办公室管理精细化方案
办公室管理
办公室管理精细化方案
办公室精细化管理就是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一种管理方式。
一、办公室管理精细管的内容与要求
推进办公室工作科学化、精细化的管理，需做好以下方面的工作：
1、定岗定责，权责对等。按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系。根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求、将各项管理标准具体分解到没一个工作岗位，形成岗位工作规范。
2、优化流程，保障有序运作。建立科学简约、清晰明了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程。要根据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依流程运行。在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各环节的“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少出错率。
3、实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。
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对一些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用信息系统，自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价。
4、完善制度，劣实基础。要健全办公室各个环节事务管理的工作制度，避免出现管理真空。要完善督促检查制度，提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。
5、强化保障，改进手段。依托先进的信息技术手段支持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。
二、做好办公室管理精细化具体措施
1、日常管理工作。管理目标：使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化、切实加强精细化管理。
根据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充和项规章制度，审核、编制单位对内、对外的公文。负责公文的承收、登记、传办、督办、存档等。保证公文的时效性和处理的规范性，为领导决策和工作的开展提供保证。
（1）文件的制发。包括打印、审核、校队、分发单位下发的各类文件、通知、纪要、通告等。一般文稿由相关部
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门拟定清样，通过OA系统各个节点逐级审核、下发。
（2）公文处理。负责上级来文，登记、送阅、审签后，按照督办程序确保公文有效办理，并进行分类存档。
2、档案管理。管理目标：档案管理流程清晰、规范，提高办公效率，确保档案的安全性及延续性。
（1）对收发文进行分级、分类、编号登记管理。
（2）对档案的调阅、借用要按照文件密级规定，实行严格的审批、登记、回收管理。
（3）电子文档和纸质文档同时保存，其它影音资料重点保管，做好安全保护工作，不断改善档案室管理条件，引进“档案电子管理信息化”管理软件，提高科学化、精细化、信息化管理的能力。
3、会议通知及业务接待。管理目标：及时、准确、高效。认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、会议记录等，保证及时、准确，不出差错；提高会议效率，严格控制会议数量，尽力压缩会议规模，做到少开会、开短会，严格控制会议费支出。做好业务接待工作，严格执行公务接待相关制度，严格控制接待费用。
4、加强信息管理。目标：上传下达，重质量，讲时效，为发展决策，提供良好企业窗口，树立企业形象。完善单位网站管理。在现有网站基础上改进版面，增加栏目内容。优化现有OA办公自动化系统，优化收发文信息管理系统，全
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面提升办公效率。
5、职工食堂管理。目标：在保证饭菜质量、安全、口味的基础上，努力降低成本为用，提高服务水平。
（1）严把食材采购关，原材料采购、验收、入库、储存、出库各个环节要做到流程明确、责任清晰，努力从源头控制降低成本。
（2）加强后厨管理，在保持传统精品菜品的基础上不断学习创新新的菜品，尽最大可能调节、满足广大职工口味，不断提升服务水平。
（3）狠抓食品安全，严格执行食品卫生安全法规，从人员健康、材料质量、烹饪安全、储存保鲜等各个方面入手，确保食品安全。
6、办公用品管理。目标：在保障日常办公的基础上，严格控制办公费用支出，努力降低库存。
（1）做好办公用品计划申报、审核、采购等相关工作，严格按照制度要求采购办公用品，不超额、不超标。
（2）严格控制办公用品费用，继续执行好办公用品领用台账制度，低值易耗品尽量压缩，固定资产定期清查，确保物尽其用，杜绝浪费。
（3）根据办公用品使用情况，在保证日常用度的情况下，合理降低库存，减少积压资金，并加强办公用品库管理，做好防潮、防火、防盗等工作。