深圳市鹏星社会工作服务社部门职责使用说明
深圳市鹏星社会工作服务社部门职责说明书
副总干事
职责概要
负责拟定机构发展计划及各阶段发展目标；统筹、管理机构日常事务，协调各个部门的工作开展，确保机构的正常运作；跟进机构各项大型活动及项目的开展；强化机构与社会各界的联系；在得到授权的情况下，代总干事行使总干事职责。
工作内容
掌握机构发展动态，拟定机构发展目标以及发展计划。
组织各个部门制定部门管理制度以及部门年度发展目标及工作计划。
统筹机构日常事务，对存在的问题及时提出整改方案或转介给相关部门解决。
定期召开管理层会议，传达机构各项决策决定，了解各部门运作情况。
负责3到7天内的同工请假的批示。
积极了解同行机构发展动态，参与各项社会交流活动，为机构谋求更多的发展空间和资源。
构思各类主题活动的开展，同时跟进机构各项大型活动或项目的开展，确保活动或项目的顺利进行。
在得到授权情况下，代总干事行使总干事职责。
人力资源与行政部
职责概要
负责机构各项人力资源管理事宜，研讨组织方案增进各部门及各层级的权责划分；拟定、解释及推行机构人事政策、计划及人事管理制度；促进机构与员工间关系的和谐；定期进行机构人力分析与评估，举办员工培训及相关活动，以确保机构人力资源的有效运用。
工作内容
机构规章制度建设
根据机构服务开展的需要，制定人力资源战略规划，确定各部门的职责及权责划分，明确各个部门的岗位需求，同时制定岗位职责说明书。
依据机构实际情况，制定并逐步更正和完善机构人事管理制度，包括考勤制度、招聘与录用制度、晋升制度与薪酬福利制度等。
配合机构的运作模式以及其他部门的工作职权，制定本部门的工作制度。
招聘与录用工作
配合机构年度发展目标和用人需求，制定招聘计划。
根据机构招聘制度和招聘计划实施招聘活动，包括招聘广告稿的撰写与媒体发布、招聘资料的准备、应聘者的接待与筛选、应聘信件的处理、协助面试应聘者、组织应聘者的测试、发放录取通知等。
完成招聘工作后，向新员工解讲劳动合同，在双方达成一致意向情况下与新进员工签订劳动合同。
对新进员工试用期的工作给与指导并进行考核，及时做出适当的调配。
员工培训工作
结合机构的发展目标，对机构员工进行人力分析，掌握员工的需求、工作态度、性格特点以及与所在岗位的匹配性，以求量才使用。
根据人力分析的结果，制定并执行员工培训计划，提升员工的知识水平和专业技能，同时协助员工进行个人职业生涯发展规划。
有意识地培养机构的后备管理人才，给予员工更多参与机构事务的机会。
对培训活动的效果进行评估。
对培训的材料进行汇编。
绩效考核工作
监管和统计员工的考勤情况，编制员工出勤月报表。
按照员工考核制度，设计员工工作绩效考核表，并实行员工绩效考核工作。
建立员工考核档案。
定期公布员工考核成绩，并依据考核成绩进行奖惩。
薪酬福利管理
向全体员工说明、解释机构的薪酬制度。
依生活水平、同行业工资水平情况以及机构政策，制定合理的员工薪酬办法，依据各方面的变化及时提出调整员工薪酬的方案。
对员工薪酬发放中出现的异常情况进行处理。
积极落实各项员工福利，在节假日推出各项活动，维持员工与机构的和谐关系；运用有效的激励机制，提升员工的工作士气，提高工作效率。
根据员工考核、奖惩办法，结合员工的考核情况，在公平合理的原则下办理员工的奖惩以及职务升降事项。
劳资关系处理
负责对劳动法规进行宣传解释。
与员工签订或续订劳动合同。
处理一般劳动纠纷，并及时向上级汇报。
应对机构的劳动调节、仲裁及诉讼。
人力资源资料档案的管理
对机构员工的资料档案进行整理、分类和管理。
填写并保留相关的人事报表。
对机构有关人事决策决定的资料进行收集和归档。
公共事务部
职责概要
及时收集、汇总机构及行业内的最新资讯，建立、管理及完善机构信息发布系统；行使机构对外发言权，应对机构的公关危机；积极与社会各界建立良好的合作关系，争取及整合各类已有资源和潜在资源；筹划各类宣传推广活动，树立良好的机构形象，增强机构公信力。
工作内容
信息系统建设
建立机构的信息发布系统，包括网站、论坛、博客、邮箱、月刊（季刊）及其他信息发布渠道的建设。
及时收集机构以及行业内相关的的最新资讯，进行整理、汇总，并及时在信息系统中发布和更新。
采用各种方式调动机构员工对机构信息系统建设的积极性，使信息的收集更具完整性和创新性。
对机构以及行业内的重大新闻信息进行记录和整理，收集相关的报纸、杂志留底保存。
负责机构年度工作报告的汇编。
机构公关管理
代表机构对外发布并说明机构的重要决策或决定，对外界的评论做出相应的回应。
维护机构形象，对可能引发机构公关危机的相关因素进行分析，对已出现的公关危机及时向上级汇报，并做出恰当的处理。
积极建立与新闻媒体的良好关系，做好相关的管理工作。
对外交流与合作
维护并拓展机构与社会各界的交流合作关系，包括政府相关部门、企事业单位、高校社工系及相关研究机构、社会工作同行机构以及其他的非营利组织，并建立相关的联谊档案。
积极参与有利于机构发展和服务拓展的活动，提升机构对公共事务的参与度及影响力。
有计划地开展慈善筹款活动，同时掌握各慈善基金会的项目招标情况，为机构争取更多的人力、物力、财力资源，以便于机构服务的开展和服务范围的拓宽。
友好地接待到访机构的相关人员，热情解答到访人员的疑问。
策划并组织实施机构对外交流访问活动。
建立机构对外联系通讯录，定期邮寄机构的最近资料以及年度报告。
宣传推广工作
筹划、组织各类倡导或推介型的活动。
组织策划机构的主办的大型庆典活动，如机构周年庆典活动。
组织策划机构的文体活动，包括机构内部的以及与其他机构间的联谊。
社会服务发展与研究部
职责概要
负责机构的学术文化研究，积极推动社会工作专业知识和技巧的本土化；掌握本土社会工作发展的状况，对社会需求做相应的评估，并根据评估策划各类项目；同时致力于推广机构的各项服务，拓展服务的宽度和深度。
工作内容
学术研究
关注并掌握国内外社会工作学术研究动态，收集相关的信息并透过信息发布系统向机构同工发布。
结合本土国情以及服务开展情况，对本土社会工作服务开展情况进行深入的研究，集中对社会工作发展趋势以及如何解决现有困难进行研究。
积极探索社会工作组织的发展及管理模式，提出改善机构管理模式的方案。
配合公关事务部进行资料或研究成果的汇编工作。
项目策划与评估
对各个社会服务领域的服务现状以及服务需求进行研究和评估，并在此基础上策划相应的项目方案呈交上级以及服务部。
跟进服务项目的开展，对项目的具体开展给予指导和支持。
对项目实施效果进行跟踪，提出改善建议，并连同服务部对项目成效进行评估。
服务创新与推广
对机构的服务进行创新研究，包括服务领域、服务模式、工作方法和技巧等。
定期向上级汇报研究进展，与同工分享研究成果。
对已有的具可行性的研究成果进行推广，并进行跟踪评估。
服务总监
职责概要
负责对机构总体服务情况进行监察和评估，提升机构服务质量；对用人单位的服务需求进行研究，制定机构与用人单位的服务协议；同时与用人单位保持良好的沟通，对同工的服务开展进行综合评估考核，并对如何提升服务质量提出改善建议和方案。
工作内容
服务协议制定
到用工单位进行实地考察，了解和掌握服务对象的实际情况和服务需求。
根据实地考察结果，与用工单位洽谈服务协议，拟定服务协议的内容。
服务质量监察
根据机构发展目标以及市民政局对社会工作服务的要求，制定服务考核评估标准以及同工服务考核评估表。
定期与用人单位保持联系，了解同工工作的开展状况以及用人单位对同工服务开展的满意度。
根据服务考核评估标准，定期对同工进行考核评估，着重于同工对社会工作的价值理念的践行，包括专业理论知识、实务工作技巧等。
项目执行开展
参与服务发展与研究部的项目方案的策划，给予修改意见。
负责项目方案的执行，落实各项安排工作，包括人员安排、定岗及分工，所需物资的准备，服务的具体开展及落实。
定期召集相关同工开会，通报项目最新进展情况，共同商讨相关问题的解决。
定期向上级汇报项目进展情况。
督导助理工作的管理
对督导助理的日常工作进行指导和管理，使督导助理明确自己的职责，发挥应有的作用。
定期召开督导助理会议，收集服务开展中的遇到的各类问题，商讨解决的办法，遇重大问题须向上级汇报。
督导助理
职责概要
协助督导开展督导工作，积极提升督导能力和技巧；协助机构对同工进行考勤及工作纪律管理；与用人单位及本小组同工进行良好的沟通，跟进同工的工作情况，并将所掌握情况反馈给机构服务部。
工作内容
负责本小组同工的考勤工作，掌握同工的在岗情况，对本小组同工加班的有效性进行确认和批示，对同工的请假和补休进行协调并及时上报人力资源与行政部。
收集本小组同工当月的请假单及加班单，并对同工当月的出勤情况进行统计，于当月月底交到人力资源与行政部。
定期与用人单位进行沟通，了解同工与用人单位的合作情况以及用人单位的反馈，如有特殊情况及时上报服务部及副总干事处。
配合机构相关部门做好考核评估、宣传推广等工作。
协助督导对同工的工作进度进行监督，如对同工的小组活动或社区活动的开展情况进行跟进，确保活动的顺利开展。
对在工作中遇到困难同工，给予关注和鼓励，在可能的情况下调动各方面资源协助同工克服困难。
协助督导安排督导工作的开展，通知本小组成员督导时间、地点、内容以及协助准备所需的设备及资料等。
参与本小组的督导工作，在督导过程中认真学习督导的方法和技巧，并按要求完成督导布置的任务。
片区联络员
为确保机构各方面消息传递的完整性和有效性，机构按照同工所在区域划分，于每个片区选定了一名组长，负责本片区的信息传递工作。
片区组长仅承担信息传递职能，不承担任何行政职能。因此，组长的工作主要包括：一、将机构的相关信息传递至本片区的每位同工处，须确保信息传递的完整性、有效性和及时性；二、收集本片区同工对机构、对工作的反馈意见和建议，及时汇报到机构副总干事处。