gb50319-2013资料管理规程

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表B1-1 法定代表人授权书编号:

工程名称:

兹任命同志为我公司驻项目总监理工程师。授权代表我公司履行委托监理合同,并承担法律、法规规定的相应责任。

期限:自至止。

被任命人简况:

姓名:年龄:

职称:专业:

注册证号:

监理单位(公章):

法定代表人:

日期:年月日注:本表一式三份,建设单位、监理单位、项目监理机构各一份。

表B1-4 监理会议纪要编号:

工程名称:

时间:

地点:

主持人:

与会单位及人员:

主要议题:

解决或议定事项:

签字:

年月日注:本表一式三份,建设单位、施工单位、项目监理机构各一份。

表B1-5 监理日志编号:

工程名称:

气象风力温度

施工记录:

主要事项记载:

记录人:

日期:年月日

(页)

表B1-7 工作联系单编号:

工程名称:

致:

事由:

内容:

发文单位(章):

负责人:

日期:年月日

表B1-8 监理工程师通知编号:

工程名称:

致:(施工单位)

事由:

内容:

限小时内回复。

项目监理机构(章):

总∕专业监理工程师:

日期:年月日注:本表一式三份,项目监理机构一份,施工单位一份,报建设单位一份。

表B1-9 监理工程师通知回复单编号:

工程名称:

致:(监理单位)

我方接到编号为的监理工程师通知/工程质量整改通知后,已按要求完成了相关工作,请予以复查。

详细内容:

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日复查意见:

项目监理机构(章):

总∕专业监理工程师:

日期:年月日注:本表一式三份,施工单位一份,项目监理机构一份,报建设单位一份。

表B1-10 工程开工报审表编号:

工程名称:

致:(建设单位)

(监理单位)

我方承担的工程,已完成相关准备工作,具备了开工条件,特此申请于年月日开工,请审批。

附件:

一、施工许可证已获政府主管部门批准;□

二、征地拆迁工作满足工程进度需要;□

三、施工组织设计已获监理工程师批准;□

四、现场管理人员已到位,机具、施工人员已进场,主要工程材料已落实;□

五、进场道路及水、电、通信等已满足开工要求;□

六、质量管理、技术管理和质量保证的组织机构已建立;□

七、质量管理、技术管理制度已制定;□

八、专职管理人员和特种作业人员已取得资格证、上岗证。□

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日

审批意见:

项目监理机构(章):

总监理工程师:

日期:年月日

审批意见:

建设单位(章):

项目负责人:

日期:年月日注:本表一式四份,由建设单位审批后,施工单位、建设单位各执一份,监理单位二份(其中

表B1-11 施工单位申请表(通用)编号:

工程名称:

致(监理单位)

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日审核意见:

项目监理机构(章):

总/专业监理工程师:

日期:年月日注:本表一式三份,项目监理机构一份,施工单位一份,报建设单位一份。

表B2-1 施工组织设计∕方案报审表编号:

工程名称:

致:(监理单位)

我方已完成了工程施工组织设计∕方案的编制,并按规定完成了相关审批手续,请予以审查。

附:施工组织设计∕方案

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日专业监理工程师审查意见:

专业监理工程师:

日期:年月日

总监理工程师审核意见:

项目监理机构(章):

总监理工程师:

日期:年月日

注:本表一式三份,项目监理机构签署后自留一份,报建设单位一份、返施工单位一份。

表B2-2 主要施工机械设备报审表编号:工程名称:

致(监理单位)

下列施工设备已按施工组织设计(方案)要求进场,请核查并准予使用。

设备名称规格型号数量进场日期技术状况备注

年月日

年月日

年月日

年月日

年月日

附件:

1、有关技术说明、调试结果;

2、计量设备法定检测部门的鉴定证明;

3、设备状况证明文件。

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日专业监理工程师审核意见:

项目经理机构(章):

监理工程师:

日期:年月日注:本表一式二份,项目监理机构签署后自留一份,返施工单位一份。

表B2-3施工控制测量成果报验单编号:

工程名称:

致:(监理单位)

我方已完成的施工控制测量,经自检合格,请予查验。

专职测量人员岗位证书编号:

测量设备鉴定证书编号:

附:1. 施工控制测量依据资料:

2. 施工控制测量记录。

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日

审查意见:

项目经理机构(章):

专业监理工程师:

日期:年月日

注:本表一式三份,项目监理机构二份(其中城建档案馆一份),返施工单位一份。

表B2-4 工程报验单编号:

工程名称:

致:(监理单位)我方已完成工程,按设计文件及有关规范进行了自检,质量合格,请予以审查和验收。

附件:1、工程质量控制资料;

2、安全和功能检验(检测)记录;

3、观感质量验收记录;

4、隐蔽工程验收记录;

5、质量验收记录。

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日

审查/验收意见:

所报隐蔽工程的技术资料齐全 / 不齐全,且符合 / 不符合要求,经现场检测、核查合格 / 不合格,同意 / 不同意隐蔽。

所报检验批的技术资料齐全 / 不齐全,且符合 / 不符合要求,经现场检测、核查合格 / 不合格,同意 / 不同意进行下道工序。

所报检验批的技术资料基本齐全,且基本符合要求,因砂浆 / 混凝土试块强度试验报告未出具,暂同意进行下道工序施工,待砂浆 / 混凝土试块强度试验报告补报后,予以质量认定。

所报分项工程的各验收批的验收资料完整 / 不完整,且全部 / 未全部达到合格要求,所以核查为合格 / 不合格。

所报分部(子分部)工程的技术资料齐全 / 不齐全,且符合 / 不符合要求,经现场检测、核查分部 / 不合格。

项目经理机构(章):

总/专业监理工程师:

日期:年月日

注:本表一式二份,项目监理机构签署后自留一份,返施工单位一份。

表B2-5工程材料∕构配件∕设备报审表编号:

工程名称:

致:(监理单位)我方于年月日进场的工程材料∕构配件∕设备数量如下(或另附清单)。现将质量证明文件及自检结果报上,拟用于下述部位:

,请予以审核。

名称规格产地数量备注

附件:1. 工程材料∕构配件∕设备进程验收记录□

2. 工程材料∕构配件∕设备质量证明资料□

3. 复试报告等□

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日

专业监理工程师审查意见:

经检测上述工程材料∕构配件∕设备,符合∕不符合设计文件和规范的要求,准许∕不准许进场,同意∕不同意使用于拟定部位。

项目经理机构(章):

专业监理工程师:

日期:年月日

注:本表一式三份,项目监理机构二份(其中城建档案馆一份),返施工单位一份。

表B2-6 试验室资格报审表编号:

工程名称:

致:(监理单位)

经考查,我方认为拟选择的(检测机构)具有与

工程相适应的检测资质及检测能力。现报上相关资料,请予以审查和批准。

附件:1、检测机构的资质等级及检测范围;

2、质量监督部门部门对检测机构出具的计量检定证明;

3、检测机构管理制度;

4、检测人员的资格证书;

5、本工程的检测项目及其要求。

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日

专业监理工程师审查意见:

项目经理机构(章):

专业监理工程师:

日期:年月日注:本表一式三份,项目监理机构签署后自留一份,报建设单位一份、返施工单位一份。

表B2-7 见证取样和送检见证人员授权书编号:

工程名称:

(质量监督机构)

(检测单位)

(施工单位)

我方决定授权下列同志任本工程见证取样和送检见证人,负责对本工程检测的见证取样和送检工作,相关单位予以认可。

见证人员姓名见证人员签字手迹联系电话

见证取样和送检印章

监理(建设)单位(公章):

年月日注:本表一式五份,质量监督机构、建设单位、检测单位、项目监理机构、施工单位各一份。

表B2-8 见证取样检测委托单编号:工程名称:

样品名称使用部位

样品规格取样部位

产地(生成厂商)样品数量

合格证号代表数量

委托检测单位委托日期

检测报告统一编号

检测内容及要求

备注

见证取样和送检印章

取样人见证人收样人签字栏

注:本表一式三份,检测单位、项目监理机构、施工单位各一份。

表B2-9 砌体∕混凝土检验批验收认可通知编号:

工程名称:

致(施工单位)

你方补报(部位和强度等级)的砂浆∕混凝土强度检测报告(共份)及其原验收资料已于年月日收到,经审查,认为符合∕不符合要求,该砂浆∕混凝土强度检测报告代表的检验批质量合格∕不合格。

附件:1、砂浆∕混凝土强度检测报告(共份);

2、检验批原验收资料。

项目经理机构(章):

专业监理工程师:

日期:年月日注:本表一式二份,项目监理机构一份、施工单位一份。

表B2-10 旁站监理记录编号:

工程名称:

日期

气候

旁站监理的部位或工序:

旁站监理开始时间:时分

旁站监理结束时间:时分施工情况:

监理情况:

发现问题:

处理意见:

备注:

施工质检员(签字):

年月日旁站监理人员(签字):

年月日

表B2-11 工程质量整改通知编号:

工程名称:

致(施工单位)

经试验∕检验表明部位,不符合规定,限通知你方,要求:

项目经理机构(章):

总∕专业监理工程师:

日期:年月日

注:本表一式四份,项目监理机构二份(其中城建档案馆一份),施工单位一份,报建设单位一份。

表B2-12 工程质量事故报告单编号:

工程名称:

致(监理单位)

年月日时在发生

工程质量事故,报告如下:

施工单位(章):

项目经理:

日期:年月日

注:本表一式四份,施工单位一份,项目监理机构二份(其中城建档案馆一份),报建设单位一份。

《建筑工程资料管理规程》JGJT验收表格

《建筑工程资料管理规程JGJT 》185-2009 附录 B 监理资料用表 B.1 监理管理资料用表 B.1.1 监理单位和其他参建单位传递意见、建议、决定、通知等的工作联系单时可采用表 B.1.1 的格式。当不需回复时应有签收记录,并应注明收件人的姓名、单位和收件日期,并由有关单位各保存一份。 表 B.1.1 工作联系单

规定。监理单位填写的监理工程师通知单应一式两份,并应由监理单位、施工单位各保存一份。监理工程师通知单宜采用表 B.1.2 的格式。 表 B.1.2 监理工程师通知

监理单位签发的工程暂停令应一式三份,并应由建设单位、监理单位、施工单位各保存一份。工程暂停令宜采用表 B.1.3 的格式。 表 B.1.3 工程暂停令

B.2 进度控制资料用表 B.2.1 工程开工报审表、施工进度计划报审表内容应符合现行国家标准《建设工程监理规范》GB 50319 的有关规定。 B.3 质量控制资料用表 B.3.1 旁站监理记录应符合现行国家标准《建设工程监理规范》GB 50319 的有关规定。监理单位填写的旁站监理记录应一式三份,并应由建设单位、监理单位、施工单位各保存一份。旁站监理记录宜采用表 B.3.1 的格式。 表 B.3.1 旁站监理记录

B.3.2 监理单位填写的见证取样和送检见证人员备案表应一式五份,质量监督站、检测单位、建设单位、监理单位、施工单位各保存一份。见证取样和送检见证人员备案表宜采用表 B.3.2 的格式。 表 B.3.2 见证取样和送检见证人员备案表

B.3.3 监理单位填写的见证记录应一式三份,并应由建设单位、监理单位、施工单位各保存一份。见证记录宜采用表 B.3.3 的格式。 表 B.3.3 见证记录

(完整版)建筑工程资料管理规程JGJ185-2009T

建筑工程资料管理规程(JGJ/T185-2009)试题 一、单项选择题(每题的备选项中,只有1个最符合题意) 1. 工程资料可分为工程准备阶段文件、监理资料等(A )类。 A. 5 B. 6 C. 7 D. 8 2. 商务文件属于( A )。 A. 工程准备阶段文件 B. 监理资料 C. 施工资料 D. 工程竣工文件 3. 工程竣工文件分为竣工验收文件、竣工交档文件等(B )类。 A. 3 B. 4 C. 5 D. 6 4. 以下关于竣工图的编制及审核错误的是( B )。 A. 新建、改建、扩建的建筑工程均应编制竣工图 B. 竣工图可直接在施工图上修改并加盖竣工图章形成 C. 竣工图的专业类别应与施工图对应 D. 竣工图应真实反映竣工工程的实际情况 5. 以下关于工程资料编号说法正确的是( C )。 A. 属于单位工程整体管理内容的资料,编号中的分部、子分部工程待会可不写 B. 同一厂家、同一品种、同一批次的施工物资用在两个分部、子分部工程中时,资料编号中的分部、子分部工程代号可按照施工顺序填写 C. 竣工图宜按规定的类别和形成时间顺序编号 D. 工程资料的编号应及时填写,专用表格的编号应填写在表格左上角的编号栏中 6. 以下关于工程资料收集、整理与组卷的说法错误的是( C )。 A. 工程准备阶段文件和工程竣工文件应由建设单位负责收集、整理与组卷 B. 监理资料应由监理单位负责收集、整理与组卷 C. 竣工图应由施工总承包单位负责组织 D. 电梯应按不同型号每台电梯单独组卷 7. 下列关于工程资料移交与归档的表述中错误的是( C )。 A. 施工单位应向建设单位移交施工资料 B. 监理单位应向建设单位移交监理资料 C. 勘察、设计单位应当在任务完成时,将各自形成的有关工程档案向城建档案馆归档 D. 工程资料移交时应及时办理相关移交手续,填写工程资料移交书、移交目录 8. 由( A )办理工程质量安全监督注册登记手续。 A. 建设单位 B. 监理单位 C. 施工单位 D. 代建单位 9. 某工程的施工图设计文件未按规定送审就擅自施工,对此应承担法律责任的是( A )。 A. 建设单位 B. 设计单位 C. 施工单位 D. 监理单位 10. 决策立项文件不包括( B )。 A. 项目建议书 B. 项目概算书 C. 可行性研究报告 D. 项目评估研究资料 11. 建设用地钉桩通知单来源于( B )。 A. 勘察单位 B. 规划行政管理部门 C. 测绘部门 D. 设计单位 12. 商务文件不包括( D )。 A. 工程投资估算资料 B. 工程设计概算资料 C. 工程施工图预算资料 D. 工程结算资料

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种:接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为:公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如:公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类;5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

文件资料管理制度

文件资料管理制度 公司在运营、生产、销售过程中产生的文件,是公司赖以生存的存档信息,有着非常重要的地位,为保密、规范、有序的管理公司文件,特制定本制度,即日起实施: 一、资料管理方式与组织 公司资料以集中管理为主,采取集中与分散管理相结合的方式。即公司资料由总经办集中统一管理,相关部门分类管理本部门内部资料,以便及时利用,维护文件的完整与安全。各部门要落实专人具体自行管理部门的文件管理工作。 二、归档范围 1、政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料; 2、公司对外的正式发文,与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。 3、内部的工作的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。 4、与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。 5、主任命待资料,以及关于员工奖励、处分的文件资料。 6、公司的历史沿革、大记事及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。 7、公司内部的各项管理制度 三、相关文件管理责任 1、文书资料、人事档案由综合办公室负责管理分类并对其它部门对接,合同、协议等资料由法务部统一管理,业务部门保留复印件,需调用原件则与法务部协商。 2、收到的外部文件,或总经办处理与分类,需要分发到其它部门的,则交于相关部门负责人管理。 3、财务部文件原则上由财务部自行管理,如其它部门需调用时,报总经理审批后,方可调用 4、基建保卫资料:暂于总经办统一管理

5、业务资料:由采购、业务部负责管理并注意保密。 四、文件归整 1、交于公司管理的文件资料,原则上必须是原件,原件少,用于报批或无原件的重要文件不能归档的,可保存复印件。 2、以正式文件发的文件、函件或请示,有关部门在收到批复文件后,要及时交经总经办登记,确保文件申请与批复的连贯性,避免出现只有请示没有批复的文件。 3、文件资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务,分类保管好文件资料,并填写《文件管理登记表》,以方便查阅。 五、保管与借阅 1、文件资料属于公司的机密资料,未经许可不得外借、外传。外单位人员借阅需报公司领导批准后方可执行。 2、公司部门要借阅文件,需报本部门负责人同意后,才可以借阅,并要做好登记。 3、需要将文件带外公司使用时,须走公司文件外借审批流程

建筑工程资料管理规程jgjt

建筑工程资料管理规程(J G J/T185-2009)试题 一、单项选择题(每题的备选项中,只有1个最符合题意) 1. 工程资料可分为工程准备阶段文件、监理资料等(A )类。 A. 5 B. 6 C. 7 D. 8 2. 商务文件属于( A )。 A. 工程准备阶段文件 B. 监理资料 C. 施工资料 D. 工程竣工文件 3. 工程竣工文件分为竣工验收文件、竣工交档文件等(B )类。 A. 3 B. 4 C. 5 D. 6 4. 以下关于竣工图的编制及审核错误的是( B )。 A. 新建、改建、扩建的建筑工程均应编制竣工图 B. 竣工图可直接在施工图上修改并加盖竣工图章形成 C. 竣工图的专业类别应与施工图对应 D. 竣工图应真实反映竣工工程的实际情况 5. 以下关于工程资料编号说法正确的是( C )。

A. 属于单位工程整体管理内容的资料,编号中的分部、子分部工程待会可不写 B. 同一厂家、同一品种、同一批次的施工物资用在两个分部、子分部工程中时,资料编号中的分部、子分部工程代号可按照施工顺序填写 C. 竣工图宜按规定的类别和形成时间顺序编号 D. 工程资料的编号应及时填写,专用表格的编号应填写在表格左上角的编号栏中 6. 以下关于工程资料收集、整理与组卷的说法错误的是( C )。 A. 工程准备阶段文件和工程竣工文件应由建设单位负责收集、整理与组卷 B. 监理资料应由监理单位负责收集、整理与组卷 C. 竣工图应由施工总承包单位负责组织 D. 电梯应按不同型号每台电梯单独组卷 7. 下列关于工程资料移交与归档的表述中错误的是( C )。 A. 施工单位应向建设单位移交施工资料 B. 监理单位应向建设单位移交监理资料 C. 勘察、设计单位应当在任务完成时,将各自形成的有关工程档案向城建档案馆归档 D. 工程资料移交时应及时办理相关移交手续,填写工程资料移交书、移交目录 8. 由( A )办理工程质量安全监督注册登记手续。

公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度 第一条为了规范公司档案资料管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理。 2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。 第三条归档制度 1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理。 3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备

查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件;属于人力资源方面的资料,由综合办公室人力资源保存原件;属于工程建设方面的,由工程后勤部保存原件。 6、公司对外签订的经济合同,应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由经营管理部保存原件。 7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。 第四条档案资料保管制度 1、公司要设立存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学,以便于查找。 3、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。 4、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

现场工作文件资料管理规定

1.目的 为规范施工现场文件和资料的管理,确保施工现场的各类技术文件和资料的完整、系统和可追溯,特制定本规定. 2.范围 适用于总承包项目施工现场所形成的各类工程文件和资料的收集和管理。 3.引用文件 3.1建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001) 3.2记录控制程序 3.3竣工资料归档管理办法 4.职责 施工/开车部是本程序的归口管理部门; 施工经理 —组织检查、审签施工现场工程文件和资料; 现场资料员 —负责日常的工程文件和资料的接收、编目、分类、登记、传递、发放等; —负责收集、整理和项目施工阶段现场工程文件和资料的保管工作; —项目结束后负责立卷、移交归档。 5.程序 5.1现场工程技术文件和资料的分类 现场工程文件和资料的分类: 政府部门的审批文件和资料、合同文件和资料、设计文件和资料、施工过程中形成的工程文件资料及现场来往文件资料等; 5.1.1政府部门的审批文件和资料,包括:项目批文、用地许可证、规划许可证、施工许可证等文件; 5.1.2合同文件和资料,包括:与业主签订的合同及与分包商签订的合同; 5.1.3项目设计图纸文件和资料,包括:施工图纸、施工说明、设计修改通知单等; 5.1.4施工过程中产生的工程文件和资料,包括:施工过程中与监理、施工分包商发生的各类工程文件和资料及项目管理过程中的文件资料,如技术核定单、各类报审表、施工例会纪要、施工日记等; 5.1.5现场来往文件和资料,包括:通知、联络函、联系单、变更报价单等; 5.2现场工程技术文件和资料管理 5.2.1政府部门审批文件和资料的管理 5.2.1.1所有的文件正本和副本均应在收到第一时间在“来文记录”上予以登录。

公司文件资料管理制度.doc

公司文件资料管理制度1 公司文件管理制度 1.目的:为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本制度。 2.适用范围:本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义:公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序:公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档,并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类:公司的公文主要可分为以下类: 5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制

度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项; 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。 5.8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。 5.9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。 5.10批复:答复请示事项用“批复”。 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 6.文件格式:

文件和资料管理规范

生效日期2012-08-01 1. 目的 对文件和资料进行控制,从而达到方便查阅、使用与管理,确保其顺畅性与安全性。 2. 适用范围 适用于公司所有文件和资料的规范管理工作。 3. 相关部门 经理室及各部门 4. 职责 4.1 行政科设置文档中心,染二厂/涂层厂设置文档室,并设兼职文管员,负责 文件和资料的统一收发与管理。 4.1.1 负责文件和资料接收,登记编号及建立《文件/资料登记表》,并按照《文 件/资料分类归档表》做好入柜上锁的保存工作。 4.1.2 负责文件资料的查、借阅管理,建立并做好《文件/资料借阅登记表》的 文件和资料借出与回收管理工作。 4.1.3 负责每月1日进行一次的文件和资料之盘点核实工作,若有遗失则及时上 报,并追查相关失职人员责任。 4.2 各单位/部门主管对本单位/部门所拥有的文件和资料作出必要的自我归 档及使用管理。 5. 规范要求 5.1 文件和资料分类与分级:

生效日期2012-08-01 5.1.1 文件和资料分类由文档中心或文档室按照《文件/资料归档分类表》进行 操作: 5.1.1.1 公司法人组织类(编号:WA-A):主要有法人组织文件、综合性文件等; 5.1.1.2 ISO文件类(编号:WA-B):主要包括质量手册、程序文件、作业指导 书、品质记录表单等; 5.1.1.3 人事档案类(编号:WA-C):主要有入职资料(含培训记录)、劳动合 同、离职档案、员工录用与离职分析表(每月)、员工流入与流出明细 表等; 5.1.1.4 规章制度类(编号:WA-D):主要有行政人事管理制度、设备安全操作 规程、其他制度等; 5.1.1.5 机电设备类(编号:WA-E):主要包括设备适用说明书、机械图与电路 图、其他资料等; 5.1.1.6 外来文件类(编号:WA-F):主要有政府部门文件、重要通知与通告、 其他资料等; 5.1.1.7 培训教材资料类(编号:WA-G):主要有内部培训教材、内部培训记录、 外部培训教材、外部培训记录等; 5.1.1.8 消防与安全类(编号:WA-H):主要有消防安全检查与整改、特种作业 证照、特种设备证照、其他资料等; 5.1.1.9 综合资料类(编号:WA-H):主要书籍(工具书/管理书)、法律/法规技 术资料、其他资料等 5.1.1.10 公司基建工程类(编号:WA-J):主要有染一/染二/涂层厂图纸、其他 资料等;

QD-建筑电气安装管理规程

1. 编制目的 用于指导工程管理人员对建筑电气安装工程进行全面质量控制,确保建筑电气安装工程施工全过程处于受控状态。 2. 适用范围 适用于建筑电气安装工程施工过程各阶段的质量控制。 3. 职责 3.1 总工程师办公室负责本规程的制定、修改、分发及解释; 3.2 项目工程部负责本规程的具体实施。 4. 管理流程 5. 管理过程 5.1 事前控制 5.1.1 图纸及图纸会审 5.1.1.1 熟悉施工图纸、相关技术规范,理解设计意图。 5.1.1.2 组织施工单位,监理公司,设计单位进行图纸会审,并形成图纸会审纪要。 5.1.2 对施工单位的施工组织设计进行审批,将审查意见填写在《 施工组织设计审批表》

上,以书面形式反馈给安装单位,对组织设计中不合理及错误之处,必须要求安装单位及时组织修改,并重新报审。 5.1.3 确定大型设备吊装就位移动路线。 5.1.4 了解施工单位人员的素质和施工经验,审查施工单位质量保证体系。电气施工人员必须进行必要的培训并取得相关上岗证才能上岗操作,工程中使用新工艺,新材料时施工人员必须进行必要的培训后才能上岗操作。不能满足要求时,立即通知施工单位进行整改。 5.1.5 审查监理人员上岗资格,检查监理人员到岗情况是否符合合同要求,不符合要求时通知监理单位进行整改。 5.1.6 会同监理人员核查进场材料是否符合设计,合同要求及相关技术标准,发现不符合要求的材料应及时要求施工单位限期退场。 5.1.7 要求安装单位上报所用规范清单,审查其有效性,并在《施工组织设计审批表》上注明审查结果。 5.2 事中控制 5.2.1 经常检查施工单位库房备料情况,发现不符合本工程要求、非本工程使用的材料,通知施工单位及时清场。 5.2.2 对储存有特别要求的材料设备,核查施工单位库房条件。 5.2.3 根据工程进度情况及时进行各部位的隐蔽验收,做好相关资料。 5.2.4 施工过程中检查各部位管线,接地装置等是否同图纸和其他施工文件要求相符合,特别注意地下室预埋管道,预留孔洞,预留接地极等是否符合电梯,人防,弱电机房配电房等重要设备的特殊要求,桥架、封闭式母线等与风管、水管标高,部位是否冲突,隐蔽后的管道是否有严格的防堵塞保护措施。对不符合要求的要及时通知施工单位整改。 5.2.5 检查施工单位操作过程是否严格按规范操作,管道连接是否牢固,管内穿线是否通畅。 5.2.6 检查施工单位的各种试验的试验过程是否真实、标准,试验结果是否符合设计和规范要求,并做好相关记录。

2017年施工资料管理规程完整

山东省施工资料管理规程 山东省工程建设标准《建筑工程(建筑与结构工程)施工资料管理规程》(DB37/T 5072-2016)和《建筑工程(建筑设备、安装与节能工程)施工资料管理规程》(DB37/T 5073-2016)已于2016年9月1日发布,自2016年10月1日起正式施行,原《建筑工程施工技术资料管理规程》(DBJ14-023-2004)同时废止。(鲁建质(2016)10号文件) 规程目录 一、总则 二、术语 三、基本规定 四、管理职责 五、分类与编号 六、施工资料内容与要求 七、竣工图编制 八、组卷与归档 附录A竣工图绘制及图纸折叠方法 附录B主要建材进场复验试验项目与取样表 附录C建筑工程施工资料组成目录 附录D施工表格 (1)建筑结构工程施工技术资料 (2)建设结构工程施工质量验收资料 (3)桩基础工程施工技术资料 (4)桩基工程施工质量验收资料 (5)钢结构工程施工技术资料 (6)钢结构工程施工质量验收资料

(7)建筑装饰装修工程施工技术资料 (8)建筑装饰装修工程施工质量验收资料 (9)屋面工程施工技术资料 (10)屋面工程施工质量验收资料 附录E住宅工程质量分户验收表格 本规范用词说明 引用标准名录 条文说明 管理要求 3.1.1建设、监理、施工等单位应建立安全管理资料的管理制度,规范安全管理资料的收集、整理、审核、组卷和归档等工作。工程项目管理人员应根据本岗位安全生产职责,建立、整理相应的安全管理资料,其资料应当保证时效性、真实性和完整性。由专(兼)职安全生产管理人员负责资料的收集、汇总、整理和归档。 3.1.2施工现场安全管理纸质资料应为原件,相关证件不能为原件时,可为复印件,复印件应与原件核对无误,加盖原件所持有单位公章;电子资料应保证原始性、安全性和持续可读性,涉及电子签名文档的必须由本单位以授权书的形式认可。 3.1.3施工现场安全管理资料字迹、图像、声音、影像等信息应清晰有效,资料中的签字、盖章、日期等内容应齐全。 3.1.4 鼓励应用计算机等智能化工具来进行施工现场安全管理资料的管理,逐步实现数字化、网络化和信息化。 一.建设单位职责 4.1.1 应建立健全质量责任制,设专人负责监督工程施工质量,参与工程验收。并负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和组卷工作。也可按规定委托监理单位进行监督和检查。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项: 3.1.1.1 上级来文 (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件; (4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料; (7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

文件分类编制管理规程

文件分类编制管理规程 你的签名表明你已清楚了解本文件及附件内容,充分理解并认可本文件的所有条款。 任何对本文件及其附件的目的、内容或标准进行的改变或修正都必须起到改善的作用,并详细记录文件的修订及变更历史(详见变更记录),并且在执行以前必须取得批准,下表仅记录修订/变更主要内容。 1. 目的 用于规范湖南振兴中药有限公司GMP 文件的起草/修订、颁布、收回、销毁及管理维护程序,对与生产质量管理有关的GMP文件进行控制,确保各GMP实施场所使用的文件是该文件的有效版本。 2. 范围

适用于湖南振兴中药有限公司中药饮片生产和质量管理的所有标准文件及其附件的编制与管理。 3. 术语或定义 3.1 GMP:药品生产质量管理规范(Good Manufacturing Practice)的英文简称。 3.2 SMP:标准管理规程(Standard Management Procedure),用于指导工作的管理类文件。 3.3 SOP:标准操作规程(Standard Operating Procedure),用于指导如何完成一项工作的文件。3.4 EHS:是环境(Environmental)、健康(Health)、安全(Safety)的缩写。 3.5 DCC:文件变更控制,是Document Change Control 的词首位字母的缩写。 3.6 MP:工艺规程(Manufacturing Process) 3.7 QS:质量标准(Quality Specification) 3.8 AM:分析方法(Analysis Method) 3.9 VD:验证(Validation) 3.10 ST:稳定性研究(Stability) 3.11 TM:技术手册(Technical Manual) 3.12 N/A:不适用(Not Applicable) 3.13 文件:是质量保证系统的基本要素,是指一切涉及中药饮片生产和质量管理的书面标准和实施过程的记录。 3.14 文件管理:是指文件的设计、起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、分发、培训、执行、归档、变更、保管和销毁的一系列过程的管理活动。 4. 职责 4.1 文件起草人负责按本程序的要求制订各种文件,确保文件格式、编排等符合本程序要求。 4.2 质量保证室负责本程序的执行,确保颁发执行的文件符合本程序的各项要求。 4.3 质量管理部GMP专员负责建立公司文件目录(包括序号、文件编码、文件名称、版本号、批准日期、执行日期、复审日期等)并及时更新,确保目录上的信息与现行文件一致。对即将到期文件进行跟踪,每季第一个月第一周向文件起草部门负责人按到期顺序发送当季即将过期的文件清单,制定文件修订计划并监督其按期完成文件修订。 4.4 各使用部门文件管理员负责建立本部门文件目录(包括序号、文件编码、文件名称、版本号、批准日期、执行日期、复审日期等),及时更新,确保目录上的信息与现行文件一致。 4.5 各部门文件管理员负责管理发放至本部门的受控版复印件,并使用记录模板的受控版复印件印制工作记录(批生产/包装记录除外),使用培训考核试题的受控版复印件印制培训考核试卷。 4.6 各部门应指定专人按要求编制本部门所需要的各类文件,并负责管理本部门文件。 4.7 文件起草部门负责人应对所制定文件进行初审核,再依次报文件使用其他部门或监督部门负责人进行审核,最后由质量管理部负责人进行审核。 4.8 文件批准应由文件使用部门上级直管部门负责人批准。

门窗工程施工管理规程

门窗工程施工管理规程 1 目的 用于指导和检查工程管理人员对铝合金(塑钢)门窗工程进行全面质量控制,确保门窗工程施工全过程处于受控状态。 2 适用范围 适用于对铝合金(塑钢)门窗工程各阶段的质量控制。 3 职责 3.1项目工程部土建主管负责本规程的具体实施,项目部经理负责实施巡查; 3.2项目公司分管领导督促和支持本管理规程的实施; 3.3集团公司对本规程的执行进行检查。 4 管理流程

5 管理过程 5.1 事前控制 5.1.1优化窗型图纸:门窗专业施工单位、工程部管理人员和施工总包单位管理人员共同将施工图纸上的门窗表与实际安装位置进行核对,审查门窗设计的合理性,最好不要设置横框和竖框、使用功能是否满足、是否符合有关门窗设计规范、强制性条文等等)后,由门窗专业施工单位完成优化窗型施工图纸(应包括门窗立面分格图、门窗节点大样图),经设计院和工程部书面签字确认。 5.1.2门窗型材的选择:1.4mm铝型材,玻璃采用6+12+6mm中空玻璃。应具有国家质检部门出具的性能检测合格证,原则上应根据设计的要求进行选择,尤其应针对建筑风格、荷载规范的符合性、满足使用功能及成本核算等方面逐一比较和确认,同时应注意推拉门、平开门和窗框等选用型材之间的区别。 玻璃(平板玻璃、磨砂玻璃、彩色玻璃等品种):规格按设计要求选用,进场的玻璃必须有产品合格证、性能检测报告,使用安全玻璃必须要有3C 标志(非粘贴标签)。

5.1.3门窗附件的选择:门窗采用的把手、铰链、风撑等五金件、密封胶条、滑轮等附件,应从牢固度、防腐性、密封性、灵活性、耐久性和适用范围等方面检查(密封胶应选用中性硅酮密封胶);五金件的调节、固定螺钉、螺母万维网均应为不锈钢紧固件,处于摩擦、旋转等部位的配件必须选择不锈钢、尼龙等耐磨的材料,配件的安装应不影响门窗的强度;窗框与墙体之间的密封连接采用耐候硅酮密封胶,窗框与玻璃、玻璃与玻璃之间的密封采用中性硅酮密封胶密封。门窗的开启扇的密封采用三元乙丙密封胶条密封,推拉门窗的密封采用硅化处理的丙纶纤维密封毛条密封;门窗专业施工单位对经各方确认的型材、附件样品进行有效地封存。 5.1.3.1橡胶压条,规格应符合有关规范和设计要求。 5.1.3.2密封胶应符合设计要求,并应有产品合格证及使用说明。 5.1.3.3玻璃胶的选用应与铝合金相匹配,并应有出厂合格证。 5.1.4铝合金样窗制作:根据以上确认条件,门窗专业施工单位制作铝合金样窗并在现场安装,同时做好成品保护,监理督促完成“四性”试验。5.1.5监理督促门窗专业施工单位上报门窗制作和安装施工组织设计,并对以下事项进行审查。 5.1.5.1门窗施工企业资质等级证书、其现场项目经理证书和班子成员;5.1.5.2门窗工程制作安装合同、施工组织设计; 5.1.5.3门窗工程的施工图、设计说明书、外门窗的四项性能指标(抗风压、气密性、水密性、保温隔热性)及其他设计文件; 5.1.5.4产品合格证书、型式检验报告(有效期一年内)、进场检验记录;5.1.5.5门窗型材、增强型钢、玻璃及五金配件等原材料的合格证、质保书或有效期内的检测报告;

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责: 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责: 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的策划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于: a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据); b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡) h.设施的设计、运行技术资料; i.供应商和承包商档案; j.作业许可证等; k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。

《建筑工程资料管理规程》

《建筑工程资料管理规程》培训资料(一) 一、填空题: 1、《建筑工程资料管理规程》适用于北京市行政区域内新建、改建、扩建的建筑工程资料管理。 2、工程资料的形成、收集和整理应采用计算机管理。 3、北京市工程资料管理除应执行本规程规定,尚应符合国家现行的有关规范、标准和政府部门的有关规定。 4、凡列入报送城建档案馆的工程档案,应在单位工程验收前由城建档案馆对工程档案资料进行预验收,并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。 5、施工单位应负责施工资料的管理工作,实行技术负责人负责制,逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。 6、总包应负责汇总各分包单位编制的施工资料。 7、分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理,并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。 8、项目经理部应根据合同要求的竣工资料(含竣工图)套数和完成时间,进行竣工资料(竣工图)的编制整理工作。若合同中没有约定套数,则每个工程竣工资料不得少于两套,其中移交建设单位一套,自行保存一套。若合同中没有约定完成时间,项目经理部应在竣工后三个月内完成竣工资料的组卷归档工作。 9、项目专职资料员应熟悉施工资料管理业务和管理规定,经专业培训合格并持证上岗。 10、施工资料的形成应与工程施工进度同步,施工资料的验收应与工程各阶段验收同步。 11、施工资料必须真实反映工程的实际情况,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确,各相关责任人的签章手续必须齐全。 12、工程竣工验收应由建设单位组织勘察、设计、监理、施工的有关单位进行,并形成竣工验收文件。 13、工程竣工后,建设单位应负责工程竣工备案工作。按照北京市有关竣工备案的有关规定,提交完整的竣工备案文件,报北京市备案管理部门备案。 14、工程相关各单位宜在合同中约定报验、报审资料的申报时间及审批时间,并约定应承担

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理 制度

总则 1. 目的 为加强公司文书档案、音像资料的管理工作,保证文件资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。 2. 适用范围 本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3. 制定、修改、废除 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责 综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。 作业规定 1.文件资料的分类 1.1文件资料的分类 1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其它有保存价值的资料。

1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 1.2文件资料的归类范围 1.2.1行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件(管理手册、程序文件、作业文件、记录文件); ②部门内部文件(部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度); ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要;

④公司各类证照资质及相关资料。 1.2.2经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料; ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等; ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 1.2.3技术资料类 ①基础资料(原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等); ②项目资料(工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等); ③受控的技术文件(与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等)。1.2.4人力资源类:劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 1.2.5财务会计类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 1.2.6政府行业类:

公司文件资料管理制度

瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 公司文件管理制度 1.目的:为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本制度。 2.适用范围:本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义:公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序:公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档,并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类:公司的公文主要可分为以下类: 5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项; 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。 5.8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。 5.9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。 5.10批复:答复请示事项用“批复”。 6.文件格式: 6.1公司所有文件采用A4竖版模式,四周页边距设置为2.5CM,页脚设置为1.5CM,采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。 6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成; 6.4文件标题使用华文中宋体小二号,其他均使用宋体五号,1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右,正文与落款之间空二行;有附件的文件,附件在文本正文后落款前列出,与正文间隔一行、与落款间隔二行。 6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制发文编号,编号数字不分按年度时间顺序排序。 6.5.1公司级发文瑞普总字【XXXX】XXX号,一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文,其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件,一

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