酒店管理系统方案书

红火点酒店管理系统系统概述

杭州若轩科技有限公司前身是飞非工作室，成立于2005年，是一家以软件开发为主业的科技型企业。先后开发出了酒店管理系统、餐饮管理系统、棋牌管理系统、综合分析系统、服务中间件等行业相关的产品。

公司拥有专业的酒店管理知识，致力于以先进的技术、优质的服务和相对低廉的成本为酒店完美实现信息化构想。为国内中小型宾馆、酒店（包括连锁酒店）提供集成最新IT技术成果的信息化管理软件和服务，通过富有创意的设计，以及对每个细节的认真把握，力求帮助酒店轻松步入信息化时代，以更少的投入获得更大的收益。

公司不仅拥有自主开发的具有竞争力的管理软件，而且也可专门为酒店量身订做适合自己的管理软件。另外，公司提供IT咨询服务，可协助企业进行软件系统选型、实施和后期维护。

红火点酒店管理系统包含预定接待、帐务处理、客房中心、报表中心等功能模块，根据宾馆和酒店的特点设计，安装简单，操作简便，是一个完全适合宾馆和酒店的客房管理使用的软件系统。

系统具有以下特点：

1、操作直观快速，多数业务在房态图上直接完成

2、所有菜单、窗口，操作方式均为windows98/2000/xp/2003风格，用户容易上手

3、操作日志详细，记录所有关键的电脑操作，确保客人信息的更改有据可查

4、基于角色的权限管理体系，设置灵活，管理科学，确保系统安全可靠

5、系统支持MS Access, MySQL, SQL Server, Oracle等多种类型数据库，通过数据库的安全策略确保数

据安全性和稳定性

6、本系统有单机版，2至无限站点的网络版，能够满足各种用户的需要

7、预留接口，能够方便接入IC卡门锁系统、程控电话计费系统等

系统安装要求

桌上型个人电脑、笔记本电脑均适用,原装机或兼容机均可；

Microsoft Windows95/98/Me/NT+SP6/2000/XP/2003 操作系统；

CPU主频赛扬 433 MHz以上，推荐使用英特尔“奔腾4”处理器；

至少64M内存；

至少20M可用硬盘空间；

普通10M/100M自适应网卡（网络版要求）。

客房状态

为了确切的描述客房的各种状态，系统不仅采用空净房、住房、空脏房等状态描述房间的基本状态（主房态），更进一步地，也采用钟点房、保密房、团队房等来描述更细的状态（子房态）。

1、主状态的图示

空净房（可以入住的空房）

住房(当前有客人在住的房间，住房包括很多种类型，像团队房、散客房、钟点房、半天房等)

住未满（当前有客人入住，但仍有床位空余，并且空余床位允许其他客人入住的房间）

空脏房 (客人已经退房但尚未打扫卫生)

维修房（需要维修的房间，不能登记入住）

2、子状态的图示

子状态是指附加在房间上的，用于描述房间客人的特征信息。

钟点房（一般只开几个小时的房间，在房态图上的表示方式是在房态上有一小闹钟的标志）

保密房（客人要求保密的房间）

半天房（是指客人开房时只开半天，一般酒店很少用到）

团队房

此种房态表明客人今天即将离店。（到达客人的离店日期后，系统会自动在将离的客人房间上显示出标志）

预定房（在房态的左下角有个箭头图标）

请切记客房的各种状态，只有熟练掌握了各种房态才能很好地使用本系统。

实时房态图

在用户登录后，系统自动打开实时房态图界面，如图1所示。

图1 实时房态图

实时房态图是整个系统的核心，几乎所有的日常操作功能都可以在房态图上实现。

房态图可以灵活设置，用户不仅可以自行设置房态图元大小、颜色，字体大小、位置，每一行的房间数，也可以自行替换各种子房态的图标。

房态图的所有操作都包含在相应的菜单栏中，一些最常见的操作也体现在工具栏中。在实时房态图中，选定一个房间后，系统支持右键弹出菜单和双击操作。右键弹出菜单列出该房间所有可以操作的选项，双击操作执行的是该房间当前房态下的缺省操作。如果是空房，双击操作执行的是客人登记功能；如果该房已有客人入住，双击操作执行的是修改登记的功能；如果是空脏房，双击操作执行的则是置空净房的功能。

在房态图上将鼠标移到某个房间时，如果该房有人入住、预定，系统会在提示框中列出客人信息，如果该房为维修房，则提示框中显示维修信息。

在房态图的最左边，列出各种主房态和子房态的统计信息。其中，可以执行三种操作：

1）单击主房态的颜色框过滤：在实时房态图中将只列出该房态的房间；

2）在当前房号输入框中输入房号：系统自动执行该房间的缺省操作,如果是空房，则弹出客人登记窗口；如果是住房，则弹出客人信息修改窗口；

3）单击[刷新房态图]按钮：系统刷新房态图，如果有预定到期，则提示用户是否要进行处理。

左边栏中的[提醒]TAB页显示当天生日的宾客列表。如果列表中的宾客正在酒店入住，则该每行数据的图

标显示为否则显示为。当鼠标移动到宾客列表上，会自动显示提示框，其中列出该宾客的详细联系信息。宾客列表的数据可以导出为Excel文件。

最下方是状态栏，列出当前登录用户的信息。

帐号的概念

帐号是客人入住或预定时系统自动产生的号码，便于酒店对客人帐务的管理操作。

帐号包含日期和时间信息，格式如：20060429150923235。

对于团队预定或入住的情况，系统将只产生一个帐号，该团队的所有房间都将使用该帐号。如果客人要拆分帐单，系统会自动为拆分后的房间生成一个新的帐号。

系统登录

系统启动后，首先弹出[员工登录]窗口，只有正确输入登录名和密码，才允许使用系统。

在第一次使用系统时，请用登录名admin，密码为空登录系统。成功进入系统后，请设置好房类和房间信息，这样就可以正常使用系统了。同时，强烈建议马上修改密码（参见修改密码），以防系统被不法人员盗用。

管理连锁店

系统支持在一台计算机上管理多个连锁店。

要在一台计算机上管理多个连锁店，首先要求这台计算机与要管理的连锁店在网络上连通，并且这些连锁店的前台上装有我们的系统。

这样，如果采用ACCESS数据库，只要按下列步骤进行操作，就可实现从总部对连锁店的管理：（如果采用其他数据库，联系我们）

1、在连锁店的前台计算机上共享出酒店管理系统所在目录；（可设置为对某个用户共享，要求为该用户赋予

读写权限）

2、在总部的计算机上为这些共享出来的目录建立映射；

3、运行总部的酒店管理系统，在弹出登录窗口时，单击【取消】按钮；

4、单击菜单栏上的[系统]→选择[参数设置]菜单项→进入[参数设置]窗口，如下图所示：

图1 参数设置窗口

5、选中[客户端连接多家酒店]核选框，[连接信息]栏显示如下：

图2 配置连锁店连接信息

6、单击【添加】按钮,添加每家连锁店的连接信息,如下图所示:

图3 填写连接信息

7、在添加完成后单击【确定】保存所设置的连接信息，并退出系统进行重新登录。此时登录窗口显示如下：

图4 选择不同分店登录

这样，你就可以选择登录不同分店了。

数据备份/恢复

系统支持自动备份和手动备份数据，以避免电脑出现故障而导致的数据意外丢失。使用系统备份出来的数据文件，能够快速恢复系统，尽量减少各种意外情况造成的损失。

自动备份设置

在登录系统后，单击[系统]菜单栏→选择[数据备份/恢复]菜单项→出现[自动备份设置]窗口。选中[启用自动备份]核选框，然后设置备份策略，保存设置后自动备份就开始运行。每到设定的备份时间，系统将自动备份数据到指定目录。

图1 自动备份设置

手动备份/恢复

除了自动备份，用户也可以手动备份数据。指定备份文件后，单击【备份】按钮即可将系统数据备份出来。

图2 手动备份/恢复

数据恢复只有admin用户才能操作。恢复时先选择已备份的数据文件，然后单击【恢复】按钮即可完成操作。

前台预定

给客人预定单间房

操作方法一：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间→从右击弹出菜单中选择[客人预定]→进入[客人预定]窗口，如图1所示。

图1 客人预定窗口

只要输入订房客人的姓名、客人预定的抵店日期等信息并保存，即可完成预定操作。此时在房态图上可看

到该房间的左下角出现预定标识，表明该房间已被人预定。

操作方法二：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间→单击菜单栏上的[预定接待]→选择[客人预定]菜单项→进入[客人预定]窗口→输入客人信息后保存即可。

操作方法三：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间→单击工具栏上的按钮→进入[客人预定]窗口→输入客人信息后保存即可。

取消预定的房间

在实时房态图上，双击需要取消预定的房间，出现此预定房间的详细信息窗口。单击【预定取消】按钮，出现提示时单击【确定】按钮确认即可取消预定的客房。

另外，如果客人预定后没有在指定时间内入住，那么在刷新房态图时，系统会提示是否对这些已过期的预定进行处理。如果单击确定，可集中处理这些过期的预定。

预定房间后换房

操作方法一：在实时房态图上选择需换房的房间→按住鼠标左键不放，并拖动→如果经过的房间允许换房，

光标会变为一小人→将小人拖放至需要换入的房间→松开左键→出现换房操作窗口（如图1所示）→填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。

图1 换房操作窗口

操作方法二：在实时房态图上右击需要换房的房间→出现右键菜单→选择[更换房间]菜单项→出现换房操作窗口（如图1所示）→填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。

操作方法三：在实时房态图上选择已预定的房间→单击[预定接待]菜单栏→出现下拉菜单→选择[更换房间]菜单项→出现换房操作窗口（如图1所示）→填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。

如果一个房间既有预定又有客人在住，或者一个房间有两个或两个以上预定记录，则不能采用[操作方式一]进行换房，而只能采用操作方法二、三。

给客人一次预定多间客房

操作方法一：在实时房态图上右击需要预定给客人的其中一间客房→出现右键菜单，选择[客人预定]菜单项→出现[客人预定]窗口（如图1所示）→输入客人的信息后，在[可选房间]列表中双击需要同时预定的其他房间→则这些房间会进入到[已选房间]列表中。这样，单击【保存】按钮后即可完成多个房间的预定。

在保存退出之前，如果要去掉已选房间，只需在[已选房间]列表中双击该房间记录。这样，该客房又会回到[可选房间]列表中。

注意：主房间是不能被删除

图1 客人预定窗口

添加房间的另一种方式：

先按住[Ctrl]键→然后在[可选房间]列表中单击鼠标依次选择所有要预定的房间→然后放开[Ctrl]键，并单击

按钮→则所有选中的房间会进入到[已选房间]列表中。采用同样地操作，用户也可将[已选房间]列表中不需要的房间一次取消。

操作方法二：选择客人要预定的其中一个房间→单击菜单栏上的[预定接待]→出现下拉菜单→选择[客人预定]菜单项→出现[客人预定]窗口（如图1所示）→输入客人的信息后，在可选房间中双击需要同时预定的其他房间→确定保存后即可完成操作。

注意：[可选房间]列表与抵店日期和离店日期有关，因此如果修改了这两个时间，建议单击

按钮刷新[可选房间]列表，否则在选房时可能会存在日期冲突。

客人预定房间后需增减房间

酒店客人有时在预定客房后，因一些特殊原因需要增加或退掉其中的一些房间。对于这种情况，可以这样操作：

首先，双击客人事先已预定的房间，进入客人预定窗口，然后采用上面的操作方法方便的增加或取消预定的房间。

前台接待

客人直接来酒店入住开房

操作方法一：在实时房态图上双击准备开给客人入住的房间→进入[客人登记]窗口（如图1所示）→正确

填写客人的详细信息→单击【保存】按钮保存即可。此时，在实时房态图上，该房间显示为住房状态：。

输入客人信息时，注意以下几点：

1）在客人登记时，首先要选择入住类型，入住类型与房价的折扣有关。

如果入住类型选择的是[协议房]，则将弹出[查询协议单位]窗口，选定协议单位后，系统自动按协议价设定房价。查找协议单位有两种方式：a）按协议号查找；2）按单位名称查找。如果按协议号查找，系统将采用精确匹配方式；如果按单位名称查找，系统将采用模糊匹配。

如果入住类型选择的是[贵宾卡房]，则将弹出[查找会员]窗口，在选定会员后，系统自动按会员折扣价设定房价。查找会员有两种方式，既可输入贵宾卡号，也可输入姓名。如果按贵宾卡号查找，系统将采用精确匹配方式；如果按姓名查找，系统将采用模糊匹配。

2）输入证件号或住客姓名后切换到下一个输入框时，如果系统能够从历史住客中找到匹配的信息（其中证件号采用精确匹配，姓名采用模糊匹配），则弹出[查找宾客]窗口，由用户确定入住宾客是否就是历史住客。如果是，则直接从历史住客中调出相关信息。

如果确定系统存在入住宾客的信息，也可直接单击[住客姓名]编辑框旁边的按钮，调出[查找宾客]窗口直接查询。

3）如果本系统与公安旅客登记系统已经实现了接口，则可以单击【获取数据】按钮，从公安旅客登记系统获取要入住的宾客信息。

4）输入入住天数后，系统能够自动计算预定离店日期，缺省的离店时间为12:00。如果是半天房或钟点房，用户应该根据实际情况调整预定离店时间。

5）输入折扣后，系统能够自动计算实际房价；同样，如果用户修改了实际房价，系统也能自动计算折扣。

6）押金别忘了输入。如果没有输入押金，在保存时系统会提醒用户是否要收取押金。

7）如果[保存时打印开单信息]核选框选中，则在保存的同时自动打印旅客登记单。

注意1：在实时房态图上，如果将鼠标移至住房房态的房间时，会在提示框中显示住客的信息资料，如姓名、房价、抵店日期和离店日期、地址等。

图1 客人登记窗口

操作方法二：在房态图上右击准备开给客人入住的房间→从弹出菜单中选择[客人登记]→进入[客人登记]窗口（如图1所示）→正确填写客人的详细信息→单击【保存】按钮保存即可。

操作方法三：在房态图上单击选择需要开给客人的房间→单击菜单栏上的[预定接待]→选择[客人登记]菜单→进入[客人登记]窗口（如图41所示）→正确填写客人的详细信息→单击【保存】按钮保存即可。

操作方法四：在房态图上单击选择需要开给客人的房间→单击工具栏上的按钮→进入[客人登记]窗口（如图1所示）→正确填写客人的详细信息→单击【保存】按钮保存即可。

注意2：只有在[系统管理→系统参数设置]中选中了[是否支持与公安系统的接口]核选框，客人登记窗口才会显示【获取数据】按钮。

给客人房间设置保密

根据客人的要求，可将客房设置为保密房。具体操作如下：

双击客人要求保密的房间→出现登记信息修改窗口→单击是否保密右边的小框中，使其选中：

→单击【保存】按钮保存即可。此时房态图上该客房的右上角显示了保密标志，如：。

给客人开钟点房

钟点房一般是指客人只入住几个小时的房间。开钟点房的具体操作如下：

双击准备开给客人的房间→进入客人登记窗口→输入客人的详细信息（注意：[入住类别]须选择[钟点房]，并且[预定离店时间}请正确填写）→单击【保存】按钮保存即可。此时房态图上该客房左上角显示了钟点房标

识，如：。

给客人开半天房

半天房也称午休房，一般客人只在中午前后入住半天左右时间。开半天房的具体操作如下：

在房态图上双击准备开给客人的房间→进入客人登记窗口→输入客人的详细信息（注意：入住类别须选择[半天房]，同时客人的预定离店时间请正确填写）→单击【保存】按钮保存即可。此时房态图上该客房的左上

角显示半天方标识，如：。

团队直接来酒店入住

操作方法一：在实时房态图上双击需要开给客人的其中一间客房→在客人登记窗口中输入客人的信息（注意：[入住类别]须选择[团队房]）→然后在[可选房间]列表中选择需要同时登记的其他房间→单击【保存】按

钮保存即可。此时，房态图上所开的客房左上角显示团队标识，如：。

从[可选房间]列表中选择要同时登记的房间有以下几种操作方法：

1.双击要选择的房间；

2.选中房间，然后点击按钮；

3.先按住[Ctrl]键，然后单击鼠标逐一选择要一起入住的房间，选择完毕后再放开[Ctrl]键，并

单击按钮，则所有选中的房间都将出现在[已选房间]列表中；

4.如果要一起入住的是连续的房间，可单击鼠标选择起始房间，然后按住[Shift]键，并单击鼠标

选择截止房间，这样在起始房间和截止房间之间的所有房间都将被选中。此时放开[Shift]键，并单击

按钮，则所有选中的房间都将出现在[已选房间]列表中。

如果要取消选中的房间，可以进行类似的操作。

操作方法二：在实时房态图上选择客人要入住的其中一个房间→单击菜单栏上的[预定接待]→选择[客人登记]菜单项→在客人登记窗口中输入客人的信息（注意：[入住类别]须选择[团队房]）→在[可选房间]列表中选择需要同时登记的其他房间→单击【保存】按钮保存即可。

注意：入住天数缺省为一天，如果修改了入住天数，请单击按钮刷新[可选房间]列表，以避免选房时存在日期冲突的情况。

给客人同时开几间房

同“团队直接来酒店入住”，只是填写客人信息时，[入住类别]须选择[散客房]。

客人预定房间后，来酒店入住

操作方式一：在实时房态图上双击客人预定的房间→在客人预定窗口中补充客人的一些更详细信息，如证件、证件号码等，并收取押金→然后单击【预定入住】按钮→出现提示“确定预定入住吗？”后确定即可。

如果用户忘记了输入押金，系统会提示用户输入押金。

如果该客人同时预定了其他房间，则在客人入住时将一起改为住房。

操作方式二：在实时房态图上右击客人预定的房间→出现弹出菜单→选择[客人登记]菜单项→在系统提示是否以该预定客人登记时单击按钮确定→在客人预定窗口中补充客人的一些更详细信息，如证件、证件号码等，并收取押金→然后单击【预定入住】按钮→出现提示“确定预定入住吗？”后确定即可。

给客人换房

其操作方法同“预定房间后换房”，在此不再细述。

给客人续住（预收押金）

操作方法一：在实时房态图上双击需要续住的房间→进入[登记信息修改]窗口→单击【预收押金】按钮→出现[预收押金]窗口（如图1所示）→填写续住天数以及相应的押金→单击【确定】按钮保存即可。（如果[打印押金单]核选框选中，则在保存押金信息的同时自动打印押金单。）

图1 续住处理

操作方法二：在实时房态图上右击需要续住的房间→出现右键弹出菜单→选择[预收押金]菜单项→出现[预收押金]窗口→填写续住天数以及相应的押金→单击【确定】按钮保存即可。

操作方法三：在实时房态图上右击需要续住的房间→单击菜单栏上的[预定接待]→选择[预收押金]菜单项→出现[预收押金]窗口→填写续住天数以及相应的押金→单击【确定】按钮保存即可。

消费入单

操作方法：在实时房态图上选择需要进行登记消费项目的客房，单击右键选择[消费入单]菜单项→进入[客人消费登记]窗口→选择要添加的消费项，输入消费数量→然后单击【添加】按钮，则该项消费就出现在该客人的消费清单中。

图1 消费入单

添加消费项的几种方式：

1）输入拼音简码或编码，直到找到该消费项，然后输入消费数量，再单击【添加】按钮即可。如果该消费的单价为0，则会弹出窗口，让用户输入单价，如图2所示。

2）先输入消费数量，然后双击消费项，则该项消费就会出现在该用户消费清单中。

图2 消费入单-输入消费单价

消费转单

在消费清单中选择需要转单的消费项→单击【消费转单】按钮→出现[消费转单]窗口→选择要转入的客房，单击【确定】按钮确认即可。

图3 消费转单

消费退单

在消费清单中选择需要退单的消费项目→单击【消费退单】按钮→出现[消费退单]窗口→填写退单数量，退单理由，单击【确定】按钮确认即可。

图4 消费退单

帐务处理

合并帐单

合并帐单是指将当前房间客人的帐单并入其他房间客人的账单上，以便一起结帐。

操作方法一：在实时房态图上右击需要合并帐单的房间→从弹出菜单中选择[合并帐单]菜单项→进入[合并帐单]窗口（如下图1所示）→选中需要并入帐单的房间→单击【确定】按钮确定即可。此时，合并了帐单

的两个房间在实时房态图上的标识是：和。

图1 合并帐单窗口

操作方法二：在实时房态图上选择需要合并帐单的房间→单击菜单栏上的[帐务处理]→选择[合并帐单]菜单→进入[合并帐单]窗口（如图1所示）→选中需要并入帐单的房间→单击【确定】按钮确定即可。

拆分帐单

拆分帐单的概念同合并帐单的概念正好相反，它是将当前客房的帐单从联单中拆分出来，以便单独结帐。

操作方法一：在实时房态图上右击需要拆分帐单的房间→从弹出菜单中选择[拆分帐单]菜单项→系统提示“确定将XX房间客人XX的帐单拆分以便单独结帐？”→单击【确定】按钮确定即可。

操作方法二：在实时房态图上选择需要拆分帐单的房间→单击菜单栏上的[帐务处理]→选择[拆分帐单]菜单→系统提示“确定将XX房间客人XX的帐单拆分以便单独结帐？”→单击【确定】按钮确定即可。

组合帐单

组合帐单是指将其他房间客人的帐单与当前房间的帐单组合在一起，以方便结帐。组合帐单与合并帐单有以下几点不同：

1.合并帐单是将当前房间的帐单并入其他房间，而组合帐单是将其他房间的帐单组合到当前房间；

2.合并帐单要求当前房间不存在联单，而组合帐单的当前房间允许存在联单；

3.合并帐单只能将单个客房的帐单并入联单，而不能将联单与联单进行合并；而组合帐单可以实现联单与联单的合并。

操作方法一：在实时房态图上右击需要组合帐单的房间→从弹出菜单中选择[组合帐单]菜单项→进入[组合帐单]窗口（如下图1所示）→选中需要组合帐单的房间→单击【确认】按钮确定即可。此时，组合了帐单

的房间在实时房态图上的标识是：和。

图1 组合帐单窗口

散客结帐

结帐是前台帐务操作的核心，也是客房管理中的一个最重要的环节。散客结帐可以按以下几种方式操作：

操作方法一：在实时房态图上双击要结帐退房的房间→出现[修改登记信息]窗口→单击【结帐退房】按钮→出现[结帐退房]窗口（如图1所示）→检查客人各项费用是否正确，如果不正确，可双击[帐务信息]记录进行修改；如果有消费项未入帐，可单击【消费入帐】按钮进行添加→在消费金额确认无误后，打印结帐单，并收取客人应付金额（或退回多收的押金）→然后单击【结帐】按钮，系统完成结帐并退出。此时，在实时房态

图上该房间已变为脏房，如：。

图1 客人结帐窗口

操作方法二：在实时房态图上右击要结帐退房的房间→在弹出菜单中选择[结帐退房]菜单项→出现[结帐退房]窗口（如图1所示）→用户检查客人各项费用是否正确，如果不正确，双击[帐务信息]记录进行修改→收取客人应付金额（或退回多收的押金）→单击【结帐】按钮完成结帐并退出。

操作方法三：在实时房态图上选择要结帐退房的房间→单击[结帐处理]菜单栏→选择[结帐退房]菜单项→出现[结帐退房]窗口（如图1所示）→用户检查客人各项费用是否正确，如果不正确，双击[帐务信息]记录进行修改→收取客人应付金额（或退回多收的押金）→单击【结帐】按钮完成结帐并退出。

操作方法四：在实时房态图上选择要结帐退房的房间→单击工具栏中的按钮→出现[结帐退房]窗口（如图5.3所示）→用户检查客人各项费用是否正确，如果不正确，双击[帐务信息]记录进行修改→收取客人应付金额（或退回多收的押金）→单击【结帐】按钮完成结帐并退出。