材料采购管理制度[1]

材料采购管理制度

（2008版）

一、采购流程

1、面料和辅料-------------------------------------------------------------------P2

2、样布---------------------------------------------------------------------------P3

二、采购管理规范

1、面料和辅料

-------------------------------------------------------------------P3

A.原则

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--P3

B.价格

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--P3

C.合同

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--P3

D.发票

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--P3

E.供应商管理

-------------------------------------------------------------P4

F.奖励政策

----------------------------------------------------------------P4

2、样布

---------------------------------------------------------------------------P4

3、现金采购

----------------------------------------------------------------------P5

三、采购支付政策

1、采购支付流程

----------------------------------------------------------------P5

2、采购支付政策

----------------------------------------------------------------P6

面料

辅料

四、对账制度（销帐的审批程序）

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一、采购流程

1、面料和辅料采购流程

配售部提出需货计划设计部出具款式确认销售订货会各网点订货计划编制投入总成本计划产品开发部下达生产通知单

当季产品手册

2.样布采购流程

二、采购管理规范

1、面料和辅料的采购管理规范

A.原则：

所有采购必须严格遵照采购流程和审批规定进行；

尽量杜绝现金采购；

B.价格

产品开发部须对市场同类供应商及产品价格进行比值比价，出具详细报告，送

达本部部长和总经理审批；

财务部特设专人对公司主要面辅料的市场价格进行调查，不定时对拟采购材料

的价格进行抽查稽核；

C.合同

所有拟定采购金额超过人民币两万元以上的采购合同（含两万元），均须服饰

公司执行总经理参与前期商务谈判；

汇总采购申请、采购计划、供应商考评表、合同样本等相关资料，经过产品开

发部（设计、采购、配售）、财务部、执行总经理共同进行合同评审，通过后

方可签定正式合同；

须采用公司标准的采购合同与供应商签约方可有效，合同中对所购面料和辅料

的名称、规格、数量、单价、金额、付款方式、供货时间、质量保证书、票据

提供、运输及交付方式、退换货办法等条款要做出详尽的约定；

在采购合同中要求面料供应商给予本公司一定天数的付款期（辅料供应商为

75天），并预留10％的质量保证金直至与最后一笔货款一并付讫；

D.发票

供应商必须提供填写完整有效的增值税发票，且其内容要确保与合同保持一

致，财务部审核发现有不符者，一律退回重开并暂停对该供应商付款；

若遇货物确属急用，而供应商确实无法提供增值税发票者，由产品开发部出具

书面申请报告，提请相关部门分管副总批准，且其采购价格必须低于同类产品

市场价格的10％，同时该类采购数量不能超过当季面料采购总量的2％；

E.供应商管理

对首次合作的供应商，必须进行综合考评，对供应商的背景资料、供应能力与

价格、质量保证等进行综合评定，以确保选择最佳供应商；

产品开发部要建立供应商档案，并定期（每半年）对供应商进行回访和考评，

并对供应商进行评级，实施优胜劣汰；

零星采购物资和劳务尽量采用外包形式，或者确定固定供应商进行统一的多批

次多品种采购，并能出具增值税发票；

F.奖励政策

面料采购数量严格依照配售部下达的需货计划确定，若遇材料规格无法更改等

特殊情况者，采购金额不得超过核定数量的＋2％，若有违背者，将对当事人

按照不低于超支部分的50％进行考核；

无增值税发票的采购若超过当季面料采购总量的2％，将按超出比例计算税额

的50％对采购部长和具体操作人进行考核；

货物到达时，产品开发部采购人员必须协同仓库进行验收，并及时办理入库手

续，同时向质检所报检，若出现与合同不符或质量问题，采购人员有全责进行

处理，以确保该批材料的正常使用，若因处理不力而造成的公司损失由当事人

全额承担；

因款式更改发生撤单或其他特别原因造成的积压库存，凡经产品开发部的设计

部门确认，不再具备开发价值和机会的，对积极采取措施进行消化者，公司将

按消化库存金额的1％给予奖励；

2、样布的采购管理规范

A.所有样布的需求必须是在有设计师出具相关设计图纸的前提下；

B.样布的采购应尽量在已有供应商档案中选择，说服供应商在有可能给予他们大订单

的条件下将样布免费赠送；

C.所有样布需求必须要有设计总监的签字认可方能有效；

D.禁止任何部门和人员私自调样，否则发生的所有费用将从经办人工资收入中全额扣

除；

E.样布的管理视同正式采购的面辅料，独立建账进行核算和管理；严格遵守仓管制度，

对样布一律办理入库和领用手续，并及时在账目中予以反映，手续不全者，仓库有

权拒绝收发；

F.设计中心需设专人对样布和样衣进行管理，编制样布使用台帐，详细记录样布的进

销存状况以及制成成衣的产销存状况；

（样布使用记录报告样表详见本文件附件）

样布使用记录表.xls

3、现金采购的管理规范

A.凡人民币壹千元以上的采购均不能采用现金支付货款；

B.所有需现金采购的行为事前必须报产品开发部部长审批；

C.采购人员应遵循比值比价的原则，对同一物品的不同供应商进行考察，并详细填写

供应商考评表；

D.现金采购原则上要求供应商提供增值税发票，若遇特殊情况者，无增值税发票的采

购额不得超过当季材料采购总额的1％，有超过者，按超此比例的50％对产品开发

部进行考核；

E. 现金采购行为过程的其他环节均须严格遵照采购管理规范执行；

三、采购支付政策

1、采购支付流程

2、采购支付政策

A. 面料：依据供应商等级施行不同的付款方式，付款过程分三阶段，付款时间遵照合

同的具体规定：

供应商类别

第一阶段定金第二阶段进度款第三阶段质保金 A 级供应商（年度采购金

额30万元以上者） 10％

80％ 10％ B 级供应商（年度采购金额

30万元以内者）

20% 70% 10% 签订正式合同后即依据合同支付定金，合同规定的付款期到，即支付进度款和

质量保证金；

结算奖励：

1) 产品开发部应要求供应商接受我司以90－180天的银行承兑汇票（或商业

承兑汇票）的形式支付货款，达成者按已办理承兑汇票金额的3‰给予奖

励；

2) 在支付定金时执行以下奖励标准：

a) A 级供应商若接受低于10％的定金额1/3以上额度者，按合同金额的

产品开发部采购人员提出付款申请（订金、进度款、质量保证金）财务部成本会计审核并与供应商对账财务部部长或财务副总审批出纳安排付款根据不同金额申请审批 ≤500元由主管审批 ≤10,000元由主管副总审≤10万元由执总审批超过10万元者总经理审批

2‰给予奖励；

b)B级供应商若接受低于20％的定金1/3以上额度者，按合同金额的

2‰给予奖励；

3)在合同中能明确规定供应商给予我公司付款期者，执行以下奖励标准：

a)材料耗用60天－75天后付款，按结算额的1‰给予奖励；

b)材料耗用76天－90天后付款，按结算额的3‰给予奖励；

c)材料耗用91天－180天后付款，按结算额的5‰给予奖励；

B.辅料：一律按实际耗用量进行结算，在入库75天后付款日办理汇款；

四、对账制度

产品开发部应协同财务部每季度与供应商核对往来账目，防止呆死账的出现；

对因历史原因形成的呆死帐应及时进行有针对性的调查清缴，对确实无法收缴

的款项，须以报告形式报产品开发部、执行总经理、财务部及集团财务副总、

总经理审批后方可销帐，若因此造成了公司的损失，追究采购行为当事人的责

任；

（坏帐核销申请报告样本详见本文件附件）

坏帐核销申请表.xls