企业电子档案管理

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

电子档案管理系统平台

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

浅谈电子档案的管理和利用

浅谈电子档案的管理和利用 概要：为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。 随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 一、电子档案使用的主要途径 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 二、加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力 在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题.doc

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及 问题 在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。 一、企业电子档案的形成与利用 (一)档案信息数字化 数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。 (二)电子档案管理系统 电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具

有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。 (三)实现档案纸质化向电子化的转变 在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。 (四)电子档案的存储与利用 电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。 对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。 二、电子档案在企业档案管理中存在的问题 (一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应 历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。 (二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视 很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只

浅谈电子档案管理 张德全

浅谈电子档案管理张德全 发表时间：2018-05-08T10:11:51.607Z 来源：《建筑模拟》2018年第1期作者：张德全 [导读] 随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。 张德全 山东省巨野县人力资源和社会保障局 摘要：随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。 关键词：电子档案；档案管理；优越性；利用方法；管理制度 1.电子档案的优越性 在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。 在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。 在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。 2.加强电子档案管理制度 电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。 2.1电子档案的形成制度要进一步完善 在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。 2.2电子档案要执行更为科学的归档制度 要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。 2.3建立严格的保管制度 电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。 2.4规范电子档案的利用制度 在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当

电子档案管理制度

电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

浅谈企业纸质档案与电子档案并存管理

浅谈企业纸质档案与电子档案并存管理 发表时间：2018-01-22T17:17:29.237Z 来源：《基层建设》2017年第31期作者：周秀芬 [导读] 摘要：本文以上海江南长兴造船有限责任公司档案管理为例，阐述在信息化过程中，传统的纸质档案与新兴的电子档案并存管理。 上海江南长兴造船有限责任公司上海崇明区 201913 摘要：本文以上海江南长兴造船有限责任公司档案管理为例，阐述在信息化过程中，传统的纸质档案与新兴的电子档案并存管理。 关键词：纸质档案；电子档案；档案管理 随着计算机技术的应用和发展，办公自动化步伐不断加快，给传统的档案管理理念和模式等带来了巨大的影响和冲击。近年来，企业在生产、经营、科研、设计和各项管理活动中，产生了大量的纸质档案和的电子档案共存的现象，下文以上海江南长兴造船有限责任公司档案存储现状为例，进行简单阐述。 一、纸质档案与电子档案的现状分析 企业档案记载着企业发展史过去的优秀成果，记录着企业今天的成长轨迹，为企业明天的发展提供宝贵的借鉴，为研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。上海江南长兴造船有限责任公司档案现在的存储方式还是以纸质档案为主，电子档案管理现在处以初级阶段。 （一）纸质档案在生产中的现状 纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。纸质档案的特征具有保存时间长、易识别、存储形式直观等。从进本公司档案室之初，公司产品档案图纸的发放以纸质为主。首先从设计人员手中拿到底图，然后根据生产部门所需勾划份数，按照份数复印，然后打印各部门发送单，按部门发放图纸。科技的发展，如今，图文档系统地开发实现了通过了网上数据传输打印。在档案管理方面还是以纸质档案为主，公司所涉及的基建档案、设备档案、产品档案、文书档案、财务档案等基本都以纸质形式保存于公司的档案库房内。在利用方面，纸质操作比较多，以产品档案为例：如公司总经理办公室要查一下某条船的合同，还是以纸质为主，首先是申请人员提出申请、然后签档案借阅申请单，档案管理人员查找案卷、借阅、放回案卷。纸质档案的保管方式比较落后，生产日积月累产生大量的产品档案加重了库房的压力。特别是当今航运市场持续低迷，造船企业生产经营形势比较严峻，传统的档案管理模式已经不能满足生产的需要，为此公司紧跟时代步伐，与软件公司合作，开发数字档案管理系统。 （二）电子档案在生产中的现状 电子文件的归宿是电子档案，但并不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。电子档案与纸质档案的本质相同，都是文件存在的一种方式。但电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特征。如：信息储备的高密度性、载体的多样性、信息的共享性、依赖性和不可识别性等。为了适应新形势下公司生产经营不断发展的需要，为了提高图纸复印效率，减小人工复印生产施工图纸的劳动强度，为了提高档案利用水平，公司信息部与其他科研单位同力合作研发了档案信息化管理系统。档案信息化管理系统主要分为两部分：图纸生命管理系统（图文档一体化管理系统）、数字档案管理系统。图文档一体化管理系统是连接公司设计所与档案室之间的电子图纸传送的纽带。图文档一体化管理系统按照不同的权限设置对设计所传递的电子图纸进行接收、分配、打印、发放等。这样提高了工作效率，缩短了图纸发放的周期，杜绝了人工发放过程中出现的错发和漏发的现象，提高了工作效率和质量。数字档案系统主要包括：档案录入功能、档案查询利用功能、档案统计功能、档案借阅登记及归还功能、与公司0A网单点连接功能等。这一系统的研发成功不仅实现了对电子档案的提交、接收、整理的要求，同时也为工作中档案提供服务利用价值，服务于生产提供了便利条件。以公司基建档案和设备档案为例，到目前为止我们完成了前期档案资料的扫描工作，然后根据数字档案系统进行拆分整理，建立目录库，上传至数据库归档并备份。这样方便了查阅和管理。由于我公司电子档案管理起步时间短，产品档案、财务档案等还是以纸质档案保存为主。计算机信息的网络化管理虽然给利用档案信息的工程技术人员带来了极大的方便，但网络化也带来了档案信息的安全问题，尤其重要的、带密级的档案在网上运行的安全问题，如科研档案、专利档案、产品档案中的合同以及一些绝密文件等形成的电子档案的管理，若处理不当，将会造成泄密、失密，后果不堪设想。 二、企业纸质档案与电子档案并存形式下存在的问题及对策 （一）纸质档案与电子档案并存管理形式下存在的问题 档案管理基础设施不完善。江南长兴造船从建厂到现在已有十多年，由于建厂时间较短，相对的一些基础设施的建设不够完善。公司生产日积月累，产生大量的产品档案，增加了库房的压力。档案管理标准和制度不完善。对于纸质档案管理的规章制度公司做的还可以都有明文规定。但是对于起步阶段的电子档案的有关规章制度公司涉及的还是比较少的。档案管理人员专业文化素质不高。本档案室从事档案管理的人员以80后为主，档案管理专业知识层次不高，经验不足，缺少与有经验的专业人员学习与交流的机会。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯了传统的管理方法和模式，对新兴的电子档案的管理缺少相关专业的知识和管理经验。 （二）纸质档案与电子档案并存形式下做好档案管理工作的对策 完善档案管理基础设施。无论是纸质档案还是电子档案，都需要具备相应的保管条件和设备来完成其完整和安全性。现阶段公司的纸质档案整理成以案卷为单位的方式保存于公司的库房内。从建厂到现在公司在发展过程中所形成的基础建设档案、设备档案、产品档案、财务档案、文书档案等都集中存放于公司档案库房内，库房压力增大，库房用地比较紧张，不利于档案的保存，所以建议公司领导如有条件给予适当改善。电子档案的储存空间较纸质档案储存空间来说减小了很多，它减轻了档案库房保管的压力，在保管方式上也优于纸质档案，但是它的储存需要借助计算机、磁盘等介质。这些介质也需要定期进行维护保养等，如磁盘需备份且到一定年限要进行更新，计算机的内存也应该根据档案保存量的增大而进行更新，使其运转速度加快，提高档案工作效率，除此之外，需要进行杀毒等网络安全维护。建立完善的档案管理体系。目前公司在纸质档案管理规章制度制定和实施上是比较完善的。电子档案的管理办法和细则的制订比较少，希望有关部门加快制定相关管理标准的步伐。档案管理人员要更新观念，提高职业素质。电子档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，因此对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，还要有较好的技算机知识和外语知识。因此档案管理专业人员应在完成本职工作基础上，加强自身学习，以适应现代化档案管理工作，为公司生产尽微薄之力。 综上所述，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设和生产服务中各挥着各自的特殊作用。在企业档案管理工作中纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长一个时期内并驾齐驱共同管理。

浅谈电子档案管理

浅谈电子档案管理 作者：白秀虾 来源：《办公室业务·上》 2018年第5期 【摘要】档案管理的重要对象就是电子档案，包括电子档案的移交、管理、输出等工作， 做好电子档案管理工作是单位正常运营的重要环节，电子档案的实用价值得以实现。此文对如 何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。 【关键词】电子档案；重要性；管理 一、电子档案管理的意义 （一）促进管理效率的提高。管理效率提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质 量或多数量的工作。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分 类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字查看档案全文 信息。历史档案原件也得以保护。 （二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而提高生产经营的工作效率，并能提升档案部门在企业中的 重要地位，过去简单的档案管理模式，将成为企业的信息中心。 （三）促进各部门之间的和谐。档案资料承载着各种各样极为繁复的信息，记载与反映了 全公司生产经营活动，能为利用者提供决策与参考信息，实现资源共享，减少直接面对面沟通，促进各部门之间更和谐，信息决策反馈得到提升，极大提高了我们主动性。 （四）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理者将取消控制部门的 监督等职能，加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就加强了管理水平，同时也减少了 组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好地 实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大提高了各个阶层的潜力和主动性，使知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。 二、电子档案系统的概念及特点 （一）概念。电子档案管理系统是人们为了管理电子档案，保证电子档案的行政有效性和 法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。基于计算的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。档案管理系统的主题是管理软件，它由一组软 件程序组成，共同对机构产生的电子档案、基层档案室保存的档案进行管理。 （二）特点。1.有法律证据性。电子档案系统是特殊的档案信息系统，系统里保存的档案 是企业职能活动直接产生的证据。2.具有独特的功能。为了确保档案管理系统的独特功能，在 管理系统开发、设计和试用等各阶段都有档案员全程参与，因为没有人能比档案工作者详细了 解各类目文件作为证据的特点和文件即将成为证据的管理要求，也无法有效管理企业只能活动 的证据。 三、电子档案的特点及优越性

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司

目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

浅谈档案管理中电子档案管理

浅谈档案管理中电子档案管理 发表时间：2019-10-29T09:18:43.123Z 来源：《基层建设》2019年第22期作者：徐凤华 [导读] 摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近年来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸质档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。 中天合创能源有限责任公司 摘要：档案管理作为企业日常管理工作中的重要组成部分，大多数档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、储存、统计和利用；近年来随着计算机技术的发展和深化以及电子信息技术的应用，电子文档已经逐渐全面融入到人们的工作和生活中，像传统的纸质文件和纸质档案这样的物理文件正快被电子文件和电子文档所取代。 关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理 引言 传统的纸质档案在进行制作、收集、保存、调动、管理等工作是会花费较大的人力、物力；现今社会的快速发展，企业管理变革、人力资源调动等工作的频率日益提升，这就对档案管理工作提出了跟多要求，而随着科技的发展，电子档案的出现在很大程度上弥补了传统纸质档案的不足，本文就档案管理中的电子档案管理进行探索与研究。 一、电子档案的基本要求 1.1完整性 与其他文件和档案一样，由于组织结构不同，电子档案对创建者、组织、发送、接收文件工作都有不同的要求，而其中最重要一点就是由于保证文件的完整性，这就要求相关工作人员具有专业技术水平，同时对各自岗位的人员的知识、技能都存在严格要求，对接受的各类文件第一时间进行分类归档，一旦归档工作出现拖延，很容易导致信息资料分离，使导文件不完整。针对上述特点，这就要求电子档管管理人员必须认真负责，从而保证电子档案的完整性。 1.2原始性 电子档案不同于纸质档案，电子档案的产生往往是从原始状态的真实到网络状态的虚拟的转化过程。特别是在电子档案的生成、传输、接收和存储过程中，它既是原始的又是复制的，这不同于纸质档案的原始性质。为了更好的完成电子档案管理工作，各种电子文件，尤其是制作磁盘、光盘、磁带和图像时，必须保证电子文件的原始性。 1.3安全性 电子文件的数据、内容和图像在网络传输过程中比较容易受到“黑客”侵扰及各类网络病毒的威胁，这些情况的出现都会对电子档案的安全性产生极大问题。此外，磁盘和磁带的支架也容易产生静电，这直接影响信息的再现，造成不安全的问题，再有吸引灰尘、外力导致卷曲、磁粉脱落、磨损和发霉等都会对电子文档管理产生危害。因此，必须保证电子文档的安全性。 二、当前企业电子档案管理现状 2.1与纸质档案长期并存 纸质文件相对稳定，内容真实可靠，保存时间长。然而，对纸质文档管理相对低效，检索速度慢。电子文档正在逐渐取代纸质文档，但它们在未来无法完全被取代。企业电子文件管理模式有待改进，纸质文件和电子文件同时存储，造成企业存储重叠的现象。 2.2电子档案处于建立与维护阶段 目前，电子档案管理仅处于归档和检索的基础阶段，信息系统不完善，档案管理人员不能积极参与电子档案的信息整合，缺乏积极开发和利用档案信息资源的能力。企业应加强档案管理人员信息集成业务技能的培训，以适应电子档案信息化建设的步伐，为企业领导决策和企业发展提供服务。 2.3电子档案管理资金投入有限 一些企业的档案管理局限于传统纸质档案，对电子档案信息化建设知之甚少，投资相对有限。电子档案不仅包括工程档案，还包括声像档案，同时电子档案的存储设备对设备要求较高，需确保适当温度和湿度的同时，还应采取消磁和防污染等保护措施。 三、电子档案信息资源开发利用 3.1使用权限的审核 首先，根据各级人员、各级使用权进行识别，并根据使用系统进行注册和登录。在使用中，系统自动确定当前用户身份的合法性和功能使用范围，并且系统使用各种功能来自动跟踪和记录其操作路径。对于当月涉及未授权操作的功能，应能够拒绝响应并给出警告。其次，在使用电子文档存储载体时，应根据电子文档内容的分类来确定使用控制的程度，并根据用户的背景和目的来确定授权。 3.2管理中的安全措施 首先，采用的方法应取决于用户的情况，不可能向所有用户提供所有的使用方法。二是按照电子档案的分类层次进行有效管理。一般来说，提供和利用内容没有通过复制完全打开的电子文件是不合适的；如果需要复制，必须在有效的监督下进行。第三，当使用通信传输或直接使用时，机密信息应加密，使用的密钥应定期或不定期更换。第四，系统应具备跟踪和监控的功能。 四、提高电子档案管理的措施 4.1基于知识管理的档案管理 传统的档案管理主要是收集和保存企业生产经营产生的实体数据，并管理自己的文件和档案。电子档案具有流通性强、灵活性高的特点。传统的管理理念无法有效利用资源。因此，从知识管理的角度来看，必须提升管理理念，增强档案资源有效利用的意识。知识管理要求在企业信息化建设中增加文档信息管理的业务流程，将文档生成、流通、归档、保存、信息录入、升级和替换的全过程纳入信息管理系统，形成完整的信息归档系统，整合文档流和业务流，构建知识服务体系。 4.2实现电子文件的完整收集 正常情况下，纸质文件只能在一定的环境和条件下保存完好，必须手工归档和存储，这有损坏纸质文件的风险，更容易造成文件丢失，纸质档案存储如下图所示。同时传统的文件管理模式无法实现文件的连续管理，容易导致电子文件收集不完整。企业需要建立完善的