卫生局档案管理制度

机关档案管理制度

正宁县卫生局

二0一一年九月二十五日

档案查阅、借阅制度

一、机关档案室所保管的各类档案需要查（借）阅时，须由查（借）阅人认真填写查（借）阅登记表，涉及绝密案卷，须经机关领导人签字批准，方可查（借）阅。

二、外单位查阅本机关所存档案者，须持组织介绍信和个人有效身份证件。

三、查档人员必须按照指定范围查阅档案，未经批准不得翻阅复制、拆卷抽页、涂改勾画、抄录拍照和擅自公布档案内容。

四、查阅档案一律在档案查阅室进行，实行管理人员监阅。经批准抄录的复制件，要进行核对，注明出处，盖章生效。

五、档案严禁外借，特殊情况需要外借时，必须经过主管领导人签字批准。

六、退还档案时，收卷人应当面核对无误后注销，如发现缺页、缺卷现象，应立即追查其责任。

七、档案查（借）阅利用完毕，管理人员应及时填写利用效果登记。

档案保管工作制度

一、档案室所存档案必须按规定标准分门别类，存放有序。

二、认真填写各类目录登记，做到案卷目录、存放地点相统一，保证查找准确、及时。

三、定期对档案保管状况进行全面检查，做到“八防”，即：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，发现问题要及时处理。

四、档案人员要认真贯彻“防”、“治”结合的方针，用科学的技术方法保护好档案，最大限度地延长档案使用寿命。

五、机关档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率

档案保密工作制度

一、认真学习贯彻《保密法》，严格执行本单位的保密制度，保守党和国家的机密。

二、档案工作人员对所管档案，要妥善保管，不得散失和泄密，严禁将档案擅自带出档案室。

三、保密档案须经有关领导人审批同意，并办理相关查（借）阅登记手续后方可进行，档案管理人员不得擅自提供或外借。

四、保密档案未经领导批准，任何人不得随意翻印、复制、摘录、拍照、录像等，管理人员更不得带回家中。

五、档案库房应有安全设施，门窗严密牢固，发现异常应及时报告主管领导，并立即采取相应措施，确保档案安全。

六、非工作人员严禁擅自进入档案室，工作人员不得在档案室会客。对库房各类查找工具应妥善保管，放置有序。

七、对违反保密制度所造成后果的工作人员，视其情节，予以追究。

档案工作人员岗位责任制度

一、认真学习国家有关档案工作方针政策，全面接受地方各级档案行政主管部门的监督指导。

二、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地做好档案的接收、管理、提供利用等各项工作。

三、科学管理档案，编制检索工具，做到编目清楚有序、保管完整无误，为档案的利用提供便利条件。

四、严格执行《保密法》，切实落实“八防”措施，确保档案安全。

五、督促指导本机关各业务科室年度立卷归档工作。

六、做好其他有关档案管理方面的工作。

档案鉴定销毁制度

一、机关档案室根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

二、档案的鉴定工作，应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。

三、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的，按有关规定执行。

四、档案销毁清册应归入本机关全宗卷保存

档案接收移交统计制度

一、凡是机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，都应在文书或业务科室工作人员按照案卷质量要求进行规范整理，经档案管理人员严格检验后，方可进入档案室保管。

二、案卷质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

三、文书档案在次年六月底以前接收完毕，其它门类和载体档案的接收，按有关规定执行。

四、本机关向地方同级档案馆移交档案的范围和年限，按国家关于档案馆接收范围的有关规定执行。

五、机关档案人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后，方可离开岗位。

六、机关档案部门应按规定填写档案收进和移出登记台帐。

七、准确编制档案工作情况统计报表，及时上报专业主管部门。

档案整理工作制度

一、机关在其活动中形成的各种门类和载体的档案应以全宗为单位进行整理。

二、机关档案应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案，同一全宗应保持分类方案的稳定。

三、分类一般应采用年度——机构（问题）——保管期限——年度——机构（问题）进行分类。

四、案卷的排列应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

五、按照案卷的排列顺序编制卷号(件号)，以固定案卷（件）的位置。同一册案卷目录(归案文件目录)内不得出现重复的案卷号（件号）。

六、案卷目录(归案文件目录)应区别不同保管期限分别编制，在一个全宗内，案卷目录 (归案文件目录) 号不得重复。

分管档案工作领导职责

一、组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入部门工作计划，及时布置、检查、总结、验收档案工作,达到标准化、规范化、制度化管理。

二、考察配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员，并保持相对稳定。

三、组织本单位人员学习国家《档案法》和《甘肃省档案管理条例》等法律法规，严格执行档案工作各项规章制度，督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累，不丢失，不损坏，保存完整。

四、督促专职档案人员做好年终立卷归档工作、检查文件材料归档过程。

五、检查本单位专职档案人员履行职责情况，保证档案工作时间，为本部门档案工作协调解决实际困难，提供必要条件。

档案管理工作流程

一、立卷归档

1、文书档案

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

2、会计档案

会计室工作人员按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交机关档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计室工作人员将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。

3、仪器档案

各科室购进万元以上的设备，由相关科室工作人员将设备的资料交机关档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写

借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人到机关档案室持单位介绍信申请查阅档案审批单——办公室主任审核——分工负责管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写查阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

3、查阅会议记录

查阅人到档案室申请查阅档案审批单——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写查阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。

4、查阅各类档案（科研类、会计类、专题类等）

相关科室和课题组成员书面申请查阅(不能超越批准查阅的范围)——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案室负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管领导汇报——档案鉴定小组（由分管领导、办公室主任、档案管理人员及相关科室业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关科室业务人员逐项造册登记——办公室主任

签字批准——分管领导签字批准——机关主要领导签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关科室办理销毁清册——档案室归档。

管理机构

主任：

副主任：

档案管理人员：