知识产权程序文件—文件控制程序
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修订次
实施 日期
页 码
对应 条款
更 改 内 容 文件更改申请号
1 2 3 4
5
制订 审核 批准
深圳***科技有限公司 Shenzhen *** Technology Co.,Ltd
文件控制程序
文件编号 ***-IPCX4.2.2-2018 受控类型
程序文件
制定部门
管理部
版本
1.0
生效日期 2018-07-16 总页码 6
1 目的
对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保知识产权管理体系有效运行。
2 范围
适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。记录是一种特殊类型的文件，依据《记录控制程序》文件的规定予以控制。
3 职责
3.1 管理部为本程序归口管理部门，其职责为：
3.1.1 负责公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；
3.1.2 负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作；
3.1.3 负责公司商业秘密程序文件编制、审核、更改及管理工作；
3.1.4 负责商业秘密记录审核及各部门商业秘密保密工作审核；
3.1.5 负责收集国家最新相关政策法规并传递给知识产权管理部门。
3.2 开发部
3.2.1 负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性；
3.2.2 负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；
3.2.3 负责研发阶段专利挖掘相关文件管理和专利申报相关文件准备工作；
3.2.4 负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。
3.3 文件编制小组：负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作。
3.4 管理者代表：负责组织文件编写小组编制、换版知识产权管理体系文件，并负责对
体系文件的审核。负责对知识产权管理体系的策划安排。
3.5 各职能部门负责对所使用文件的管理。
3.6 总经理负责批准知识产权管理手册（包括方针、目标）、程序文件、作业指导文件、
知识产权管理体系策划。
4 工作程序
4.1 文件分类
4.1.1 按文件来源分：内部文件、外来文件。
4.1.2 按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.1.3 按文件秘密级别分：机密文件、普通二级文件。机密文件指公司的一、二、三阶
文件及客户/供应商提供的图面和技术资料，除机密文件以外的其它文件均为普通文件。
4.1.4 按文件类别分：
a)知识产权管理手册；
b)知识产权管理体系程序文件；
c)公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）；
外来文件：知识产权局下发文件，行政判决、司法判定、律师函件，相关法律法规，知识产权
4.2 文件编号
4.2.1 知识产权管理手册编号： *** — IPMS — □□□
4.2.2 程序文件编号
发布年号；
知识产权管理手册代码
公司名称“深圳***科技有限公司”
***—IPCX □.□.□/□.□.□—□□□
4.2.2 作业指导文件（含各类规章制度）编号 ***—IPSOP —□□
发布年号；
必要时的标准条款号；
标准条款号；
知识产权程序文件代号；
公司名称“深圳***科技有限公司”
4.2.3记录表格编号
文件流水号：01、02、03…… 作业指导文件
公司名称“深圳***科技有限公司”
必要的表格流水分号 01、02、03……
表格流水号 01、02、03…… 必要时的标准条款号； 标准条款号；
知识产权程序文件代号； 记录表格代号。
4.2.5 外来文件编号
国际标准、国家标准、行业标准、地方标准以现行的标准代号为编号，法律、法规以颁布年号为编号。知识产权局下发文件，行政判决、司法判定、律师函件以实际的文件编号为准。
4.3.1 研发及项目过程产生的知识产权记录、原始文件等由开发部项目负责人编制，开发部经理审核，分管副总批准。知识产权申报需要报开发部审批管理。
4.3.2 公司商业秘密管理程序文件和管理工作由管理部进行编制，各部门相关的记录和工作流程由管理部进行审核管理。
4.1 文件的版本、修订状态、受控状态的标识
4.4.1 知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件的版本以第1.0、2.0、3.0……版为版本标识。
4.4.2 知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件均以文件编号为该文件的唯一性标识。适用的外来文件的国际标准、国家标准、行业标准、地方标准以现行的标准代号为该标准的唯一性标识，法律、法规以颁布年号为该法律、法规文件的标识。
4.4.3 文件以第 0.1.2.3……次修改为修订状态标识。
4.4.4 受控的知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、技术文件、管理文件以及适用的外来文件的国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、法律、法规等文件以盖“受控”印章为受控状态标识，非受控文件以盖“非受控”印章为非受控标识。
4.5 文件的发放和更换
4.5.1 管理部对知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件以及适用的外来文件编制【受控文件控制清单】，以确保对有效文件的控制，防止使用失效或作废文件。
4.5.2 需要发放的公司正式文件，文件编制部门应填写【文件发放申请表】，经主管部门和知识产权管理部门审核，知识产权管理者代表批准后，由管理部按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员，原稿文件由管理部负责归档、保存。
4.5.3 受控的知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件及适用的外来文件等文件由管理部在【文件分发签收表】上确定发放范围，知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标、程序文件）经总经理批准后实施发放，作业指导文件及适用的外来文件经管理者代表批准后实施发放，以确保在使用场所有可获得有效版本的适用文件。为了便于追溯，每份文件应有不同的发放号。领用人在【文件分发签收表】上签名领取。
4.5.4 非受控文件由管理部经管理者代表批准后由领用人签名领取。
4.5.5 当受控文件使用者的文件严重破损而影响使用时，使用者提出申请，经文件发放范围的批准人批准后向管理部交回破损文件补发新文件，新文件的分发号与交回的文件保持一致。管理部将收回的破损文件按 4.9 的规定处理。
4.5.6 当受控文件使用者的文件丢失时，使用者应及时报告，并提出申请，经文件发放范围的批准人批准后，向管理部补发，管理部补发时在【文件分发签收表】上注新的分发号，在备注栏注明原发放编号作废并做好记录。
4.5.7 为了确保文件得到有效控制及有序管理文件，各部门对接收的文件建立【文件目录页】，并妥善保管文件，以保持其清晰、易于识别。
4.6 文件的更改、换版
4.6.1 文件在实施中有更改文件的必要时，由原编制部门提出，并填写【文件更改申请单】
说明更改原因，经原编制部门主管审核，知识产权管理者代表批准后，由原编制部门实施更改，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
4.6.2 文件更改分为划改、换页和换版三种方式
a)更改：局部少量的更改，在原有文件上采用“更改”的方法对相应条款进行修改，并盖“更改”印章。
b)换页：为保持文件便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的 1/4 或划改次数不得超过 4 次，否则必须作换页处理，更换下来的文件按作废文件处理。
c)换版：文件发生重大更改或大幅度修改时应进行换版，换版工作按本程序 4.9 条款的有关规定执行，新版文件生效时，原版文件同时作废。
4.6.3 文件更改后由管理部/开发部发给持有者，同时收回所有被更改的原文件并盖“作废”
印章后按 4.9 条款的规定处理。
4.6.4 知识产权方针、知识产权目标的修改，由总经理提出草案，管理者代表组织各部门负
责人讨论后，经总经理批准后由管理部实施修改。
4.6.5 若采用电子媒体的文件，应在更改内容用红色的字体表示更改。
4.6.6 文件经多次更改或需要大幅度更改时应进行换版，知识产权手册（包括知识产权方针、
知识产权目标）、程序文件新版本实施时，旧版本即自动作废。知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件换版还要在“知识产权手册实施令”中声明废除旧版本；
作业指导文件新版本实施时，旧版本即自动作废。
4.7 文件的借阅、归档、保存及保管
4.7.1 文件的借阅应填写【文件分发签收表】经文件管理部门负责人批准后方可借阅。归档的文件由管理部填写【文件分发签收表】并分类归档保存，存档原版文件一律不借阅，以防止丢失或损坏。
4.7.2 受控文件的复印件必须由管理部加盖“受控”印章，否则复印件无效。
4.7.3 各部门应配置专用文件柜存放文件，应有序的存放以便于检索。
4.7.4 文件持有者，不得在文件上随意涂抹，并要妥善保管，不得外借或复印，确保文件的清晰、完整和完好。在使用和保管文件的过程中，应防止文件受潮、损坏、变质或丢失。
4.7.5 记录是一种特殊的文件按《记录的控制程序》文件的规定予控制。
4.8 外部文件的控制
4.8.1 适用的外来文件的控制
4.8.1.1 各部门收集作为设计、采购、生产检验、核准等依据的各类适用的外来文件，由部门负责人识别其适用性后交管理部。
4.8.1.2 各部门收集的有关国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、法律、法规等适用的外来文件，由部门负责人识别其适用性后交管理部。知识产权局下发文件，行政判决、司法判定、律师函件由开发部收集后交管理部。
文件编号：***-IPCX4.2.2-2018文件名称：文件控制程序页码：6/6页
4.8.1.3 外来文件的归口单位为管理部，管理部负责外来文件的收集管理，需识别其适用性，填写获得来源及获得的时间，确保其来源和获得时间可识别。管理部将适用的外来文件登记在【外来文件清单】上。根据使用部门的需要按程序;4.5 条款的有关规定进行发放。
4.9 文件的收回、作废、销毁和留用
4.9.1 文件持有人离职时，应将持有的文件交回管理部或开发部，并做好记录。
4.9.2 发放任何一种新版文件时，管理部按【文件分发签收表】收回旧版本文件，收回的旧版本文件盖“作废”印章标识。
4.9.3 所有失效和作废文件由管理部或开发部及时从所有发放或使用场所撤出并盖“作废”印章标识，防止作废文件的非预期使用。
4.9.4 销毁的作废文件，由管理部在【文件更改申请单】中填写销毁申请数，经管理者代表批准后，由管理部集中销毁。
4.9.5 作废文件因具有保存价值或因法律目的需留用时，由留用部门提出申请并说明留用原因，经管理者代表批准后，由管理部在文件首页上加盖“失效留用”印章，并在【文件更改申请单】上作好记录后，由文件申请留用部门继续保管、使用。
4.10 若采用电子媒体的管理，也应参照上述规定。
4.11 文件控制的记录按《记录控制程序》文件的规定予以控制。
5 相关文件
5.1 ***-IPCX 4.2.4-2018 《记录控制程序》
6 记录