采购存货管理制度

jin10．存货管理制度

为了加强存货管理，减少浪费，规范存货的采购、耗用、销售，特制定本规定：

一、存货的范围

凡在盘点及所有权归属企业的存货，不论其存放地点如何均应做为企业存货，商家代销或铺底销售产品也应作为存货单独管理。

二、存货分类

企业存货分为：原材料（酒水、饮料、鲜活食品、佐料、回收菜、成品菜、干杂等），低值易耗品（办公用具、用品、一次性餐具、厨房用生产工具等），凡不属于公司财产目录的其他物品。

三、存货采购

1、存货的采购必须以审核有效的申购单购货。（严格按照申购单的质量，等级、数量、品名购买）

2、存货采购必须按有关部门制定的质量标准采购。购买量不得超过最高储备量。

3、（原材料）原则上实行滚动结算采购方式。

4、供应商应趋于集中化、固定化、长期化、合同化。

5、定期谈判制度。

四、存货入库

1、存货验收人员以质检人员、库管人员、加工车间负责人（或实物负责人）。

2、验收时应注意验收货物的名称、型号、规格、数量、质量标准、金额。

3、验收时还应注意申购程序是否合法和齐备。

4、以上2、3条中应同时齐备，库管应严格把关，对不符合规定的拒绝入库，如遇争议，应汇报基地负责人或上级分管领导。

5、酒水、饮料、部分鲜活食品在店面验收，干杂、佐料在库房验收，大部分鲜活食品在基地加工车间验收，低值易耗品在使用部门（或库房）验收。

6、成品菜、回收菜、按菜品质量等级分别计价回收，成品菜原则上不回收，如须二次加工的按出厂价回收。并办理相关入库手续。回油按油的成品率计算入库数量。

7、数量、质量等有不符，应按实物入库，并填写货物溢余（短缺）单。

8、以实物数量、质量登记相关明细账。

9、月终所有入库单（连同申购单存根联）存根归类建档，装订成册，以便查阅。

10、入库名称应公司统一标准称谓为准，有俗称的备注俗称。

11、存货的损耗及报损处置

①鲜活食品入库时合理损耗按相关部门制定的采购标准执行，同时计入采购成本；入库数量以实物为准。价格重新计算。金额以实付为准。

②所有存货经营过程中的报损应有实物报告书（说明原因、数量等），报损报告书由实物负责人书写，部门负责人签署报损性质和初步处理意见，执总复核，最后呈总经理签署处理意见后，库管和财务才能作为账务处理依据。

③存货废品能统一回收处理（例如：酒类包装物、生产用工具废品需经库管统一回收处理。无处理价值的直接报损，废品销售应由店长和基地负责人同意后方可处理，处理明细单由库管填写，经部门负责人签字执总复核，出纳开具收据，事后呈总裁复核。会计上将此项目纳入部门成本核算范围。

④所有存货的报损属于正常报损的计入部门费用，非正常报损的，由实物负责人承担经济责任，实物负责人不明确的由部门所有人员共同承担经济责任。

⑤采购过程的损耗要制定合理的量化标准，经营过程中的损耗也要制定量化标准，低值易耗品损耗要制定定性标准。

五、存货出库

1、出库以部门领料人员（或库管）开具并经领用部门领导签字后，库管才得出库。

2、按领料单登记相关明细账，低值易耗品还应建立部门实物卡。

3、月终所有领料单（包括部门负责人指令出库指令手续），归类建档装订成册。

4、代销商品、铺底销售商也应按第四、第五程序办理。

5、退库、退货分别以红字办理领料单、入库单。

6、在加工车间、直接办理入库的鲜活食品可不再办理领用手续，加工车间负责人应在该入库单的领用签字栏目签字，直接在使用部门入库的低值易耗品可同时办理入库和领用手续。

7、领料单上的名称栏应以公司统一标准称谓为准，有俗称的注明俗称。

六、存货管理

1、库房和实物负责人应按存货的特性、注意事项，做好存货管理（防潮、防电、防火、霉烂、变质、堆放要求等）。

2、原材料应制定存放数量标准（最高储备、最低储备等），以便销售和资金管理。低值易耗品的管理：部门负责人要把每件物品落实到人头（岗位），同时保管要建立部门区域物资卡片。

3、存货应按要求分类，分区域摆放，并且标上存放标签，如有堆放，应摆放整齐，以便点数管理。

4、存货发放以先进先出为准则，以便实物质量管理。

5、存货中的原材料应每月对存货的质量进行详细检验，以防存货受损或霉烂变质。

6、库管人员应注意以下事项：

①保持库房清洁、卫生、整齐；

②注意库房通风设备等环境设施的运行状况；

③金额较大的存货应摆放在库房最里边；

④平时注意库房的门窗是否完好，做好库房防火、防盗工作。

7、任何人、部门未具有相关合法手续，库房或实物负责人不得借用和领用存货。

8、平时应加强实物、卡片、实账的核对工作（可每日核对）。

9、成品菜回收菜（需二次加工的）严格以先进先出的准则，每日对菜品质量进行检验，严格按照成品菜摆放规则摆放（新、陈摆放规则等）。

10、店面（桌、椅等设施）的管理

①参照财产管理方式管理。

②平时应加强桌椅等的清洁、卫生、安全管理，加强巡场工作，如遇顾客损坏设施设备的员工应有礼貌的寻求解决方式，并让顾客承担相应责任。

③店面经营设施者出现损坏，而员工未发现者或未有任何处理结果的，一切损失由店面全体员工负责赔偿。

④出现损坏应立即书面报告，并立即修理，修理费用扣除可收回金额（赔偿）后由部门承担费用，纳入部门核算方案。

⑤报损执行相关报损程序。

七、存货实物账务（库管账务）

1、所有存货均建立存货明细账。

2、部门区域使用存货（办公用品、厨房生产工具、店面经营设施）应汇总填制实物卡，实物卡应登记本区域名称实物名称、数量等。

3、所有存货收发登记明细账均有相关合法手续为依据。①入库登记应以入库单、申购单、货物溢余（短缺单）为依据；②出库登记应以领料单（部门负责人出库指令、有效的报损报告书）为依据。直接在加工车间入库的食品根据月底的盘存数量来凳记材料明细账。

4、存货明细账采用活页三栏式材料明细账，应对明细账标明页码，不得撕毁和涂改。

5、登记明细账时，应注明收发凭证证号（领料单号、入库单号）存货购进日期，摘要写明“主要事项、采购人、货物批号、保质期”等。存货存放地点应详细载明。

6、月末应清理业务数据，将本月末最后一笔业务登记账薄。

7、月末应将本月领料单、入库单存根连同其附件（申购单等）按号码顺序装订成册，并在封面上按会计规定注明相关事项，以便查询。

8、年末应在账、账证、账实核对后、结账、新账，并将账薄装订，在封面注明会计规定相关事项。

9、年末财产管理员要编制低值易耗品部门分布表。

八、存货盘点

1、存货盘点、采取每月盘点、不定期抽检制度。

2、盘点人由：实物负责人、财务（或库管）、部门负责人组成。

3、应将本月所有业务登记在账，货物已到库但未办理相关手续的，应做好账务金额调整表，已办理相关手续且已入账的，但货物仍然在库的应另行办理调整表。

4、盘点时应注意：实物与实物卡的核对。

5、部门应准备好盘点计量工具。

6、编写盘点报告，如有溢余（短缺）应填写报告书，经总经理签署处理意见后作为财务账务处理依据。

九、本制度暂适用于分公司。

11．申购、入库、出库结算制度

为了对公司物资采购、物资入库、物资领料、贷款结算规范管理，特制定本规定。

一、申购程序

本程序包括：鲜、活、食品等申购、佐料及辅料申购、特菜佐料申购、酒水饮料申购、低值易耗品申购，小额零购物品申购、财产申购。

1、鲜、活食品申购

①店面销售经理（店长或相关人员）根据销售情况预计销售情况开具次日需要菜单，菜单一式三份，由店长签字后留底一联，其余两联传递基地。

②基地负责人，采购，库管根据实际情况审阅菜单，如需调整数量的应与店长协商一致，征得同意后适当调整菜单数量（在调整数后签字），签字后将两联传递行政厨师长。

③基地行政厨师长根据厂长调整后的菜单，添加随菜品一起购买的辅料和佐料，在原来

的菜单份数后填写原材料申购数量。然后留底一联，剩下一联交给采购员实施采购。

④采购需将申购单和菜品经厂长再次审阅后方可制定实施采购计划。

2、佐料及辅料申购

①常规佐料在库房设定最高储备量，最低储备量。

②当佐、辅料降至最低储备时，库管开具申购单，申购单经厂长和行政厨师长签字后交付采购部实施采购。

3、特菜佐料申购

①特菜佐料可由特菜部自行购买或由指定人员购买。

②特菜部需将每种特菜的成本整理资料传递厂长和财务室，资料只需说明每种特菜的最后总成本（成品菜成本）。

4、酒水饮料申购

①店面有关人员（店面负责人指定人员）根据平日销量，制定酒水最高储备量，最低储备量，以便库存管理。

②当酒水饮料降至最低储备量时，有关人员（店面负责人指定人员）开具申购单，申购数量加上库存，不得超过最高储备量，经店面经理、总经理签字后交由采购部实施采购。

5、低值易耗品申购

①店面经营用低耗品（一次性餐具等）执行酒水饮料申购程序。

②其作低易耗品由相关使用部门开具申购单，经总经理签字后交由采购部实施。

③各部门可根据实际情况开具批量申购单，经总裁批准后交由采购集中采购。

6、设备设施（包括桌椅）

设备设施（财产管理中的财产）、桌椅等，可不办理申购单，但必须草拟或口头呈报总经理后由采购部执行，执行过程应随时向总经理汇报。

7、临时急购物品申购

店面及基地急购小额物品由基地和店面分别申购，由执总签字后交由采购员执行。

8、所有存货的最高储备量和最低储备量（铺底销售量）需提供书面申请，书面申请呈总裁批准后部门采购、库管、财务各留一联。

9、以上申购单可手工填写，可电脑填写，验收应注意与申购单的稽核数量、质量，不符规定不得入库。验收人由：质检员、库管、行政厨师长组成，验收后不再办理领料手续，入库单一式三联，加工车间一联，结账员（采购或供应商）一联，财务一联。如是供应商送货上门应将送货单附在入库财务联后一并由保管传递财务室。

二、入库

①基地所购鲜活食品，随原材料购进的辅料，直接在加工车间验收入库。

②佐料及辅料在库房验收入，酒水饮料，一部分鲜活食品，一次性用餐具，门店申购物品在门店验收，其余部门申购物品在本申购部门验收。

③特殊佐料办理费用报销制度由相关部门制定相关报销标准，暂不办理入库手续。

④小额办公用品（I工作笔记、笔、墨水、笔蕊、账页等）在总部集中领用，购进时只办理验收手续I（验收单），领用时在领用薄上签字。

⑤装修等项目购进不可移动（或拆除移动后无使用价值）的物资，只办理验收手续（验收单、验收报告），不再办理出库手续。

⑥所有入库单均为一式三联，保管一联、财务一联、入库单位一联（采购或供应商），所有入库单必须分为两部份，一部分电脑填写，另一部份由手工填写。

三、出库

①除鲜活食品、特殊佐料不需办理出库外，其余均需办理出库。

②所有领料单一式三份，财务一联、保管一联、领料部门一份。

③领料单需经领料部门负责人、领料人、保管签字。

四、货款结算

1、采购结账按如下程序办理结算

①采用备用金制度；

②每周（暂定）到财务室结账；

③结账单据：审核有效的入库单、发票或收据，同时办理出库手续，购进物品还应附上领料单；不需办理入库的要有有效的验收单或验收报告。

④单据审核过程：先由店面经理或基地厂长在发票或收据签字，会计复核、执总签字、总经理签字，然后到财务室结账。

2、供应商结账。

①每月25日——月末结算；

②结账单据及程序与采购员结算一致。

12．采购工作制度

为了有效控制采购成本，规范采购工作，为企业创造更好的效益特定本工作程序。

一、市场调查

1、调查方式：全面采取询问法、报价法、咨询法。

2、商家调查：①鲜活商家主要调查商家实力背景、商家货源（供应商）、是否充足、渠道是否畅通、商家资金实力、经营年限等；②佐料干杂商家调查，除以上几种情况需调查外，还需调查其是否有长期一级供应商。

3、产品调查：根据本公司常期需用品，消耗易比较大的品种（如：鸡精、花椒等），调查原材料品种本身的销售渠道。由此选择某种产品的供应商，产品本身的季节应对价格和货源的影响。

4、价格调查：主要是供应商以外的价格调查，以评估供应商价格高低。

5、区域市场调查：各大市场和周边市场货源和价格调查，以便对采购订价做参考。

6、调查报告：①价格调查（价格变动表）至少每三天出具一次；②商家调查、产品调查、区域市场调查每年（或季度）出具一次；③某项商品（原材料）因季节不等，控制因素影响价格波动较大应及时做出价格变动报告。

二、采购价格组成

1、商家报价：商家每月报价一次，主要原材料，大宗原辅材料，受季节影响较大的原材料商家应每十天报一次价。

2、质检、财务、等相关人员组成价格调查小组，不定期的组织市场调查，包括市场价格调查，商家调查等

3、采购要随时对市场进行调查，每周至少要进行一次全面的商品价格调查。

4、商家报价与市场价格小组询价相比由此确定供应商和供应商价格。

5、平时，商家供应价（入库价）要与采购市场调查价相比，发现问题，即时协调供应

商，调整当期和后期商品价格，差距较大的，应查明原因，如是供应商原因（欺诈等）立即终止合作，并按协议追回经济损失。

6、平时，市场价格调查小组的市场询价要采购的采购价和供应商的供应价相比较。如有差距，应查明原因，并即时处理，针对不同的情况采取以下两种不同的处理方法：（1）调整价格（2）追究采购责任。

7、所有价格比较要在商品同等同级的情况下进行。同时考虑影响价格的几个主要因素（采购时段、季节因素等）。

三、供应商确定

1、根据以上调查确定商家（考虑综合因素）。

2、市场调查报告（商家）经执总审阅后，确定商家。

3、每类商品最低确定三个供应商（一主、两次）。

4、能签订合同的签订合同，不能起草合同的，质检部门需对供应商加以调查和确认，并做出确认书。

5、签订合同按照合同管理制度执行。所有和供应商均须与公司签订业务承诺书后才能签订供应合同。在供应合同中要有有关于因质量、价格、数量、时效等问题给我方造成损失或负面影响时，商家应承担的责任和赔偿内容。

6、所有供应商原则上采取送货上门，月终结算方式。

7、每半年对供应商调查一次，不行的另选商家，其资格合乎条件的继续签订合同。

四、物资采购

1、根据合同法的申购单，咨询三家报价，选择价低厂家采购，自行购买也需先咨询价格再确定商家采购。

2、商家送货上门的，采购应和质检、保管及验收相关人员一起，对其商品价格、数量作验收，价格、数量不符者要提出退货或补货。

3、相关部门验收合格后，采购应在验收入库单上签字，必须认真核对货物的价格和数量、金额，如有不符，不得签字。

4、平时采购要拟定采购计划，先购急需用品和原材料，后购其他物品，切实保障生产经营正常进行，如影响营业，造成损失的，采购部承担相应责任。

5、平时应主动了解商品库存量及部门需求，当经营用原材料达到最低储备量时（酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品），应提醒相关部门办理相关申购手续。

6、供应商因送货时间过长(影响到营业为标准)和价格与市场价不符者，采购应按合同有关合同规定追究其经济责任或寻求解决办法。

7、如因质量问题与其他验收人员意见不一致的，应已不影响营业为前提，口头汇报执总或相关部门经理，寻求解决方式，事后可书面呈报总经理。

8、采购对购进物资的质量应严格按照有关质量标准检验。

9、如有问题立即退货，不得姑息供应商，如采购和其他验收人员认定物资品质等级有

问题的，应按实物等级入库和计算金额。

10、采购的要求：

（1）准确性；数量和价格不得超过或低于申购数量的标准浮动比率。在验收时，相关部门负责人（基地负责人、门店负责人、库管等）要严格把关，不得随意入库或接收货物。（2）质量等因素要严格执行采购执行标准。误差不得超过标准误差率。误差太大要立即退货。质检等相关部门要严格把关，如因质量等问题造成损失的要追究相关部门的

责任。（3）及时性：采购过程中，不能出现缺货，供应时间要及时，如因采购不及时造成的经济损失由采购和供应商负责。（4）采购的准确性和及时性做考核采的一个参考。

四、采购结算

1、采购采用备用金制度，备用金管理遵照公司备用金制度。

2、备用金用专用于购买，除送货上门以外的原材料，备用金不得支付送货上门货款。

3、备用金采取每周结算一次(根据实际情况确定报账周期)。

4、采购结账时应凭合法的单据结账。

①入库单有以下人员签字：质检、保管(或监职)、部门负责人(或技术负责人)、采购；

②发票或收据(包括内部费用报销单)需经部门负责人、会计、执总、总经理。

5、结算时，公司出纳应核对其单据和现金是否足额。

6、每月末应协助供应商办理结算手续，对手续不全的，应提醒或协助其办理。每次结

算时应核对当次所供应的商品有无价格质量等问题，如有应先处理问题，再按规定的手续结账。

五、采购计划成本制定

1、每月末应清理、整理当月价格变动表，填写价格变动报告。

2、根据区域市场调查，产品调查预测下月价格变动趋势。

3、会计部、质检部、采购部每月末负责制定采购计划成本，计划成本分为两部分，一部分为价格变动不大的，制定平均价，一部分变化大的，制定基准价格，同时制定浮动率(或浮动额)。

4、每月初根据财务室出具上月采购差异单(超支和节约)对差异进行分析，书面呈报部门负责人，最后传递财务室归档。

六、供应商洽谈

1、根据调查价格差异，与供应商协商解决。

2、季节性，热销产品的增加和减少应及时提醒供应商我方需求量，以便供应商做好准备。

3、在合同执行过程中，如出现意见分歧，应做好供应商协调工作，确保企业损失降低最低，协调不力而影响营业的，造成的可量化损失由采购部承担相应经济责任。

4、每半年应做出供应商合作评价书，对半年来供应商价格、服务(供货服务)等做出综合评价，上呈执总，以便确定下半年是否再与其合作。

5、取消合作的供应商，应做好各部门与供应商协调工作，并协助其办理结算手续(主要指售后服务)。

注：采购部应对代销产品的质量作严格认证和检验。并要求其提供相应的法律文本。