档案案卷页码编制规范

页码编制规范

1.案卷的页码编制方法应统一，要么按卷编页码，要么按件编页码；

2.某个案卷，如果由印刷成册的文件组成，印刷成册文件如果有自带连续页码，

可不用重新编页码；

3.装订工具：采用装订条，无论是按卷装订，按件装订；

4.只要是整卷装订的，需按卷打页码；

5.按件编页码的，需按件装订（印刷成册文件除外），用装订条；

6.印刷成册文件（自带页码），前后有零散页的，零散页可手编页码。

7.页码打错，更改后重新打号，也可以杠改后手写或者机打；

8.装订成册文件的封面如果太光滑，打号打不上去，可先在不干胶上打好后再

贴上去，也可以手写页码，但不应用红色、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写材料书写。

人事档案管理规定及相关表格非常实用精修订

人事档案管理规定及相关表格非常实用 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#

内部平急XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX 关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理 1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

文书档案管理实施细则

文书档案管理实施细则 1 目的为加强公司文书档案管理，保证文书档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，根据公司《档案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。 2 范围适用于全公司范围内经营管理、生产技术等工作中形成的文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。 3 职责总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。负责对收集起来的档案进行重新编制件号、盒号、档号。各部门负责人：对本单位或项目的文书档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的文书档案工作进行监督、检查、指导和考核。各部门档案管理人员：负责文书档案收集、整理档案资料；对本单位文书档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有文书档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写）、编写目录、装盒等。 4 术语定义编目：指按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。归档文件目录：指登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。编件号：是归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份文件编一个件号。目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，来源单位/部门一栏填写公司全称加上部门全称。来源单位/部门名称太长可使用通用简称。过多时可以适当省略。批准通过的审批表，来源单位/部门为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。文号：发文的字号。由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。档案名称：即文件的标题。文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。例如：。页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。

单位档案资料管理规定

单位档案资料管理规定一、目的为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。四、档案归档 1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

（1）

（2）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。（3）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。（4）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。五．档案和资料的保管 1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。 2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。 3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。 (1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。 (2)做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3)档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。 (4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。六、档案资料的使用 1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、

机械设备档案资料管理规定

机械设备档案资料管理规定第一章总则第一条为加强设备档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，使设备档案资料充分发挥作用，特制定此管理办法。第二条设备档案的管理，必须坚持集中管理，便于开发利用，确保档案资料的完整、准确、系统和安全的原则。第三条设备档案，是设备制造、使用、管理、维修的重要依据, 是保证设备维修质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥档案资料为设备管、修、用的职能。第四条设备资料，是指设备从选型、采购申请、登记、安装、备案、检查验收、使用、维修保养、更新改造、直至报废等全过程形成并经过整理归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、音像资料等文件材料。第五条本规定所指的设备资料包含设备安全资料，所指的设备资料员包含设备安全资料员。第二章资料的移交第六条设备从选型申购到报废各环节所形成的资料，禁止随意丢弃，必须移交至设备资料员。第七条设备使用现场的资料，当设备转移退场后，除设备履历书和设备运行记录应随同设备转移外，其余资料必须移交至设备资料员。第三章归档范围的确定

第八条资料归档原则 1、归档的设备管理工作和和各类设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须具有长期参考价值和凭证作用。 2、归档的文件材料必须反映设备管理和各类设备从中购到改造的全过程，保证材料完整、准确、系统。 3、归档的文件材料必须遵循自然形成规律、保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。第九条须归档的文件材料 1、须归档的文件材料：设备采购申请表、采购合同、发票、发货清单、开箱验收单、合格证、制造资质、制造许可证、安装说明书、使用说明书、随机图样、统一编号、设备管理制度、操作规程、维修保养规程、检查规程、安全技术交底、使用登记证、履历书、运行记录、维修保养记录、大修记录、更新改造记录、缺陷记录、事故记录、报废中请。 2、归档的重点是高价值设备所形成的资料。第十条不须归档的文件材料 1、未定稿、未报批的管理性文件。 2、未生效的合同、协议书。 3、重复文件。 4、无参考价值的文件。 5、设备广告、宣传材料等。

公司人事档案管理规定

人事档案管理规定第一章总则第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。第二章机构和职责第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。第六条档案管理员职责： (一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。第三章人事档案保密规定第七条涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。第四章材料归档规定第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料包括：履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。

(三) 鉴定、考核、考察材料包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。 (四) 评定岗位技能和学历材料包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。 (六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。 (八) 处分材料包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。 (九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料； (十) 其他可供组织参考的材料。包括： 1、企业工人从事特殊工种工作登记卡； 2、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表； 3、计划生育审批表； 4、招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表； 5、有残疾的体检表、残疾登记材料； 6、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书； 7、有关证明单位改制的文件材料； 8、有关证明单位更名的文件材料；

档案编制要求及管理办法

档案资料编制要求及管理办法为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。一、纸质文件归档要求（一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。（二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。（三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。（四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。（五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。（六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料

必须质量优良，耐久性强。（七）归档的竣工图必须为新蓝图。（八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。（九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。二、归档文件字体与页边距要求（一）归档文件字体、字号要求（二）表格页边距要求纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好）（三）签名必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。三、工程变更依据性文件质量要求（一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。关键词：文书工作；文书档案管理；重要性文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，

档案整理规范模板

档案整理规范

目录工程准备阶段文件一、立项文件 1、项目建议书 2、项目建议书审批意见及前期工作通知书 3、可行性研究报告及附近 4、可行性研究报告审批意见 5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话 6、专家建议文件 7、调查资料及项目评估研究材料二、建设用地、征地、拆迁文件 1、选择申请及选址规划意见通知书 2、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建议用地批准书 3、拆迁安置意见、协议、方案等 4、建设用地规划许可证及其附近 5、划拔建设用地文件 6、国有土地使用证三、勘察、测绘、设计文件 1、工程地质勘察报告 2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 3、建设用地叮桩通知单( 书) 4、地形测量和拔地测量成果报告

5、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 6、初步设计图纸和说明 7、技术设计图纸和说明 8、审定设计方案通知书及审查意见 9、有关行政主管部门( 人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等) 批准文件或取得的有关协议 10、施工图及其说明 11、设计计算书 12、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见四、招投标文件 1、勘察设计招投标文件 2、勘察设计承包合同 3、施工招投标文件 4、施工承包合同 5、工程监理招投标合同 6、监理委托合同五、开工审批文件 1、建设项目列入年度计划的申请文件 2、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 3、规划审批申报表及报送的文件和图纸 4、建设工程规划许可证及其规划

5、建设工程开工审查表 6、建设工程施工许可证 7、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 8、工程质量监督手续六、财务文件 1、工程投资估算材料 2、工程设计概算材料 3、施工图预算材料 4、施工预算七、建设、施工、监理机构及负责人 1、工程项目管理机构( 项目经理部) 及负责人名单 2、工程项目监理机构( 项目监理部) 及负责人名单 3、工程项目施工管理机构( 施工项目经理部) 及负责人名单监理文件 1、监理规划 ①监理规划 ②监理实施细则 ③监理部总控制计划等 2、监理月报种的有关质量问题 3、监理会议纪要中的有关质量问题 4、进度控制 ①工程开工/复工审批表

档案资料管理规定

档案资料管理规定 1.0 着装规定规范公司档案的分类、归集、保管、借（查）阅及销毁工作。 2.0 适用范围适用于公司档案的管理。 3.0档案归档、保管、借(查)阅及销毁工作 3.1 档案归档 3.1.1 凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件、图纸及有关材料都必须归档，并编制资料目录。归档的内部文件、外来文件、相关记录须加盖“西安万达广场商业管理有限公司存档文件（资料）”红章。 3.1.2 归档的重点是公司制订的及上级机关或其它单位发来的,与公司主营业务有密切联系的文件资料。凡属归档的文件，包括完整的正本、正件与附件、转发件与原件，以及领导的重要指示，都必须齐全与完整。 3.1.3 为了方便、准确、迅速地找到所需资料而编制此代码。代码由库号—柜号—序号组成。 3.1.4 每月5日前，完成上月档案资料的归档工作。 3.2 档案分类公司档案按照各部门归档时上交的目录分类，包括管理部、工程部、营运部、行政部、企划部、财务部、品质部，7个部门的档案资料。 3.3 档案借阅 3.3.1 行政部负责建立档案借阅制度。

3.3.2 公司所有工作人员都有借阅档案的权利和保护档案的义务。 3.3.3 公司人员查阅档案或复印档案及借阅档案时，须填写《档案查(借)阅登记表》，经档案所在部门负责人及借用人所在部门负责人批准后方可借阅，所借档案须按期归还；人事档案、薪资档案、社保档案、劳动合同、公司减亏方案及组织机构和人员变动文件无总经理批准，不准借阅任何人。 3.3.4 阅档人对所借阅的档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如需复印的档案资料，应交由行政部文员进行复印。 3.3.5 借出和归还档案时，应办理清点手续，由行政部文员和借阅者当面核对清楚。 3.3.6 档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 3.3.7 调离公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 3.3.8 外单位人员借阅公司档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并填写《档案查(借)阅登记表》，由公司总经理审批后方可借阅。 3.4 档案保管期限 3.4.1 档案保管期限分为永久、长期、中期和短期4种。短期为2年以下，中期为5年以下，长期为6年至70年，详见《档案分类及保管期限表》。 3.4.2 凡是介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律按中期保管。 3.5 档案的销毁 3.5.1 对于到期档案，行政部文员须填写《档案销毁申请单》，经审批后方可销毁，同时档案销毁时须由行政部与2名以上的监销人员负责销毁，监销人员确认《档案销毁清单》与需销毁的档案无误后，选择安全地点销毁档案。《档案销毁申请单》由行政部文员妥善保存。 3.5.2 各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。 3.5.3 销毁档案时要严格执行保密规定，若销毁档案过程中出现泄密或对公司造成损失，将根据公司《员工奖罚管理规定》进行处理。 3.5.4 行政部文员根据《档案销毁申请单》填写《档案销毁清册》。 3.6 档案管理现代化 3.6.1 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分，应列入公司现代化管理的整体计划。 3.6.2 应采用以计算机为主，包括通讯设施和办公自动化等现代化管理手段对档案进行管理和利用。 3.7 档案室管理规定

人事档案管理规定

人事档案管理规定——关心自己的档案杨大跃：中加商学院并获美国华盛顿州、西亚图城市大学MBA学位。课程：《职业经理人必备的八大素质》《现代企业战略管理》《企业领袖与管理精英领导力模式》《中国中小企业面临的机遇与挑战》《项目管理的战略规划》一、档案事关个人切身利益《企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。这个文件对职工档案转递规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调换单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。这个文件对职工转递档案管理规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调动单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。二、企业无权扣押人事档案不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，企业以扣押个人（人

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

档案资料管理规范

档案资料管理规范就公司档案资料管理的需求，特对公司档案资料管理进行规范如下：第一条归档范围凡是反映本单位工作活动，具有保存、考查、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围。 1、行政综合类：包含公司召开的重要会议材料、公司制定的内部法规性、政策性文件，公司的请示报告与上级机关的批复及下级机关的请示与公司的批复，公司组织沿革、变迁、大事记、年报等文件材料，公司发展规划、工作总结汇报等重要材料。 2、组织人事、教育培训类：包括公司干部任免、奖惩、录用、调资、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料，公司职员年度花名册，各种报刊、杂志上登载公司活动的报告，公司编发的各种业务宣传材料、刊物。 3、合同类：包括公司签订的相关销售、招商的合同及协议。 4、项目类：有关工程、项目的文书、文件。第二条归档要求 1、将工作场所内任何物品区分为必要和非必要，将必要的进行整理摆放，非必要物品进行销毁或先行存档（参考要求第8条）。 2、文件资料应设专人专柜保管，严防丢失、损坏。 3、文件资料的保管应分门别类、有序存放，以便查阅，严禁乱堆乱放。 4、文件资料的书写应准确、规范、合理，严禁乱写乱画。

5、及时准确地收集、整理各类档案，材料必须做到真实完整，各种原始记录不得使用圆珠笔、铅笔填写。 6、按期归档，准确制定案卷的保管期限，按期提取保管期满的档案材料，登记造册，经主管领导批准后进行销毁。销毁时需两人以上参加，并在销毁清单上签字，销毁文件清单列入档案检索保存。 7、不许无关人员查阅档案，如确实需要，需由主管领导审批。查阅密级较高的档案时，原则上不准复制，如确因工作需要抄录复制时，须经领导批准，用后及时收回或销毁。 8、处理废文件、材料时，事先要全面细心检查，凡属带有机密性质的文件、材料必须抽出，按有关程序处理。 9、文件资料的存放方式可以是计算机光盘、软盘，也可以是纸张文字形式。 10、资料档案管理人员工作变动时，应组织档案文件及工作交接，并在有关交接清单上应有交接人、监交人三方签字署名以示负责。第三条保密制度 1、公司工作人员及档案资料管理人员对经手的客户资料及公司往来业务资料要做到保密，不得随意外泄。 2、查阅、复制有关档案材料时，须经公司领导批准。

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查

档案目录格式规范

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004 ①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、 20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引年度:2008年 ①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm (两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)

人事档案管理制度

第一章、总则第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。第二章、管理职责第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责—— a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作； d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作； e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。第三章、人事档案内容第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类： a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）； b、考核、考察材料； c、奖励及处分材料； d、培训记录及外训协议等材料； e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料； f、其他可供企业用人参考的资料。第四章、档案编号管理第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100

档案目录电子表格录入格式要求

档案目录电子表格录入格式要求 1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。法规科联系电话：8783368。 2.录入格式要求 2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局责任者在著录时应前后保持一致。如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：日照市第九届人民代表大会第二次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。 2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。如：92年1月23日正确写法为19920123 错误写法：920123 或者1992123 如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200 如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321 2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。如：原文写法：日档发（92）001号正确写法：日档发[1992]1号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。 3. 案卷目录格式要求 3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。 3.2 著录格式： 3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123 3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。 3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。 3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。如归档年度为92年，应写为1992 3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。 3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。 3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。 3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。 3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存

档案室管理规范

1.0目的：对公司具有保存价值的文件、资料进行合理有效的存档与管理 2.0适用范围：凡是公司内部已经办理完毕的、具有保存价值的文件、资料均应存入档案室统一管理。 3.0权责区分： 3.1部门文件管理员负责对本部门文件、资料的收集整理并按规定时间交档案室保存。 3.2档案室管理员负责接收各部门档案，并对档案的保存、借阅、销毁等进行统一管理。 4.0作业流程图无 5.0作业程序 5.1公司档案分类及保存要求详见附件《公司档案分类及保存要求》，各部门需参照附件要求按时将部门档案资料交档案室保存。说明：附件未列及但部门主管判定需交档案室保存之资料部门可随时申请缴交档案室。 5.2档案编号方式 5.2.1为方便档案室管理和部门查询，所存档案室文件均采用二级编码格式，即一级目录和二级目录。一级目录即档案室查阅的编号，由档案室管理员编制，是按一年内发生的每类文件为最小单位，加上档案存入区域编制而成。编号规则如下： AB- A- BO- 11-00. J 1一档案序号（按年份累计） —年份 I _ 部门代码r 1__ 文件类别代码 ---------------- 公司简称及存入区域代码 5.2.2 二级目录即部门文件存档编号，由部门文件管理员编制，以每份文件为最小单位。编号规则如下： BO-11- 01-001

I I_文件序号（按年份累计）注：秘密文件请单独存档，各部门文档编号方式同 5.22交于档案室时档案袋右上角注明“秘密”两字。档案室管理员需将秘密档案放置在有锁的文件柜内。 5.3档案缴交流程 5.3.1部门档案缴交流程 531.1按照5.1附件所列，对于缴交的各类资料，部门文件管理员直接将《部门文件缴交资料目录》发于档案室管理员（电子目录），再缴交资料至档案室。注：部门文件管理员需按《公司档案分类及保存要求》及时缴存需归档文件，如不及时缴存，第一次警告，第二次直接公告本人并记入KPI考核，部门主管负连带责任。 5.3.1.2缴交文件应为原件，如部门需保存原件，缴交复印件的需部门主管审批。缴交至档案室的资料需按类别用牛皮纸袋封装，档案袋正上方需粘贴档案目录。 531.3档案室管理员在收到档案后，首先要检查资料目录与实际内容是否相符，文件有无破损或字迹不清状况。核对无误后双方于《部门文件缴交资料目录》签字确认，档案室管理员按照一级目录编号，并存入档案室已划定区域。 “秘密”档案由档案室单独存档。未申请不得借阅。 5.3.1.4《部门文件缴交资料目录》作为档案室接收资料的原始记录，须永久保存，不得损毁。 5.3.2档案室档案保存要求 5.3.2.1归档的资料应为原件，若因故无原件的需说明后归档复印件，复印件要清晰可辩。 5.322非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件说明一并归档，归档资料的载体和字迹应符合耐久性要求。外文资料若有汉译文的两者一并归档，无译文的附简要说明后归档。 5.3.2.3档案室管理员需将档案室内存放的同一年的文件资料按类别分类统计在