除外),正文文字的每行长度与图文区宽度相等。 3.字体字号的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字 符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

文机关:推荐使用高 X 22mmX15mm黑体字或初号宋体字。合行文推荐使用小初号体字。公文大:推荐使用二号宋体字。 小:推荐使用三号宋体字。 秘密等、急限和各字符或其它重点句推荐使用三号黑体字;主:推荐使用三号宋体字。 公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文明、附件明、文机关、文字号、成文日期、印明、注或特殊要求明等,采用三号或四号仿宋体字。 公文的点符号:符合 1990 年 3 月修布的《点符号用法》定。 4.多次构的方法:第一 用:一、二、三?? 第二用:(一)、(二)、(三)??第三用: 1 、 2 、3、?? 第四用:(1)、(2)、(3)?? 2). 公文的装要求 公文一律左装。采用装、装或胶粘等的法。 三、我公司目前普遍用到的基本公文 1、通知: 通知,是向特定受文象告知或达有关事或文件,象知道或行的公文。主要目的是把需要达和告知的事有关位和

公文小常识

公文小常识 一、常用的公文种类(有14种) (一)决议:经会议讨论通过的重要决策事项,用“决议”。(二)决定:对重要事项或重大行动作出安排,用“决定”。(三)公告:向内外宣布重要事项或者法定事项,用“公告”。(四)通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。(五)通知:发布规章和行政措施,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部,用“通知”。 (六)通报:表扬先进,批评错误,传达重要精神、交流重要情况,用“通报”。 (七)报告:向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。 (八)请示:向上级机关请求指示、批准,用“请示”。 (九)批复:答复下级机关的请示事项,用“批复”。 (十)条例:用于制定规范工作、活动和行为的规章制度,用“条例”。 (十一)规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范,用“规定”。 (十二)意见:对某一重要问题提出设想、建议和安排,用“意见”。(十三)函:不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。 (十四)会议纪要:记载、传达会议议定事项和主要精神,用“会议纪要”。

我行最常见(用)的有8种,分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。在上行文、平行文、下行文中用得最多。 上行文:上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所报(发)送的公文,是自下而上的行文,故称上行文。比如,支行所报送省行的报告和请示就是上行文。 平行文:平行文就是指同级机关(部门)或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。比如,省行各部门之间,我行与各二级分(支)行之间,及我行与南昌市各区(县)政府都是平级平行单位。上述这些部门或行之间,在相互联系或协商工作问题时,一般都适宜于使用“函”来行文。 下行文:下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如,省行所发到我行的文件就是下行文,洪都行下发至所辖各网点的行文也是下行文,一般常用的通知、通报、批复等。 二、公文格式 (一)公文一般由眉首、正文、文尾(版记)三部分组成 1.眉首部分:包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容,一般用横线(红线)与正文部分隔开(1)发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,居中。 (2)发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成,置于发文机关之下、横线之上,居中。 (3)向上级报送的重要文件,要标注签发人,置于发文字号

公文常识集锦

公文常识集锦 一、公文中运用数字需注意的事项 ㈠数字的增加或减少要注意下列用词和概念: “增加为过去的二倍”——过去为一,现在为二;“增加到过去的二倍”——过去为一,现在为二;“增加二倍”——过去为一,现在为三:“增加了二倍”——过去为一,现在为三。“超定额百分之八十”——定额为一百,实际为一百八十;“降低到百分之八十”——原来是一百,现在是八十;“降低(降低了)百分之八十——原来是一百,现在是二十。 ㈡不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法,只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。 ㈢文中运用自己推算出的数字,应仔细检查推算过程,使数字准确无误。如文中出现一系列相互关联的数字,应检查它们前后有无矛盾和可疑之处。 ㈣不能随便增删数字前后的“近”、“多”、“约”、“左右”等表示分寸的字样。如“近300人”不能写成“300人”,“约5000吨”不能写成“5000吨”。 ㈤计算超额数字不能用“提前完成了×年任务”或“提前跨进了××××年”等提法,因为按现有定额推算几年后的任务是不科学的。 ㈥度量衡单位的使用,一般应以全国通用的公制和市制为准。 二、公文中运用名称需注意的事项 ㈠各种名称在文稿中第一次出现时应尽量用全名,如果名字太长需要在标题中或文中使用简称,要按一般习惯用法规范书写,不要随意生造。 ㈡同一名称出现不止一次者,要防止前后不统一的现象。 ㈢要注意名称的变动,人的职务、地名等经常有变动,引用时要特别注意。 ㈣运用专业术语时要准确理解它的含义,特别是一些相类似、相关联的专业术语,一定要区别清楚,避免用错。 ㈤“组织上”、“领导上”、“上级”、“群众”等属于集合名词,只能在泛指的情况下使用。 三、文中运用时间应注意的事项 ㈠应慎重使用时间代名词,如“今年”、“明年”、“昨天”、“今天”、“本月”、“上月”等,一般情况下应使用具体日期。 ㈡拟稿中参考旧资料时,必须特别注意资料日期及有关事实,并理顺前后因果,以免失实。 ㈢避免运用一些交代不清的时间概念,如“上月以前”、“前年以后”等。 ㈣文中年份一概用全数,不要省略,如“1998年”不能写成“九八年”或“98年”。 ㈤一般情况下不要省去年份而仅写月、日,如“7月26日”,因为在资料保管期较长的情况下容易混淆。 ㈥正文中涉及的年、月、日及数字均要用阿拉伯数字,而成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字则必须使用汉字。前例如“自2005年1月1日起执行”、“35人次”;后例如“二○○四年十一月一日”、“一、(二)”、“三心二意”、“三个代表思想”、“像一张红布似的”。

公务员考试公文常识考点大总结(公文处理必备)

公务员考试公文常识考点大总结(公文处理必备) 前言 处理公文是公务员日常工作,因此公文常识就成为了公务员考试的必考知识。但很多考生一看到教材中的公文部分,就感觉到考点太多,难以理解。本文对公文常识的考点进行总结梳理。相信通过这些资料,考生定能轻松答对公文常识题目。 第一部分公文常识考点大总结 依据: 1、《党政机关公文处理工作条例》 2、《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704─2012) 第一章公文的法定分类 一、按行文方向分类 按行文方向可将公文分为:上行文、下行文、平行文、通行文。 二、按保密程度分类 按按保密程度可将公文分为:秘密件、机密件、绝密件。 三、按适用范围分类 命令(令)──适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员 决定──适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 公告──适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告──适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通知──适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文 通报──适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况 议案──适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 报告──适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问 请示──适用于向上级机关请求指示、批准 批复──适用于答复下级机关的请示事项 意见──适用于对重要问题提出见解和处理办法 函──适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项纪要──适用于记载会议主要情况和议定事项 决议──适用于会议讨论通过的重大决策事项 公报──适用于公布重要决定或者重大事项 第二章公文的格式要求 一、版头

公文相关知识(综合整理)

吴家学堂资料 公文相关知识 1,含义:就是公务文书,是国家机关,社会团体,企事业单位以及其他社会组织在日常管理过程中,按照规定程 序办理并在法定范围内使用的具有法定效力和规范格 式的文书。 2,作用;指导与管理公务活动,加强公务活动联系,加强宣传教育,获取信息资料。 3,种类:按照领域分;专用于通用,按照行文关系分:上,平。下。按照密码等级分。按照性质分。 机关公文的分类

4,公文三要素:格式,语言,内容 A,公文的格式:文头,主体,文尾 文头:发文机关标示,发文编号,秘密等级,紧急程度签发人,份号等组成。(各个部分注意问题) 主体:标题,主送机关,正文,附件,发文机关 成文日期,印章等组成。(各个部分注意问题) 文尾:主题词,抄送,抄报,印发机关,印发日期 印发时间,印发分数(各个部分注意问题) B,公文的语言:准确,简洁,质扑,得体。 公文特定用语:开头部分,过度部分,引叙部分,经办部分 期请部分,表态部分,结尾部分。 C公文的内容:不同的文种有不同的内容 机关行文规则:按照机关工作关系行文、不能越级行文、正确区分主送与抄送的对象、党政府公文要分开、联合行文为同级、行文前有关问题要协商一致。 机关公文的办理:发文;草拟-审核-签发-复核-打印-登记-发出。收文:签收-登记-审核-拟办-承办-催办。立卷归

档,公文管理。 公文写作要求:合规,实事求是,平实得体,简明通顺,庄重严肃,表达准确,格式规范,结构工整。 5,容易混淆的公文 正确区分一些易混淆的文种 公文中有的文种之间既有相似之处,又有不同之处,既有联系又有区别,使用时容易混淆。能否正确选用文种,直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范,尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。 (一)决定与决议 他们都是带有制约,规范、指挥或指导作用的指挥性公文,在性质、写法上都有许多相似之处。 从写法上看,他们一般都不在正文前写主送机关,而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。 1.成文过程不同。决定可经会议议论通过,也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格,须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。

公文基础知识

公文基础知识 (一)公文用纸幅面尺寸及版面要求 1.幅面尺寸。公文用纸采用A4型纸。 2.版面。页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。 3.字体和字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 4.行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 5.文字的颜色:如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。 (二)公文主体 1.公文标题:标题由发文机关名称、事由和文种组成,应当准确、扼要概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题一般用2号小标宋字体,编排于红色分隔线下空2行的位置,分一行或多行居中排布;回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。 2.主送机关:是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中,使用简称要规范、准确,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,不得随意编造机关简称。

使用统称,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确。 3.公文正文:是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容,公文首页须显示正文。 一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。 正文中标题字号的使用:文种结构层次依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,一般一级标题用黑体字,二级标题用楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。 4.附件说明:是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便,需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。 公文附件是正文内容的组成部分,与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有顺序号,使用阿拉伯数字标注,附件名称后不加标点符号。 5.发文机关署名:应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。 单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。 联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置,并使印章加盖其上。

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