中华人民共和国数字声像档案著录规则
数字声像档案著录规则
（征求意见稿）
1范围
本标准规定了数字声像档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各级、各类档案馆(室)内声像档案收集整理、数字化、编目加工、交换、对外提供等相关业务。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集
GB/T 2659－2000 世界各国和地区名称代码
GB/T 4881 中国语种代码
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识
GB/T 7401-1987 彩色电视图像质量主观评价方法
GB/T 7408-2005数据和交换格式信息交换日期和时间表示法
GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则
GB/T 13967-1992 全宗单
GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 13-1994 档号编制规则
DA/T 14-1994 全宗指南编制规范
DA/T 18-1999 档案著录规则
DA/T 19-1999 档案主题标引规则
DA/T 22-2000 归档文件整理规则
GY/T 134-1998 数字电视图像质量主观评价方法
GY/T 168-2001 广播音频数据文件格式规范——广播波形格式（BWF）
3术语解释
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
数字声像档案 digital audio-visual archives
数字声像档案指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字音频、数字视频文件，以视音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。根据具体的内容和形式，可包括数字录音档案和数字录像档案两类。
3.2
数字音频文件 digital audio file
指通过数码设备获得的音频文件或者由模拟声音信号经数字化处理后所形成的音频文件。
3.3
数字视频文件 digital video file
指通过数码设备获得的或者由模拟视频信号经数字化处理后所形成的视频文件。
3.4
数字音视频文件 digital Audio-video file
指通过数码设备获得的或者由模拟音视频信号经数字化处理后所形成的音视频文件。
3.5
数字录音档案 digital audio archives
特指包含数字音频文件及著录信息的数字声像档案。
国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字音频文件，以数字音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。
3.6
数字录像档案digital video archives
特指包含数字音视频文件及著录信息的数字声像档案。
国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的数字视频文件或视音频文件，以数字视频文件或视音频文件为主，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。
3.7
受控词 controlled term
从专业的角度将同一概念的主题进行归类后形成的词条。
4著录细则
数字声像档案在著录过程中，可根据内容的不同选用不同的著录项目集合。本标准建议对数字录音档案的著录项目集合见附录A录音档案著录元数据，对数字录像档案的著录项目集合见附录B 录像档案著录元数据。相关元数据的具体定义和使用方式如下：
4.1档号
档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号由全宗号、目录号、案卷号组成，各号间以“-”相隔。
4.1.1全宗号
全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。
4.1.2目录号
目录号由档案馆（室）给定，档案分类整理中档案馆（室）未给定目录号的，该元素值可以为空。
4.1.3案卷号
案卷的排列顺序号，用于标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。
4.2题名
用汉语文字表示的数字声像档案的正式名称。
4.2.2并列正题名
数字声像档案正题名的别称。
4.2.3副题名及题名说明
副题名是从属于数字声像档案正题名的解释和补充性题名。
题名说明是数字声像档案题名项的补充信息。
主题
4.3
主题词是能够正确表述数字声像档案主要内容的词或词组。主题词选词应从国家标准、行业标准主题词表中选取。
4.3.2关键词
关键词是能够正确描述数字声像档案主要内容的、具有检索意义的词或词组。关键词选词可由著录人员自拟。
4.3.3分类法
对数字声像档案进行分类标引时所采用的分类检索工具。可以选用国家标准或行业标准分类表，也可以选用自解释的分类表。
4.3.4分类号
在具体选用的分类法的架构下，能够正确表达数字声像档案主要内容范围的类目信息。
4.4描述
4.4.1内容描述
对数字声像档案所记录事件主要内容的概括性描述。
4.4.2事件包含的人物
数字声像档案所记录事件中所包含的主要人物。
4.4.3事件发生的时期
数字声像档案所记录事件发生的时间或时间范围。
4.4.4事件发生的地点
数字声像档案所记录事件发生的详细地点或地域范围。
4.5责任者
责任者是对数字声像档案内容负有责任的团体或个人，包括：ⅰ.创建数字声像档案内容的主要责任者；
ⅱ.正式出版、出品、发行数字声像档案的责任者；
ⅲ.数字声像档案的归档者。
4.5.1责任者名称
对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的汉语名称。
4.5.2责任者并列名
对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的别称。
4.5.3责任者描述
描述对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的信息。
4.5.4责任方式
对数字声像档案内容负有责任的团体或个人的职责划分。
4.6版权
拥有数字声像档案版权的团体或个人的名称。
版权所有者公开发布的受其保护的数字声像档案的版权方面的信息。
4.6.2授权使用描述
数字声像档案被授权使用的情况描述。
ⅰ.授权使用者名称；
ⅱ.授权约束性；
ⅲ.授权起始日期；
ⅳ.授权使用期限；
ⅴ.授权使用地域；
ⅵ.授权使用次数。
4.7语种
4.7.1数字录音档案语种
数字录音档案的声音通道的序次号及其语种名称。
语种名称应符合GB/T 4881 中国语种代码的有关规定。
4.7.3数字录像档案语种
4.7.3.1声道
数字录像档案的声音通道的序次号及其语种名称。
语种名称应符合GB/T 4881 中国语种代码的有关规定。
4.7.3.2字幕
数字录像档案中字幕的序次号及其语种名称。
语种名称应符合GB/T 4881 中国语种代码的有关规定。
4.8日期
包括数字声像档案形成时间和保管期限。
数字声像档案形成的时间。
日期著录格式应符合GB/T 7408-2005数据和交换格式信息交换日期和时间表示法的有关规定。
日期用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。
4.8.2保管期限
对电子文件划定的存留年限。
4.9格式
4.9.1数字录音档案格式
数字声像档案正式有效内容的实际时间长度。
时间长度著录格式应符合GB/T 7408-2005数据和交换格式信息交换日期和时间表示法的有关规定。
实长著录精确到帧。实际长度应按照HH:MM:SS的格式表示。其中HH为节目累计整数小时,大小不限,MM表示分钟(00-59),SS表示秒(00-59),首位为0时,应用0填满,中间的分隔符为半角冒号。
4.9.1.2声音质量
对数字声像档案整体声音质量的主观评价。
声音质量的主观评价应符合GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求。
声音质量的主观评价分五等，即优（察觉不到噪音）；良（可以察觉到噪音但可以忍受）；中（稍有噪音）；差（有噪音）；劣（噪音大）。
4.9.1.3语种
数字声像档案主要内容的语种名称。
语种名称应符合GB/T 4881 中国语种代码的有关规定。
4.9.1.4原始载体类型
存储数字声像档案的介质的类型。
载体类型分为盒式录音带、开盘录音带、钢丝录音带、光盘及其它。
4.9.1.5音频数据码率
音频数据码流的每秒传输比特值。详见受控词表。
4.9.1.6音频编码格式
数字音频采样序列的编码格式。详见受控词表。
4.9.1.7音频采样频率
在数字声像档案数字化时的音频采样频率（或称取样率）。详见受控词表。
4.9.1.8音频位深度
在数字声像档案数字化时，样本信息使用的比特数，也称为声音样本量的量化深度。详见受控词表。
4.9.1.9文件格式
数字声像档案文件的数据格式，用于注明需要用什么软件或硬件来显示和执行此文件。
4.9.2数字录像档案格式
数字录像档案正式有效内容的实际时间长度。
时间长度著录格式应符合GB/T 7408-2005数据和交换格式信息交换日期和时间表示法的有关规定。
实长著录精确到帧。数字录像档案的实际长度应按照HH:MM:SS:FF的格式表示。其中HH为节目累计整数小时,大小不限,MM表示分钟(00-59),SS表示秒(00-59),FF表示图像对应的帧编号(PAL 制:00-24,NTSC制:00-29),首位为0时,应用0填满,中间的分隔符为半角冒号。
4.9.2.2入点
数字录像档案正式有效内容的起始点时间。
时间长度著录格式应符合GB/T 7408-2005数据和交换格式信息交换日期和时间表示法的有关规定。
入点著录精确到帧。入点应按照HH:MM:SS:FF的格式表示。
4.9.2.3色彩
描述数字录像档案主要内容显现的色彩种类。
色彩著录分为“彩色”或“黑白”。
4.9.2.4声音质量
对数字录像档案整体声音质量的主观评价。
声音质量的主观评价应符合GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求。
声音质量的主观评价分五等，即优（察觉不到噪音）；良（可以察觉到噪音但可以忍受）；中（稍有噪音）；差（有噪音）；劣（噪音大）。
4.9.2.5画面质量
对数字录像档案整体画面质量的主观评价。
画面质量的主观评价应符合GY/T 134-1998 数字电视图像质量主观评价方法、GB/T 7401-1987 彩色电视图像质量主观评价方法中的有关规定。
画面质量的主观评价分五等，即优（画面无损伤）；良（可以察觉到画面损伤但可以忍受）；中（稍有画面损伤）；差（有画面损伤）；劣（画面损伤严重）。
4.9.2.6画面宽高比
数字录像档案显示画面的宽度与高度之比。
画面宽高比按屏幕显像效果著录为“16:9”和“4:3”。
4.9.2.7原始载体类型
存储录像档案的介质的类型。
载体类型分为Betacam SP；Betacom SX；Digital Betacam；Digital-S；DVCPRO 50；VHS；S-VHS；VCD；DVD等，详见受控词表。
4.9.2.8制式
系统发送端和接受端共同采用的特定的信号处理方式，主要包括图像信号的形式、传送和图像重现的方法。
制式分为PAL；NTSC；SECAM。
4.9.2.9音频数据码率
数字录像档案中音频数据码流的每秒传输比特值。详见受控词表。
4.9.2.10音频编码格式
数字录像档案中数字音频采样序列的编码格式。详见受控词表。
4.9.2.11音频采样频率
在录像档案数字化时的音频采样频率（或称取样率）。详见受控词表。
4.9.2.12音频位深度
在录像档案数字化时，样本信息使用的比特数，也称为声音样本量的量化深度。详见受控词表。
4.9.2.13视频数据码率
视频数据码流的每秒传输比特值。详见受控词表。
4.9.2.14视频编码格式
视频数字化的编码方式。详见受控词表。
4.9.2.15视频取样格式
视频信息编码时，编码信息从原始图像信息中取样的方式。详见受控词表。
4.9.2.16文件格式
数字录像档案文件的数据格式，用于注明需要用什么软件或硬件来显示和执行此文件。
4.10关联
本数字声像档案是另一音像资料的组成部分。
4.10.2参考
本数字声像档案参考或引用了哪些音像资料。
4.10.3被参考
哪些音像资料参考了本数字声像档案。
4.10.4版本继承
本数字声像档案是由哪些原创音像资料译制或改编而成。
4.10.5版本关联
本数字声像档案有哪些其他译本或改编版本。
4.11来源
数字声像档案的获取途径和方法。详见受控词表。
4.11.2提供者
数字声像档案提供单位或个人的名称。
4.12权限管理
数字声像档案保密程度的等级。
密级著录应符合GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识中的有关规定。
4.12.2保密期限
对数字声像档案密级时效的规定和说明。
4.12.3控制标识
档案管理单位对数字声像档案的开放或控制而赋予的标识。
4.13其他信息
数字声像档案著录中需要解释和补充说明的事项。
附录A
录音档案著录元数据(规范性附录)
附录B
录像档案著录元数据(规范性附录)
附录C
受控词表(资料性附录)
《档案管理》复习题(单选含答案)
《档案管理》复习题（单选） 一、单选题 1．档案是由形成者在各自的活动过程中（ B ）形成的。 A、事后 B、直接 C、事先 D、随机 2．没有文字的青铜器属于（ B ）范畴。 A、档案 B、文物 C、图书 D、史料 3．档案在形成之初一段时间里，主要是对（ C ）有用。 A、社会 B、各个单位 C、形成者 D、个人 4．我国档案工作基本原则的三个部分是辩证统一的，其中，（ D ）是核心。 A、便于社会各方面利用 B、维护档案的完整与安全 C、保持文件之间历史联系 D、统一领导，分级管理 5．上海市档案馆属于（ A ）。 A、国家综合档案馆 B、国家专门档案馆 C、各级国家档案馆 D、部门档案馆 6．文书部门或业务部门在向档案室移交档案的过程中，双方均应以（ B ）为准详细清点案卷。 A、卷内文件目录 B、案卷移交目录 C、全引目录 D、分类目录 7．原则上，立档单位必须（ B ）地将应当进馆的档案定期向有关国家档案馆移交。 A、有条件 B、无条件 C、有选择 D、无选择 8．文件之间的首要历史联系是（ C ）。 A、时间 B、形式 C、来源 D、内容 9．在档案原有整理结果基本可用的情况下，维持原先整理状况不变，同时通过（ D ）来弥补其中的缺陷。 A、编写全宗介绍 B、编写参考资料 C、填写备考表 D、编制检索工具 10．1889年，上海张某创办“张记药铺”，1953年，上海“黄浦大药房”成立，1959年“黄浦大药房”与“黄浦区中药店”合并为“黄浦中西医药采批发中心”，同时“张记药铺”改为“张氏大药房”，1965年，“张氏大药房”因故停业，至1980年，重新开张，改用原名为“张记药铺”，1995年因经营不善，被“黄浦区医药批发中心”收购，原店址被用作仓库，2000年，因保护历史名牌需要，由“黄浦区医药批发中心”一分店重新开办“张记药铺”至今。 请问在上述变化中共有几个全宗？（ B ） A、4 B、5 C、6 D、7 11．整理现行机关档案比较适宜的分类法是（ D ）。 A、年度—问题分类法 B、问题—年度分类法 C、机构—年度分类法 D、年度—机构分类法 12．机关档案室中的重复文件可以通过（ D ）等措施来解决。 A、划定不同保管期限 B、控制文件进馆 C、销毁重复件 D、各机关内部立卷分工 13．将若干全宗作为一个有机群体进行管理，目的是为了维护（ B ）之间的联系。 A、档案馆 B、全宗 C、案卷 D、文件
法院档案系统简介及数字化处理流程说明
人民法院档案数字化处理流程说明 前言 《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于法院档案管理，可使法院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合法院档案管理部门的现实要求，而且，符合法院档案管理的发展方向，能全面、系统、安全、可靠的为法院工作提供专有知识支持。 3Hmis465版，能同时管理法院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。 一、登录 3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问法院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。 一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全管理，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。 通过简单的二次开发，还可以在法院内部的办公系统中直接登录。如果法院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。
由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。 二、创建法院档案管理分类架构 根据法院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如： 上面的分类架构，把法院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档
案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是法院最为专业、也最为重要的档案类型。 诉讼档案还可根据需要，进行更详细的分类管理。 三、取卷 从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意： ●准确记录所取案卷的物理存放位置。 ●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。 四、档案定义 档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。 3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。 输入档案的档号等信息：
档案数字化的基本流程
档案数字化的基本流程 一、档案分类整理 按照档案情况：年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。 二、档案交接 分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。 三、索引著录 标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，标引著录时需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。 文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。 注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。 四、档案拆分 档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够
清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。 五、档案的扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。六、图像处理 采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。 七、质量检验 对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。 对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。 八、图像与索引挂接 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 九、案卷整理 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。
档案数字化工作总结.docx
自参加档案工作以来，我接触最多的是档案数字化相关工作。在这1年多的工作经历中，越发觉得档案工作是一件非常有意义，而且富有挑战的工作。正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，档案工作者只有通过不断的实践，不断的作为，才能从中获取宝贵经验，提高自身档案工作的专业素养! 档案数字化工作可谓是任重而道远。这不是一个简单的工程，而是有其完整而有序的一个体系，其工作量颇大，需强大的人力、财力和物力作为支撑，方可有条不紊的进行。从拆卷开始一直到最后的还原，会经过目录录入、扫描、存储备份、后期处理等过程，各道工序环环相扣，前面的工作没做好，后期的工作就没法进行。 档案数字化有其方方面面的管理制度，档案工作者需严格遵守各项规章制度，当然，这仅仅是一个前提。到了具体的数字化工作中就会有不同的规定和要求，我大体将数字化流程分为两个部分，其一是扫描前处理，前期的工作包括调取档案、拆卷、卷内目录录入、页码编号和档案修补等等，这就要求我们的相关工作人员应持有对工作认真细致负责的态度，尤其是目录录入工作，前期的目录录入对后期的扫描挂接有着直接的影响，目录录错将会导致后期需要进行大量的修改清理工作，严重地拖慢整体效率，举个简单的例子来说，一个小小的档号错误，将会导致原文挂接失败或者原文挂接到了不该挂到的地方，笔者曾遇到过各种各样千奇百怪的挂接错误和目录错误，究其原因之根本，是为目录有误!因此目录录入工作需要严格的审核和检验。 在这一年多的工作经历中我与数字化扫描和信息化系统建设打交道的次数尤为最甚，也被扫描过程中软硬件架构、扫描修图效率种种问题搞得心力交瘁，但这些架构仍有其规律性和可塑性，比如打游戏可以开外挂作弊，那么我们架构硬件设备也可以开外挂提高效率^_^。当然这并不是草率购上一两台扫描仪、配上一两台电脑这么简单可以干好的工作，专业人做专业事情，他是需要团队的支撑，数据的安全以及完整性是首要任务，然后扫描、修图、挂接操作流程化，使之完美有效的完成工作。当然在架构软硬件平台的时候会遇到新的问题，在面对复杂疑难的问题时保持一种细心冷静的心态去思考怎么解决这些错误?在这个过程培养自己、锻炼自己、提高自己，这何尝不是一种收获? 数字化流程另一部分是扫描后处理。实体档案经过扫描并按照相关要求保存在存储设备后，需要经过图片处理、图片和目录校对、扫描图片数据备份和服务器挂接、最后实体档案还原入库。在扫描完成后还要进行一系列的抽检工作，主要包括图像数据抽检、目录数据及元数据抽检、数据挂接抽检和实体还原情况抽检，发现问题应及时记录并更正。值得一提的是数据备份这项工作尤为重要，及时进行数据备份可防止各种突发情况，以保护数据之完整安全，数据备份一般有三套，一是本地备份、而是异地备份、三是利用备份。我做的数据备份的载体是使用机械+移动硬盘双保险备份，其技术指标能保证在25摄氏度和50%湿度的环境条件下长期存档并能正确读取信息。硬盘备份完毕后，将数据化工作使用过的硬盘移交给合作单位，防止数据的安全隐患，最后还需制作便贴封面贴在硬盘盖上，便于保管利用。 路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。路是自己走出来的，既然选择了就坚定不移地走下去，不回首不回头，惟愿兰台清风畅，流得万世千古芳。
档案学 分类参考
档案学分类参考 ◆档案学学科:档案学原理，档案术语学，档案法规学，比较档案学，档案史学，档案史料学，档案事业管理学，档案管理学，科学技术档案管理学，档案统计学，档案目录学，档案保护技术学，档案文献编纂学，档案学史，档案事业史等。 ◆档案的种类(专项档案)：国家档案全宗，档案分类，公共档案，历史档案，文书档案，专门档案，科学技术档案，石刻档案，泥板档案，纸草档案，甲骨档案，金文档案，简牍档案，缣帛档案，羊皮档案，纸质档案，声像档案，缩微品档案，机读档案，立法档案，行政档案，诉讼档案，人事档案，会计档案，艺术档案，教学档案，书稿档案，企业经营档案，商标档案，专利档案，地名档案，地名档案，人口普查档案，名人档案，家谱档案，科学技术研究档案，农业技术档案，工业技术档案，交通运输技术档案，基本建设档案，城市建设档案，设备仪器档案，医疗卫生档案，地质档案，测绘档案，气象档案，天文档案，水文档案，地震档案，环境保护档案等。 ◆档案事业管理 *档案事业：档案事业管理体制，集中统一管理原则等。 *档案法规*档案开放*档案统计*档案局 *档案馆：档案馆网，国家档案网，部门档案馆，企业、事业档案馆，科学技术档案馆，城市建设档案馆等。 *文件中心 *档案室：联合档案室，科学技术档案室。
*档案咨询机构 *档案专业教育：国际档案讲习班等。 *档案科学技术研究* 档案宣传出版 *国际档案学术交流：国际档案理事会，国际档案大会，国际档案圆桌会议，亚洲史料指南地区协调委员会等。 *档案工作者：档案工作者协会等。 ◆档案管理 *档案收集 *档案整理：事由原则，来源原则，立档单位，全宗（联合全宗，汇集全宗，人物全宗，档案汇集），文件组合，档案组合，全宗群，档案十进分类法，全宗内档案分类（年度分类法，组织机构分类法，问题分类法），案卷，档号等。 *档案价值鉴定：档案保管期限表 *档案保管：全宗卷，档案存放位置索引等。 *档案编目：《档案著录规则》， 档案目录（案卷目录，档案专题目录，档案分类卡片），全宗指南，专题档案指南，档案馆指南等。 *档案检索：《中国档案分类法》,《中国档案主题词表》等. *档案提供利用*计算机辅助档案管理*档案统计 ◆科学技术档案管理：科学技术文件材料，科学技术档案收集，科学技术档案分类，科学技术档案鉴定，科学技术档案编研，中国科学技术档案工作管理体制，《科学技术档案工作条例》等。 ◆档案保护技术：档案制成材料，档案存储环境，档案保护技术措施，档案有害
档案数字化加工流程及
档案数字化加工流程及规范 文档目录 一、操作流程 (2) 二、档案调卷 (2) 三、整理及著录 (2) 四、拆卷 (3) 五、档案扫描 (3) 六、影像处理 (4) 七、数据质检 (4) 八、档案装卷 (4) 九、完整归还 (5) 十、数据备份 (5) 八、数据挂接 (5)
、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷> 著录> 拆卷> 扫描> 处理> 质检> 装卷> 归还> 备份> 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：1,我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3,在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种： （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2,著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对 照： 八、、? 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5,如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决
声像档案归档与保存的数字化管理创新
声像档案归档与保存的数字化管理创新 发表时间：2018-11-03T12:37:24.447Z 来源：《建筑模拟》2018年第22期作者：高巍刘洋王博吴兴刚[导读] 本文首先对声像档案归档与保存管理存在的问题进行了概述，详细探讨了声像档案归档与保存的数字化管理创新的相关建议，旨在有效提升档案管理者的工作效率以及质量。 高巍刘洋王博吴兴刚 国网辽宁省电力有限公司抚顺供电公司辽宁抚顺 113008 摘要：随着我国信息化水平的不断提高，人们对声像档案管理工作的要求业越来越高。只有全面做好声像档案基础性工作，才能更好提升声像档案利用工作，才能够将档案信息传递的桥梁作用充分的进行全面发挥。因此，必须要对传统的声像档案管理模式予以改进。如今，声像档案管理的数字化为解决这一难题带来了新的契机。基于此，本文首先对声像档案归档与保存管理存在的问题进行了概述，详细 探讨了声像档案归档与保存的数字化管理创新的相关建议，旨在有效提升档案管理者的工作效率以及质量。 关键词：声像档案；归档与保存；数字化管理；创新 当今社会，竞争越来越激烈，人们对信息的需求量越来越大，同时对信息也会越来越依赖。在这种情况下，档案管理工作所占有的地位越来越重要。随着办公条件的改善，在部队机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。近些年来，部队对相关声像档案管理工作越来越重视。但是在实际管理工作中，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作是刻不容缓的。 1 声像档案归档与保存管理存在的问题 由于过去物质和技术条件所限，产生的声像资料很少。随着社会的发展及办公条件的改善，数码相机、摄像机的使用越来越广泛，随之产生了大量的声像文件。如何对声像档案进行归档与保存，是其有效管理与利用的首要问题。 1.1摄录人员对声像档案的归档意识薄弱 或者对声像档案的性质并不了解，导致未能得到妥善的归档保存；或者在数码、影音设备使用过程中，因存储空间不够等原因，将原有声像资料在没有备份的情况下进行覆盖、删除，造成声像档案大量流失；或者部分声像档案未及时移交档案部门统一保存，因无相应的记录和说明导致归档困难。另外，档案人员的变动和机构调整，也会造成声像档案的失控或流失。 1.2档案部门在声像档案收集上难以控制 拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量没办法进行相应的控制措施，声像档案的归档往往处于被动地位，滞后于业务活动，且多数情况下收集到的声像档案仅为不完整的一部分。因此，不能全面完整反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。 1.3声像档案归档范围不明确 目前多数单位在归档材料类别中均有声像档案的类别，但对于哪些范围内的声像档案应该归档没有明确规定，这在很大程度上影响了摄录人员将声像资料主动归档的积极性。 2 声像档案数字化归档与保存管理创新的相关建议 2.1有计划、有步骤地开展数字化管理工作。 这是实现声像档案数字化的有效途径。首先，对原有的声像档案材料进行数字化处理；其次，把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网，建立档案馆主页，把数字化的声像档案放到局域网服务器上，直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料，设立相关声像档案资料库查询专栏，方便检索；最后，加强计算机的防毒措施，对声像档案实行分级、分类管理。 2.2提高档案管理人员的业务素质 这是实现声像档案数字化的组织保证。要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提。由于历史原因，企业档案管理人员大多数不熟悉信息技术。为此，必须突出做好以下两个方面的工作：首先，通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式，对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育；其次，继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习，使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求，是当前乃至今后相当长一段时期内，档案管理人员继续教育的重要内容。 2.3数字化管理创新 （1）照片档案归档的数字化管理创新 对原有已归档的纸质照片档案，如果数量较多，可以用扫描仪分批进行扫描，并标注说明，包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片，原则上不要进行处理，照片上的原始数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。另外，数码照相机拍摄的照片档案，可以直接用数据线传输进电脑，存储在硬盘盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。以电子文档形式保存的照片档案，电子文档即是照片也是底片，可以根据用户的需要，随时进行打印。同时，对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片，也可以使用Photoshop图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。调看电子照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。 （2）磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新对于原有的磁带、录像带等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，并存储入硬盘，可以长久保存。在归档的过程中，可根据其所反映的内容或专题来进行，使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。声像档案的数字化管理形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号，在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询。用户查阅时，只需给出文件号或主题词，即可以检索出相应的文件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。声像档案资料转化为电子文档后，利用计算机可对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，克服手工信息加工模式时间长的缺陷，缩短信息整合加工的时间，提高了档案信息利用的时效性；与纸质照片档案相比，电子档案信息传递更快捷、更方便。 2.4建立在线数据库，做好数据安全保障工作
谈档案管理数字化的意义
谈档案管理数字化的意义 档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。 一、优化了管理者知识结构和队伍结构 人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。 二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。 三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式 漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。 另外，纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。 综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。
(完整版)档案整理归档移交服务方案-直接可用巨全通用版
工作方案 XXXXXXXX非常荣幸参与贵单位“XXXXX档案整理归档移交服务项目”的投标，根据目前土地储备档案管理工作内容较多，其需求的信息资源量较大，传统的档案管理方法及技术已经远远不能满足现代信息技术高速发达的社会需求，土地储备档案管理的信息化与电子档案管理技术已经成为必要趋势的情况，结合项目难度，我单位特制订工作方案如下： 一、用户需求响应 （一）项目整体理解及依据 我单位将通过人员、设备、技术、管理等，对接收的档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库，并达到XXXX市档案局要求。具体依据如下： 1、《中华人民共和国档案法》； 2、《归档文件整理规则》； 3、《档案著录规则》； 4、《纸质档案数字化技术规范》； 5、《XXX省档案管理条例》； 6、《XXXX市档案管理条例》； 7、其他相关参考文献。 （二）项目工作流程 1
1、档案出库：我单位将指定专人对需要进行数字化处理的档案进行调档，并与贵单位指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。主要记录事项有：时间、档案数量、归档号、人员确认签字、入库时间(档案归还时填写)。 2、档案整理归档：档案整理归档严格依照国家、省市及行业档案整理归档的有关规定和要求。按档案整理归档有关规定和要求，对档案分类方法、档案归档范围及保管期限、档案目录等进行重新审查、修改和编制。已立卷的档案，要对档案顺序、文件编排顺序的合理性、档案材料的合理性、完整性及整理、装订、归档方法进行重新梳理。未立卷的档案材料，要进行分类、整理、加工、装订和归档。档案的分类、加工，档号、页码编制，索引、著录，组卷、装盒、装订，卷内封皮、目录和备考表等，均依照国家档案管理方面的规定和要求。盒面和脊背中的编号、文字、数字等标示，应采用打印或模章加盖。档案的入库上架：验收合格的档案，并在指定档案库房入库上架。 3、档案扫描：档案扫描将依据《纸质档案数字化技术规范》的要求进行扫描。 4、图像处理：档案分批扫描交由专人对图像进行检查处理，使之符合项目质量要求。 5、数据处理：扫描质量、格式转换、数据整理、加工及成果提交，均依照国家、省市有关电子化档案归档和要求。图像处理完成后，经过多次 2
eVIAS声像资料数字化管理系统
大洋信息“eVIAS声像资料数字化管理系统” 改变数字资源管理无序、存储混乱、找不到资料的局面！概述 声像资料已迅速成为各政府机构及企事业单位的重要数字资产，如何管理和高效利用这些数字资产是许多单位面临的难题。因此，需要科学的方法和工具，实现对数字资产的组织管理和利用。 由北京中科大洋信息技术有限公司推出的“eVIAS声像资料数字化管理系统”是在专业视频技术及媒体网络技术基础上构建的专业的数字资产管理解决方案，可以为各行业实现企业级的数字资产管理，对图片、音频、视频、数字化文档等各类资源进行统一管理和智能存储，针对各类资源提供数字化、编目、存储归档、搜索再利用等功能。 产品功能 eVIAS在设计上寻求突破和创新，通过架构重塑和新技术的引入使得产品的灵活性和适应性大幅度提升，在原有声像资料管理的基础上，eVIAS还带来诸多新的应用尝试，进一步拓展数字资料管理的范围。
集中存储，高效管理 eVIAS 是一个功能强大且方便的资源管理工具，它可以协助 有效组织和管理繁杂的数字资源。面向不同的使用者和环境游刃 有余： ● 支持简单文件资源存储管理，支持复合资源对象自定义及管 理 ● 导航组织支持资源分类导航，又可自定义组织 ● 资源集中存储，提供统一存储管理模式 全数字资源支持 eVIAS 提供支持各种主流文件格式，适配行业客户资料来源的多 样性，减少前期资源收集转换工作。 ● 不仅支持广播级视音频文件格式，还支持互联网与各类移动 设备的视音频文件格式 ● 支持JPG 、PNG 、BMP 、GIF 、TGA 等图片类文件 ● 支持Word 、PPT 、PDF 等文档类文件，自动生成在线安全浏 览格式 全方位安全保护 eVIAS 提供通过完善的访问权限控制体系和安全存储管理体系， 为资源的集中存储管理提供全方位安全保障 ● 系统支持功能级权限、角色授权（RBAC ）、资源密集等多种 访问控制方式，保证资源访问安全 ● 系统资源使用支持多级审批流程确保资源安全使用； ● 提供基于数据流磁带归档存储，按策略定制不同资源安全级 别
档案数字化方案
档案室、档案馆 馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 武汉宝和人通数字科技有限公司_______________________________________________________________________________________ - 0 -- 0 -
目录 第一节质数字化加工作业前期准备 (1) 一、数字化工作人员准备 (1) 二、数字化工作软件、硬件准备 (4) 三、确定数字化内容、数量及用户需求 (5) 第二节数字化加工流程及主要技术方案 (6) 一、入库提卷、拆卷 (6) 二、标引著录 (7) 三、档案扫描 (8) 四、图像处理 (11) 五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式 (12) 六、总质检 (14) 七、批量挂接 (15) 八、还卷及数据备份提交 (15) 第三节质量控制方案和保证措施 (17) 一、加工质量保障措施 (17) 二、多环节，多层次的质量检查体系 (17) 三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19) 第四节安全保密控制 (21) 保密协议 (22) _______________________________________________________________________________________ - 1 -- 1 -
第五节售后服务 (24) 项目背景 —————————————————— 随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。 以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。 因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 _______________________________________________________________________________________ - 2 -- 2 -
浅谈新时代档案数字化的几点重要意义
浅谈新时代档案数字化的几点重要意义 作者：孙兔开 来源：《办公室业务》 2017年第9期 【摘要】档案数字化是档案工作发展的必然趋势，档案数字化的实现，有效保证了原纸质 档案资料的原始性、安全性与完整性，有利于提供高效优质的利用服务；对传统档案的立卷整 理有很大改善，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质等方面有着特殊意义。 【关键词】意义；档案管理；数字化 当今社会科学技术迅猛发展，人类社会正向信息化、网络化、数字化社会迈进，这就给储 存和提供利用信息资源的档案馆提供了新的发展方向。通信技术、计算机网络技术、多媒体信 息技术的不断发展，正在改变知识的产生、存储、获取、传播与保存的方式，数字资源及相关 服务将会以不可阻挡的态势替代现有的资源及相关服务设备。 国家档案建设管理部门在统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生了巨大转变，从以档案实 体保管和利用为支撑点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，逐步将档案信息资源 数字化、规范化、网络化、社会化。档案信息资源的数字化对保护原纸质档案和改善其利用方式、促进现代管理技术应用、优化管理者知识结构、提高管理者素质等方面有着特殊意义。 一、保证纸质档案的原始性、安全性与完整性 原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，这决定 了档案和普通图书、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案，关键要看它是不是具有原始性。 漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，促使我国现存的档案和书刊种类众多，其价 值不可估量，这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥 善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的， 但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用 和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字 迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，起到了保护的作用。 二、改善了档案资料的前期整理工作 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，汇集着丰富的、 大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代 化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文 件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，因此不可避免地产生分类 不准的现象，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内 容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件 形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理 优势，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不 完成时，就要拆卷，并对卷内文件重新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三 是人工立卷归档时，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计 算机立卷归档提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于
档案数字化加工方案和投标书
1 项目建设内容 ................................................ 2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准 2.2. ................................. 照片档案数字化标准 2.3. ................................. 声音档案数字化标准 2.4. ................................. 影像档案数字化标准 2.5. ................................. 实物档案数字化标准 3 数字化加工环节 .............................................. 3.1. ........................................... 档案接收 3.2. ....................... 标准的目录结构和文件夹的建立 3.3. ..................................... 建立目录数据库 3.4. ................................. 档案着录的工作细节 3.5. ........................................... 档案整理 3.6. ........................................... 档案扫描 3.7. ........................................... 图像处理 3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) 3.9. ......................... 着录标记一稿双录、人机校验 3.10. .......................................... 数据挂接 3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) 3.12. .......................................... 光盘制作 历史档案数字化加工解决方案 东软集团股份有限公司 2011年02月
档案数字化是档案管理发展的必然趋势
档案数字化是档案管理发展的必然趋势 作者：李霞 来源：《兰台内外》2020年第06期 摘要：档案管理工作的主要内容是对各类文字图片等信息资源进行管理，分析以往发展中存在的问题，同时也可以对未来工作的开展提供指导意见，以此实现企事业单位的良好发展。随着信息技术的不断进步，当前我国企事业单位在开展档案管理工作中也不断推进数字化进程，使得档案管理工作效率得到极大的提升，然而在当前部分企事业单位信息化档案管理中还存在着一些问题，需要对相关问题进行解决。本文从档案数字化的基本概念入手，讨论档案数字化建设的意义，阐述当前我国档案数字化建设存在的问题，最后分析如何有效推进我国档案数字化建设进程，希望对相关研究具有借鉴意义。 关键词：数字化;档案管理;发展;趋势 在企事业单位的发展过程中，档案管理作为一项基本工作对其事业单位活动和经营情况可以直接体现，进而对今后的工作开展起到有效的指导作用。在信息时代下，我国档案也在加快数字化建设，进而有效节约人力的投入，显著提升其事业单位档案管理效率。不过在当前的档案管理工作中还存在管理意识不强，对信息和数字化技术掌握不扎实等问题。而实现对档案资源的有效利用，提升信息化时代下档案资源安全性，需要档案管理人员对工作方法不断改进，熟练利用计算机技术，以此实现数字化档案的正规化管理。 一、档案数字化的基本概念 档案数字化出现依托于信息技术的不断成熟，是和大数据相结合的一种档案管理新技术，当前数字化技术已经应用到我国的诸多领域，实现档案管理和数字化技術的结合，以数字化的形式进行存储，然后将档案中的文字、图片以及音频、视频等以数据的形式存储到计算机系统，上传到云端，进而有效解决传统纸质档案存储安全性低、数据容易丢失的问题，还极大地减小了占用空间，数字化档案查询管理和信息资源的共享更加便捷，便于企事业单位进行档案的利用，有利于对档案资源的优化配置，进而推进其他工作的有效开展。 二、档案数字化建设的意义 1.是时代发展的必然要求 随着我国科学技术的不断进步，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人
城建声像档案数字化管理研究
城建声像档案数字化管理研究 发表时间：2019-07-16T11:00:33.557Z 来源：《建筑模拟》2019年第22期作者：赵中强 [导读] 工程项目声像档案如实记录和反映了城市悠久的建设历史和文化，是“城市记忆”的重要载体。 赵中强 身份证号码：4105271990****8054 河南安阳 455000 摘要：工程项目声像档案如实记录和反映了城市悠久的建设历史和文化，是“城市记忆”的重要载体。为了更好地保护工程项目声像档案，应坚持声像档案数字化录入、管理、输出、利用全生命周期管理理念，全程做好工程项目声像档案数字化管理工作，为城市建设、管理提供宝贵的信息支持，不断提升智慧型城市建设、运营和管理水平。基于此，本文对城建声像档案数字化管理进行研究，以供参考。 关键词：声像档案；档案数字化；城建档案；管理 引言 目前，城市建设声像档案绝大部分都是通过使用摄录的方式对城市规划、项目建设、综合管理活动进行记录，进而得到一些重要的照片、录音和录像，它在某种程度上记录着城市的发展和变化。 1声像在城建档案工作中的重要性 1.1从档案的角度完整、真实、准确记录全过程，弥补新闻记者摄录的不足 一般情况下，反映重大会议、重大活动、重大自然灾害和突发事件的声像档案通常由新闻记者参与摄录。然而，新闻记者摄录的主要目的是为了宣传报道，通常只满足于宣传需要就已经达到目的，至于能否完整、全面地记录事件的全过程，通常不在新闻记者的考虑范围内。同时，新闻记者有时为了吸引眼球，通过摆拍或者补拍的方式达到想要的效果，这恰恰是档案工作者最避讳的。真实性、准确性、完整性是档案的命脉，档案必须是事件全过程的客观、真实反映，新闻记者无法代替档案工作者的职责。 1.2凭证依据作用 城市声像档案通过光盘、计算机现代化载体对城市建设历程进行动态建设，随着我国城镇化进程的加快，旧城区改造以及新城区的规划建设速度日益加快古老建筑以及自然景观逐渐被现代化建筑设施取代。通过城市声像档案能使历史旧貌得以直观的保存下来，并能为日后的城市规划、城市建设管理提供参考依据。 1.3保守机密的需要 党委政府有关部门的许多重大会议、重大活动，在一定时间内有一定的保密要求，限制一定的知情范围。这种情况下，新闻记者往往不适宜出现在现场。既然是要务，必然会对本地区、本部门甚至更大的范围产生重大影响。纯粹用文字记录存档不足以形象、全面、直观地反映事件的全部。这时，档案管理部门声像档案的优势就愈发明显，由于档案管理部门本身就是保密部门，严守机密是档案工作人员的基本职业操守。因此，档案管理部门能在严守保密规定的前提下，对这一类重大会议、重大活动进行现场摄录，形象、直观、全面地记录全貌，很好地弥补了单纯依靠文字记录存档的不足。 2城建声像档案管理中出现的问题 文件存储介质不稳定，声像档案数字化大多使用的是光盘、移动硬盘、缩微胶片等各种离线存储方式。然而还有一部分单位除了运用离线存储方式之外，还会充分运用信息化手段进行存储。但这些存储方式自身有很大的不确定性，尤其是光盘与移动硬盘这两种形式的存储方式存在很大差异。如果将硬盘闲置一段时间后，硬盘里的数据内容将会消失，针对这一问题目前还没有有效的解决方案。因此，在对城建档案进行分类时一定要严格检查，尤其是那些比较重要的档案，可以使用转换载体的形式避免信息数据的丧失。声像档案播放设备问题，声像档案是整个城建档案内容中必不可少的重要内容，然而在有关档案部门中并没有形成一个综合性的、规范的声像档案管理标准，加之部分声像档案管理人员持续不断地变换，都会在很大程度上不利于城建档案管理工作的正常实施。声像档案载体具有很大特殊性，对读取不同类型设备将会产生很大依赖性。 3工程项目声像档案数字化管理 3.1构建完备的声像档案数据库 工程项目声像档案数字化编码、著录及索引系统的建立，会形成大量声像档案条目，因而需要建立完备的声像档案数据库。不同类型的声像档案应各有侧重，如工程项目照片类档案数据库以类别建设原则为妥；音频、视频类档案数据库以时间字段建设为宜。工程项目声像档案数据库可自建或购买。具有一定条件的工程项目管理部门可组织技术人员和档案人员，结合自身馆藏声像档案现状，研制符合本单位声像档案数字化管理所需的数据库管理系统；对于经济或专业力量薄弱的基层工程项目管理部门，也可以直接从市场购买声像档案管理数据库应用系统，然后根据系统做好内容录入、管理等。 3.2加强城建声像档案日常整理与归档保管形式 并逐渐丰富档案的搜集方式，将传统被动的搜集方式转变成科学注重的搜集方式。尤其是对于在建项目的档案资料要采用自拍自摄的声像形式记录，对于一些特殊项目不能进行档案的自拍自摄的要采取主动联系的方式有档案馆进行拍摄。档案馆相关工作人员应不断提升自身的职业素养以便能对工程项目进行跟踪拍摄，以保证声像档案的真实完整性。城建声像档案在归档之前应对声像档案的内容及保存载体仔细检核，确保声像档案的真实性、完整性，并按照相关国家规范对声像档案实施规范整理并进行排序编号，并做好相关的文字说明。此外对于城建声像档案的日产管理保存工作应根据保存载体固有的物理、化学特性等做出具体的管理保存措施，例如干燥清爽环境下保存，防止周边环境中所有不利因素的干扰，例如，对于计算机类的存储载体应对档案进行备份，以防计算机受病毒干扰等威胁，日常管理保存中应定期进行检查。 3.3提高声像档案管理人员素质 在新的形势下，城建档案事业在发展中面临着诸多挑战，需要培养更多现代化档案管理人才。档案工作有着较强的业务性与专业性特点，同时在管理服务性上非常严格，档案管理人员应该具备丰富的专业知识，了解各个档案业务流程，且懂得不同门类与载体档案的管理措施。对此，我们要选择岗位培训与短期培训等方法，为档案管理人员提供更多学习的机会，能够让他们掌握最新的档案管理知识，不断对自身知识结构进行优化，尤其是提升计算机技术、网络技术等操作水平，真正跟上时代发展步伐，提升档案管理水平。同时还要培养更