商务英语电子邮件写作解析

在经济全球化的形势下，商业人士不仅要精通商务，而且要通晓英语。作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。据调查，88%的英特网用户使用电子邮件，而在商务场合中约有90%的员工是利用电子邮件来联系公务。提高商务电子邮件的质量，亦即意味着减少误解，成功沟通。但许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则、格式及相关技巧，因此，笔者在此就如何写好一封商务英语电子邮件做一个详尽的介绍。一般写作原则在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了(Clear)、内容完整(Complete)、准确无误(Correct)、简明扼要(Concise)、礼貌周到(Courteous)，简称5C原则。具体内容如下：1、信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到开门见山，直入正题。2、内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收件人提供所需的信息。若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。3、准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority,ASAP 等，以免引起不必要的纠纷。4、简明扼要：简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，甚至会看不懂。故撰写商业信件时要避免罗嗦，用尽可能简洁的文字完整、清楚地表达需要表达的意思。5、礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意、考虑周全，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude,impatience,we deny your claim等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please”,“your kind inquiry”,“I wouldappreciate it if you would...”等词语和句式。格式范例常见的商务英语电子邮件格式如下：From:写信人电子邮件地址To:收信人电子邮件地址Cc:抄送收信人电子邮件地址Bcc:密送收信人电子邮件地址Subject:主题摘要-URGENT-急件标示方法称呼Beginning:Body:(Reasonsforwriting)(Requestforaction)Ending:礼貌结束语（Complimentary Close）写信人全名（Writer's Full Name）写信人职务及所属部门（Writer's Title and Department）写信人所属公司（Writer's Company）……其他信息(Other information may include company's name,logo,address,phone number,fax number and website)各个构成部分的写作介绍1、邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多，无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时，写信人将邮件发c)若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可用“Dear+First name+Surname,”作为称呼，如：Dear ImranJawed,Dear Moira Gedding。

d)若邮件是一份通函，同时群发给几个人收时，可用“Dear all,”作为邮件称呼。e)若双方关系较亲近，可用“Dear+First name,”或“Hi+First Name,”作为称呼，后者在美国英语中尤为盛行，如：Dear Jack,Hi Mike等。f)称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中，还可能会用冒号（：），如：Dear Mr.Jones:。4、开头（Beginning）：万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写作不过如此。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：a)I am writing because/to...b)Iamwritinginconnectionwith...c)On Saturday,3rd March,I boughta BX Mountain bike from your shop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.d)The noise made by the work-men in your apartment is causing meconsiderable discomfort.若是回函或写信前与收信人已经联系过（如：通过电话等），开头应确认已收给收信人的同时，还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。2、主题摘要（Subject）：邮件的标题应当意思明确、信息具体化。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，也是读者浏览信箱时决

定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此，为了确保收信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如：“A:訲hisisveryimportant!Read Immediately!?B:訫eeting?C:訯uestions about Meeting?D:訫onthlySales Meetings?”等四个标题中，A项既不是名词短语，也没有体现邮件的主旨，B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确、一目了然。3、称呼（Salutation）：每封邮件开头称呼语表应礼貌得体，符合商务写作习惯。以下几点可供参考：a)下属写给上司或双方关系较为正式时一般用“Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.+surname（姓）”作为称呼，如：“Dear Mr.Jackson,Dear Mrs.Anniston,Dear MissJones”。其中Mrs.用于已婚妇女，Miss用于未婚女子，Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称，相当于中文里的“女士”。b)若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔，可用“Dear+Title,”作为称呼，如：Dear Credit Manager,DearSales Manager,Dear Human ResourcesManager,这些称呼比“Dear Sir orMadam,”要更清楚、更可取。到对方的邮件或提及这一联系，常见开头句型如下：e)Thank you for your email of 12thMay in which you asked for informationabout holidays in Thailand.f)Further to our meeting lastTuesday,I am sending you the amend-ments to the contract as we agreed.5、正文（Body）：信的正文是信函的主体，是最重要的部分。这一部分的写作好坏决定了整篇信函的水平和质量。写作时应牢记“5C”原则。此外，正文写好之后应进行编排，确保其结构清晰，便于读者阅读。为了达到这一目的，以下几点值得参考：a)使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；b)段落与段落之间空一行；c)提供段落的小标题；d)使用列举符号罗列具体信息；e)使用项目符号或下划线强调重点内容。Dear Mr.White,Further to our telephone conversa-tion yesterday,we would like to confirmyour additional requests and are pleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.●Provide two rooms from March 15thto the 17th.●Provide ten tables for each room.●Provide a TV and DVD in one room.

●Serve lunch on the 16th.We guarantee that you will enjoyour excellent service.If you have anyother questions,please feel free to con-tactus.We are looking forward to meetingyou soon.Sincerely,Bush JacksonOfficerArrowhead Conference Center6、结尾（Ending）：邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应。这部分应避免画蛇添足，造成累赘感；同时也应注意措词礼貌得体，语调积极乐观，给读者留下良好的印象。常见句型如下：a)I am looking forward to meetingyou soon.b)Thank you for your cooperation.We wish to take you as our regularcustomer.c)Iwouldappreciateitifyoucouldconfirm the order by the end of thismonth.d)If you require further copies ofthe contract,please contact me and Iwill arrange for them to be sent to you.7、礼貌结束语（Complimentary Close）：一般信函礼貌结束语有几种，在英国“Yoursfaithfully,”是正规用法，在美国常用“Sincerely yours,”，两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、陈旧。一般来说，正式的邮件可用“Sincerely,”，若双方比较熟悉、亲近时，可用“Regards,”。注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，后面要逗号。8、写信人全名（Writer誷FullName）：在礼貌结束语空一行处写信人应该写上名和姓。若读者是关系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加“姓”。中国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名第一字母都要大写。若是双名，其汉语拼音应作为一个整体，不能分开而且第一字母需大写。此外应注意的是无需将姓和名颠倒，如：“He Dongling”属于正确的写法，而“Dongling He”、“He DongLing”则不妥。9、写信人职务及所属部门（Writer誷Title and Department）：增加这部分信息主要是为了便于读者了解写信人的身份，以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。10、写信人所属公司和其他信息：这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码、网址等。商

务英语电子邮件写作的其他注意事项和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有自己的习惯格式以外，其最大的特点是它通过英特网这一媒介进行传送，其传送的速度比一般信函要快，正因为这一特点，才受到越来越多人的青睐。然而，人们在享受这一快捷服务的同时，也应根据网络的特征注意以下几点：1、了解收信人和抄送收信人的区别。一般来说，写信人不会期望抄送收信人的回复或采取某种行动。2、选择一个职业化的邮箱地址。诸如“SexyGirl、CoolCat、Ladykiller”等过于随意，不利于正式商务沟通。3、不要发送对方不需要的邮件（即垃圾邮件），以免浪费对方的宝贵时间。4、邮件若携带附件，应在邮件中加以说明。传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量；若附件容量较大，还应对其进行压缩，从而减少收件人的下载时间。5、写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至在寄信的路上还可以反悔，将信撕毁。然而，电子邮件的传送速度惊人，一旦点击“Send”，一切不该说的话都已覆水难收。6、避免过度使用缩略语。诸如“Plz、Immed、IOW、RGDS、FYR、FTF、Thks”等属于网络聊天缩略语或手机短信使用语言，不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为：“Please、Immediately、Inother words、Regards、For yourreference、Face to face、Thanks”。当然，类似于“Mr.、Mrs.”等缩略语早已成为正式的表达，其全拼写反而不妥。7、一般邮件中都自动生成写信日期。若要加日期，可以放在邮件的底部，但写法要规范。如“10/12/2005”这一写法容易产生歧义，在英国指的是2005年12月10日；而在美国是指2005年10月12日。规范写法为：10th December2005（英国英语）、10 December 2005（英国英语）、October 12th,2005（美国英语）、Ootober 12,2005（美国英语）。8、在点击“Send（发送）”之前，应当仔细阅读邮件，以确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法错误的邮件会有损公司的形象，也会令人费解；一封邮件若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。最后要和大家说的一点是，电子邮件的普及往往会让人忽视其应有的规范和格式，以上对商务电子邮件的写作原则、格式以及注意事项的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、规范的英语电子邮件不仅反映写信人的英语水平，更重要的是可以看出写信人为人处事的态度和风格。