如何当好办公室主任的几点思考.
``学习邹正平主任在集团公司办公室会议上讲话的心得体会
--如何当好办公室主任的几点思考
办公室工作既复杂又富于挑战性,这几年一直在摸索中前进,力图寻找和发现办公室工作的规律,虽然工作也取得了一定成绩,受到了上级单位与领导的肯定,但工作毕竟缺乏相应的理论支撑和一定的实践经验积累。去年12月4日,我有幸参加了集团公司办公室系统工作会议,当面聆听了集团公司党组成员、副总经理孟振平,办公厅主任邹正平二位领导关于如何做好办公室工作的讲话,深受教育和启发,尤其办公厅主任邹正平结合自身工作实际,提出的“如何做好办公室工作的五点思考”,既有高深的理论水平,也具有很强的指导性和可操作性,之于我这位新兵无疑于甘霖雨露,受益匪浅,也必将终身受益。会议结束后,我反复屡次学习,领会其精义,并马上组织了分公司办公室系统会议贯彻学习,力争把讲话精神快速转化为指导办公室工作的纲领和动力。
邹正平主任在讲话中提出的第一点思考是:办公室人员要牢记的“一个理念”——“办公室工作无小事”。这句话精确地概括了办公室在企业中所处的位臵特殊性、重要性和关键性,准确的指出了办公室的责任和日常的行为准则,具体体现在“五个不让”上:不让领导布臵的工作在我手中
延误,不让需要办理的文件在我手中积压,不让各种差错在我身上发生,不让来机关联系工作的同志在我这里受到冷落,不让办公室的形象在我这里受到影响。
邹正平主任在讲话中提出的第二点思考是:办公室人员要不断提高“两种能力”。一是学习创新能力。二是综合协调能力。这不仅是对办公室人员要求,也是办公室人员必备的能力和追求。学而后知不足,知不足才能有创新,只有不断的向书本学,向领导学,向同事学,向实践学,总结经验,查找不足,扬长避短,增强政治觉悟和业务水平,才能够创造性地开展工作。协调就是“中庸”之道,学会“弹钢琴”,原则性和灵活性并重,协调才有力度有成效,真正发挥办公室的枢纽和桥梁作用。
邹正平主任在讲话中提出的第三点思考是:办公室人员要强化“四种服务”职能。第一是服务领导。第二是服务部门。第三是服务基层。第四是服务员工。在这一条里邹主任要求办公室服务必须实现三个转变:由低层次服务向高层次服务转变,由被动服务向主动服务转变,由事后服务向超前服务转变。为领导服务不能仅限于写个稿、提个包、端个水等之类的低层次服务,要注意服务的全面性,事前、事中、事后都要到位,不能缺位;服务部门不能仅限于发发通知、开开小会等,要确保重点,统筹兼顾,加强交流,融通情感,推进和谐机关的建设。为基层和员工服务更不能仅限于打打
电话、发发文件等,要把自己定位于普通员工中的一员,一心一意为基层、员工谋福利,诚心诚意为基层、员工做好服务,树立办公室的窗口形象。
邹正平主任在讲话中提出的第四点思考是:办公室人员要努力提高“四个基本素质”。一是要政治坚定,纪律严明。二是要无私奉献,任劳任怨。三是日事日毕,事不过夜。四是要头脑清醒,遇事不乱。这四个方面分别从政治素质、道德品质、工作作风和日常行等方面进行了全方位的要求,这四个基本素质对办公室人员来说不仅工作要求,也是做人的要求。
邹正平主任在讲话中提出的第五点思考是:当好办公室主任要牢记“三名话”。参谋不参政、听话不传话、协调不主导。微言大义,这三句话真有醍醐灌顶之效,振聋发聩,应该是所有办公室主任的共同座右铭。多少办公室主任成也这三句话败也这三句话,个中三昧确实值得人斟酌值得人三思。
学以致用,邹主任的讲话使人受用无穷。下面结合学习心得和自身的工作实际,就如何做好办公室主任谈几点感受。
办公室主任在企业中处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位臵,具有十分重要的作用。如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、
对内的单位事务“牵头人”的角色呢?我个人认为,办公室主任岗位是有其特殊性、复杂性和困难性,但毕竟是一项工作,归根结底还是做人,要紧的是讲究“慎独”二字,立于物欲之中,如不能欺心,先审己而后论事,心地才能纯洁正大,观事才能周详,循道而行,无往而不吉。所以我要说的就是做好办公室主任首先要做人,做人必须做到“四立”:立德、立学、立言、立行。
一、立德
何谓立德,德即是道德,这是我们做人为官处事的基础。孔子曾经说过:“道之不修,学之不讲,闻义不能徙,不善不能改,是吾忧也。”作为一名共产党人尤其是国有企业的基层领导干部,更应以立德为本。
首先体现在讲政治。讲政治不是一句空话,对国有企业的办公室主任来说具有特别的现实意义和重要性,其核心就是坚定理想信念,热爱祖国、热爱社会主义、热爱人民,热爱企业。具体到工作中就是要识大体、顾大局,在思想、行动上与党组织、领导干部保持高度一致,在大是大非面前保持立场坚定,积极推动企业的重大决策、决议、思路得发顺利实施,决不能出现两个调子,多种声音。对上,要做好领导的左膀右臂,把握领导的指示和精神,体会领导意图,保质保量地完成工作;对下,要体会基层群众疾苦,把群众所想所需反映给领导。
其次体现在守纪律。纪律严明,包括政治纪律、组织纪律、工作纪律等多个方面。我们大多办公室主任都能参加党委(党组会、总经理办公会、党政联席会等重要会议,对一些“议而未决”或“决而未公开”的人事及企业决策等涉及企业机密的事情,必须三缄其口,办公室主任决不可成为清议的发源地,非议的制造者,谣言的传播者。必须有程序意识,按程序办事。
第三体现在示忠诚。包括对事业忠诚,对党忠诚,对领导忠诚,对企业忠诚。身处办公室主任的位子,“忠诚”二字是试金石,也是最起码的要求,“日三省吾身”,持君子之道:“其行己也恭,其事上也敬,其养民也惠,其使民也义”,身怀“恭、敬、惠、义”四种美德,始终与上级各项政策和精神保持高度一致,通过具体措施去落实这些大政方针,始终以广大员工的利益作为处理事情的依据,养民以惠,使民以义。
第四体现在行孝道。提到这一条,可能有人认为是故作张放,而我恰恰认为行孝道则是体现一个人基本品质,“百行孝为先”,只有至孝才能至纯至诚。尤其如我们做办公室主任的,整天陷于事务堆里,无暇照顾到年迈的父母,仅仅以电话问好,寄钱养老,就以为尽了孝道,其实则不然,正如孔子所说,“今之孝者,是谓能养。至于犬马,皆能有养,不敬,何以别乎?”所以,一定要抽出时间“常回家看看”,
否则,到了“子欲养而亲不待”,一切都后悔晚矣!办公室住何尝不能做到忠孝两全呢?
二、立学
办公室主任事务繁忙,最容易忽视的就是学习。当今,科技进步日新月异,知识更新不断加快,企业改革发展稳定面临的新情况新问题层出不穷。身为办公室主任必须挤时间压空间,以谦逊的态度、顽强的毅力学习新知识、新技术、新本领,坚持不懈地提高自己的综合素质和工作能力,以良好的作风和较高的素质胜任岗位需要和当好领导参谋助手。
一是必须在“三力”上下功夫。首先,要切实增强学习的动力。自觉意识到所肩负的责任和要求,从思想深处焕发出学习的动力和激情,要牢固树立“学而时习之,不亦悦乎?”乐学态度和“学习为本”、“终生学习”的理念。其次,要努力培养学习的毅力。学贵有恒,关键在于勤奋的态度和坚韧的毅力。不与时俱进就会变成时代的落伍者。要以“掘井及泉”的精神气概拼搏学习,就一定能战胜困难,成就事业,取得成功。第三,要不断提高学习的能力。通过终身学习、创新学习、团队学习、合作性学习、网络学习、自我学习、有效学习等不同的“学习途径”,提高获取知识和信息并准确地判断、取舍、分析与运用知识和信息的能力。
二是必须掌握科学的方法。首先,要树立全新的学习观念。要努力克服工作忙、应酬多的矛盾,牢固树立“终身学
习”、“处处学习、时时学习”、“工作学习化、学习工作化”的观念。其次,要善于运用科学的学习方法。善于联系思想、工作、实际进行思考,举一反三,触类旁通,
做到学有所悟,学所有成。“学而不思则罔,思而不学则殆。”第三,要明确自己的所需,有选择、有针对性地学习。要处理好博学与专攻的问题、广泛性与针对性的问题,按照“需要什么学什么”、“缺什么补什么”的原则,努力实现学习内容的不断“升级换代”,促进工作水平不断提升。
三是必须务求实效。首先,要注重理论武装和专业知识。理论功底不深厚、不扎实,就不能高屋建瓴,就不能为领导科学决策提供良好的参谋,但光凭理论、经验工作还不行,必须联系实际,结合自身工作岗位的需要,掌握各类专业知识和科学文化知识,学以致用,推动工作。其次,要注重拓展创新提高解决实际问题的能力。注重在学习内容上体现拓展,注重在学习方法上体现创新,注重在学习效果上体现共享,注重带头表率作用。要把学到的理论知识用以指导实践,转化为谋划工作的思路、促进工作的措施、领导工作的本领,切实工作中面临的重点、难点问题。
三、立言
孔子说:“一言可以兴邦”。以此看来,立言是非常重要的。立言,原意是如何做文章,传承文明薪火的问题。简单地说,就是把人们在立德做人、立功做事的过程中所产生的
好思想与好方略,用文字的方式记载下来,供人参考,以启迪世人。我在这里所说的“立言”,是对办公室主任的自身要求,是全方位的。
一是要“慎言”。孔子在《论语》中曾这样告诫他的弟子,“多闻阙疑,慎言其余,
则寡尤;多见阙殆,慎行其余,则寡悔。言寡尤,行寡悔,禄在其中矣。”其意就是,多听些,由怀疑的地方,加以保留,其余有把握的部分,谨慎的说出来,就能减少错误。多看些,由怀疑的地方,加以保留。其余有把握的地方,谨慎的去实践之,就可以少后悔,言语错误少,行为后悔少,俸禄就在其中了。这是办公室主任应该遵奉的最高法则。办公室主任处于上传下达的特殊位子,接受来自领导及基层群众的信息最多也最杂,必须学会用眼睛“说话”,正确扬弃,不该说的话不说,不该做的事不做。不要掺杂私人感情,参谋工作的出发点应是对工作、对发展有利,对领导、对同志有利,切忌从个人的好恶
或小团体利益出发,带着私心杂念观察分析问题。特别是在对人的看法上,不能搞远近亲疏,更不能泄私愤、图报复,趁给领导出主意的机会“奏一本”。
二是要“会言”。身为办公室主任,该说得不说,那叫渎职,不该说的乱说,那叫失职,该说的说不得点上,那叫不称职。孔子曰:“道听而途说,德之弃也。”所以,办公室主任在“进言”“献言”“发言”过程中,一是要因人而异。
领导有作风果断型、思维缜密型、特别有主见型等,在出主意、提建议时,要选择适当,多寡有度。二是要选择时机。在出主意、提建议时,捕捉到一个恰到好处的时机,能起到事半功倍的效果。三是要讲究方法。在出主意、提建议时,要态度诚恳,语言委婉,讲究一定的方法和艺术,既不为让领导接受建议而“言”高盖主,也不因领导不采纳建议而灰心丧气。四要讲究务实。要言之有物,不空洞说教;要言而有信,一诺千金。做到言必信、行必果,树立表里如一、言行一致的良好形象。
三是要“敢言”。虽说“君子讷于言而敏于行”是对办公室主任的要求,但其身份
和地位决定了办公室主任“代言人”的角色。所以在涉及到企业利益、职工利益和企业及领导形象受到损害时,必须敢于站出来,仗义执言,驳非防谤;在宣传企业的方针
政策、好人好事时,必须敢于站出来,大张旗鼓,正确引导。办公室主任在履行参谋职能中,要找准位臵,不以言轻而金口难开,不以位低而随声附和,不以好恶而固执己见,不以阴晴而见风使舵,不以理直而气壮如牛,不以无关而沉默寡言,做到到位而不越位、尽职而不失职。
四、立行
行动是无声的语言。孔子曰:“先行其言,而后从之。”办公室主任的行为往往代表的不仅仅是自己,也可能成为一种导向,一种榜样。稍有不慎,危害的可能是企业甚至是领
导的形象。作为办公室主任我想应该做到以下几个方面:一是能够敬业。首先是要爱这一行,喜欢这一行,要有浓厚的兴趣,带着感情去做这项工作。办公室主任的工作,既辛苦又枯燥,没有一定的爱心,没有浓厚的兴趣,没有诚挚的感情,是做不好
的。要怀着强烈的事业心和高度的责任感,全身心投入进去,努力把工作干好。其次要钻这一行,专这一行。没有一定的专业知识,尽管有良好的愿望,工作也是干不好的。例如,交通管理的各项法规,公文写作的各项知识,后勤设施的使用保养知识,这些都是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。而要做到这一点,就必须认真学习,刻苦钻研,不断提高工作能力。
二是甘做公仆。当好“公仆”要做到““四勤”:脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤,就是要勤于动脑,善于思考。如何使我们的工作适应形势发展,体现时代特征,更有针对性和实效性;怎样才能为领导、为职工服好务,这些问题都是我们应该经常思考的。嘴勤,就是要多请示汇报,及时得到领导的指示、支持和帮助。手勤,就是要勤于动手动笔写文章,这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等,都要勤于动手撰写,不能懒惰。腿勤,就是要迈开双腿,不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导那里跑,及时请示工作、汇报情况、征求意见;下跑就是深入职工中搞好调查研究,了解情况、发现典
型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是和兄弟单位勤联系、多沟通，学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。三是勇于奉献。三是勇于奉献。当好一名办公室主任不是一件容易的事勇于奉献情。上传下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报、后勤服务，工作平凡而枯燥。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以，我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，对名利像湖水那样平静，做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，经得住诱惑，守得住清贫，始终保持一颗平常心。正如孔子所说：“人不知而不愠，不亦君子乎？”“不患人不知，而患己所不能也”。总之，要当好办公室主任，做人是前提，立德、立学、立言、立行，最终实现立功。自己身为办公室主任在工作实践中一定要做到“四
立” ，以坚定的信念激励人，以高尚的人格感染人，以良好的作风凝聚人，以模范的行为带动人，把班带好，把人用活，把事办实，把家管好。 11