(行政文秘)秘书人员工作准则
秘书人员工作准则
1 秘书资质的条件
对于秘书资质之要求，基本上有下列几点：
⑴必须健康
⑵必须明朗
⑶能随机应变采取措施
⑷是人际关系之润滑油
⑸必须热衷工作
2 秘书立场之自觉
⑴贯彻助理任务
⑵不要脱离权限
⑶保守秘密
⑷狐假虎威之敌吧！
⑸不要失去温柔、亲切的态度
3 秘书的职务与形态
⑴附属于小组(team)之秘书
⑵附属于个人之秘书
⑶附属于复数的秘书
⑷附属于部门之秘书
⑸兼任秘书
⑹临时秘书
4 理解上司
⑴上司的地位与权限
⑵上司之职务内容
⑶上司之公司内关系
⑷上司之对外关系
⑸上司个人之特性（经历、性格、特殊技能、兴趣、嗜好、运动、著作、得奖、社交活动）
5 了解本身之性格
⑴诚实（能设身处地、举手投足都是由衷而发吗？）
⑵机智、灵敏（偶发情况，能迅速采取随机应变措施吗？）
⑶积极性（有主动、努力解决问题之意欲吗？）
⑷致密性（即使是细微的事情，也能够建立系统、好好思考、正确地进行吗？）
⑸秘密保持力（能够注意、不胡言乱语地将自己所得知工作岗位上的情报向别人诉说吗？
⑹协调性（能够不固执自己的判断、行动，也采纳别人之意见吗？）
5 了解本身之性格
⑺正确性（自己的判断、行动、措施是否正确？）
⑻创造力（可以主动地采取新的做法与想法吗？）
⑼责任感（可以任重致远、坚持到最后吗？）
⑽明朗（可以开朗地、以微笑待人接物吗？）
⑾计划性（可以订立计划而实行吗？）
⑿礼仪（能够注意礼节、规范吗？）
⒀修饰边幅（有无予人不快之感的化妆、服饰吗？）
6 如何予人好印象
⑴必需健康
①过规则正常的生活（饮食、休息、睡眠、过度的运动）。
②保持清洁。
③无论何时不要闷闷不乐。
④必要时会懂得谋求转换情绪。
⑵注意态度、表情
①伸直背脊。
②不要失去表情（特别是微笑）。
③注意口臭。
④近视的人，面对对方时要注意视线。
6 如何予人好印象
⑶留意服饰
①服装、发型、化妆等，不要有损公司之形象。
②穿着制服时，要整齐地穿好。
③不要胡乱追求流行。
④注意修饰边幅。
⑷使用温柔的、爽快的说法与言语措词。
7 和讨厌的人接触时
⑴研究一下讨厌感的原因
⑵了解其私生活
⑶了解其兴趣、嗜好
⑷试试看缩短心理距离
⑸侧面交往
8 学习幽默感
⑴客观地看待自己
⑵学习一般的常识
⑶持有同情心
⑷不要失去微笑
9 应该经常放在手边之书籍
⑴国语辞典、英汉（汉英）辞典。
⑵六法全书。
⑶本公司各种历年统计资料。
⑷同业名录、顾客名录。
⑸本公司上下游公司及卫星工厂名录。
⑹有关金融机构名录。
⑺有关英文、中文书信写法之书。
⑻有关邮政、电信的书，国际电信电话之介绍。
9 应该经常放在手边之书籍
⑼国内地图、主要道路图、外国旅行导游。
⑽有关婚、丧之书，有关礼仪之书。
⑾电话簿。
⑿电话、地址摘录簿。
⒀情报源、资料源之记载。
⒁来客簿。
⒂上司所参加社团之名簿。
10 秘书之工作
⑴上司之时间管理
①作成预定表。
②调整、确认预定表
⑵上司工作之辅助业务
①出差手续、出差后之善后事宜。
②外出之送行、出迎。
③饮食之照料。
④有关贺、喜、丧事宜；赠答、损赠事宜。
⑤会计、经理事务、物品购入、筹措、供应事宜。
⑥集会之准备、营运。
⑦公司内各种联络。
10 秘书之工作
⑶文书、资料、情报管理
①收发文书之处理。
②资料之分类处理。
③情报之分析、报告、处理。
④文书、资料、情报之处理、追踪、归档。
⑷访问者、电话之接待
①访问、会面预约、取消、变更等之操作、联络。
②代理会面。
③电话之接收、应对。
④接待后续工作之记录、报告、处理。
⑸室内之情报整理。
⑹其他业务。
11 上司之时间管理
⑴制作几个预定表
①每日预定表②每周预定表
③每月预定表④全年预定表
⑵经常不断地编入、变更新的预定表。
⑶已成定例之会议与行事，最先记入年间预定表、月
间预定表。
⑷制作每周预定表时，把本周四或周五订为目标来
调整次周之预定表，并让上司确认。
⑸作每月预定表在上月月底前；每周预定表在上周末前；
每日预定表在前一日下班前，变要完成并让上司过目。
11 上司之时间管理
⑹制作每月、每周、每日之预定表时，特别是会议或与
公司内外之人的面谈，不仅要直接与上司商洽，还必须与其他的高级干部或其秘
书连络，决定日程及并记入预定表中。
⑺要确认会议、集会、会面接见之场合，能否使用必要之房间，并决定是否使用。
⑻上司之预定，要与公司内有关之部门连络。
⑼星期日、国定假日之预定也要记入预定表中。
⑽预定表中，经常使用之词语。
⑾突发的、临时的日程要与上司商洽，必要变更、调整时，要提早与各有关部门连络。
12 上司出差日程管理
⑴订立出差日程时，应考虑事项：
①应办之事为何？
②期间多久？
③何日、何时应到达目的地？何时该出发？
④应选择何种交通工具与路径？
⑤住宿于何处？
⑥到达目的地后之日程安排为何？
⑦要携带何物？（资料、货样、会议记录等）
⑧上司之意见、希望为何？
12 上司出差日程管理
⑵作成日程表时之工作：
①作成明细之日程表、旅程表。
②调查出差规程、旅费规程。
③预约并确保交通工具、旅馆。
④确认会面及会合之约定。
⑤复检必要携带品。
⑥日程表、旅程表无庸置疑应递交上司及有关单位，而最好上司之家人也发布一份。
⑦准备旅费——概算一下出差必要之旅费，事先向经办单位申请并领取现金或旅行支票。
⑧考虑上司之健康状况，不要勉强消化日程。
13 上司出差时秘书应注意事项
⑴出差当日
①安排车子（视情形，到住宅处迎接）。
②事先确认交通工具。
③处理出发前已决裁批准之事、留守中之注意事项等。
④记录前来送行之公司、个人名称。
⑵出差中
①留守中之偶发事件、经过情形等，作成简明记录。
②留守中若有紧急事态发生，要向出差地连络。
③上司不在期间，确知谁是担负责任者。
④无论上司何时回公司，都可立即开始处理公务。
13 上司出差时秘书应注意事项
⑶出差后
①回公司之前一日就要先确认乘坐交通工具到达时间、
航空公司之名称等。。
②将此连络有关单位、安排车辆，必要时间安排机场接室。
③回公司后，通知有关单位上司回来消息。
④对于紧急事件，马上取得决裁。
⑤提出留守中之报告。
⑥整理带回来的文件、资料。
⑦细算旅费。
⑧发送感谢函。
14 贺、吊业务
⑴请贴之制作及送发不可有所失误。
⑵若收到请贴，要与上司商量，尽早决定出席与否，
并写回信。
⑶注意服装，特别留意喜庆或吊丧之场合。
⑷不同场合须注意礼物封面之写法。
⑸担任受礼、招待时
①该准备的东西不要疏忽遗漏。
②招呼、寒暄、问候、记录、引导等主要的工作，要感觉敏锐，不要弄错失误。
③因为要应对接待多人，所以要特别注意不要犯了漏记、错记、弄错金钱与贵重物品等错误。
15 捐赠业务
⑴有空的时候，散步到百货公司、专门店等，研究学
习一下可成为赠品之商品的种类、品质、价格等。
⑵上司所递交之赠礼对象，将之作为一览表。
⑶把赠与对象一览表分出等级。
⑷对于能配合相称赠礼之种类与目的之物品，日常生
活中即要下功夫研究。
⑸了解捐款或赠礼之性质。
⑹捐款必须取得收据。
16 物品购入与管理事务
⑴经常用心于事前准备工作上
⑵秘书自己也得决定日期，亲自盘点存货或盘检
⑶作成秘书室关系预算
⑷根据公司之购物制度来实施
⑸执行小批（零星）现金之事务。
17 上司参加外部聚会之准备
⑴研究上司之日程预定表，必要的话，也请教上司之意见，连络对方出席与否之回信。
⑵回复邀请函中出缺席之写法
⑶要安排车辆，使能在正确的时间、毫无失误地到达目的地出席。
⑷除了在聚会日之前事先连络准备车辆单位，使用者、时间、目的地等外，当天还得再一次确认。
⑸确认聚会目的与旨趣，若为会议，则确认议会之议题为何？
17 上司参加外部聚会之准备
⑹准备携带物品
⑺准备致辞、寒暄语之稿子
⑻秘书随行时
因有时聚会当日，秘书须随上司同行做些杂务；此时，除了与有关单位预作连络外，不在时各工作之分配、打来电话之应对要领、来信之处理等，必须交待清楚；而秘书本身之服装要考虑聚会目的，也不可疏忽怠慢。
⑼日后，寄出谢函（或电话致谢）。
18 上司举办聚会之准备
⑴招待函、通知函等最迟要在2周前就送抵对方。
⑵如须对方回复来参加或不来参加时，使用回邮明信片，或在信函中附上回信用明信片。
⑶选定场所
⑷预先检查场所
⑸当日千万不要有不必要之混乱或琐碎杂事发生
19 由上司主办会议之准备
招请外人来开会时，必须准备下列事情：
⑴选定会场
⑵制作会议通知函，在开会前二周就要发送并抵达对方，此时，文案中要书写以下事项：
①会议名称。
②开会时日、预定结束时间。
③……地点（地址、电话号码、简图）。
④议题（目的）。
⑤是否出席及最迟回函日期。
⑥主办者之联络处。
⑦对于特别希望他出席的人，希望他扮演特别之职务分配的人，要添写这项旨意。
19 由上司主办会议之准备
⑶准备资料
①作成原稿，得到上司之修庆与承认。
②比所需之份数，多准备几份。
③准备规约、上次之记录（会议记录）、参考资料。
④议题（目的）。
⑷作成出席者名单。
⑸通知函里要求出缺席之回复时，根据收到之回复，
事前与名单对照一下。
⑹备有餐宴者，邀请函应予交代；必要时，并可在回函中请受邀者注明是否参加。
20 会议当中主办者应注意事项
不管在公司内、外，会议当日电必须检讨下列项目：
⑴一一检查会议室
⑵会议进行中之注意事项
①茶水、点心、午餐（晚餐）之招待。
②经常不断地留意扮演一个上司之联络人。
③注意换气、照明、噪音、面巾及水壶。
④如会议时间较长，于中间休息时，必须添换茶水、烟灰缸及擦拭黑白板。
⑤会议中有电话打来，应以字条记录对方身份、电话号码及通话内容送交受话人，如属紧急要事，则应递字条请示受话人。
⑥不要随便地离席。
20 会议当中主办者应注意事项
⑶作会议记录
①会议之前，先把前两次，会议记录过目一下。
②必要时，取得许可后，使用录音机来录音。
③记录时，有不明白的地方，通知主席，再三询问。
④赞成者、反对者之姓名也要记录。
⑤会议终了后，应将会议记录送请上司过目确认。
⑥如果不清楚出席者之性名，可以用不会混淆之号码、姓氏、或自己想出的符号等记之，事后再改正过来。
21 会议之善后工作
⑴迅速地执行回收工作
⑵转告之留言要无误地转达到
⑶资料、纪念品、寄存物等，要尽早转交对方或以寄存券交换物品。
⑷向出席者表示感谢
⑸作会场之善后工作
①确认遗失物。
②撤去揭示牌。
③清理使用器物（烟灰缸、茶杯、水壶）。
④关掉冷暖气、电灯之开关。
⑤与会场人员招呼寒暄。
21 会议之善后工作
⑹作成会议记录及其他
①若有规定之式样，则按照规定填写。
②让上司过目后保管好。
③尽快发布出席者与缺席者。
④公布后之剩余资料，除了保管起来外，其他的要焚毁。
⑤分析整理问卷调查后提出报告。
⑥整理保管出缺席名单。
⑦向出席者、讲演者、与帮忙的人发出谢函或道谢。
⑧尽早作成会场费、茶点费、杂费、未收取之费用等收支计算书。
22 公司内之各种联络
⑴正确地听取传达之内容。
⑵把握要点（5W 1H法）
①when（何时）
②who（何人）
③where（何处）
④what（何事）
⑤why（何因）
⑥how（如何）
⑶以不失礼为原则
⑷了解上司与公司同仁的人际关系
23 转达消息注意事项
⑴不要自以为是
⑵不要昌然判断
⑶不要使上司误会你话中之意
⑷不要离题
⑸不要歪曲
⑹不要有暖味之表现
24 来信文书之处理（递交上司前之处理）
⑴了解权限范围
⑵收到时，马上拆开
⑶记人受信簿中（特别是署日及时间）
⑷拆开信件之后，马上阅读，区分出紧急信、重要信等。
⑸开封后，里面之文书与信封一起用别针或钉书机钉起来。
⑹检查同封之物
⑺开封之后，若失误将信用剪刀或拆信刀弄破时，要以透明胶带贴好。
25 来信文书之处理（递交上司之时）
⑴上司可以不必过目信件之处理
⑵检查文书之内容后递交
⑶检查要点后递交
⑷有关资料一起递交
⑸把紧急信、重要信及不可开封之私信递交上去。
⑹上司不在时，放入卷宗置于桌上。
⑺必须日后处理的文书，附上备忘卡片后递交。
26 事务文书之完成
⑴把握事务文书之流程
①（在上司之指示下）作成草稿
②（上司之）口述笔记
③（上司之谈话、会议等）要点备忘—作成草稿
④（根据秘书之工作）作成草稿
⑵明白作成事务文书之要点
⑶不要有女性格调
⑷不要出现错字、漏字、赘字。
26 事务文书之完成
⑸按照规则使用标点符号。
⑹字的排列要平衡。
⑺以正楷来书写。
⑻知道原稿用纸之书写方法。
⑼胜清的阶段用手写或以打字方法，把作好之文件拿来好好点检细读一下。⑽要发出之文书正确地折叠后放入信封中。
27 事务文书之发送
⑴公司秘密处理之文书，一定要放入信封，加封后再传送。
⑵把信件寄到公司外时，要注意以下事项：
①检查信封上之收信人姓名、地址是否正确。
②有附件须装在信封里，注意不要忘记放入。
③有好几种随函封入之附件时，要各自封入不同之信件中，不可放错信件！
④特别的邮件在信封上记上特殊处理之记号。
⑤亲启之信要确实封好。
27 事务文书之发送
⑥「邮资已付」、「广告回信」邮件要使用特别印刷好之信封，或者贴上邮票。
⑦开窗之信封，要使收信人之姓名、住址等可以正确地从窗口看到。
⑧要选择与封人物大小配合之信封。
⑨信封以胶糊紧紧地粘贴，避免用钉书机。
⑩不要贴不足邮票或贴斜了、或角边弄破损等，应规矩地贴好、贴正。
⑾记入发信簿中。
28 资料之整理（文件、事务文书、名片之整理）
⑴不管是公司内之文件、公司外之文书，为了必要时马上可利用，省略寻找之时间，必须建立整理基准。
①对象别整理……依发信人分别整理。
②人案别整理……依个案分类来整理。
③标题别整理……依事务标题来整理。
④每件个别整理……交易、工事，依惯例之仪式、交涉、谈判等之文书，从开始到结束、集中归纳整理。
⑤形式别整理……依制作通知、传阅、书面请示等之形式标题来整理。
28 资料之整理（文件、事务文书、名片之整理）
⑵收藏入公文柜中
⑶每年一次资料重整（另行放置）
⑷名片之整理，用名片整理簿或名片整理箱来处理。
①以姓名之策划顺序来整理。
②依公司名之笔划顺序来整理。
③依公司之营业别来整理。
⑸当住址、电话号码有变更，因异迁或异动而头衔、职位有所变更时，在名片上予以更正。
⑹每年一次整理旧名片。
29 资料之整理（新闻、杂志、备忘条等之整理）
⑴剪下新闻、杂志
①无论是上司指示要剪下之记事消息，或是逢到主题应剪下的，用红铅笔把要剪下的部分圈起来。
②昨天的新闻、上周的周刊、上月的杂志，以剪刀或美工刀剪下。
③新闻（周刊、杂志）之名称、日（晚）报、年月日（年月号）等剪下记入记事中。
⑵剪下后之整理法
①贴在剪贴簿（scrap book）上。
②收藏于柜（cabinet）中，（剪报放入folder里）
29 资料之整理（新闻、杂志、备忘条等之整理）
⑶目录小册子（catalougue pamphlet）之整理法
①利用悬挂式卷宗夹（hanging folder）。
②普通多依主题别来整理。
⑷杂志、图书之整理
①图书之封面与杂志之封面上印上公司之印章（以公司费用购入时）。
②排列在上司办公室、接待室之书架上。
③周刊、杂志要经常以最新一期排列。
⑸备忘条之整理
①利用桌上之书信夹子。
②利用桌上之日历。
③利用签条夹。
④保留之物用橱柜或卷宗夹来整理。
30 公事约会之订定者与接受者
⑴订定（接受）公事约会之方法
①以书信或电话预约（接受）。
②提出到对方那里之要求（或对方到这里之预约）。
③上司与客人面谈时，安排下次会面之约定。
④由上司之部下请求与客人会面。
⑵上司把他的时间表委托秘书全权处理时，秘书可自己裁量自由决定。
⑶除此之外一定要得到上司之承诺才可订约。
30 公事约会之订定者与接受者
⑷下面之要点，在公事约会中乃不可或缺
①公司名、职位名称、姓名、人数。
②会面之内容。
③会面日期、时刻、时间。
④会面地点。
⑸一般避免以下之日期时间
①其他会议即将开始或刚结束时，刚吃过午饭后。
②出差回来当日或即将出差前一日。
③星期一上午、周日。
④当公司内部业务繁忙时。
31 关于公事约会需留意之点
⑴拒绝公事约会时
①恭敬地、诚恳地说明适当理由，并表示歉意。
②说明理由拒绝。
③根据对方及对方之内容，提出代理者或其他会面时刻。
⑵变更公事约会之时间
仿效前项之要领，可先预定几个会面日期，与对方洽订适当时间。
31 关于公事约会需留意之点
⑶遵守约定
①每天上午与上司再度确认当日之约会。
②与上司之记事簿对照。
③午饭时、晚饭时等，把下一个约会作个备忘条递给上司。
④约好之后马上向上司报告。
⑤先来的客人比预定会面的时间拖延时，恭敬地向对方道歉使之了解。
⑥这时，如有下一个预定会面之对象时，立即以便条纸通知上司。
⑦对方在约定时间未前来时，打电话与对方讨论面谈之内容。
⑧会面者有数位，却未全部到齐时，先向上司请示。
32 接待之要领
⑴懂得接待之五阶段
①给予好印象地迎接。
②正确地听取应办之事。
③判断应办之事。
④应理应办之事。
⑤使之心满意足。
⑵让人留下好感之迎接法
①从椅子上站起。
②笑容满面地鞠躬行礼，说志：「欢迎光临」。
③不要优先作自己的事。
④确定来客是谁。
⑤对以前会来的访客招呼说：「是××先生啊！」。
⑥拿出名片时（初次见面），要双手接住，恭敬地处理。
⑦没有拿出名片的客人，或不清楚字的写法、读法，必须请教他，并做个备忘。
32 接待之要领
⑶正确地听懂要眯并记下来，作个判断
①复诵一次要点。
②若无订下约会，以致不能会面之情况时，将此意旨恭敬地说出。
③已订下约会者，因已有记事，故不必再询问要点。
⑷引导带领到上司办公室或接待室
①在来客前面几步带领，并说：「我替您带路，请这边来。」
②离开座位时，桌子的文件不要让他人看见，应先把它反盖过来。
⑸先做好来客簿，临事将很便利
33 应对之要领
⑴预先知道哪些人上司要接见，哪些人上司不要接见。
①可以自由地进入上司办公室的是哪些人？
②推销员也可以直接会面吗？
③若有介绍书，可以会面吗？
④虽无订下约会，但也可以会面的是哪些人？
⑤虽已订下约会，但派代理者前来可以吗？
⑵已订下约会之来客「请稍等一下」，到上司室向上司报告。
⑶无预先约定之来客，要连络上司。
33 应对之要领
⑷上司不在时
①陈述不在之理由。
②采取下列适切之处置
□询问转达之话□请求以代理会面□请求等待
□请对方日后再来□上司一回来，马上电话联络
⑸上司虽在，但不想会面时
①陈述拒绝的理由。
②拒绝后，仿效上项之要领。
33 应对之要领
⑹指名请上司捐赠金钱、买卖物品者，若另有接待此类客人之专责单位，到该单位报告。
⑺秘书代理应对之时
①以上司之见解，而非自己的看法、想法来转达。
②遇有不清楚时，说：「关于这一点因没获得指示，回
头再奉告。」
③尽快向上司转达结果。
34 引导之要领
⑴在走廊上引导时
①走在客人之前面数步。
②碰到走廊或楼梯要转弯时，回过头，并用手指出：「请往这儿走」。
③客人持有行李时，开口对他说：「让我帮您拿」。
④脚尖向着前进方向，脚跟静静地踩在地板上。
⑵搭乘电梯
①搭乘之前，先预告「在第×楼」。
②有人操纵电梯时，搭乘时让客人先进，出来时让客人先出。
③没人操作电梯时，自己先进，再招呼客人进入，出来时，让客人先出。
34 引导之要领
⑶在接待室中之礼节
①到了接待室之门口，告诉客人：「就在这儿」，敲敲门后打开门。
②掀挂在门上之「来客中」「访客商谈中」等之牌子。
③如果门是往外开时，让客人先进；若是内开时，自己先进，按着门，再招呼客人进入。
④请客人上座，并说：「请在此稍待一会儿」。
⑤座席之顺序是，离门口最远处为上座。
⑥客人之伞、帽子、外套等，秘书要接过来，告诉他：「让我帮您放在这儿」，找个适当的地方放置。
⑦秘书往室外走时、或关门时，身体之正背面不要对着客人。
35 受人欢迎之应对用语
⑴询问传达服务，向上司转达报告
「欢迎光临！」「请问尊姓大名？」「让您久等了！」
「请问有何指教？」「请稍候！」
⑵上司不在时
「很不凑巧他正好外出，请问尊姓大名？」「昨天开始出差去了，如果不妨碍的话，我可以听听您有何贵事吗？」「知道了，若回来一定确实转告。」「可以请您再来一次吗？」「寮在非常抱歉，×××预定×时左右回来。」
⑶被询问到自己所不明了之事时
□「因我不知确实情况，所以要向代理者问一下。」
35 受人欢迎之应对用语
□「真是抱歉！代理者刚刚到×××去了。」
□「让您添麻烦了，马上调查，立即回复给您。」
⑷委托的用语
□「增加您的麻烦，真是抱歉，能否请您帮忙……。」
□「在您百忙之中来打扰，真是抱歉，……关于……之事，不知办得怎样了？」
⑸引导、送行
□「让您久等了，请往这边走！」「请坐！」
□「正要过来，请稍等！」
36 优美声调发音法
⑴何谓优美的声音
①与内容相称的声音。
②圆润的、温暖的……。
③发音及语尾清晰而不牵强的。
④呼吸均匀、发声流畅。
⑤声音有力但又明朗轻快。
⑵何谓不优美的声音
①声音在嘴中含糊、不干脆、不爽快。
②混浊干涩。
③冷淡的、厉害的。
④语尾不清晰，内容不易理解。
36 优美声调发音法
⑶为发出优美声音之呼吸训练
①安静地从鼻子吸进，从嘴巴呼出（二次）。
②很快地从鼻子吸进，安静地从嘴巴呼出（二次）。
③很快地从鼻子吸进，停止一下，很快地从嘴巴呼出（四次）。
④慢慢地从鼻子吸进，停止一下，平常速度，从嘴巴呼出（四次）。
⑤普通速度从鼻子吸进，停止一下，平常速度，从嘴巴呼出（四次）。
⑥握掌置于胸前，其次，变换腕之位置，胸部不要膨胀，下腹迅速地吸进，停止呼吸，两手往前方两旁推出，缓慢地呼吸（四次）。
37 茶果之服务
⑴将客人带领到上司办公室或接待室后，招待茶水。
⑵了解已来过数次之访客之喜好，若拿出客人喜爱之饮料，将令之喜出望外。
⑶手部、茶具、茶桌、茶盘等必须干净。
⑷放在茶盘上端出来，若室内有辅用茶几，则先放在其上，再一杯杯端出来。
⑸若客人太多，一次无法拿完时，请同事帮忙。
⑹糖果与饮料都有时，先拿出糖果。
⑺茶水、咖啡约杯子之七分满，放在茶桌上。
⑻一次冲泡数人份时，每杯之浓度都要一样。
37 茶果之服务
⑼依照席位从最上席之客人先奉上，其次，公司内的人再奉上。
⑽奉上时，咖啡、红茶等杯子之柄在来客之右方。
⑾配咖啡、红茶饮用之糖包、奶精可放在专用容器内置于茶桌上。
⑿如用方糖及小杯奶精，应置于咖啡碟或茶碟上。
⒀从客人之左侧奉上茶或其他饮料，这是商场上之礼貌。
（因客人多使用右手故不宜从客人右侧奉茶）。
⒁尽量不要回饶在客人之后方。
⒂必要时，于适当时机奉上小毛巾。
38 待客中偶发事件之处理
⑴有电话找客人时
①秘书向对方询问，是否可自己代为传达。
②若可以，正确地把对方之要事听记下来，写一张便条即刻递交。
③若对方希望来客能接听，则进入接待室，向受话人说：「非常抱歉中断了您们的谈话……」后通知接听电话。
④若只是在众多客人之面谈中叫出一人时，写张便条纸，直接交给受话人。
⑵上司在面谈中而有急事时
①开口说：「抱歉中断了您们的谈话」
②不可以直接说：「○○，××电机之××先生因××事打电话来找您。」
③把要事记在便条纸上，悄悄地递给上司。
38 待客中偶发事件之处理
⑶来客长坐不走，而上司急躁、焦急之时
①以平日商量好之暗号，来结束面谈。
②打内线电话给上司，请问上司现在是否可以回去了。
③直率地向客人转达上司下一个日程而结束面谈。
⑷当上司与客人在面谈中，而有其他来客强行会面时
①平时就要将秘书之桌子置于入口经过之处，若非通过秘书桌子，则不能进入上司办公室内。
②「我现在去看看！」暂时拦住。
③连络男员工，拜托他来与客人交涉。
39 处理牢骚抱怨之注意事项
⑴想通牢骚抱怨乃是商业上避免不了之事
⑵接住并非表示抱怨是针对自己而发的
⑶首先要冷却对方的情绪
⑷冷静地倾听
⑸不要轻易承诺
40 电话之特征与界限
⑴只依赖声音
①看不到脸(不知道表情)
②不能使用肢体语言(身体姿势、手势)
③没有自报姓名的话,不知道对方是谁.
⑵耗费费用
⑶持有公共性
⑷片面的
⑸电话的界限
①短时间内,不能结束应谈之事时.
②无法传达细微之表情神韵时.
③图表、图面、地图之说明时.
④系属要事,若是只打电话的,对受话人将很失礼时.
⑤负责人个人交涉、谈判,无法在电话中解决之时.
41 打电话之要领与礼仪
⑴打电话之前,须准备下列事项:
①笔记用纸,必要之、资料.
②确定对方之电话号码、职称、姓名.
③确定谈话之内容、顺序、件数.
⑵选择打电话的时间
⑶有人接时,先自报自己的公司名、自己姓名,然后确定对方是谁.
⑷自报姓名时,要说明姓氏之写法,以免张冠李戴.
⑸简单之寒暄后,马上进入本题.
41 打电话之要领与礼仪
⑹确定对方恰巧有空
①「不知现在方便吗?」确定对方是否方便、合适.
②秘密之电话时,叮嘱：「因此之故，现在不知方便吗？」
⑺与长辈或高职人员通话时，「语气要尊敬」先行道过歉后进入主题。
⑻秘书同事间可以解决事件时，尽可能简明解决把话结束。
⑼替上司拨打电话，趁对方秘书转换其上司还未出现电话中时，这边也递交给上司。
42 接电话之要领与礼仪
⑴铃声一响马上接起？
①只响了一声马上就接的话，也许会让对方吓了一跳，所以等响了两声再接为宜，但绝不能超过三声才接听。.
②若是迟接，应道歉：「让您久等了！」
③早上时「早安，××公司秘书课」如此说，可给予好感。
⑵若对方未自报姓名时，要确定对方之公司、姓名、要点。
⑶一般，若只报出姓，则反问：「真抱歉，请问是那位×先生？」
42 接电话之要领与礼仪
⑷达到目的前须费一段时间时（如寻找文件、指名要找的人正在通话中、指名之人正好不在位子上等。）
①预先告诉他：「正在寻找文件，请稍待一会儿。」
②请问他：「经理正与他人通话中，好像还要一段时间，等一下再打过去给您好吗？」
③请问对方：「是否从市外打来的长途电话？」
⑸必定复诵一次其要点。
⑹等对方（或其上司）挂上电话后，再放下听筒。
43 电话通话要领与礼仪
⑴用手按住通话口时，嘴巴与通话口之间要保持距离。
⑵通话时多说「谢谢」「对不起」，并不要忘记「请」字的魅力。
⑶对方不在时
①出差或请病假时，请问：「大概何日回来上班？」考虑这边之事情可否等到那天。
②外出时，询问回来时间，拜托在那时打个电话过来。
③代理者出来听电话，告诉他要办之事。或者留言请转达，不管如何先确定对方之姓名。
43 电话通话要领与礼仪
⑷自己的上司不在时：
上司出差，因病请假、休假、访问外出等原因而不在时仿上项来应对。
⑸打错电话时：
①打错时，恭敬地道歉。
②别人打错时，再说声：「您打错了！」而挂上之前，先自报这边之号码与公司名。
③指定要找之人已变换工作地点，若知道到何处时，告诉他。
44 安排车辆业务之注意事项
⑴使用专属车时，直接与司机或有关单位联络，或使用所定之备忘条。
⑵一般公司用车，要提出配车单。
⑶秘书必须经常与司机建立良好之人际关系。
⑷口头或备忘条、配车单等上之时间、去向、派车子去的场所为免遗忘，记取下来。
⑸考虑交通状况，留一点宽裕时间来安排。
⑹雇用车子时，递交车单时，以交给司机为原则。
44 安排车辆业务之注意事项
⑺准备好的车辆，秘书要打开车门让上司或来客乘入，并向司机说：「拜托费神了！」
⑻车子出发之瞬间，不要马上回进室内。
⑼秘书同乘之时，原则上坐在助手席与上司商量事情时，要注意席次。
⑽上司二人，上司与来客等二人一起同坐时，秘书要坐在助手席。
⑾如由上司自己驾车，则上司右边为上席。
45 上司办公室之清扫与整理
⑴擦拭桌子、橱柜、窗电话机等。
⑵点检日用器物是否倾斜了？
⑶地毯每天用吸尘器清扫。
⑷桌巾、窗帘等定期送洗。
⑸调节窗户之遮日板、室内温度。
⑹上司桌上之物按既定位置放好。
⑺补充墨汁、便条、原子笔、铅笔等，使不匮乏。
⑻铅笔、原子笔要保持易写之状态。
⑼调整朱色印泥之凹凸面。
⑽日历为正确日期。
⑾点检时钟是否正确。
45 上司办公室之清扫与整理
⑿印章的日期应调至当天日期。
⒀垃圾桶清理干净。
⒁书籍、杂志整齐地排好。
⒂补充火柴、香烟。
⒃清除烟灰缸。
⒄帮忙插花或盆栽。
⒅预定表及必要文件准备在桌子上。
⒆把当日之报纸类准备好，使上司一上班就能轻松阅读。
⒇准备茶水。
21、离开公司时，确实熄灭火源及关灯；必要时，橱柜及壁橱要上锁。
46 更不要忘了充实自己
⑴建立人生目标与达到此目标之计划。
⑵写日记
⑶决定目标去读书
⑷拥有公司外之友人
⑸接触、流览一流事物
⑹在公、私生活上加上创意功夫
行政文秘工作职责细化
行政文秘工作职责细化 作为一名文秘，每天在办公室需要的负责的工作有哪些呢？下面是WTT为大家整理了行政文秘工作职责细化，希望能帮到大家！ 职责一：行政文秘岗位职责 1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话，公司行政文秘工作职责。 2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。 3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。 1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。 2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。 3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。 5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。 1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打樱 2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。 3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。 4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。 5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。 1、文秘在每日早晨做好考勤的严格把关。 2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。 1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。 2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。 3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。 4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。 1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
工业企业行政助理职责
工业企业行政助理职责 工业企业行政助理的主要职责 不同行业的行政助理有不同的职责，工业企业的行政助理的主要职责是： 1、负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档; 2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立; 3、对一般文件的起草和行政人事文的管理; 4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作; 5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理; 6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导; 7、组织公司各种活动的策划; 8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。 行政助理的能力要求: *行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的的经验。 *分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。 *行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。 具体工作 在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜，联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游，受训，公司运动会，年会，晚会等。还包括管理和组织办公室文具供应，办公设施的管理等。 具体工作如下： 1，记载员工出勤情况; 2，记载工作时间和加班时间; 3，考核计算扣假工资和加班工资等; 4、处理和维护主管日程，准备和完成各类文件报表;
行政文秘工作思路范本文档
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行政文秘工作思路范本文档 前言语料：温馨提醒，工作计划是，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，工作中都制定工作计划，工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论何种称谓，这些都是计划的范畴。 本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】 【篇一】 一、办公环境合理进行卫生安排，确保办公环境整洁; 二、办公用品管理 1.办公用品及礼品的采购、领用、监督与成本控制 2.公司的资产统计及管理，避免公司资产流失和浪费，做好勤检节约的实务工作 3.准确、详细登记每月产生的费用 三、会议与活动 1.做好会议记录并发放送至每个参会人员邮箱; 2.协助组织公司举办的各类活动，如员工旅游等。 四、招聘及其它事务 1.协助hr招聘，收集和关注招聘网站的人才信息; 2.汇总各地考勤，及时进行组织结构的更新 3.对新入职的员工在通过考核后办理工卡
对外事务 1.来访人员的接待 2.证照、合同申办资料的准备及提交，年审证照的取回 3.社保及居住证的办理 六、其他临时事项协调财务的工作，完成交办的事务; 2.协助建立和完善行政后勤管理的各项规章制度，并负责监督、执行与追踪; 3.完成上级交办的其它工作任务。以上是本月的工作计划，还有很多不完善的地方，我会慢慢改进 目前为止，许多工作都是停留在琐事上，我希望可以有更多可做的事情，而不仅仅时这些琐事。这对我来说不仅仅是个挑战，更是一次历练，为公司更好发展的同时对自己也是一个提升。虽然入职只有一个多月，但感触颇多，下面我发表下入职以来的个人的一些感受： ①公司里没有员入职培训，新员工进公司后连最基本的公司制度都不知道，很多时候工作配合起来就有一定的困难。管理、技能方面的培训，不仅是针对技术人员，同时其他岗位的都应该适时的培训，学习吸收新的知识，以提高各人员的工作效率及办事解决问题的能力。 ②公司没有资产统计，有些东西坏了丢了以致公司到底有多少家底都不清楚。 ③除了办公室人员，平时大家很难有机会一起交流!所以适时的举办一些公司活动是很有必要的!公司每次的活动及一些大小
行政办公室文秘工作职责
行政办公室文秘工作职责 第一条总则 1.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 2.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。 第二条档案管理 1.归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 3.档案的借阅与索取： (1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； (2)公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 4.档案的销毁： (1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； (2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 (3)经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 第三条印鉴管理 1.公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。 2.公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。 4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。 第四条公文打印管理 1.公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 2.各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。 3.公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 第五条办公及劳保用品的管理 1.办公用品的购发： (1)每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；
行政秘书工作职责都有哪些
行政秘书工作职责都有哪些 行政秘书工作职责1 1、负责协调与落实高管工作日程、会议、商务接待等日常工作; 2、负责沟通与协调与维护外部公共关系; 3、组织收集部门工作动态，协助领导协调各部门业务工作; 4、负责日常行政公文、会议纪要、工作报告、公司资料等文件的起草; 5、负责各部门呈送总裁审批文件的收集、文件规范及审批流程的核实、文件呈送审批等事务。 行政秘书工作职责2 1、负责市民云中心下属部门日常行政工作，包括：员工费用报销中的单据签收、核对及对接财务部门环节;员工日志填报检查及提醒;代订员工出差的交通、住宿等事宜;IT设备采购等流程的跟踪和推进、物资发放及跟踪、归属市民云中心的各类资产设备管理等一系列行政类事务;
2、协助业务活动，包括配合投标过程中商务流程，业务开展中所需用印等工作，协助管理业务活动产生的文档、文件材料等; 3、参与中心客户接待，提供行政协助工作; 4、各部门日常行政工作答疑; 行政秘书工作职责3 1. 负责配合总裁安排日程及行程; 2. 负责配合总裁安排公司重要会议及议程，撰写会议纪要，并根据需要跟进和落实会议事项; 3. 负责配合公司重要会议及活动的策划及执行; 4. 负责协助总裁与公司内外部的沟通; 5. 负责总裁的文书工作，文件的登记编号、录入、打印、提交、整理、复印、归档等; 6. 完成总裁交办的其他任务。 行政秘书工作职责4 1，负责二楼会所的管理工作、会所物资清点、登记、保养、管理; 2，在会所接待重要客人,并跟进服务;
3，协助市场部的二楼会所活动，包括采购、布置、菜单、台卡等确认; 4，负责二楼会所环境卫生、定时、定期清理，达到公司要求; 5，协助门店接待VIP客户、维护好客户群;(每周不低于3天在门店); 6，负责总裁家庭相关事务的跟进和执行; 7，总裁室的来电、来访等日常接待及通传工作; 8，总裁室信件、传真件的接收处理工作; 9，总裁室来文登记、资料电脑录入、资料与文件的整理与归档; 10，与意大利总部协调沟通,，文件/邮件翻译; 11，辅助总裁接待外事来宾并做翻译工作; 12，协助Leder完成4楼办公室、会议室、茶水间的环境卫生达到公司要求; 13，完成总裁和总裁办交办的其他事宜。 行政秘书工作职责5 ■接听所有来电和转接电话，包括日本客户来电咨询
行政助理岗位职责
行政助理岗位职责： 1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作 2、2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理 3、3、各项规章制度监督与执行 4、4、参与公司绩效管理、考勤等工作 5、5、奖惩办法的执行 6、6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务 7、7、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作 8、8、负责公司快件及传真的收发及传递 9、9、参与公司行政、采购事务管理 10、10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作 11、11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作 12、12、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作 13、13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等 14、14、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作 15、负责召集和传达公司的有关会议通知和决定 16、负责建立并保存本公司人员及其他行政档案 17、负责安排节假日、假期、总值班及特殊时期值班，并随时检查值班情况 18、做好固定资产的登记，办公用品的购置，申报水电、教学用房、住宿用房及教具仪器的维修等项工作 19、负责安排、检查、落实本中心重大事项和大型活动及临时性任务
20、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围 21、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符 22、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作 23、负责公司电话的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理 24、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录 25、负责公司各种证照的登记、年检、变更、保管和公章的保管，协助做好公司人力工作的管理、培训与指导 26、负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作 岗位要求： 第一，需要有一定的文字处理能力，能熟悉基本的办公软件应用，像word、excel、PPT等；第二，要有一定的语言表达能力，能协助组织会议等中小型会议。 第三，要有一定的沟通能力，包括内部和外部。出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等，都需要一定的沟通能力。 第四，要有一定的行政专业知识。 第五，要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，虽说不一定全部能写，但起码像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等 第六，最好有自己的行政管理理念。 第七，一定的分析性思维，因为经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司
行政文秘的工作职责
办公室行政文员的职责及工作内容 秘书的职责之一是遵照企业规定，做好公司收进、发出的一切以文字为表达工具的有关商务材料，并明确每一种资料的确切存储位置和应被保存期限。这就是企业文书、档案工作，包括收、发处理，文书的立卷归档，及档案收集管理与利用等。 A收文处理程序 收文是指收进外来发送本企业的文件。凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。有正式文件、电报、信函、内部刊物、资料以及其他文字材料等。当然，这些文字材料都是属于商务文书性质。至于公开发行的刊物、资料、图书、杂志等，就不必作为收文处理了。 处理收文总的任务是：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。 具体内容包括：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档。 处理收文的程序要按照上述任务要求，合理地安排处理步骤和环节。收文处理程序图 签收督察 ｜｜ 拆封——分文——请办——批示——办理——备注——归档 ｜｜ 登记传阅
B、发文处理程序 发文是指将本公司的文件发送到外单位。凡本公司发出的一切关于公务的文件、信函、电报及其他文字材料，都属于发文。发文处理工作是秘书工作的主要部分，它的任务是从草拟到成文发出全过程的动作，具体任务和处理程序是：拟稿——协商会签——核稿——签发——登记编号——校对——归档等。 行政文员的主要工作是： 1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序； 2、负责公司员工的考勤管理； 3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务； 4、负责接待来宾，接听或转接外部电话； 5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理； 6、完成上级安排的其他工作任务。 与人事文员没有什么本质上的差别。 人事文员另外还要担任人事档案归档、招聘流程安排等具体工作。 何谓助理？字面上理解就完全够了。助理是总经理的“第三只手”，帮助处理一些日常事务，还涉及一点管理作用。那么就先分析下这个“理”是怎么样贯穿，怎么样呈现在工作中的吧。 1.在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。 2.做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的起草、发布。 3.做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。 4.负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。 5.负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。 6.根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。 7.负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作，确保质量和时间要求。 8.对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及时与厂商联系解决。 9.对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。 10.主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照，完成批文手续及出境手
公司行政助理岗位职责说明书
公司行政助理岗位职责说明书 职责一：公司行政助理岗位职责说明书 1、计划管理 1.1、负责制订年度、月度营销目标计划，并呈报营销副总; 1.2、负责跟进目标计划的实施; 1.3、负责营销实绩的管理，并督导所属文员进行统计、归类并存档; 1.4、负责监督所属部门的对于营销目标的执行情况，并制订月度营销实绩报告; 1.5、负责日常车辆使用的审批; 1.6、合理编排公司出货计划，安排车次，以降低运输成本; 1.7、负责组织成品出货，报营销副总签字放行; 2、信息与情报管理 2、1、负责市场调查及预测工作的实施，制订应对准备策略; 负责组建和管理销售/组织架构体系，并负责对管辖区的人员进行招聘、培训、指导、提升、管理和监控，确保所管辖区域销售队伍的数量和质量，并对直属下级进行考核、激励，为公司业务发展培养和储备人才。 2、2、负责制订交易往来客户名簿的登记管理制度，并指导实施; 2、3、负责制订竞争对手调查名簿的登记管理制度，并指导实施; (六)低柜服务。有条件的营业网点依据个人客户提供的有关证明资料，办理个人客户 的冻结、解冻和挂失、解挂等非现金业务。 主持工程质量和隐蔽项目的验收，提请业主书面签证并存档。对现场进行施工情况随 时进行检查，发现隐患及时整改。 2、4、负责依据市场状况和公司发展宗旨，对本行业市场信息及营销进行整合; 领导公司建立各级组织机构，并按公司战略规划进行机构调整;领导公司制定各种规 章制度，并深入贯彻实施; 3、绩效管理 3.1、根据营销目标计划，制订月度考核计划，并配合行政部进行考核的实施;
每个岗位都有每个岗位的岗位说明书，为大家精心搜集了3篇“人事专员岗位职责说明书”，欢迎大家参考借鉴，希望可以帮助到大家！ 从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 3.2、负责制订本部门的岗位责任制，辅助提升全体营销人员的业务素质水平; 3.3、负责按计划完成每月货款回笼; 3.4、负责收集新产品信息和样品，及时提供给工程部进行研发，负责不定期征求客户对品质质量要求和其他质量信息，并反馈给公司质检部; 3.5、负责监控营销项目的 职责二：公司行政助理岗位职责说明书 1、负责招聘工作，应聘人员的预约，接待及面试; 2、员工入职手续办理，员工劳动合同的签订、续签与管理; 3、公司内部员工档案的建立与管理; 4、负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达; 5、负责公司各部门的行政后勤类相关工作; 不同岗位有不同岗位的说明书，下面为大家搜集的一篇“人力资源高级经理岗位职责说明书”，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友! 6、负责考勤及工资绩效的核算; 7、负责部门一些日常行政事务，配合上级做好行政人事方面的工作; 8、负责制定、监督及执行企业管理规章制度、行政人事管理制度以及工作流程、绩效考核制度;
行政秘书工作职责主要内容
行政秘书工作职责主要内容 行政秘书要求具有良好的心理素质，具有多项事物同时处理的能力，吃苦耐劳;以下是小编精心收集整理的行政秘书工作职责，下面小编就和大家分享，来欣赏一下吧。 行政秘书工作职责1 1、做好来访客户的接待与咨询，做好信息的记录，定期回访告知咨询者培训动态; 2、电话、邮件、信函的收转发，做好工作信息的记录、整理、建档; 3、处理公司的文件与档案; 4、负责公司日常事务及环境的管理; 5、整理员工请假、调休的记录，做好每月考勤记录; 6、负责各部门的沟通与协调; 7、完善公司招生管理相关制度、体系及流程; 8、配合各部门完成工作，完成上级交办的其它工作事务。 行政秘书工作职责2
1、自有物业的共享办公运营，日常客户的接待和服务，洽谈和办理客户租期续约; 2、协助领导组织商业楼宇租赁、签约和物管服务工作; 3、参与市场调研，商业策划、项目考察和外商接洽。 行政秘书工作职责3 1、接待有关单位、人员的来访，协助上级做好来宾的接待工作; 2、按照重要程度安排上级的工作和会务日程，做好会务行程的提醒及安排，保证上级工作顺畅; 3、负责各类拜访，会面，调研等工作，并做好议程和输出会议纪要，整理好相关文件; 4、商务随行。 行政秘书工作职责4 1. 负责领导日程、重要会议、会客和重大活动的预报、安排、协调及准备工作; 2. 陪同参加活动和会议并做好相关记录; 3. 负责传达领导指示和意见，督促、落实领导交办的工作; 4.协助与各职能部门进行沟通、协调等相关工作;
5. 负责相关公司管理文件的归档; 6.完成领导交办的其他工作。 行政秘书工作职责5 负责总经理文案文书的编写、呈阅、发放、处理等工作; 负责日常总经理的各项接待、会议、商务活动等事宜; 负责跟进总经理的行程及食宿安排; 协助处理日常事务，根据总经理安排跟进专项工作进程并及时向总经理汇报; 完成总经理交代的其他工作。 行政秘书工作职责6 1. 商务/技术书面及口头翻译; 2. 协助董事长办公室客人及公司外宾接待工作，包括行程安排(交通、住宿、用餐、签证申请等); 3. 文件编写、整理、归档及费用报销; 4. 协助会务安排; 5. 完成董事长及董事长秘书交代的其它工作。 行政秘书工作职责7
行政文员助理岗位职责
行政文员助理岗位职责 文职工作一般泛指从事文秘助理之类的内勤人员，主要有文员、秘书、助理等，他们负责的是一些繁琐的事情的。今天小编分享的是行政文员助理岗位职责，希望能帮到大家。 一、负责做好计算机打字、复印等行政工作。 二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。 三、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。 五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。 七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。 八、完成各项勤杂、采购工作。 九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
十、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。 十一、完成行政部经理临时交办的其他任务。 1、新进员工入厂手续办理及个人档案的建立。 2、劳动合同、暂住证、工伤保险资料的登录、整理。 3、核对并输入加班单，并统计汇总，每月分发至各单位核对。 4、联络单及各类文件的打印。 5、考勤卡的更换。 6、空白表单的管理。 7、复印机复印登记、复印纸领用及机器加油，日常保养等。 8、传真登记、传真及传真机日常保养。 9、承办上级临时交付的事项。 1、协助主管对人员的招聘。(按招聘流程) 2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。 3、协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。 4、全厂人员档案的建立与管制。(电脑化) 5、对试用人员之试工与考核调查。 6、负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)
行政部助理岗位职责
行政部助理岗位职责 行政助理主要是协助行政经理开展工作。行政助理的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。以下是为大家精心整理的行政部助理岗位职责，欢迎大家阅读，供您参考。 篇一、行政部经理助理岗位职责 1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作; 2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理; 3、各项规章制度监督与执行; 4、参与公司绩效管理、考勤等工作; 5、奖惩办法的执行; 6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务;
7、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作; 篇二、行政部经理助理岗位职责 1、负责公司快件及传真的收发及传递; 2、参与公司行政、采购事务管理; 3、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作; 4、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作; 5、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作; 6、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等; 7、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作。公司行政助理具体岗位工作职责 篇三、行政部经理助理岗位职责 1、协助公司领导进行公司日常公司行政管理工作; 2、负责起草和完善公司管理制度，并监督执行; 3、负责分析公司管理中的问题并提出解决建议;
4、负责公司各部门之间的沟通和协调; 5、负责公司各种证照的登记、年检、变更、保管; 6、负责办理公司办公设备、办公用品的购买，分发等公司行政事物; 7、负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作; 篇四、行政部经理助理岗位职责 1、在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工; 2、督察招聘的进度和质量，负责招聘面试。 3、制定合理、有效的绩效评估制度。 4、制定公司的培训体系，并组织实施。 5、依据《劳动法》及相关法律法规，并参考同行业之水平，制定合理的、有竞争性的薪酬制度。 6、负责建立、健全人事档案;并保持档案的有效性。并负责人事考核、考查工作。 7、领导交办的其他工作。 二、公司行政助理工作应该掌握的技能
行政文秘工作职责模板
行政文秘工作职责模板 行政文秘工作职责模板 在日常生活中工作职责是指在工作中所负责的范围和所承担的相应责任，包括完成效果等。下面是WTT为大家搜集整理出来的有关于行政文秘工作职责模板，希望可以帮助到大家！ 办公室文秘工作职责1 一、承办院党政领导的指示和决定，负责院党政工作报告和各种文件的起草工作。 二、负责完成上级组织交办的各项工作。 三、起草、协调、送审、印发院党政组织及院办公室名义发出的各类公文材料。 四、组织筹备召开各种会议，为领导提供报告和讲话文稿资料。 五、检查院属各部门执行院党政会议的各项决定事项的执行情况，落实院领导批示督查的事项、工作。 六、深入各部门调查研究，为领导科学决策提供依据，。做好系统信息及信息交流编发工作。 七、负责领导在对外工作中各项事务的办理。
八、负责文电、函件、简报的收发、印刷、归档、保密、管理和办公自动化工作。 九、负责全院的人事管理、劳工管理和思想政治工作。 十、负责全院的财产物资及行政后勤管理工作。 十一、负责全院的安全管理、普法宣传教育、节假日值班安排工作。 十二、办理党政领导交办的其它事项和工作。 办公室文秘工作职责2 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。 六、做好来访接待工作。 七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件; 做好信息收集及报送工作。
企业行政助理岗位职责
企业行政助理岗位职责 行政助理的职责: 不同行业的行政助理有不同的职责，工业企业的行政助理的主要职责是： 1、主要负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档; 2、主要负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立; 3、对一般文件的起草和行政人事文的管理; 4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作; 5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理; 6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导; 7、组织公司各种活动的策划; 8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。 行政助理的前景 该职业的就业前景预计会以中等增长速度持续增长过2010年。 1、协助行政经理完成公司的行政事务管理; 2、参与公司绩效管理、考勤等日常工作; 3、参与公司行政、采购事务管理.
具体工作 在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜，联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游，受训，公司运动会，年会，晚会等。还包括管理和组织办公室文具供应，办公设施的管理等。 具体工作如下： 1，记载员工出勤情况; 2，记载工作时间和加班时间; 3，考核计算扣假工资和加班工资等; 4、处理和维护主管日程，准备和完成各类文件报表; 5、阅读和分析各类信息，制定工作计划，做好时间分配; 6、协助审核、修订行政管理规章制度，执行日常行政工作; 7、传达通知、分发文件; 8、安排公司各种会务和组织员工各种活动; 9、接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈; 10、对公司各种文件和档案进行整理、归档; 11、履行办公日常职责，如办公用品采买、管理和分发，维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等; 12、办理各种行政事务和手续，比如填报报表、公司年检、复印打印等。
行政前台兼秘书工作职责范本
岗位说明书系列 行政前台兼秘书工作职责（标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-20371行政前台兼秘书工作职责 Administrative front desk and secretary job duties 说明：为规划化、统一化进行岗位管理，使岗位管理人员有章可循，提高工作效率与明确责任制，特此编写。 职责一:行政前台兼秘书职责 1、负责访客接待工作; 2、接听总机电话，确保总机畅通; 3、负责收发各类传真、文件快递呼叫等工作; 4、做好收发各类通知通达、文档、资料等单证的流转并及时登记归档; 5、负责月度考勤统计及相关报销工作; 6、负责管理公司的资产及时更新资料; 7、负责制定采购日常各类用品; 8、负责对公司日常各项费用的统计与登记。(如水、电、物业费等费用); 9、负责公司的各类通讯设备的畅通，发现问题及时联系代应商解决;
10、指导清洁员做好公司各区域的环境卫生，确保公司内卫生清洁; 11、完成领导交办的与行政相关的各项工作。 职责二:行政前台兼秘书职责 1.负责公司前台电话转接，客户来访接待; 2.文档资料整体存放，报刊管理; 3.协调会议时间，下发会议通知，布置会议室; 4.预定飞机票，火车票; 5.负责日常办公用品的采购，发放，登记管理，固定资产管理; 6.维护公司日常办公次序和办公环境; 7.总经理的工作时间表的安排，及重大事情的上传下达; 8.总经理安排的其他临时工作(行政事务居多); 职责三:行政前台兼秘书职 1.负责公司前台接待及电话接转; 2.收发传真，复印文档，收发信件、报刊、文件等; 3.及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息;
行政助理岗位职责
行政助理岗位职责 一、公司行政助理的工作内容 在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责考勤管理、人事任免、制度制定落实、各项领导交代的任务等行政工作。以及联系各种培训事宜、联系和管理公司交通班车服务、食堂餐饮服务管理、与外部物业管理联络、联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游、受训、公司运动会、年会、晚会等。还包括购买和管理办公室文具供应、办公设施的管理等。 具体内容如下： 1、协助公司领导进行公司日常公司行政管理工作； 2、协助公司行政经理完成公司行政事务管理； 3、参与公司绩效管理、考勤等工作； 4、负责办公室档案管理工作； 5、参与公司行政、采购事务管理． 6、负责起草和完善公司管理制度，并监督执行； 7、负责分析公司管理中的问题并提出解决建议； 8、负责公司各部门之间的沟通和协调； 9、负责公司各种证照的登记、年检、变更、保管和公章的保管； 10、负责办理公司办公设备、办公用品的购买，分发等公司行政事务； 11、负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作；
12、在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工； 13、负责招聘面试的发布、审查，招聘人员的考核、录用； 14、制定合理、有效的绩效评估制度； 15、制定公司的培训体系，并组织实施； 16、依据《劳动法》及相关法律法规，并参考同行业之水平，制定合理的、有竞争性的薪酬制度； 17、负责建立、健全人事档案；并保持档案的有效性和真实性，并负责人事考核、考查工作； 18、领导交办的其他工作。 二、公司行政助理工作应该掌握的技能 1、公司行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel 和PowerPoint，以及创建多种专业文件的的经验。 2、分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。 3、需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。 行政人事工作内容: 职位概要:规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。 工作内容: 1、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案； 2、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；
行政助理工作内容及职责
行政助理工作内容 一、行政管理工作 1.制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。 2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。 3.绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为销售部所有员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 二、日常行政事务处理 1.接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。
办公室文秘的具体工作内容
办公室文秘的具体工作内容 导读：文秘工作是文书和秘书工作的总称,是各级领导机关日常工作的重要组成部分。相关工作内容，一起来看看！ 文秘具体工作内容: (一) 1、简单的办公室管理 2、文书起草、有一定文字功底 3、熟悉office办公软件，打字速度快 文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。 如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。 如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。 (二) 1 接听、转接电话;接待来访人员。 2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3 负责总经理办公室的清洁卫生。
4 做好会议纪要。 5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6 负责传真件的收发工作。 7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8 做好公司宣传专栏的组稿。 9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16 接受其他临时工作。 (三) 文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。 这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。
公司行政部门工作职责
[标签:标题] 篇一：公司行政部主要工作职责及规范 公司行政部主要工作职责及规范 公司行政部是负责上情下达、下情上传、管理公司内部事务、做好对外联络和协调、监督公司各部门工作进展的中枢机构。为加强公司的经营管理，不断简化审批手续，达到公司人、财、物的统一调配。公司行政部主要工作职责如下： 一、负责员工招聘、管理工作 1、负责员工招聘广告的制作、发布和后续反馈信息（来信、来电、来访）资料的收集、登记。 2、负责对招聘人员资料的筛选，确定面试人员名单，报公司主管领导，并正式开始面试。面试程序、内容和参与人员由行政部经理和公司总经理或董事长商定。 3、负责和执行董事、总经理、执行副总经理商量，对招聘员工名单进行确定，并办理入职等相关手续。 4、负责员工试用期考核、转正手续的办理和离职手续的办理。 二、负责员工培训工作和业绩考核工作 1、按照公司培训制度规定，负责组织、检查和督促员工培训工作。 2、制定培训计划、培训内容；安排培训时间、培训授课老师。建立培训档案，记录培训考核情况。 3、按公司考核制度，负责组织、协调员工试用期考核、半年考 核、年终考核。并收集、保管好员工业绩考核表，及时交公司领导审批、决定。 三、按公司领导决定和相关制度、规定，配合财务部做好员工薪酬、各种补贴、节日奖、提成奖、项目奖等造册和发放。 四、按公司考勤制度、奖惩制度等，做好公司考勤工作和奖惩工作的调查落实，及时向公司领导汇报，尽快做出最后决定。 五、负责公司各项规章制度和通知、总结、报告的撰写、制定、修改、执行、检查工作。 六、做好公司文件收发与管理工作、档案整理、借阅和管理工作。 七、负责指派专人做好固定资产和低值易耗品的采购工作，协助财务部做好公司固定资产和办公用品、低值易耗品的管理、保管、领用工作。 八、按公司合同管理制度规定，负责每份经济合同的最后把关工作，含法律把关和文字把关，并按规定做好合同管理和存档工作。 九、按公司保密制度规定，负责全公司的保密工作。同时按公司安全保卫制度规定，做好公司安全保卫工作和值班工作。 十、负责公司车辆的管理和调度工作。 十一、负责公司印鉴管理、交接工作 1、新公章的刻制和管理：当工商局(公安局)出刻制公章证明时，行政部经理即应负责催促公章保管人按公司《印章使用与管理制度》办理公章刻制手续，公章的刻制与取回也均由保管人负责办理，行政 部经理或助理进行登记，并办好保管人领用手续和手续存档工作。 2、负责公章保管人变更时，按公司《印章使用与管理制度》办理变更手续。 3、财务章、法定代表人印章或其他印章的领用与保管由行政部经理负责按公司《印章使用与管理制度》办理手续(程序按第1条规定)，财务章、法定代表人印章保管人变更时，重新刻制新章，作废旧章，并应办理银行印鉴变更手续。原印章保管人与新印章保管人均应一起
企业行政文秘工作职责
企业行政文秘工作职责 行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，下面是小编为大家整理了企业行政文秘工作职责，希望能帮到大家！ 企业行政文秘工作职责一 (1)负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。 (2)负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要。 (3)负责做好计算机打字、复印等行政工作。 (4)负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。 (5)负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。 (6)负责公司电话的接线工作。 第一，对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。 第二，对未能联络上的记录在案并及时转告。 第三，对紧急电话设法接通，未接通着速报行政部经理处理。 (7)负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 (8)负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。 (9)按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。 (10)完成各项勤杂、采购工作。
(11)负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 (12)完成行政部经理临时交办的其他任务。 企业行政文秘工作职责二 1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程) 2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。 3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。 4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化) 5.对试用人员之试工与考核调查。 6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理) 7.全厂奖惩手续之办理。 8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理) 9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等) 10.月底对相关报表的整理并交于财务。 11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。 12.对全厂钥匙之管理。 13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。