供应商对账管理标准制度.doc

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供应商对账管理制度

一、目的

为了规范供应商对账，高效有序的进行财务对账工作。

二、适用范围

凡与本公司发生业务关系并签订供销合同的供货商。

三、定义：

1、账期：指供应商供货后，到给供应商对账的时间，每月至少

应与供应商进行一次对账。

2、对账节点：与供应商签订的有效合同中规定的对账周期为对账节点。对账初核工作由采购部完成，要求供应商将对账单寄出或

用其他方式送达我公司，对账单列明从对账周期中所有采购明细及应付款金额。采购部收到供应商的对账单，就在账期供货的品种、名称、规格、数量、单价、金额等，对照相应手续齐全的

进货单、验收入库单、合同、发票进行逐一单据核对，如有差异，应立即查明原因。

3、审核节点：从对账时间结束的第二个工作日开始的 3 个工作

日内为审核时间；审核时间是财务部对供应商单据的进一步核实过程。对账单经双方确认无误后，供应商在对账单上签字或加盖公章。

4、付款节点：从审核时间结束的第二个工作日开始的 3 个工作日内为付款时间，是向通过对账、审核的供应商进行付款的时间。

付款时，采购部填写“工作呈批单”并附进货单、验收入库单等

原始单据，按审批流程经相关负责人进行付款审批。原则上一律采用银行转账的方式付款，特殊情况供应商委托工作人员前来我司收款时，必须出示供应商的介绍信、收款委托书及身份证原件，经我公司核对无误后，方可收取现金或票据。

四、职责

1、财务部负责对账工作的执行与监督。

2、采购部负责供应商与财务相关问题的协调与沟通。

五、内容

1、账款审核及记录，当所购物资入库后，采购人员在进货单注

明是否付款的情况，仓管员将手续齐全的进货单、验收入库单等

原始单据上交到财务部，财务部在收到单据的当天核对完毕，核

对内容包括物资请购单、订购单、送货单、验收入库单等，所有

单据核对无误后，记录应付账款。

2、送货单与验收入库单上的任何数据不得涂改或添加，对于确

实由于送货变动需要改动的，必须要有本公司仓库负责人及验货人签字确认方能生效。

3、供应商需及时把退货单带来冲账，当月提交的退货单当月扣除。对于退单货处理产生的相关问题确需协商解决的，须报总经理批准，否则将依据退货单扣除。

4、在对账过程中，如有发现对账单据有重复对账且证据确凿，

收回重复对账的单据，此对账期不予对账，并上报总经理。

5、对账单确认无误后，供应商在对账单上签字，可带走对账单

复印件。对账单据应妥善保管，若供应商将对账单据丢失，由此

引起的后果由供应商负责。

6、合同到期在对账期前，供应商应事前预约对账，由采购部协

调对账日期。

7、严格按账期对账，对于已定的对账日期，逾期未来对账的，

则顺延至下一对账期。供应商对账时应把单据找齐，送货单据超前或滞后不予对账。

8、本制度经总经办批准后自发布之日起执行。

附：

供货商对账流程

执行部门 : 采购部协助部门：仓储物流部、财务部

供应商根据采购部订货单送货到仓储物流部，仓储物流部根据供应商进货单核查商品数量品质等。

采购部根据各供货商对账期，通知各供货商提供单据对账。

采购部根据复核无误的对账单填写工作呈批单至相关负责人审核付款仓储物流部对无误进货单加盖已

照物资请购单、收货章返供货商，

进货单，根据供验收入库单一联采

货商实际送货购部保存，一联仓情况入库并打储物流部保存，一

印验收入库单。联返财务存档对

账。

采购部根据进对账金额有差异，联货单、验收入库系供应商查明原因单初核对账单，

签字后交财务

对账无误，告之供应复核商并得到对方确认

财务付款通过

后，采购部通知

供货商结算货

对账结算流程完毕。款。