秘书基本素质和工作要求全集

做秘书需要哪些基本功底

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。

从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。

政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。

逻辑思维功底，是说秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强，所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样，是秘书缺不了的一门知识，也可以说是秘

书功底基础的基础。我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候，有一门教材，叫“形式逻辑”，我学得津津有味儿，虽然很抽象生涩，但细细咀嚼，真是味道好极了，我后来的写作水平能够不断提高，“形式逻辑”实在是功不可没呀！所以我希望做秘书工作的朋友，一定要好好的学学逻辑学知识。

政策法规功底，是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举个例子说吧，如果你在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。

企业经营管理功底，是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他的企业，就要有其他企业经营管理知识。这个方面的知识越丰富，对把文章写好越有好处。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。

专业技术业务功底，是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。

公文写作功底，是说秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越厚实。

这六个方面的功底，是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。我敢肯定的说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，他的这六个功底肯定是很深厚的。

秘书信息工作的基本要求

秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。

1、准确

即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

2、及时

即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。

3、全面

即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。

4、适用

此项要求包含以下三方面的内容：

（1）要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。

（2）要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。

（3）要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。

秘书办事的学问

秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就办事的学问作一番探讨。

一、如何办好领导交办事项

（一）接受工作任务要弄清“三要素”

领导交办工作任务，大体都有“三要素”：一是内容办什么事；二是时限什么时间完成；三是要求工作质量，注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把三要素搞清楚，为把事情办好创造前提条件。

（二）优化办事成果“三比较”。

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。

（三）把握好办事“三形式”

办事可能出现三种形式：1．单一办事在同一时间内完成一项工作任务；2．交叉办事同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3．穿插办事三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。

（四）检验办事效率“三标准”

秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l．工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2．工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。

（五）向领导复命“三注意”

工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导

复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2．不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3．不邀利。不因为完成了领导交办工作。

二、如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

（一）精心准备，提出合理建议

（二）讲究方法，选择适当形式

（三）注重程序，坚持逐级请办

（四）提高艺术，优化请办效果

（五）以缓应急，避免紧张出错

秘书的作风

1、有细致、周到的思考习惯，一丝不苟的工作作风；

2、办事条理清楚、记忆准确；

3、忠心、诚实、不喧宾夺主；

4、了解企业和公司的部门机构和人员配臵，精通文秘工作的基本知识；

5、具有较高的外语水平和文字能力；

6、具有中英文打字等现代办公手段；

7、具有一定的公关能力，懂得一定的社交礼仪。

怎样管理上司的时间？

在你的工作进度表中，与上司有关联的内容必须特别留意，尤其是对那些不守时的上司，你更应该做好充分准备。那么，如何对上司的时间进行有效管理呢？首先，必须掌握上司的工作计划和行程安排，将你和上司之间的重要事项尽量安排在很少出现临时突发情况的时间。比如说，上司出差在外，预计今天下午2点到达公司，如果你把一项重要的事情放在今天下午4点跟他沟通，可能就是不妥的，因为出差在外，买不到机票等情况是很有可能发生的。其次，要建立事前提醒机制，在上司可能忽略时间的情况下，要让他认识到迟到的严重性，必要时还要进行多次提醒，让其有足够的时间或思想准备来配合既定的工作计划。

怎样面对上司的错误决策？

上司在日常工作中，不可避免地会做出一些错误的决策。作为下属，你绝不能坐视不管。首先，在错误发生之前就要尽量说服上司改变策略或收回成命。你要收集充分的信息，准备强有力的理由，并一定要提供替代的解决方案。如果你只是把问题提出来或只是说上司这样做不妥，那你与其他人并无区别，而且上司会认为你故意添乱。

其次，如果上司仍坚持己见，你的劝解一定要适可而止。

上司毕竟是上司，要顾及他的颜面，尤其不能在许多人面前公然抗命，批其逆鳞。同时，也需要你反躬自省，为什么没有让上司改变他原来的想法，是自己的说服力不强？还是没有赢得他的信任？还是上司的决定与他的个人私利密切相关？

第三，如果上司接受了你的建议，而且后来真的如你所言，取得了很好的效果，避免了失误，你也一定不要四处夸耀，生怕别人不知道你曾有高于上司的先见之明。一定要在你的舌头上锁住“如果不是我事先提醒……”这几个字，否则，你的上司不仅今后不会虚心采纳你的建议，而且，很有可能对你产生敌意。相反，如果你行为低调，将成绩全部归功于上司，就会有另一番景象——上司不会忘记你的默契配合，他会在晋升人选的讨论或年终奖金中表达他的感激之情。

怎样维系上司的关系网络？

熟悉上司的关系网络，并有效地利用它，会使你的工作变得更加轻松和富有成效。虽然你不一定要加入上司的人际网络，但这种人际网络中与你工作关系密切的部分，还是有必要做一定的了解。比如，上司的好朋友、来往密切的人，你一定要多加留意，因为你可以适当利用这种良好的私人关系，让工作更顺利有效地推进。还有一些人，与上司关

系比较糟糕，但又不得不与之常打交道。如果能让他们配合的话，你的工作会发挥事半功倍的效用。与这些人，你不仅要搞好关系，还要尽可能找机会消弭上司与他们之间的隔阂。这不

仅会让你的工作更顺利，还会让上司觉得你善于处理人际关系。

怎样处理你与上司的关系？

虽然工作不是靠人情去推动的，但彼此之间建立起良好的信任关系，一定会让你觉得工作是顺利而愉快的。对于下属而言，建立与上司之间“不近不远”的关系，是你不能不注意的问题。“不近”，就是不介入上司的私人生活，不奢求与上司无话不谈，不打破上司刻意保持的神秘感，时刻提醒自已“他是上司，我是下属”。而“不远”，就是对上司保持一种关心、在意的态度。比如，上司生日时发个信息送去问候，或组织部门成员为其举办一次生日聚会；上司生病时，除了衷心的问候之外，尽量为其分担工作，排忧解难；上司在工作上遇到难以解决的问题，尽量多提些建议和可行性方案，及时向他汇报你的工作进展等等。这些都有助于你与上司之间建立良好的关系。

怎样适应上司的工作习惯？

作为下属，了解上司的工作习惯是你的必修课。你应当了解他获取信息的方式——他是喜欢阅读纸质文档还是电子文档？你应当了解他与人沟通的方式——他是喜欢当面沟通还是电话沟通、当众沟通还是个别沟通？你应当了解他上班后的第一件事是什么——如果他上班后的头半个小时要进行今天的工作安排，那么，在这段时间，你最好不要去

打扰他。你还应当了解他的工作细节——如果你的上司中午习惯用一小时午休，那么，除非有特别重要的事情，就不要去打扰他。

怎样帮助上司克服不足和缺陷？

人无完人，每个人都有自己的优势和不足，你的上司也一样。当你的上司的缺点让你觉得很无奈，甚至产生反感，只要不是原则性的，就不要一味抱怨，而要积极地调整自己的心态，在可能的情况下帮助他改正和克服这些缺点。比如，你的上司可能性格急躁，动不动就发脾气，了解了他的这个特点，你就不要在他发火时试图说明或澄清什么，可以等他平静下来后，找适当的机会跟他沟通。又如，有的上司可能喜欢挑剔下属的过失，很少表扬员工。遇到这样的上司，不妨在他偶尔肯定某个员工后，反馈一下员工的反应，比如说，“小张听了您的表扬高兴极了，一连几天都乐呵呵的，干劲特足。他逢人便讲，能得到您的肯定，不容易啊！我想，您要是能时常表扬一下干得好的员工，大家一定都会像小张一样热情高涨！”

总之，被上司管理似乎是天经地义，而管理上司则是一门非凡的“艺术”。掌握这门“艺术”，是你在工作中取得成功的重要保证。

握手有哪些讲究

握手是大多数国家相互见面和离别时的礼节。此外，它还含有感谢、慰问、祝贺或相互鼓励的表示。

握手的标准方式是行至距握手对象1米处，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握，握手时用力适度，上下稍晃动3、4次，随即松开手，恢复原状。与人握手，神态要专注、热情、友好、自然，面含笑容，目视对方双眼，同时向对方问候。

握手作为一种礼节，还应掌握四个要素。

握手力度。握手时为了表示热情友好，应当稍许用力，但以不握痛对方的手为限度。在一般情况下，握手不必用力，握一下即可。男子与女子握手不能握得太紧，西方人往往只握一下妇女的手指部分，但老朋友可以例外。

先后顺序。握手的先后顺序为：男女之间，男方要等女方先伸手后才能握手，如女方不伸手，无握手之意，方可用点头或鞠躬致意；宾主之间，主人应向客人先伸手，以示欢迎；长幼之间，年幼的要等年长的先伸手；上下级之间，下级要等上级先伸手，以示尊重。多人同时握手切忌交叉，要等别人握完后再伸手。握手时精神要集中，双目注视对方，微笑致意，握手时不要看着第三者，更不能东张西望，这都是不尊重对方的表现。军人戴军帽与对方握手时，应先行举手礼，然后再握手。

握手时间。握手时间的长短可根据握手双方亲密程度灵活掌握。初次见面者，一般应控制在3秒钟以内，切忌握住异性的手久久不松开。即使握同性的手，时间也不宜过长，以免对方欲罢不能。但时间过短，会被人认为傲慢冷淡，敷衍了事。

握手禁忌。不要在握手时戴着手套或戴着墨镜，另一只手也不能放在口袋里。只有女士在社交场合可以戴着薄纱手套与人握手。握手时不宜发长篇大论，点头哈腰，过分客套，这只会让对方不自在，不舒服。与基督教徒交往时，要避免交叉握手。这种形状类似十字架，在基督教信徒眼中，被视为不吉利。与阿拉伯人、印度人打交道，切忌用左手与他人握手，因为他们认为左手是不洁的。除长者或女士，坐着与人握手是不礼貌的，只要有可能，都要起身站立。

工作内容：

1.负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿。

2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。

3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。

4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。

5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。

6.定期编辑《公司通讯》。

7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。

8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。

权限与责任:

1．权限：

有权参加或列席公司内部的各项会议。

有权了解公司各项生产经营活动的进展情况。

2．责任：

对公司宣传报道的信息失真负相应的行政责任。

对公司文件及印章管理不善造成的问题负相应的行政责任。对工作内容不能保守秘密，给公司造成损失负相应的经济赔偿责任和行政责任。

职责：

1：要有平常心

女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心：我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。其他的我什么也不是。否则，小心被别人背后骂狗仗人势。

2：强化工作能力

要爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一的标识就是你的能力。老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人——成本太高。

3：端庄大方，举止得体

无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。不然，不但要让同事怀疑你的居心，而且老板也会怕你毁了他的一世英明。

4：口风要严

不该问的事不问，不该说的话不说因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉有时候知道的越少越安全，当你不得不知道时，只能金人三缄其口才能明哲保身。不要向同事买弄你的消息灵通，也不要不小心把同事的秘密说给上司听。

5：有亲和力

形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先你要有一颗亲善别人的心。成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。人性基本上是相通的，你喜欢别人怎样待你你就怎样待人；己所不欲，勿施于人。

6：善于人际沟通

秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好的沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重

影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。

7：有外交家的平衡术

风箱里的老鼠——两头受气是秘书们经常面临的处境。在公司的各种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，与员工串通一气蒙骗他，同事会认为你为了个人的利益臵他们与水深火热之中。所以工作中你应仔细揣摩各种利害关系，找到一个最佳平衡点。

8：无情

天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的女秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的，你的上司还是单身贵族，结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯，何况这种几率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久的、异常艰巨的、让你身心俱疲心灰意冷的战役，并且，这场战役注定要以你的惨败收场，并且，你的痛苦是不被同情的。

职能和职责的区别

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解

决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

【（一）秘书的职能】

1.辅助决策（1）辅助决策的含义：在决策过程中，在知识

（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。（2）辅助决策的特征：体现在以下几个方面：辅助内容的综合性辅助时间的经常

性辅助环节的全过程性（3）辅助决策的原则超前原则定位原则信息原则谏诤原则（4）辅助决策的过程协助领导确定目标协助领导设计方案协助领导评优选优协助领导实施反馈

2.协调关系（1）协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人

员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的

行为过程。（2）协调关系的特征从属性广泛性

间接性

（3）协调关系的原则政策指导客观公正平等协商

注重

整体灵活适度（4）协调关系的过程摸清情况找出症结恰当协调督促落实检查反馈

3.处理信息（1）处理信息的含义：信息是指客观存在的一

切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

（2）处理信息的原则及时性原则保真性原则适用性原则预测性原则

（3）处理信息的内容历史信息上级信息内部信息公众信息社会信息（4）处理信息的过程信息的收集信息的加工信息的传递信息的反馈信息的储存

4.办理事务（1）办理事务的含义：事务是指一切同领导工

作有关的日常具体工作。（2）办理事务的特征综合性

服

务性繁琐性突击性（3）办理事务的原则被动中求主动原则中求灵活繁杂中求规范（4）办理事务的程序自然程序理论程序指令程序法定程序技术程序习惯程序

【（二）秘书的职责】大致也有以下11个方面：日常事务

管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布臵、会议服务、会议文件的处理等）行政事务信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他领导临时交办的任务