采购管理办法

壹、目的：为使采购作业顺畅，降低采购成本，并能适时适量的提供生产所需之物

品，进而达到采购合理化之目标。

贰、适用范围：各需求单位提出之请购（表）单而为采购组受理者。

一、原物料类：托外加工、外包产品、零配件、原料、色母、涂料、包装器材…...等。

二、量测、检验、试验等用品。

三、机器设备类。

四、其它如：文具、五金工具类。

叁、办法：

一、定义：略。

二、权责

（一）、各需求单位提出请购（表）单。

（二）、采购组负责进行估价、议价、订定合约、采购....等作业。

（三）、采购组负责物品供货商品质异常处理，并确保供货商之交期达成，如因交期异常造成公司停线损失，则应对此停线之损失纳入公司损失评估。

（四）、由采购主导,开发、品管协助负责供应商专案辅导，及供货商之考核、评

鉴。

（五）、采购负责供货商交货之款项资料整理，并核对请款项目及供货商请款作

业。

三、作业程序：

（一）、新产品开发与采购：

1.新产品之开发，原则上以现有供货商为优先承制对象；但产品如为现有供

货商之技术能力、产能、价格等其它因素未能配合者，则另寻新供货商承制。

2.供货商之选择，基本上需考虑下列几项要素：

（1）供货商设备规模、技术及供应能力，是否符合需求。

（2）供货商原料来源是否顺畅，如发生困难其应变能力如何。

（3）供货商品质管制、检验设备及制程管制之品管系统是否具备。

3.新产品开发（包括零配件、原料、涂料、色母、外包及托外加工产品）依各类

产品开发流程之相关规定，逐步完成开发作业。

4.各采购人员对于新开发产品之进度，需协助开发单位对新开发产品依「新开发

件开发进度管制办法」管制，使新开发产品如期完成。

5.对于承制新开发产品之供货商，对其开发时间之管制及各项配合状况，应具体

考核，并作为往后发包之依据。

6.价格之核定应将选定承制供货商之估价单及承制合约书，呈上核决,经总经理

核准后执行。

7.现有产品如欲更换新供货商承制，须检送评核报告，循行政流程送总经理签核。

非新开发产品项目，采购承办人于接到请购单后，即直接进行采购作业。

8.新产品开发阶段由开发课提供必要之相关文件（图面或样品_.等）给采购，采

购承办人员提供给供货商作为制造之依据。

9.采购承办人员，提供相关文件给予供货商必须有文件管制之记录。

10.买断卖断作业的出货单由采购提出需求量,交OEM业务组开立出货单。（二）、采购作业：

1.请购作业：

（1）请购作业所用之窗体依产品分类，分为请购单及财产请购单二种，

其适用范围及流程如下：

A.请购单：财产类及设备维修以外之请购以请购单（附件一）作业，

其各项目之请购单位及流程，呈至总经理签核完后移交采

购组进行采购作业。

B.财产请购单：凡财产类及设备维修，以财产请购单（附件二）提出

请购，并附评估报告，呈至总经理签核完后移交采购

组进行采购作业。

（三）、请购处理：

1.各请购单位，将请购单依行政流程呈核后，应将各请购单送采购组。

2.采购组于接到请购单后应审核请购单是否完成签核手续，并且需对请购单之

内容逐项审核，如发现有问题则需向请购单位提出意见，必要时请请购部门修

正内容，修改过后的请购单需经总经理重新签核后方视为有效。

3.请购单经审核无误后，采购须归档，保存年限不低于3年。

4.采购窗口依上处理后，再将请购单依各产品类别分送各采购窗口办理订购事

宜：

（四）、订购作业：

1.各采购经办人员于接到请购单后，应尽速转换成订购单进行订购作业。

2.新产品之估价，原则上需经两家（含）以上之供货商报价，但如遇下列

情形者，则不在此限：

（1）专利品或特定制品，其它供货商无法承制者。

（2）技术上或由厂商指定的供货商须向特定供货商采购者。

（3）本公司已拟定估价原则之产品。

（4）其它紧急需要时。

3.本公司订购之决定，应依下列方式实施：

（1）采购以最合理价格（应以不降低品质、延误交期及戕害其它交易条件）为原则。

（2）两家以上估价相同时，则依过去交货之实绩决定。

4.原有产品之价格如有异动，均需依新产品之价格核定流程办理。

5.各采购承办人在处理价格作业时，若发现供货商报价之规格与请购材料规格

略有不同或属代用品者，采购承办人应先协调使用部门或请购部门意见后（必

要时修改相关资料），连同“订（请）购单”呈核。

（五）、订购处理：

1.订购（表）单经核决后，各采购承办人需尽速将订购（表）单传真给承制供

货商，如属紧急订购，采购负责人员可视情况，先以电话或传真通知供货商

先行备料后，再依一般订购流程优先处理；物料需待订购单签核完毕方能入

厂。

2.采购项目中，若为安全卫生列为有害物品及危险物料，须依法令之相关规定

办理，采购人员并于订购单注明注意事项告之供货商。

3.如因供货商交期延误（交期异常）造成公司停线损失，应将此损失纳入公司

损失评估。

（六）、交货管理：

1.交货管制：

（1）订购（表）单或看板发出后，为确保交货100％准时，采购人员应对供货商之交货日期数量给予追踪与管制，并每日查询当日交货产品明细，

并于每周打印区间催货明细并逐项与供货商确认交期后，呈主管核示;

请生管准时提供订购量给采购，以便正常生产作业。

（2）对于供货商交货状况，采购应定期考核，并作为往后产品发包之

参考依据。

（七）、验收作业：

1.供货商交货应依订单上所要求之交货日期交货，如提前交货不得提前超

过五天。

2.采购承办人员应要求供货商依据订购（表）单上所要求之包装方式，并依「进

料管制办法」交货。

3.供货商依订购单交货，如有交货不足之尾数而本公司要取消时，采购承办人

应将「请（订）购单修改（取消）通知单」（附件四）（一式三联）交给请购

单位，并通知供货商。

4.供货商交货之验收作业，由验收单位验收并依公司各类产品相关验收规定

及相关办法处理。

5.采购承办人员对于验收后之产品异常状况，应配合处理善后以免影响公司

作业及出货。

6.设备验收依其合约内容及相关管理办法实施。

7.供货商交货如发现异常，依「进料管制办法」规定实施。

（八）、付款作业：

1.本公司支付供货商货款方式，以票据及电汇方式处理。

2.供货商需于每月22日以前，将前月份之交货列成请款明细，并附上发票依签

核流程签核完毕后，送交财务组审核并付款。

3.如需以现金方式支付采购者，依“零用金管理办法”规定实施。

（九）、进口作业：

1.全公司之有关进口业务由采购组办理。

2.凡申请进口各类产品之相关人员，应依规定，备妥各相关资料送交采购

办理，并由财务配合相关的报送手续。

3.进口业务之付款，依下列方式实施：

（1）报关时费用之缴付依公司付款作业规定办理。

（2）货品之付款方式依付款作业规定办理。

四、其它：

（一）、通则说明：

1.紧急采购处理对策：

模具尚未开发完成，因配合客户需求紧急订购，采购人员需知会品管人员

签定限度样品，供货商依限样生产，验收单位依限样品质做检验之作业。

2.设变或尺寸变更：

（1）设变或尺寸变更时，开发课需提供新图面送至采购组。

（2）各采购承办人员收到设变后图面后应立即转交供货商签收及实施

日期做为设变之依据。

（3）设变或尺寸变更比照新产品开发依「新开发件开发进度管制办法」管制，重新开模或修改模具应严格管制，以确保品质。

5.帐物盘点：

（1）公司在供货商之模具、设备，采购单位须登帐记录及盘点。

（2）盘点分为不定期盘点及定期盘点两种，其内容如下：

A.不定期盘点：由各采购承办人，视实际需要所做之盘点。

B.定期盘点：由各采购承办人，于每年配合公司实际需要，所做之盘点。

6.盘点方式：

（1）由各采购承办人通知供货商寄一份帐物清单至公司，然后各采购承办人依此核对帐卡。

（2）经盘点后，如发现帐物不一致，而责任属于供货商者，则依合约规定要求供货商赔偿，如责任属任于公司本身者，则依公司相关规定追究职责。

（3）各采购承办人于盘点完成后，应将盘点结果依内部流程呈核再送财务组。

7其它：

（1）有关采购之相关报表，应依其规定流程呈核。

（2）供货商于生产本公司产品时，如须借用或使用本公司财产（如：设备、模具....）者，各采购承办人应依各类特性在承制合约上与供货商订定。

（3）对于长期稳定供应之供货商，采购部门须确保供货商交期之达成。

（4）当客户因品质要求需至供货商，实施现场验证时，需以书面通知本公司，由品管、采购人员会同客户至供货商实施现场验证。

五、参考文件：

（一）、零用金管理办法。

（二）、进料管制办法。

（三）、组织办法。

六、附件名称：

附件一：请（订）购单。

附件二：请购单（财产类）。

附件三：订购单（财产类）。

附件四：请（订）购单修改（取消）通知单。

七、流程图：略。