有限公司对外宣传交往接待采访管理制度

对外宣传、交往、接待采访的管理制度

1 目的

为了规范公司对外宣传、接待采访，确保公司对外形象良好，杜绝负面和失真报道。

2 适用范围

适用于公司对外宣传、交往、接待采访的管理。

3 职责

行政管理部负责公司对外宣传、交往、接待采访的管理工作。

4对外宣传、交往、接待的程序

4.1对外宣传报道

4.1.1 公司对外宣传的主管部门为行政管理部。

4.1.2 有对外宣传需求的部门，应编排宣传计划报行政管理部初审，初审后认为适宜或符合公司宣传规定的，由行政管理部经理报总经理审批。行政管理部初审认为不能宣传报道的签署意见退回计划报出部门；初审认为需改进计划的，在反馈计划报出部门整改后报总经理审批。

4.1.3 经总经理批准的，由计划提出部门执行宣传报道计划，并将结果报行政管理部，行政管理部再通报决策层。

4.2 来人来函

4.2.1 公司来人来函的主管部门为行政管理部。

4.2.2 政府部门来人或公司来客，由经营中心前台文秘接待并询问来访意图，掌握清楚来访意图后，根据公司职能设置情况前台文秘可向行政管理部经理或业务主管部门经理通报，接到通报的部门经理根据来访意图和缓急程度作出如下指示：

a) 指令前台文秘带来访者到公司指定会客间，由公司外联人员接待；

b) 指令前台文秘带来访者到公司指定会客间，由部门经理自行接待；

c)重要事项由前台文秘接待，部门经理向总经理/副总经理汇报后决定。

d)委婉谢绝来访者。

4.2.3 政府部门或公司客户/关联方来函，前台文秘转交行政管理部行政主管，公文类附公文处理单交部门经理，部门经理批转各相关部门逐级签署意见或直接报总经理，总经理批示后由行政管理部落实执行情况并归档；业务函类由行政管理部主管转发各相关部门，接受部门经理根据权限处置，权限之外的报总经理/副总经理批示，并由相关部门予以落实。

4.3 对外报文

4.3.1 对外报文的归口管理部门为行政管理部。

4.3.2 对外报文的拟文为行政管理部文秘/外联人员/各专业工程师,核稿为部门经理,总经理签发。

4.3.3 需套公司文头的外报文件，在行政管理部主管处申领“公司发文稿纸”，并赋予文件编号。

4.3.4 经总经理签发的外报文件，行政管理部文员录入、输出、装订，行政管理部负责盖章、存档。

4.3.5 外联人员负责投送办理。

4.4 接待采访

4.4.1 行政管理部为接待采访的归口管理部门。

4.4.2 当记者来公司进行采访时，经营中心前台文秘首先接待，礼貌询问是否已预约，已预约的通报行政管理部经理，行政管理部经理即刻向总经理汇报，总经理指示负责接受采

访的部门和人员，由其在指定地点接受记者采访，并登记采访信息、追踪采访报道，待有结果时向行政管理部经理反馈，由行政管理部经理向总经理通报。

4.4.3 突然来访的记者要求采访时，经营中心前台文秘热情、礼貌接待，经营中心商务主管了解采访意图，并登记采访信息后向行政管理部经理汇报，行政管理部经理拟定采访要点后报总经理审批，审批不同意的，交由商务主管婉言谢绝来访记者；总经理审批同意的，行政管理部经理协同需采访业务对口部门经理确定采访时机，并与记者预约采访时间。随后接受采访执行1.4.2 条款。

4.4.4 与采访无关人员未经公司行政管理部许可不得随意接待或接受采访。

5对外宣传、交往、接待的要求

5.1 公司所有对外宣传报道和新闻发布，由公司行政管理部统一安排或总经理指定专人负责。

5.2 公司所有部门接待记者、媒体采访时，须热情大方、不卑不亢；接受记者采访语言要简练，涉及内容以公司电刊、对外公布的信息为准；对自己职权之外、涉及公司经济利益、商业机密、知识产权的相关询问应回避，并礼貌谢绝对此类问题的回答。对记者诱导式提问回答“是”与“否”的且涉及公司不予公布的信息，应听清楚之后据实回答或谢绝回答，不能轻率回答“是”与“否”。

5.3 负责对外宣传、交往、接待的部门应登记此类信息并跟踪报道情况，关注有无失真、负面报道；并对报道结果向公司行政管理部通报。

6负面报道

6.1公司员工发现负面报道应立即报告行政管理部经理，行政管理部经理向总经理汇报的同时证实信息，制止不实报道，纠正差错；组织正面宣传议案报总经理审批并实施。

6.2 对各类媒体报道、刊登的与公司实际不符的信息，制止不实报道的同时，公司予以追究责任，确保公司所受损失降到最低。