企业行文管理制度

行文管理制度

一、目的

1.1为了规范本公司公文处理的标准和要求及文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序特制定本规定。

二、适用范围

1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。

三、内容

1.3文件种类：

1.3.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。

1.3.2 报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。

1.3.3 批复：答复请示事项，用“批复”。

1.3.4 通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

1.3.5 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。

1.3.6 决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。

1.3.7 函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用“函”。

1.3.8 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

1.3.9 简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部

使用的，用“简报”。

1.3.10 调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。

1.4公司行政文件分为三类：

1.4.1 A类文件：制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等；

1.4.2 B类文件：公告、决定、通告、通函、通知、复函等；

1.4.3 C类文件：公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。

1.5公司行政文件编号规则：

文件编号规则：QI –××（部门代号）- ××（流水号）

1.6公司行政类记录表格编号规则：JL-xx（部门）-01（顺序号）

1.7只有公司职能中心有权签发A、B类文件，签发人必须为公司负责人或职能中心负责人，核发人必须为公司负责人或行政管理中心。涉及多个部门配合执行的文件通过知晓人签字的方式完成会签后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于发文部门。

1.8文件格式：

1.8.1 公司内部及对外的文件均需打印，无论行文或表格，均应采用标准的页眉及页脚格式。除固定的表格外，整篇文章的上下页边距不少于2厘米，左右页边距不少于

2.5厘米，连续数页的文章，应于页脚正中连续编号；字体一律用简体宋体，主标题二号字体，副标题三号字体，正文小四号字体，正文行间距为固定值24磅；文件标题之下均需注明文件编号；文件结尾须有签发部门发人、核发人、抄报、送、抄发行等。

1.8.2 文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发

文时间、抄送（抄报）单位、公文字号等。

1.8.3 文件纸一般用A4纸，中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

1.8.4 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

1.8.5 内部行文可以用各部门的名义行文，各部门不得联合行文，各部门之间不要用发文形式解决一般性问题。

1.8.6 各行文单位一般不得越级行文，特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

1.8.7 向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

1.8.8 对外行文的字号：

1.8.8.1 公司：ZKP总字第0000号。ZKP为公司简称；0000为公司发文流水号。

1.8.8.2对于企业对外行文编号由行政部统一制定管理。

1.9管理内容和要求：

1.9.1 保证及时、准确地处理公文，反对积压和紊乱，注意文件的安全，防止失密泄密，是公文处理的基本原则。及时，就是要时刻注意文件的时间性，保证及时、迅速地处理公文，解决问题，不积压，不拖拉，不误时，不误事。一般公文的处理以不超过一周为限，紧急公文随到随办。准确，就是要时刻注意文件办理的准确性，行文文字要简明、确切，条理要清楚。

文件收发运转要准确无误，不出差错。

1.9.2 收文

1.9.

2.1有外单位送本公司的公文，统一由行政部签收、拆封、登记。做到当日来文，当日拆封。如发现漏页、漏附或误送，应立即联系发文单位。因故未能将当日来文拆封处理时，应将收到的文件全部看一遍，急件急办，以防误压。

1.9.

2.2“亲收”、“亲启”的文件，一定要有收件人或指定人员亲自收启。可视情况进行登记。

1.9.

2.3“绝密”文件，一定要由公司负责人或指定的人员拆封。

1.9.

2.4某些不重要的，今后又无参考价值的文件，如一般的会议通知、便函等可不作登记。

1.9.

2.5在拆封登记时，要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目。

1.9.

2.6一般应包括：收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。随文附来的各种附件（包括文字、表格），要在专栏里将份数登记清楚。

1.9.

2.7分文：来文经过登记手续后，按各部门分文，并要求签收。

1.9.

2.8分文、批办、签注意见时，一定要写清楚主办、协办部门、阅知部门；哪些领导、部门负责人阅知、阅批。

1.9.3运转。某部门办的文：先领导，后其他部门。

1.9.3.2领导阅。某部门阅的文：先领导，后部门。

1.9.4 办文

1.9.4.1承办人收到文件后，拟办文稿，连同来文一并提交领导审核签发。

1.9.4.2来文如有前案，承办人应将前案处理情况摘要说明。

1.9.4.3需要会办会签的公文，会办会签前，主办部门必须与有关部门交换意见，取得一致意见后，由主办部门负责迅速拟稿，并办理会签。

1.9.4.4如需以上级名义行文时，要求内容正确，注意公文体式和文字、标点，必须根据问题的性质、内容和涉及范围，确定公文的文种、发放范围（主送、抄报、抄送）、缓急程度（特急、紧急、急）、机密程度（绝密、机密、秘密）等。

1.9.5签发

1.9.5.1凡以公司名义发出的公文，均由行政部拟稿、打印，核稿，总经理签发。

1.9.5.2各部门发出的公文，由各部门专人拟稿、打印，部门主管核稿，办公室主任签发。

1.9.6 发文

1.9.6.1凡经领导签发的公文，必须由行政部登记编号。发文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目，包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。

1.9.6.2文件封发时，应检查份数，附件是否相符，是否盖章，文件中的收文机关和信封上是否一致，检查无误后进行包封登记。并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。

1.9.7 缮印和校对

1.9.7.1凡由行政部拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等

由行政部拟稿，校对，并送公司董事长（总经理）核准

1.9.7.2各部门拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由各部门专人拟稿，部门负责人校对，并送公司领导董事长（总经理）核准后，方可打印。

1.9.7.3公文打印按文件缓急程度依次排列，一般情况公文不超过两天，急件必须当日完成。

1.9.8文件递送

1.9.8.1和收文人在同一区域内，可采取文件直接递送，并且收文单位的收文人须在《发收文件登记表》上签字确认。

1.9.8.2公司间的文件递送可用传真、邮寄（挂号信）、快递。

1.9.9 传真事项：

1.9.9.1所有传真资料必须经责任部门负责人签字（相关财务时，必须有财务总监签字）。

1.9.9.2 清楚填写“收发文确认单”，以回传的确认单由行政部按日期统一归档。以便备查。

2.1邮寄事项：

2.1.1 如需邮寄、快递的所有物品或资料，都须经部门负责人同意，由部门负责人通知前台文员寄送。并在《信件/快递发件登记表》以及快件底单上签字确认。

2.1.2行政部负责各部门需公告文件公告与收回交存工作，原则上公司文件公告期为5天；凡在岗员工均须在公告文件上签名以示知悉，行政部负责统计未签名之员工，并给予处罚；每次10元。

2.2 相关工作流程

2.2.1《发文管理流程》

2.2.2《收文管理流程》

2.2.3《文件、货物收发管理流程》 2.3 相关记录表格

2.3.1《收发文登记表》