《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案

第一章文书和档案

1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。

答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，

档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：

第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

第二，文书有条件地转化为档案。

从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。

民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。

新中国成立以后的1956 年,国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。

进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。

通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。

文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：

第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。

第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。

第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。

2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？

答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。

第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。

第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。

第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。

第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。

第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。

第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

档案的种类：档案也有很多种类，可以依据不同的标准从不同角度进行分类：第一，根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案三类。

第二，根据档案内容，可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。

第三，按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、贝叶档案，竹简木牍、

缣帛、纸质、胶片、磁带档案等，国外还有纸草、羊皮档案等。

第四，按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。