集中采购流程

集中采购流程

一、前言

集中采购是公司经营管理活动中非常重要的环节，全体员工和各级管理人员应按自己的岗位职责承担与集中采购相关的责任，不得将集中采购推给财务部或个别人员身上，应上下通力合作积极参与，提升采购效能和采购性价比，降低采购成本和采购风险，维护公司利益。各级管理人员、职能部门和财务部要加强集中采购组织管理。

二、部门职责

（一）集中采购需求部门的主要职责

需求部门集中采购流程：提出采购需求→搜索分析合作伙伴信息→推荐谈判人→确定采购优先级别和采购时限→提供合作伙伴收集渠道、方式→制定集中采购谈判方案或要点并报相关权责人审核→根据集中采购不同阶段分别派人参与采购谈判、采购执行、采购物流仓储、采购货物核对、质量检查→验收。

1、根据工作目标、任务和已审批的预算，向市场产品发展部与财务部提出采购需求，编制采购需求说明；

2、搜集初次合作伙伴的基本信息、整体实力、内部结构、运作流程、经办人或负责人在组织中的地位、评估支付或履约能力以及在同行业中的地位；若需组织上门考察，报职能部门及分管副总同意后方能组织2人以上进行实地考察，并在采购需求中详细描述考察内容及考察评价结果，对初次合作伙伴一般应向市场产品发展部与财务部推荐三家，最少应推荐两家；

3、对采购的物品、货物、服务应详细描述材料、加工、安装、售后、品牌、与行业内知名企业（原厂商）质量差异内容，对型号、配置、功能、服务等基本要素进行对比说明，找出每个推荐合作伙伴的品质差别，按行业惯例整体采购，绝不允许自行撤段报价，特别是价格因素的构成应介绍清楚，找到价格差异的核心点和关键点，提升后期谈判与执行效率；

4、向市场产品发展部和财务部推荐第一轮或第二轮谈判人，指出他们的特长与专业特点；

5、根据公司需要或业务项目执行方案，提出采购物品、货物和服务的先后顺序和具体采购时限；

6、向市场产品发展部和财务部提供合作伙伴收集渠道、方式，特别是不常见或专业性强的货物应介绍清楚；

7、在市场产品发展部的组织下，编制集中采购谈判方案或要点并报相关权责人和权责部门审核或审批，派人参与集中采购谈判、采购执行、采购物流仓储、采购货物品牌、型号核对、质量检查和验收，在验收单上签字确认并对采购质量结果负直接责任；

8、严格执行公司的财经纪律，在财务部统一领导下，参与集中采购工作的其他相关事宜。

（二）市场产品发展部的主要职责

市场产品发展部集中采购组织管理流程：根据需求部门编制的采购需求说明审核各部门采购需求→确定采购档次或价格区间→预算审查，提出预算执行顺序与策略→审查询价程序或考察程序→参与谈判→

建立红白黑名单库→协助财务部组织采购询价、采购谈判、采购执行、物流仓储、采购验收和采购核算等工作

1、对经营性采购协助财务部按营销经费管理原则进行组织管理；

2、审查一线部门和生产部门的采购需求编写质量，根据经营需求或合同订单内容，确定采购档次或价格区间，提交权责领导审批后提交财务部；

3、对需求部门的采购需求进行预算审查，向财务部提出预算执行顺序与策略，对不符合预算和营销经费管理的要求予以拒绝；

4、对需求部门的询价程序和上门组织的考察程序进行审查，向财务部提出审查意见，必要时在财务部的统一组织下对采购需求进行单独或联合询价并向财务部提出采购建议；

5、在财务部的领导下，派员参与集中采购的第一轮或第二轮谈判，并在谈判函中签字确认。必要时组织需求部门在谈判前编写谈判要点或谈判方案，对经营性采购负管理责任；

6、建立红白黑名单库，提出红白黑名增加和删除名单，报财务部经理审批同意后进行更新管理，并在办公OA上公布；

7、协助财务部组织采购询价、采购谈判、采购执行、物流仓储、采购验收和采购核算等工作，提升集中采购效能；

8、严格执行公司的财经纪律，做好集中采购风险防范管理，在财务部统一领导下，参与集中采购工作的其他相关事宜。

（三）行政部的主要职责

行政部集中采购组织管理流程：审核各部门非经营性采购需求→确定

采购档次或价格区间→预算审查，提出预算执行顺序与策略→审查询价程序或考察程序→参与谈判→组织执行定点采购→协助财务部组织采购执行、采购验收和采购核算等工作

1、对非经营性采购协助财务部按非经营性经费管理原则进行组织管理，并对所有集中采购的物流仓储和采购验收负直接责任；

2、审查各部门非经营性采购需求编写质量，根据需求内容确定采购档次或价格区间，提交权责领导审批后提交财务部；

3、对需求部门的采购需求进行预算审查，向财务部提出预算执行顺序与策略，对不符合预算和非经营性经费管理的要求予以拒绝；

4、对需求部门的询价程序和上门组织的考察程序进行审查，向财务部提出审查意见，必要时在财务部的统一组织下对采购需求进行单独或联合询价并向财务部提出采购建议；

5、在财务部的领导下，派员参与非经营性集中采购的第一轮或第二轮谈判，并在谈判函中签字确认。必要时在谈判前编写谈判要点或谈判方案，对非经营性采购负管理责任；

6、按集中采购执行权限，负责定点采购的组织执行，对执行结果负责；

7、协助财务部组织采购执行、采购验收和采购核算等工作，提升采购效能。对所有集中采购的物流仓储组织人员按相关制度对供货周期、运输方式、物流组织、临时仓储等工作进行综合管理并执行到位；对所有集中采购的货物或服务进行全面验收，按合同条款或谈判函要求进行逐项清点验收，在验收单上签字确认并对验收结果负责；

8、严格执行公司的财经纪律，做好集中采购风险防范管理，在财务部统一领导下，参与集中采购工作的其他相关事宜。

（四）财务部的主要职责

财务部集中采购组织管理流程：采购前预算审查→采购前询价审查→需求审查→确定采购级别或类型→确定采购优先级别和采购时限→审查谈判方案确定谈判轮次→组织需求和职能部门谈判→确定合作方名次顺序→采购决策→监督需求和职能部门合同签订→组织需求与职能部门下达供货通知书和验收通知书→合同支付→组织需求职能部门或行政部采购执行→行政部组织物流仓储→行政部组织采购验收→行政部组织采购货物移交使用或入库→采购结算或合同支付→采购核算和评价。

1、财务部是集中采购的组织和管理部门，代表公司对集中采购各环节进行组织领导，对采购组织管理负直接责任，按公司相关制度权限对违规部门违规人员实施考核和奖罚，从源头上防范集中采购各类风险的发生；

2、审查各部门提出的采购需求，严格检查集中采购预算的合法性和合理性，按权限审核或审批集中采购询价、上门考察、采购谈判、采购决策、采购执行、物流仓储、采购验收等人员的组织管理，严格执行询价人员和上门考察人员与谈判人员、多轮谈判人员与决策人员、执行人员、验收人员为不同人员组成的规定。特别是谈判人员不参与决策、决策人员不参与谈判且不得与供应商见面的规定要坚决执行到位，杜绝各类采购事故和风险的发生；

3、对各需求部门价格明显不合理、价格构成因素不清楚、可能存在内外勾结或不负责任的集中采购需求，可派出财务人员单独或与其他职能、需求部门进行联合询价，力争使每项采购按公司制度规定的标准执行；

4、组织所有集中采购的谈判，全程派员参与集中采购的谈判工作，监督管理职能部门和需求部门的谈判行为，按财务相关制度防范集中采购过程中可能造成的风险；参与人员审批谈判函并在谈判函上签字确认，对需要多轮的集中采购谈判应审查需求部门在谈判前编写谈判要点和谈判方案；对于明显存在价格欺诈、信息不对称、无合作诚意、履约能力不强、不守信用或收买公司相关内部人员的供应商或品牌商，财务部参与人有权立即终止现场谈判并按权限重新选择合作伙伴，同时参照执行公司市场营销制度中相关谈判条款的规定，确保集中采购实现高性价比、高投资回报率的要求；

5、在谈判中应根据预算和谈判需求清晰界定双方的责、权、利，界定采购标的质量、品牌、型号、技术参数、材质要求、供货周期、物流仓储方式与费用承担方式、供货通知方式和供货通知权责人，明确采购标的数量、单价、总价和付款方式、验收标准和验收权责人、质保与维护期限和内容与质量标准、质保期满后的付款或处理方式、违约责任等内容，让每次集中采购谈判都有一个清晰的结论；必要时在谈判合作核心要求达成后，可商定合同条款，尽量采用公司的制式合同模板或由公司起草合同。财务部谈判参与人应将谈判的要点详细向财务部的合同审核人汇报清楚并提出合同审核中应注意的要点；

6、需求部门按公司合同管理制度与供应商或品牌商进行合同签订后，组织相关职能部门与需求部门进行沟通，按实际需求或合同内容确定下单时间、规格型号、数量，相关职能部门填写供货通知书后，由需求部门签字后进行再次确认，对于多次供货的集中采购应核对集中采购的预算金额使用进度、建好供货台账、按期进行验收和结算。

7、根据合同和集中采购谈判达成的合作条件，组织职能部门编制集中采购物流验收通知书，详细填写物流仓储方式、到货时间、供应商或品牌商联系人和详细的验收标准，特别是验收标准应标明品牌、规格型号、技术参数、材质要求、验收权责人等内容，财务部签字后提交给行政部执行，由行政部通知相关职能部门和需求部门进行货物验收与接收；

8、对重大采购或可能存在风险的采购财务部应派出专人参与验收，对定点采购、零星采购、常态采购、一般的项目采购在验收环节采用随机抽查的方式参与验收，对验收中出现的各类问题应按权责及时纠正和处理，按采购金额权限做好各类采购的审核审批工作，对采购决策参与人员应按职责进行全面审查，向公司权责领导人提出决策人员建议名单，对经常违反财务制度和财经纪律的人员应从严控制，无论是谁均不让其参与集中采购的各个环节；

9、全方位代表公司做好集中采购的定期核算和评价工作，监督管理采购过程和采购结果的规范性与合法性，特别是各采购环节转换应重点关注，提升采购效能、降低采购成本、防范采购风险。对于集中采购中可能发生的风险或性价比较低、单价过高的各类采购审核，

可行使逆向否定权；

10、在公司的统一领导下，不断优化集中采购流程和相关采购标准，做好供应商或品牌商信用管理记录和更新，组织市场产品发展部建好供应商红白黑名单库并按权责审批，经常查询公司常用设备、货物的采购渠道和价格变化信息，总结采购组织管理工作中存在的问题并提出改进优化意见和建议，报权责领导审批后执行。

财务部可根据采购类型和采购金额对组织管理流程按制度进行优化，既能全面防范集中采购风险又便于采购执行并提升采购效能。

三、集中采购流程

（一）集中采购询价流程

1、预估采购10万以下：经办人→职能部门→对外询价→询价资料整理和审查→编制集中采购需求表。

2、预估采购10万以上：经办人→职能部门→财务部→对外询价→询价资料整理和审查→编制集中采购需求表。

（二）集中采购谈判管理流程

财务部根据采购需求确定采购方式和谈判时间、地点，财务部成本会计通知→需求部门和职能部门→需求部门通知厂商→一轮谈判（二轮或三轮谈判）→编写谈判纪要和谈判函→提交财务部经理确定合作伙伴候选人（一二三名）→权责人决策。

（三）集中采购合同签订流程

决策人决策→需求部门起草合同→相关部门审核合同→权责人审批合同→下达供货通知书→合同支付→集中采购执行。

（四）执行流程

1、定点采购执行流程：定点采购点确定→财务部和职能部门按金额和部门集中采购职责确定采购人→财务借支→采购执行。

2、零星采购执行流程：零星采购采购需求提起→权责人审批→市场产品发展部登记→财务借支和按审批标准自行支付→零星采购执行。

3、一般性采购、项目采购和重大采购流程：合同签订→需求部门和职能部门下达供货通知书和验收通知书→财务部审核、合同支付→行政部物流仓储准备。

（五）集中采购5万以下现场询价、现场采购流程

需求部门经办人发起→职能部门审核→财务部审核→决策人决策→财务借款→集中采购执行。

四、物流仓储管理流程

行政部凭财务部签字的供货通知书→制定物流仓储和短途转运方案→联系合作方确定到货时间和地点→与需求部门沟通确定到货先后顺序→通知合作方统一到货时间、地点→通知需求部门做收货准备→进行验收。

五、验收流程

（一）非经营性成本和定点采购验收

采购执行后→行政部按标准确定验收权责人→逐项清点验收→入库或登记→职能部门调拨或需求部门领用→职能部门和财务部监督使用情况。

（二）一般性采购、项目采购和重大采购验收

需求部门、职能部门制定验收标准并填写验收通知书→财务审核签字→行政部凭验收通知书根据金额和制度规定确定验收人→货物到达接收→通知需求部门或职能部门相关验收人到位→逐项清点验收→验收人和行政部签字→向合作方发出收货或验收通知书→将货物交付需求部门使用→将验收通知书交付需求部门和职能部门做合同支付凭证→职能部门和财务部监督货物使用情况。

（三）集中采购核算和评价流程

财务部核算阶段性或业务项目整体采购支付金额→结合利润率标准和费用控制标准判断性价比→对比采购需求清单和验收清单判断采购各阶段执行质量→分析预算执行情况→进行评价考核。

六、附则

本标准由财务部负责解释，未尽事宜由财务部起草文件，经权责领导签发后执行，与本标准具有同等效力。

本标准自公布之日起执行。

二〇一三年九月二十八日