民营医院行政后勤管理规定

民营医院行政后勤管理

规定

Revised by Chen Zhen in 2021

行政后勤管理制度

一、院办

院长办公室工作制度

1、在总经理、办公室主任领导下，负责全院的秘书、行政管理工作。协助院领导了解

掌握全院业务、行政、后勤工作情况。

2、安排各种行政会议，负责会议记录以及文件、报告、计划、总结等文字材料的起

草，负责会议纪要、决议的印发，并督促检查执行，及时向总经理汇报情况。协助院长处理日常行政事务工作，做好职能科室的沟通联系工作。

3、做好来访、参观等内外宾接待工作，做到安排周密、妥当、热情。

4、做好行政类文件的收发、登记、编号、传阅、收回、催办、归档及保管工作，针对

文件内容，提出拟办意见，对上级机关和有关单位的通知及时汇报有关领导，并请示办理意见。

5、组织文件的打印装订工作，做到准确及时、字迹清楚，无特殊情况不得拖延。

6、搞好对档案室、总机室、司机班的管理，适时安排医院总值班工作。

7、及时做好信访工作，热情接待，做到有登记，有结果，不积压，不拖延，重大问题

及时向领导报告。

8、认真做好监督印刷打字、通讯联络、外事接待、印章管理等工作。

9、做好医院年初工作安排，定期工作检查、评比和全院工作总结等。

10、深入科室了解情况，收集信息资料，进行调查研究。主动给院领导提供有关情况，

发挥参谋、助手等作用。

11、院领导交办的临时性工作要尽快完成并随时汇报。

院长办公会会议制度

1、院长办公会是医院日常管理工作的决策机构，主要是贯彻落实上级指示的具体工作

安排以及院党委提出的有关行政执行的重要问题和医院长远发展规划、年度总结及重要工作的实施方案：医疗、行政、后勤等工作的重要问题；听取职能部门的重要工作汇报和职能科室的月考核测评；医院基本建设的重大问题；医院经费的预决算和开支计划；大型仪器设备的引进及计划外的开支；对职工的奖惩，奖金分配方案，人员的调进、调出；重大活动的接待日程；安全保卫的重要问题和其他重要工作。

2、院长办公会由院长主持，参加人员有：总经理、分管副总经理、院长、副院长、院

长办公室主任、院长办公室秘书，必要时通知相关职能科室主任和人员列席。

3、院长办公会议由院长办公室召集，负责会议的议题审核程序及时间安排。一般每周

召开一次，特殊情况可随时随时组织召开。

4、需要提交院长办公会讨论的问题，有关职能部门必须做好准备，认真填写议题内

容，拟定解决措施的办法，经过分管院长同意，由院长办公室主任汇集后交院长确定议题。未列入议题的事项，任何人不得提出，会上不作讨论。

5、院长办公会要贯彻民主集中制的原则，研究问题时要充分发扬民主，到会人员要充

分发表意见。重大问题要经过科学论证，有关部门提出书面意见，提交两个以上的方案，以增强决策的科学性。会议主持者在充分听取各方面意见的基础上，集中多数人的意见，作出决策。当意见分歧双方人数相当时，可再次复议，重大问题也可请上级

决定，一旦形成决议，所有人员必须严格执行，会后不得发表与决议相悖的评论。6、参加会议人员要准时到会，集中精力研究工作。会议期间一般不会客，不办与会议

无关的事情。要严格执行保密纪律，不准泄露会议讨论情况和会议决定的机密事项。

院长办公室秘书认真作好记录并妥善保管会议记录，对一些重大问题必要时形成会议纪要，下发各科室贯彻执行。对会议决定的问题，须明确主办部门和协办部门。

7、院长办公会议定事项由主管院长或职能科室办理施行，院长办公室负责督促检查落

实，并协助院长了解决议执行情况和催办有关事项，并把办理情况及时向院长汇报。

8、在指定时间内未完成决议所要求的内容，将视情节追究各级各类人员责任。

接待工作规定

1、凡来院检查指导工作的上级领导，应邀来院帮助工作和协作单位和客人，其工作日

程、食宿、用车、购买返程车票等接待工作，均由对业务单位具体负责安排，院长办公室协助。

2、来客尽量就近安排住宿。住宿费由客人自理。需院内负担食宿费的，必须经总经理批

准。

3、来客就餐采用工作餐和招待餐两种形式，上级领导或请来指导工作的专家，经总经理

批准，可安排接待餐，（其余人员由院办公室批准安排工作餐）。

4、严格接待审批手续，缩小接待范围。接待客人不得擅自提高接待标准。

5、审批手续：凡来客食宿接待，对口接待单位事先确定人数、费用限额，填写来客用餐

申请单，报院长办公室经总经理批准。不履行批准手续，费用不予报销。

6、接待来客使用汽车，一般只在市区内使用，若需长途用车，需经总经理批准，市区内

用车由院办公室批准。

行政交班会制度

1、行政交班会是医院管理工作中一项不可缺少的重要内容，它是各部门及时掌握院工

作动态，进行工作交流与沟通的重要渠道。

2、行政交班会由院长办公室负责召集并主持，每周一、三、五早召开，参加人员有：

院长、副院长、各职能、职管科室主任以及前一天总值班人员。

3、会议内容：

（1）由总值班人员汇报值班期间的工作情况和全院医疗运转情况；

（2）有关部门汇报需要医院协调解决的问题；

（3）由院领导传达上级重要指示、文件精神，安排布置各部门近期工作等；

（4）每月末最后一周的周五，由各部门汇报每月科室工作总结及下月的工作计划。4、各部门汇报工作时要求语言简练，内容简明扼要，不宜讲与会议内容无关的问题；

汇报月总结与计划时，要言简意赅，以数据和事实逐条说明，切忌长篇大论。

5、对院领导在会上布置并要求督办的事项，由院长办公室向主管部门下发督办书，主

办科室应在规定时间内迅速完成决定事项，并将执行情况以书面形式报院办，不得以任何原因推诿或延误事项的执行。

医院大事记制度

为了便于系统地考查医院在各个历史时期的发展情况，为医院的建设和发展提供阶段性的参考数据，需要结合日常工作，建立大事记制度，记载和保存医院各方面的重大活动和重要事项。

1、医院大事记由院长办公室负责组织编写，各职能部门每月末将本部门工作范围内的

大事记汇报院长办公室进行汇总，年终进行集中整理，报有关领导审阅后，交档案室立卷归档。

2、记载大事记力求做到语言简练、文字表达清楚，记录事件应真实、准确；记载内容

要全面，主要包括以下方面：

（1）党委和医院行政的重要指示、决议、计划、措施以及中层以上干部的任免和调动决定；

（2）有重要意义的医院党委会议、院长办公会及医院召开的全院性重要会议的名称、议程、决议事项、时间地点、参加人员等；

（3）医院及院外有关单位在本院召开的大型会议和学术交流活动的时间、内容、人员、效果；

（4）科研工作取得的重大进展以及科研成果的获奖情况，新技术、新业务的发明、创造、开展和应用情况，各专业重要课题的研究和论着的名称；

（5）医院基本建设工程的开工、竣工、验收日期，建筑面积、配套设施以及投资金额和经费的使用情况；

（6）医院购置大型仪器、设备和重要物资、器材的有关情况及使用效果；

（7）医院重要人事制度、管理制度的改革，领导体制与组织机构的建立、变动、撤销以及临时机构的设置、名称、任务、主要组成人员、撤销时间等；

（8）中央、省、市各部门领导来医院检查、视察工作，医院领导参加全国、省、市个项重大活动的情况，重要的外事接待活动以及发表各种声明等；

（9）医院以及各部门和人员获得市级以上先进称号的时间、名称；

（10）党委、团委、工会开展的主要大型活动；

（11）其他有必要列入大事记的重要事项。

3、重大事件（活动）要保持连续性，不能中断，若有遗漏，尽量在一周内回忆追记。

4、各职能部门应指定专人负责此项工作，重大事件应及时上报院长办公室，以保证年

终大事记汇编工作的顺利进行。

医院半年、年终工作总结制度

医院工作总结是反映医院全年各项工作开展和完成情况的重要记录，它为医院的建设提供阶段性的回顾与总结，为医院的发展积累宝贵的经验与借鉴。

1、医院工作总结一般分为半年工作总结和全年工作总结，分别对医院半年、全年的整

体工作进行全面回顾与总结，并通过各种数据来反映医院全年工作任务的完成情况、所取得的各项成绩以及收到的社会效益等。同时，医院工作总结还应该包括对下半年及来年工作提出设想和实施计划，以保证医院下一步工作的正常开展。

2、医院领导根据上级主管部门的具体要求和医院的实际情况，确定医院工作总结的主

要内容和基本思路，由院长办公室列出材料提纲。

3、各职能部门根据分管工作分别完成本部门的工作总结，并报院长办公室，院长办公

室要下科室详尽了解情况和收集材料，在各职能部门工作总结的基础上，按照医院工作总结的基本思路，草拟全院工作总结，形成初稿。

4、由院长办公室组织医务、护理、党务、人事、财务、后勤等部门对初稿进行研究，

经过补充和完善后，报院领导传阅修改。

5、院长办公室根据院领导的修改，对总结进行再一次地完善，形成修改稿，并报院长

办公室讨论，重大事宜须经职工代表大会研究通过。

6、经院长办公会和职工代表大会讨论通过后，形成医院工作总结定稿，由院长办公室

以红头文件形式下发各科室并抄送上级主管部门。

7、医院每年要召开半年好年终工作总结大会，由院长在大会上宣读医院工作总结，向

全院职工做工作总结报告。

医院总值班制度

为了处理医院非办公时间的行政、医疗和临时性、突发性事宜，协调好各方面工作，行政管理机关在非办公时间实行总值班负责制，院领导实行周带班制（节假日24小时值班制）。总值班在值班时间，代替院长行使职权，总值班做出的决定，必须认真贯彻执行，不得推诿延误。

1、值班人员名单由院长办公室受院领导委托负责安排，汇总值班记录。院长办公室主

任随时审阅总值班记录，了解全院非办公时间的各种情况，给以必要的处理，并向主管院长汇报。

2、行政机关干部和后勤部门有关人员均有参加医院总值班的权利和医务。

3、负责处理非办公时间的行政、医疗和临时性事宜，及时传达、处理上级部门的指示

和紧急通知，签收机密急件，承接未办事项。

4、协调、处理全院各部门、科室在非上班时间的工作。检查全院夜间工作人员的工作

和值班情况。

5、重大事件及灾害事故救护车的调度及值班司机的调度工作。

6、对值班时间发生的任何事情都应及时处理，并做好值班记录；对于临床科室请求亲

临现场处理的事务，总值班人员必须立即赶到现场进行协调和处理，不得以任何理由推诿，若因总值班不到场或延迟到场而造成的一切后果，由总值班本人负责，并且按照医院有关规定对其进行相应的行政和经济处罚。

7、对上级部门的重要检查及突发性事件或医院、科室的重大事件，总值班人员要及时

果断地处理，并做好详细的记录；若自己不能做主处理时，应及时请示当日代办领导，带班领导视情节向院长请示汇报。

8、值班时间须主动了解当天全院住院患者情况，包括：各科住院人数、新入院人数、

危重患者数量及病情状况，特别是急诊科、手术室、产科、ICU、NICU等重点部门，并要求在次日早7点到以上科室巡视，认真填写住院患者情况登记表，交班时作为汇报内容。

9、重要问题的处理情况以及本班未完成的事项，除向下一班交接外，还应及时向院长

办公室及有关主管部门通报。

10、夜间值班人员必须参加每周一、三、五的晨交班会，周二、四不交班时，要向院长

办公室汇报值班情况，遇重要事件还应向主管领导汇报；同时，院长办公室、医务、护理等部门应及时查看值班记录。

11、经院长办公室主任同意，以下情况可免予值班：

（1）男60岁，女55岁以上人员；

（2）大中专毕业生见习期人员；

（3）长期病休人员；

（4）在哺乳期的女同志。

12、值班人员在值班期间若临时遇急事需要离开医院时，必须请参加总值班的人员进行代

班，绝不允许请没有值班经验的其他人员代替，否则一切后果自负。因出差、病休等不能值班时，应自寻调换对象并告知院长办公室。

医院会务管理制度

医院会议是安排、布置重要工作，传递和反馈医院各种信息的主要途径，完善的会务管理制度是各类会议正常召开的基础保障。

1、院长办公室负责承办院长办公会、院周会、行政交班会、全院职工大会以及院长召

集的各种主题会议和医院领导委托承办的其它各类会议。

2、党委办公室负责承办党委会、党员大会、支部书记会议。工会负责承办职工代表大

会、工会会员代表大会、工会委员会、女职工委员会等。

3、其它业务性会议，如科主任会议、护士长会议、学术委员会等，分别由医务部、护

理部、科教部等有关部门承办。

4、承办具有一定社会影响力的大型会议及重要的外事接待活动，由院长办公室负责或

配合有关主管部门拟定接待计划，安排会议议程，并将会务接待工作进行分解，分别落实到各职能部门，各部门在接到任务后应立即开展相应的工作，共同配合，保证会议的顺利召开。

5、各部门承办会议须提前到院长办公室进行登记，院长办公室根据登记情况制定下周

各类会议时间安排表，报院长审定后，于每周末发至全院各科室，各科室根据会议安排按时参加会议，承办会议的部门负责会务工作。

6、院长办公室根据每周会议安排表，提前准备好会议室，包括桌椅摆放、灯光调试、

音响设置等，应保证各类会议的正常召开。

7、会议承办部门要拟定好会议议程，在会议前一天呈送会议主持人，并负责通知有关

领导和人员参加会议，会前须提前半小时到达会场，按时清点到会人数，及时催请未到者。

8、承办会议的部门负责做好会议记录，会后及时整理会议纪要，并报院长审阅，一般

要在会后一日内印发至院领导和相关部门。

9、会场照相、摄像可根据需要由承办部门自行实施，也可进行申请，院长办公室予以

支持。有关会议的图片资料应在会议结束后由院长办公室整理，年终交医院档案室。

大型会议及重要外事接待活动的媒体宣传与沟通，由党委办公室负责。

10、医院会议室由院长办公室统一管理和安排使用，任何部门未进行登记不得随意使

用，当会议较多发生冲突时，由院长办公室做好协调工作。

11、院长办公室要负责保管会议室内所有的财产和设备，未经允许不得擅自外借或私自

使用；同时要保持会议室的清洁和卫生，督促保洁人员按时清扫。

医院车辆管理制度

医院车辆的规范化管理应本着“节约开支，合理使用，减少漏洞，杜绝事故”的原则，合理进行调配和使用，保证每部车辆在医院的行政和医疗工作中充分发挥服务作用。

1、医院各种公务车辆由院长办公室统一管理和调度，车辆适用范围包括：院领导和各

部门因公外出用车、各种会议用车、医院统一组织的集体活动用车、请专家会诊用车以及经院领导批准的其他用车。

2、各部门使用车辆，需提前一天到院长办公室填写车辆使用申请单，经科主任、主管

院长签字同意后，由院长办公室统筹安排，并填写车辆使用派车单通知出车司机；超出市区范围的，必须由院长批准。凡事先未填申请单的部门，用车不予保障，使用车辆时应按派车单批准的线路行驶，不得随意指使驾驶员更改行车路线。

3、医院职工私人用车原则上不予安排，如有特殊情况需要用车，由本人写出书面申

请，经院长批准后，院长办公室给予安排。

4、司机必须凭派车单出车，未经允许不得私自出车，否则发生交通意外，由本人承担

全部责任并赔偿损失。双休日和节假日不出车时，应将车辆停放在医院指定地点，并将钥匙统一交院长办公室保管（值班车辆钥匙由值班司机保管）。

5、司机每次出车回院后，要及时告知院长办公室，以便办公室掌握车辆情况，合理调

配。如遇特殊情况不能按时返回，应及时通知院长办公室，并说明原因。

6、医院每部车辆设专职司机管理，负责车辆的保管和维护，每次出车后要对车辆进行

清洗、擦拭，并要定期进行检修、保养，以保证安全行驶。

7、司机驾车时应严格遵守交通规则，证件配戴齐全，不酒后驾车、疲劳驾车，凡因自

身原因违章或证件不全被处罚，所有后果及费用由驾车司机本人负责，驾车司机不得无故脱岗保证随叫随到。

8、所有车辆有关证件的年检及保险资料统一由院长办公室保管，并负责安排一切费用

的缴纳及车辆维修。

9、车辆需要维修时，由各车辆负责人写出书面申请，经院长办公室主任核准后方能进

行，重大检修项目须经院长或主管院长审批同意。路途中遇特殊情况需就近修理的，事后要及时按照上述程序补办手续。

10、医院车辆一般情况不予外借，上级部门或相关单位因工作原因，确需借用车辆的，

必须经院长同意后方可借用。

11、车辆超出规定使用年限，由司机班提出报废申请，并拟定新车购置方案，经院长办

公室确认并呈总经理核准后，报院长办公会研究通过，指定专人选购。购置各类车辆应以坚固耐用、节省燃油、价格合理为原则。

用车申请单

用车申请单

年月

日

部门：姓名：往返时间：

到达地点：车号：往返公里数：

医

院请

示报

告制度

为了保证医院各方面的信息迅速传递给院领导，以便领导及时掌握情况，加强组织管理，使各类问题得到快速解决。凡有下列情况之一的，必须及时逐级向有关部门和领导请示报告。

1、 严重工伤、重大交通事故、众多中毒、甲类传染病及必须动员全院力量抢救患者时，应立即采取抢救措施并及时向医务部及主管院长汇报。

2、 重要脏器切除、截肢、新开展手术项目的实施以及新技术、新疗法和自制药品首次临床应用时，应向医务部报告，由医务部转报业务院长批准后，方可开展。

3、 发生医疗、护理事故或严重差错，损坏或丢失贵重器材、药品，发现成批药品变质时，应立即向主管的职能部门报告，并逐级向主管院长、院长报告。

4、 收治涉及法律、政治、刑事案件以及逃跑、伤人、有自杀迹象的患者时，应向医务部、保安部报告，以便采取措施，加强监管力度。

5、 紧急、重大经济开支报批时，应逐级经主管部门和分管财务的院领导审批，并报院长批准。

6、 丢失重要医疗文书、机密文件及档案资料时，应及时向主管院长汇报，并视情节轻合计里程： 事由： 总经理（签名）： 办公室主任（签名）： 用车人（签名）： 驾驶员：

重报告院长。

7、重要的外事保健任务和外出会诊以及上级部门借调人员等，应向有关职能部门报

告，并报主管院长或院长批准。

8、制定、修改医院的规章制度、技术操作常规或科室新制定制度时必须报告院长办公

室或医务部，并经主管院长审批后方可公布。

9、非工作时间内的紧急行政、医疗等事务均应向医院总值班报告，重大问题由总值班

及时请示带班领导。

10、工作人员出差、参加院外进修学习、接收院外任务等，应向有关职能部门和主管院

长报告；中层以上人员以任何原因离开本市时，必须报告院长，得到批准后方可离院。

11、局级以上领导干部住院，所在科室应向医务部、院长办公室及院长报告；省、市级

以上领导干部住院应由院长向省卫生厅、市卫生局报告。

12、患者病情危重或死亡后，科室须填写《病危通知单》和《死亡通知单》报送医务

部，并通知患者家属，经医务部和主管领导签署意见后归入病案。

13、职工发生打架斗殴或与患者发生严重冲突时，科室应立即通知保安部并向主管院长

报告，情节严重时报告院长。

14、医院重要的基建、设备、物流等档案资料，一般情况不外借，需要外借复印时必须

由牵头部门向主管院长请示，主管院长汇报同意后，方可执行。

医院行政查房制度

行政查房制度是医院行政管理的一项重要内容，是院领导及职能部门深入基层、现场办公、解决问题的重要行政手段。

1、医院行政查房由院长主持，院长办公室负责召集，并通知查房地点和内容。参加人

员有：副院长、党委书记、副书记、相关职能部门负责人、被查科室主任、护士长及有关医务人员；一般周二下午为查房时间，行政查房与业务查房交替每周一次。遇特殊情况，由院长办公室统一另行安排。

2、医院行政查房由院长根据医院工作的实际情况随时指定院长办公室对查房的内容进

行安排；或依据前一周医疗、护理、党务、后勤等部门业务查房的反馈情况，由院长办公室对急需解决的问题进行归纳整理，提交院长审阅后，按照缓急程度来安排行政查房的地点和内容。

3、被查科室主任、护士长要针对医疗、护理、后勤保障、安全保卫工作以及科室业务

的开展情况，当前所面临的困难等内容进行汇报，相关职能部门和主管院长听取汇报后对科室工作进行点评，并提出合理化建议以及具体要求。对科室提出需要医院协调解决的问题，由院长当场作出决定，所属职能部门落实办理，需要研究解决的事项，提交院长办公室，讨论后由主管部门执行。

4、院长办公室做好行政查房的文字记录，并妥善保管和存档。对行政查房决定的事

项，由院长办公室向有关职能部门下发督办书，负责督促、催办决定事项的自行和落实情况，并将处理结果及时向院长汇报。

5、主办科室在规定时间内迅速完成决定事项，不得以任何原因推诿或延误事项的执

行；在制定时间内未完成决定事项所要求的内容，将视情节追究相关部门和人员责任，并根据情况与科室考核挂钩。

6、参加行政查房的人员必须衣帽整齐，配戴胸牌；查房期间应遵守劳动纪律，中途不

得擅自离开；因故不能参加查房者，应向院长办公室主任请假，同时安排科室副职或其他人员参加。

医院印章保管制度

医院在使用和保管印章时要十分谨慎，每次用印必须履行审批手续，并严格进行登记，特别是在保管印章时要做到以下几点：

1、医院印章一般应放置在办公室，设专人保管，并存柜加锁。应选择保密观念强、坚

持原则的人员来负责保管印章。

2、院长办公室要对机关各部门拥有哪些印章及由哪些人负责保管做到心中有数。

3、要建立印章保管登记表，记录印章名称、印模、使用时间、保管部门、保管人姓名

等项。

4、印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗

用；同时要按照保密要求，不得委托他人代取代用。

5、用完印章后要随手锁好，不得将印章随意放置在办公桌上或将保管柜敞开，若因个

人工作疏忽发生印章被盗用或丢失现象，保管人员应负有法律责任。

6、一旦发现印章有异常情况或丢失，应该保护现场，并立即报告院领导，查明情况，

及时处理，必要时应报告公安机关协助查找。

7、印章保管人员要注意保养印章，定期进行擦拭和清洗，以保证用印的清晰度。

医院卫生制度

根据国家有关部门对医院卫生管理工作的基本要求，结合医院的实际情况，由院爱委办负责全院整体的卫生清扫、保洁、下水道疏通等工作的指导、分工、督察。

1、全院划分八个卫生责任区域：病区、外环境、门诊、医技、行政、总务、饮食、家

委会，分别设立卫生小组长，责任包干，督促检查本区域卫生情况。

2、实行卫生工作规范化、制度化、科学化。所有外环境、室内、食堂、厕所的卫生制

定统一检查标准；实行每周五下午卫生日；每月进行一次卫生责任区检查评比，每季度和大的节假日组织全院大检查，并纳入季考核奖评之内。

3、按上级要求，医院要加强宣传“除四害，讲卫生”知识，因地制宜地设立卫生科普

宣传栏，根据病发规律，宣传防治知识，认真贯彻执行预防为主的方针，教育群众养成卫生习惯，树立讲卫生光荣、不讲卫生可耻的良好风尚，使医院有一个文明、卫生的优良环境。

4、认真做好环境保护工作，按国家规定，对“三废”（废水、废气、废渣）进行无公

害化处理。病房、门诊部以及各科室做到无蚊蝇、臭虫、蟑螂、鼠害，做到卫生包干管理，责任到人，经常打扫，定期检查，任务落实。厕所地面清洁，便池及时冲洗，无臭味，无蛆，无蝇。

5、各部门都要认真搞好室内环境和个人卫生，认真执行隔离消毒制度，搞好污水、污

物垃圾处理，防止污染和交叉感染。门诊部、住院部以及行政、后勤各科室的废弃物不乱扔，应消毒的及时消毒。

6、严格执行传染病隔离制度、病区清洁卫生制度，防止交叉感染，由医院防保科专人

负责，定期检查及时上报。医护人员要及时报告疫情，做好预防注射，防患未然。