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办公室综合业务培训—公文管理

一、基本概念

公文作为一种特定体式的文体，是具有法定效力和规范体式的公务文书，是企业实施管理的重要工具。

（一）公文的概念：是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。

公司要求各单位要高度重视公文处理工作，设立办公室，确定专人负责。

（二）公文处理是指公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理（立卷）、归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的基本原则是实事求是、精简高效、集中统一；基本要求是及时、准确、安全、规范。

1、收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等；

2、发文办理包括拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等；

3、公文管理包括文件的公开发布、撤销、废止以及文件的复制、清退等；

4、整理立卷和归档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。

二、公文的种类

公文有13类14种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（一）公司常用的公文种类有九种

1、决定。适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位

及人员，变更或者撤销公司或下级单位不适当的决定事项。

2、通知。适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文，传达需要各单位办理、执行和周知的事项，任免人员。（常用）

3、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

4、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。报告属于“阅件”，不得夹带请示事项。

（请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式也有所不同。报告的目的主要是供上级了解情况，向上级提供信息和建议，上级单位可只阅不复。报告中夹带请示事项，往往达不到行文的目的）

5、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示属于“办件”，必须在事前行文，一文一事。

（一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多单位，需花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，进而贻误工作。）

6、批复。适用于答复下级机关的请示事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、函。适用于不相隶属或同级机关之间商洽工作、询问和答复有关问题，请求批准和答复审批事项。（各配送公司与销售企业间如有必要行文，按正式上行文，表示为其下级单位。）

9、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（会议纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式，其标识由“++++++会议纪要”组成。主要特点：一是正文中无主送单位，在版记处列明分送单位和

部门；二是发文字号常以序号或期数表示；三是在正文结束后，不标注成文日期、不落款和不加盖印章，发文单位和成文日期标注在眉首的红色反线以上。）（二）容易混淆的公文种类

1、报告与请示的区别：一是行文功能不同。报告是汇报情况、反映问题；请示是请示批准、指示和解决问题；二是处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示是办件，需要办理、批复；三是时间要求不同。请示在事前行文，事前请示；报告一般是报告办理结果或有关情况，事后报告。

2、函与信函式公文的区别：信函式公文是以信函格式印制的公文。在实际工作中，一些非普发性的公文，如批复、函、通知、通报等，常使用信函格式打印，即所谓的信函式公文。二者属于不同的范畴。

3、函与便函的区别：函与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。

4、通知与通报的区别：都具有知晓性和指导性，区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。

（三）如何选择和使用公文种类

1、根据行文目的确定公文种类。如请示上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。

2、根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行

文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。

3、根据行文单位的职权确定公文种类。主要是指一些特殊种类，如“令”、“公报”、“议案”等。

三、发文办理

（一）公司关于发文的要求

发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

由主办部门拟稿—办公室进行审核把关—单位负责人签发—办公室统一编号—拟稿人校对—印制—盖章—分发。

1、发文应当确有必要，注重实效。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3、基层各单位上报公司的公文，均以正式公文为准；特殊要求的，还要求签署明确意见并加盖公章。基层各单位上报公司公文事项如涉及公司多个职能部门，应当同时抄送相关职能部门。

4、属于主管部门职权范围内的具体问题，可以直接报送该主管部门处理，不必向公司行文。

5、除公司领导直接交办的事项外，各单位不得以本单位名义直接向公司领导个人报送“请示”或“报告”。单位负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。需要同时送其他机关的，应当以“抄送”形式。

6、几种易混淆的公文

批转：是指批准和转发，即上级单位批准或同意下级单位的公文并予以转发。通常是下级单位提出的政策、措施和意见，需要上级单位批准后方能贯彻执行的，

上级单位同意并认为有必要转发有关单位贯彻执行时，使用批转的形式。

转发：是指对非本单位制发的公文，需本单位及所属单位贯彻或遵照执行的，以转的形式行文。转发公文不受单位级别限制，不仅可以转发上级单位的公文，也可转发不相隶属单位的公文。转发公文一般应征得发文单位同意，并结合实际提出贯彻意见。

印发：是指本单位制定的规定、办法、计划和领导同志在有关会议上的讲话等不能单独行文的情况下，以印发的形式行文。

翻印：是复制公文的一种形式，是对上级或主管单位印发的需贯彻执行的、本单位不需要提出有关贯彻要求的公文，以翻印的形式复制并下发。翻印公文必须经本单位主管文秘部门负责人批准；无需另行行文通知，只在公文版记底端加注“翻印单位和时间”即可。

（二）联合行文的规定

1、具备的3个条件：一是必须明确主办部门，以便分清主次责任；二是级别相同。级别不同不能联合行文。

2、发文单位排序：一般主办单位排列前；党政机关、军队、群众组织联合行文时，按照党政军群的顺序排列。

3、行文时先由主办单位签署，然后将原件送其他联合发文单位依次会签，一般不使用复印件会签。

（三）公文审核

1、作用：一是保证公文质量的重要环节。审核人员按照公文处理的有关规定，对文稿内容和办文程序严格把关，起到提高公文质量，精简文件数量的作用；二是为领导签发公文奠定良好的基础。公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作用，使领导把时间和精力用在主要的决策活动上，提高单位的工作效率。

2、重点：即行文关系、政策法规、协商会签、语言文字和体例格式等5个方面。一是否需行文，是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当等；二是否符合党和国家的路线、方针、政策；提出的政策建议和新出台的政策规定，是否与现行的政策规定想统一、相衔接，是否切实可行等；三是涉及其他部门职责范围的事项，是否经过协商并取得一致意见，会签部门是否齐全；经协商部门之间仍有意见分歧的，是否在文中予以说明等；四是语言表述是否规范，包括字、词、标点、语句是否准确；计量单位是否符合有关标准；数字、层次序数等是否规范；逻辑结构是否合理，重点是否突出等；五是体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，各要素标识是否正确等。

3、复核：一是审批、签发手续是否完备；二是行文格式是否统一、规范；三是公文附件材料是否齐全；四是发文字号、分送单位和印制份数是否准确。

四、收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等程序。

（重点：审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅即可。）（一）公司关于收文的规定

1、收到公司制发的通知、决定、纪要、简报等执行类公文，各单位办公室要及时处理，按分管范围送本单位领导批示。主管领导或分管领导要按照公文中的要求，签署具体批示意见，由承办部门及时落实。（举例：领导讲话、安全活动等）

2、承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回办公室，并说明理由。

3、遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，由主办部门负责人出面协调。如仍不能取得一致时，可以提出明确意见，经办公室上报主管领导裁定。

4、基层上报的需要办理的公文，先由办公室审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合相关规定；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定要求的内部来文，退回呈报单位

5、对符合规定的公文，办公室提出拟办意见，按分管范围送本单位领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应向领导和承办部门明确办理时限。

6、送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

7、公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。凡属规章制度性的或涉及本单位（部门）的公司文件要妥为保存。其他部门收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送办公室登记办理，不得直接签批或传阅。公文办结或处理完毕后，要及时保存，年底统一归档。

8、除直接交办事宜外，公司领导一般不直接收取各单位请示或报告。未经登记的公文应交办公室登记办理。文件阅后应及时退回办公室，不得横传。

（二）收文审核的重点

1、是否应由本单位办理；

2、是否符合行文规则；

3、内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；

4、涉及其他单位的事项是否已协商、会签；

5、公文种类、体例格式是否规范，有关附件是否齐全等。

（三）来文批分

1、对日常性业务或承办部门已有明确分工的来文，由文秘部门按照职能分工直接分办；

2、对请示、报告类公文，涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的公文，以及按照职能分工难以明确具体承办部门的来文，由文秘部门提出拟办意见后，送有关领导阅批；

3、对涉及两个以上承办部门的公文，应明确主办和协办部门。

（四）易出现的问题

1、来文即接办，未进行审核把关；

2、文秘部门不拟办；

3、催办不及时；

4、不掌握运转情况。

（五）公文督办

1、公文限时办结：制定限时办结制度，是根据公文种类、公文内容和紧急程度，对收文登记和批分、承办部门收文和办理（受理情况沟通和答复）、部门审核和会签、文秘部门核稿和送签、文件印制和发送等各个环节的运转时限，进行量化规定，对其中难以量化的，准确描述其不同情况下的处理要求。

2、重点：一是上级单位明确指示需要办理的公文或上级单位领导批示需要落实有关事项的公文；二是需紧急向上级单位报告工作或反映情况的公文；三是需紧急向下级单位发出指示或作出决定的公文；四是本单位决定的重要事项需要办理和落实的公文；五是下级单位报送的紧急请示和有办理时限要求的公文；六是其他单位会签或征求意见需答复以及商洽工作需办理的公文；七是处理紧急、重大、突发事件的公文。

3、基本程序：一是立项。确定督办事项，明确承办部门和承办工作的要求（时限、方式、原则），记录在案（督办单）；二是催询。定期或随时向承办部门

或人员催询，了解承办工作进展情况；三是协调。帮助协调承办部门办理过程中遇到的问题，保证迅速有效运转；四是验收。验收办毕公文，综合反映承办工作实际与结果；五是销办。已办结事项承办部门要及时销号，并对办毕公文进行清退、立卷归档等处理；六是反馈。督办情况和结果要及时反馈给有关领导，并可定期将各部门承办督办事项的办理情况进行汇总，以督查简报等形式予以通报，引起领导和各部门的重视，同时对未办结事项进行催办。

4、方式：一般分为对内和对外督办。

对内督办是对本单位内部承办公文情况的了解、催询和检查督促，一般由文秘部门负责；

对外督办是指对本单位发往外单位需要回复的公文，以及印发的、需受文单位落实的事项进行督促与提醒，一般由公文承办部门负责。

采取电话、发函、约谈督办等灵活多样的形式。

5、工作要求：围绕中心，突出重点（紧急事项跟踪督办、重要事项重点督办、一般事项定期督办，做到事事有着落，件件有结果）、讲求时效，注重实效、分级管理，分工负责。

（六）公文呈送顺序

送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序，依次呈送。传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。领导同志之间一般不横传文件，应通过文秘部门传递。如遇领导出差或其它原因不能阅批，依次转呈其他领导。

公司对基层单位收文处理的要求关键有3点，一是班子成员要传阅，二是主要领导要批阅，三是执行部门要认真学习贯彻。

五、公文格式

公文格式即公文的表现形式。