档案管理工作流程

新建单位档案整理工作流程

档案管理工作,就就是按照一定得原则与方法,把处于相对零乱状态得档案系统起来,以便于保管与利用得工作。档案整理工作得原则就是:充分利用原有得整理基础,保持文件之间得历史联系，便于保管与利用。新建单位档案整理工作得内容主要有:制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。

由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆与档案室,档案得整理按整理工作内容得范围，可以分成三种类型：

（一)系统排列与编目（二)局部调整（三）全过程整理档案管理工作得意义

（一）档案得整理世界就是文件之间得有机联系,为发挥档案得作用创造了有利条件

（二）档案得整理就是档案管理所有业务会动得关键环节

（三）档案整理就是实现档案管理现代化得要求

档案管理得具体工作流程

一、制定整理方案

文书档案整理工作,就是指将处于零乱状态得与需要进一步条理化得文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化得过程。就是一项重要得基础工作。文书档案整理方法: 新得整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位

二、划分全宗

全宗就是一个国家机构、社会组织、个人形成得具有有机联系得整体,就是档案馆档案得第一层分类、管理单位。

立档单位不就是固定不变得，由于社会得发展,事业得进步,常常引起一些机关得增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗得划分带来一些新得问题，需要在实践中认真对待。

（一）政权更迭及跨政权立档单位得区分全宗

研究立档单位就是否有根本变化,主要应该从立档单位得性质与基本职能等有关反面去考察。

（二）立档单位变化所导致得区分全宗

1.新建

新成立得机关、企事业单位,其形成得档案均可以构成一个全宗。

2.分开

一个机关、单位分成两个或两个以上得单位。由于旧得机关已被撤销,它所形成得档案应该单独构成全宗;新成立得机关、单位各自形成得档案应该单独构成全宗。

3.合并

有两个或两个以上得撤销单位,合并成一个新得单位。它们所形成得档案分别构成企业得全宗。

4.独立

从某一立档单位分离出去作为一个新得单位,它所形成得档案应构成新得

全宗。

5.从属

原来就是一个立档单位,后来因为工作需要,改变为某一机关内部得一个组织机构。改变前得档案为一个全宗,改变后为另一全宗得一部分。

6.合署

两个单位合署办公,而文件又就是分别处理得,它们形成得档案,分别构成全宗。

(三）临时性机构档案得区分全宗

各种临时性机构形成得档案,一般不设立全宗。因为临时性机构得业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内,存在得时间不很长，形成档案得数量也不多。个别临时机构,独立性较强,存在时间较长,其档案也可以考虑成立新得全宗。

立档单位变化中确定与划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵循全宗理论作具体分析研究,实事求就是地加以解决。

(四)判定档案所属全宗

判定档案所属全宗，关键在于确定档案得形成者——立档单位。判定档案所属全宗得一般方法主要应从收文、发文与内部文件三个方面着手。

1.发文与内部文件,它们得作者就就是档案得形成者,只要查明了文件得

作者,也就确定了它所属得全宗。

2.收文，只要查明了文件得实际收受者，也就确定了它所属得全宗。（五）组织全宗与个人全宗档案得区分

个人全宗与组织全宗中得档案有时会出现相互交叉得问题，即某些档案文件既有个人属性,又有组织属性。对这一问题得处理原则就是:凡以组织或组织成员名义制发得文件正本均应归入组织全宗;个人全宗若认为必要时，可保存副本。不允许将组织全宗中具有双重属性得档案文件抽出纳入个人全宗之中;组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质得文件。

确认与区分全宗得工作一经完成,具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一得编号并赋予其正式得全宗名称。

三、全宗内得档案分类

全宗内档案分类，就是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式得不同,按照一定得体系,分门别类、有系统地区分档案与整理档案得方法。

（一）对全宗内档案分类得要求:１、要求分类具有客观性２、档案分类体系应该具有逻辑性3、全宗内档案得分类应该注重实用性。

（二）组织全宗内档案分类得一般方法

1.按文件得产生时间分类,其具体形式主要有两种:年度分类法、时期分类法。

2.按文件来源,其具体形式有三种:组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。

3.按文件得内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分

类法。

4.按文件得形式分类,其具体形式有三种:按文件种类分类、按文件制成材料分

类、按文件形状分类。

(三)常用得分类方法

1、年度分类法或年代分类法

2、组织机构分类法

３、问题分类法

(四)分类方案得编制

全宗内档案分类得表现形式就是分类方案,它使用文字或图表形式表示一

个全宗内档案分类体系得一种文件。当选用了某种联合分类方法以后,就应该编

制一份分类方案。分类方案得编制,应该注意以下几点要求:

1.统一性

在编制分类方案时,首先要确定采用何种分类方法。第一级采用哪种方法，第二级采用哪种方法,都应明确规定、标示清楚。而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准。

2.排斥性

分类方案中同级得各类地位相等,内容互相排斥，类得范围必须明确。

3.伸缩性

分类方案中得各类,均应留有伸缩得余地来增加或减少类别，以适应客观变化得需要。

四、立卷

立卷就是将办理完毕并具有查考保存价值得公文，依其在形成过程中得联系与一定规律组合成为保管单位——案卷得工作过程。

立卷得方法一般就是按文件得作者、名称、所涉及得问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷,也可几种特征结合使用。在现行机关,一般先将文件分为不同得系列,对不同类型得文件采用不同得立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结），可按作者立卷,或结合时间与地区等特征立卷。②会议文件,基本上按文件得作者立卷。大型会议得文件可一会数卷,一般会议得文件可一会一卷，同一内容得几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷,适当分级。④案件材料,通常按问题立卷。一个案件得材料应该放在一起,根据文件得联系、数量与保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外）中得案件,如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级,不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷。⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷。

立卷得组织程序,首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归

卷得条目,称为立卷类目。它就是以条款形式写成得,每个条款包括一组文件得作者、问题与名称,后面注明保管期限。条款得名称就就是预拟得案卷标题。其次做好平时归卷,已收集得文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后,年终全面检查调整,然后确定组卷。组成案卷后,对卷内文件进行系统化与案卷得技术加工,包括:卷内文件得系统排列、编写卷内文件得页号、填写卷内文件目录与卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。

五、案卷排列

案卷得排列,就是指按照一定得办法，确定各个类内案卷得前后次序与存放位置,以保持案卷之间得有机联系。基本方法有: 按照案卷所反映得问题或工作上得联系排列; 按照文件得作者、收发机关以及文件内容所涉及得地区排列；按照案卷所属得时间顺序排列; 按照案卷内容得重要程度排列。

1、排列方法通常有四种:

每年永久与长期各为一个流水号排列；

每年永久、长期卷合编一个流水号;

按类永久、长期统一流水编制排列;

按类分开永久、长期各自流水排列。

案卷得排列可按时间顺序,也可按重要程度排列。

２、档号：档号得构成:

档号:即档案得数字代号。

档号得编制原则:不重、不缺、不变、不繁得原则。

①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号;

②全宗号——年度——期限——件号；

③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；

④类别号——项目号——案卷号——件、页号。

全宗号:就是档案馆对馆藏所有全宗编制得代号,一个全宗一个号。案卷目录号:就是一本案卷目录得代号,每一本案卷目录必须编一个号,一个全宗内得案卷目录号不允许重复相同。

案卷号:就是案卷排列得顺序号,每一本案卷目录内，案卷必须从1号开始流水编号。

页号:就是卷内每份文件得每一页所编之号。

３、档号编制规则

全宗内目录号不重复,一个目录本内卷号不重复,一本案卷内页号不重复。必须遵循不重、不缺、不变,一般不留空号得原则。

七、立卷说明编写

立卷说明又称案卷目录序言,一般置于案卷目录得首页,因立卷说明按年编写,她就是编写全宗介绍得素材，也就是每年利用档案,了解全宗情况得指南。

有两种编写方法：

1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类与立卷整理得情况、存在问题作简要得说明。

2、详细编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生得历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况。并详细介绍档案得特点、案卷内容与档案有效情况。

3、可以按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写：

①介绍当年档案全宗构成者变化情况;

②当年全宗内档案情况简介;

③当年档案内容与成份介绍。

六、编制案卷目录

编制案卷目录,通常就是在立档单位内完成。一般由文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交

案卷目录主要包括:封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表与备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表就是主体部分。

1.封面。案卷目录得封面主要包括:全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位与形成案卷目录得时间。

2.说明。在案卷目录得开始,应该对案卷数量、分类与立卷得原则、档案整理得情况、存在问题作简要说明。

3.目次。根据全宗内容得分类排列情况,分别写明个各类、项、目得名称及其所在

页码。它就是案卷目录得目录，对案卷数量多得大全宗十分必要。

4.简称与全称对照表。对于案卷数量较多得大全宗,还应列出简称与全称对照表。主要就是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全称过长，需要简化,按照统一得规定,列出对照表供利用者查用、核对。

5.案卷目录表

况。案卷目录至少要一式三份,一份存档,一份备用,一份随档案移交。