民事案件案卷的整理与归档

民事案件案卷的整理与归档

档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容的鉴别，对档案内容的确定。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

档案整理工作的原则：

1．整理档案必须保持文件之间有机的历史联系；

2．整理档案应当充分利用原有的整理基础；

3．整理后的档案必须便于保管和利用。

应对案卷整理与归档工作高度重视，注意积累。做到对庭审形成的材料调整定卷，即在平时积累的基础上，详细检查每一文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷。

卷内文件排列和编号。卷内文件排列是指将每个案卷内的文件用一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。

拟写案卷标题，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据。

编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个立卷工作的基本完成。

案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件，也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。

案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作话动。

审判业务部门，将处理完毕的文件整理立卷，根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷定期移交给人民法院档案室集中保存，就是归档。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党、国家和社会积累档案财富。至此，标志着整个案卷整理归档工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。

一、人民法院案卷整理与归档

人民法院的诉讼文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法令的情况和人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判活动的依据和必要条件。各级人民法院必须严格按照诉讼文书立卷的要求，做好立卷归档工作。

（一）立卷

人民法院在收案以后，承办书记员应即开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。

人民法院工作中形成的文书材料，分诉讼文书和行政文书两部分。诉讼文书和行政文书都是国家的重要档案，必须定期立卷归档，个人不得长期保留。根据文书处理部门立卷的原则，诉讼文书由各审判庭经办的书记员整理立卷、归档；行政文书由各单位指定专职或兼职人员负责立卷。诉讼文书由承办书记员汇集，进行立卷；行政文书由承办人在案件办理完毕

以后，及时汇交本单位的文书管理人员归入文卷。

诉讼文书包括：起诉书、上诉状、审讯笔录、调查笔录、合议庭笔录、判决书、裁定书、调解书、审判委员会决定书、审理和宣判笔录、案件批复，以及围绕审理案件过程中所形成的传票、押票、提票、送达证、执行通知书等。

行政文书包括：收文、发文底稿、电报底稿、内部文件、会议记录、电话记录、出版物原稿、图表、照片、录音带、账册、报表等。

人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济类别，按年度、审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案、结案到归档保管以及所有的法律文书（判决书、裁定书、调解书、批复等）和公文、函电，都使用收案时编定的案号。审级改变的案件另行编号。由于审级不同，一个刑事或民事案件有两个不同卷号时，再审卷并入终审卷，申诉卷并入审判卷；刑、民申诉案件分成两个卷号的，应当并入最早的卷号。

卷内诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导同志的指示除外），重份的文书材料一律剔除。多余的判决书、裁定书、调解书，为备日后查考，可保留三份夹在已装订好的卷内。

具有下列情况之一的刑、民申诉或人民来信，可以不立卷归档：(1)不属法院业务范围归口交办的人民来信；(2)答复来信来访人到有关法院直诉的信件或记录；(3)询问一般法律手续问题的来信来访；(4)没有参考价值的信封；(5)内容、地址不清的申诉信件；(6)确系精神病人的来信；(7)刑、民案件申诉中内容相同的重份材料。

各级人民法院的诉讼文书，都必须用毛笔或钢笔书写、签发，由审判庭经办案件的书记员负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。

人民法院的诉讼文书材料，要单独立卷，不与公安机关预审卷、检察机关起诉卷混订或合订。

（二）卷内文书排列顺序

诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是，按照诉讼程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。

民事一审诉讼文书材料的排列顺序：

1．卷宗封面；

2．卷内目录；

3．诉状或口诉笔录；

4．立案通知书（通知交纳诉讼费或免费手续）；

5．应诉通知书回执；

6．答辩书；

7．询问笔录；

8．调查笔录或调查取证材料；

9．调解材料和调解笔录；

IO.准备庭笔录；

11.诉讼代理人、法定代表人授权委托书、鉴定委托书，法定代表人身份证明；

12.开庭前的通知、传票等；

13.开庭公告；

14.审判庭笔录；

15．案情报告；

16.评议笔录；

17.调解书、撤诉书；

18.审判委员会决议或记录；

19.判决书或裁定书原本和正本；

20.宣判笔录；

21.送达回证；

22.上诉书；

23.上级法院退卷函；

24.上级法院判决书、裁定书正本；

25.证物处理手续材料；

26.执行手续材料；

27.备考表；

28.卷底。

民事二审诉讼文书材料的排列顺序：

1．卷宗封面；

2．卷内目录；

3．上诉移送书；

4．原审法院判决书、裁定书；

5．上诉书；

6．答辩状；

7．阅卷笔录；

8．询问笔录；

9．调查笔录或调查取证材料；

10.调解笔录；

11.撤诉书；

12.准备庭笔录；

13,开庭前的通知、传票等；

14.审判庭笔录；

15．案情报告；

16.评议笔录；

17.审判委员会决议或记录；

18,调解书、判决书、裁定书原本和正本；

19.宣判笔录；

20,送达回证；

21.备考表；

22.卷底。

一个案件的诉讼文书材料经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。

要认真登记好卷内目录。一份诉讼文书材料编一个顺序号，判决书、裁定书的原本和正本编一个顺序号。卷内目录应按卷内诉讼文书材料排列顺序逐件填写，标明起止张号，字迹要工整、清晰。

卷宗封面所列的各个项目，都要用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中结案日期填写正式宣判日期。

（三）案卷的装订

装订前要做好诉讼文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要

剔除干净。

卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在18公分左右。卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用承办书记员名章加盖骑缝。

一个案件的诉讼文书材料，每卷以200张左右为宜，过多时应按形成的顺序分册订卷。一个案件的诉讼文书材料是否分立成正卷、副卷，根据法院内部规定和案件具体情况决定。

（四）案卷的保管

各级人民法院负责集中统一管理本院的全部档案（包括录音带、录像带、影片等音像材料），确保档案的完整、安全，严守档案机密，积极提供利用，为审判工作和国家现代化建设服务。

要在案件结案以后的一个季度内归档。案卷要根据《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》提出保管期限意见，向档案室移交，并办好交接手续。凡立卷不符合规定要求的，由有关书记员负责重新整理。

档案处、科、室要积极主动组织好诉讼档案的归档工作。随时了解案件的归档情况，对已办结的案件，要督促立卷承办人员及时立卷归档。接收档案时，必须逐卷查点清楚，按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》提出的要求，检查案卷质量，符合要求的，进行接收。

对已接收的案卷，要根据刑事、民事、经济类别，按年度、审级、案号分别在档案目录簿册上登记。登记要准确，字体要工整。接收后的案卷，要在卷皮的左上角盖“归档”章，以区别于未归档的案卷。

归档的录音带、录像带、影片等音像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。

归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷或装人证物袋，在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。不便附卷保存的，应当另行包装，注明所属案件的年度、审级、案号、当事人姓名、案由以及证物的名称、数量、特征等，随同本案卷宗归档。易腐、易爆、易燃、有毒的证物，因不适于保存，可拍照附卷，经领导批准销毁或处理。

归档后的案卷，分别根据刑事、民事、经济类别，按年度、审级、案号的顺序排列，放进卷柜保管。随卷归档不能附卷的证物，可在拍成照片附卷后另行保管，但应标明证物的名称、数量、规格、特征、案号，并在卷内备考表记明其保管处所，以备查调。随卷归档的录音带、录像带、影片等音像档案，应单独存放，非经院长批准不得调用。、

二、律师业务案卷整理归档

律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师的基本职能和社会作用。

律师接受委托并开始承办法律事务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。律师应在法律事务办理完毕后，即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。

立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理四种；非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；涉外类根据具体情况按前二类确定。

律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号的原则立卷。律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用钢笔或毛笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。律师立卷归档过程中，内容相同的文字材料一般只存一份，但有领导同志批示的材料除外。

下列文书材料，不必立卷归档：

1．委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等；

2．没有参考价值的信封；

3．其他律师事务所（法律顾问处）委托代查的有关证明材料的草稿；

4．未经签发的文电草稿，历次修改草稿（定稿除外）。

对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将或者本或复印件入卷归档。对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。

律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。民事诉讼代理案卷的具体排列顺序为：

1．律师事务所（法律顾问处）批办单；

2．收费凭证；

3．委托书（委托代理协议、授权委托书）；

4．起诉书、上诉书或答辩书；

5．阅卷笔录；

6．会见当事人谈话笔录；

7．调查材料（证人证言、书证）；

8．诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；

9．承办律师代理意见；

10．集体讨论记录；

11.代理词；

12.出庭通知书；

13.庭审笔录；

14.判决书、裁定书、调解书、上诉书；

15．办案小结。