行政公文处理办法

行政公文处理办法

第一节总则

第一条为做好经营层的行政公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家和上级部门有关规定，特制定本办法。

第二条行政公文是公司在各项工作管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司董事会、经营层的决定，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公文处理是指围绕公文的形成、办理、管理等所进行的一系列衔接有序的工作。办公室主管并负责指导公司系统的公文处理工作。公司各部门和各所属公司应配备专职或指定兼职人员负责本单位的行政公文处理工作，坚持统一领导、统一管理、统一归档的原则。

第四条公文处理工作人员应当具备一定的政治、文化和业务素质，工作积极，作风严谨，严守纪律，恪尽职守，树立为领导、为基层服务的意识。

第五条公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。

第六条公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第二节行文规则

第七条公司行文应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第八条公司各部、各分公司不得以本单位名义对外行文，更不能对外报送请示性公文。因业务工作需要对外行文时，以公司名义行文。

第九条行政公文要贯彻党政分开的原则，不得以行政的名义向

党组织报送请示公文，不得在行政公文中对党组织下指示，同级党政部门可以联合行文。

第十条公司各科室，在自己的职权范围内，可以公司名义向各分公司行文；可以答复各分公司的请示事项。

第十一条请示公文坚持“一文一事”制度，避免“一文数事"和在“报告"中夹带请示事项。

第十二条向上级单位的行文，应主报一个上级单位，如需报送其他的上级机关，一般应用“抄送”的形式。受双重领导的单位向上级单位行文，应视公文内容确定“主报”和“抄送”单位。

第十三条向下级单位行文，一般不抄送上级单位。重要行文，经签发人审定，可以抄送直接上级单位。

第十四条行文要注重效用，坚持少而精的原则。对普发性文件，应严格控制发文数量。发文范围为公司各领导和各部门、各分公司。

一、凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，不再

行；

二、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是

一般性号召或重申已有的规定、要求，不再行文。

三、发布法规性公文，必须注意与已发布的同类法规相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在行文时注明对原发布法规修改或废止，已有的法规未废止前，不争复发布同类法规。

四、只有原则性意见，尚未有切实可行的执行措施或办法前，不仓促行文。

第十五条经过批准在报刊发表的国家行政公文，与内部印发的正式公文具有同等效力，应与正式公文一样遵照执行。

第三节常用文种

第十六条公司常用文种有：决定、决议、意见、通知、通报、请示、报告、批复等。

决定对重要问题或重大行动做出的决定及采取的措施，用“决定”。

决议经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项，用“决议”。

意见发布对重大问题的主张，要求有关部门贯彻执行，用“意见”。

通知发布规章，任免干部，传达上级的指示，向各部室、各公司布置工作，转发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，发布要求各部门、各分公司办理、周知或共同执行的事项，用“通知”。

通报表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神或情况，用“通报”。

请示向上级单位请求指示、批准，用“请示”。

报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求用“报告”。“请示”和“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求指示和批准事项，公文标题不得用“请示报告”。

批复上级单位向下级单位答复请示，用“批复”。

第四节公文起草

第十七条起草公文是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。公文起草人员要在调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草重要

文件，由

有关领导亲自指导、主持进行。

第十八条公文起草的基本要求：

一、全面、准确地反映客观实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，符合上级单位的有关指示精神；

二、完整、准确地体现工作意图；

三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字清晰，标点准确，书写工整，篇幅力求简短。

四、正确使用文种，符合公文格式要求；

五、人名、地名、时间、数字、引文等要准确，时间应写具体的年月日，引用文件应先引用标题，后引发文字号；

六、公文中的数字，除部分序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字以及其他必须使用汉字的外，一般使用阿拉伯数码。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”，不得逆阳使用。存同一公文中，数字的使用应前后一致；

七、公文中的汉字和标点符号按国家发布的标准方案执行，计量单位采用国家法定计量单位；

八、文字规范，用词准确。使用简称时，除已规范化的简称外，一般先用全称，并注明简称。

第十九条拟送审核、签发的文稿首页必须使用规范的发文稿纸。

第五节公文校核

第二十条公文在送领导审批或签发前，均须办公室负责认真核稿。

第二十一条公文核稿的重点：

一、是否确需行文；

二、内容是否符合党和国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法令和规定，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行，内容涉及的单位是否经过协调，意见是否一致：

三、篇章结构是否合理，层次是否清楚，文句是否简明通顺、符

合语法规范，书写是否工整；

四、公文格式如标题、主送单位、发文单位、成文日期等的拟写是否合乎要求，文种的选择是否适当等；

五、是否符合规定的审批、会签手续，附件是否齐全。

第二十二条公文校核的程序：

一、拟印发的公文，应先送办公室审核、拟办，一般不能直接送主管领导审批。

二、起草完毕的公文在送办公室核稿前，要由拟稿单位严格把关，并经负责人签字，特别是对于文稿中涉及到其他部门的问题应事先协商一致。同时要附上文稿中涉及的有关资料和简要说明材料。

三、办公室进行核稿时，如认为无需行文，提出意见后并文稿报主管领导，按领导批示办理；如需对文稿做较大的修改，要与原起草部门协商或请其修改；修改后的文稿经办公室负责人核后送主管领导签发。

四、文稿送签后，办公室要及时催办，以防压误。主管领导审批、签发后的文稿成为定稿，作为印制公文正本的标准依据。

五、定稿由办公室统一编发文号、制作，打印清稿应先送原拟稿部门或单位校对，并由校对人签宁后正式制作完成。公文校稿的重点：要对文字、标点符号、版式、标记、格式等方面核对检查，检查是否有与定稿不同或打印错误之处。重要的公文要二校，由办公室人员复校。同时校对中注意使用规范的校对符号。

第六节公文审批权限

第二十三条公文必须经有关领导签发方能印发生效。未经办公率负责人核稿的文稿，领导一般不予签发。公文按照下列规定签发：

一、凡属对外公文，由公司总经理签发；特殊情况由经授权的其他领导签发。

二、凡属内部行文，按工作分工由主管副总经理签发；遇重大事项公文，由总经理或常务副总经理签发。

三、经会议授权或经签发人授权的公文，可由被授权人签发。

第七节公文格式

第二十四条公文格式包括版式和公文体式的有关部门。即：版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、单位印章、主题词、抄送(报)单位、秘密等级、缓急时限、印制版记等。

一、版头由发文单位全称或规范化简称(或加括号标注文种名称)组成。版头文字用红色套印。

二、发文字号由单位代字、发文年度和发文顺序号组成(如“××字〔2008〕××号”)，位于发文单位标识下方居中。公文的发文顺序号一律以本单位发文顺序统编大流水号。

三、签发人姓名标注在发文字号右侧适当位置。

四、公文标题应当准确、概括地反映公文的主要内容，一般由发文单位名称、公文内容和文种二部分组成，使用版头的公文，标题中可省略发文单位名称。公文标题位于发文单位标识和发文字号下方居中。

五、主送单位是指收受、办理公文的单位，写在标题之下，正文之上，顶格一书写。

六、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。

七、公文如有附件，标题置于正文之后、发文单位名称之前；如附件较多，应标注顺序号，逐件写明附件的名称。

八、发文单位名称应使用全称，写在正文的下面偏右侧，一般不得省略。

九、成文日期以公文签发或会议通过日期为准，一般标注在发文

单位名称下方居中。

十、公文的秘密等级分“绝密”、“机密"、“秘密"，紧急公文分为“特急”、“急”。公文的密级范罔和缓急由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。密级和紧急程度标注在公文左上角。

十一、正式公文都应加盖单位印章(有特定版头的普发性公文除外)。用印位置要求不压正文，下要骑年盖月，端正清楚。

十二、行政公文要逐步实现标注主题词，以利于现代化工具检索。主题词反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在公文末尾左下部，抄送范围上方。

十三、公文抄送范围标注在发文单位下方位置。除主送单位外，对其他需要了解公文的主管单位或部门、同级单位和不相隶属单位用“抄送"。对抄送单位的数量应严格控制，既不要滥抄滥送，又要防止遗漏。

十四、印制版记包括打字人、校对人和印刷份数。公文末页下端，并加上、下隔线。

十五、当发文单位署名页无正文时，应当在发文单位名上方标明“(此页无正文)”。

第二十五条公文使用的汉字从左至右横排，采用3号仿宋体打印。公文用纸幅面规格一般A4纸型，左侧装订，页数多的公文在左册两处用钉，毛天齐地，毛左齐右。

第二十六条公文制作要先急后缓，保证时限要求，做到准确及时、文面清晰、字体适当、用纸规范、美观大方、装订整齐。

第八节公文办理

第二十七条公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理主要包括公文的签收、启封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办和对内催办等程序；发文办理主要包括公文的核发、登记、印制和分发等

程序。

一、签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点；如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时问。各部门、各分公司要指定人员按时负责公文的取送签收。

二、启封应按规定的职责范围进行。一般公文由办公室人员启封；写明领导“亲收”、“亲启”的封件，应交本人启封。

三、登记须将公文标题、发文字号、发文单位、成文时间、主送单位、份数、收发时间及处理情况等逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。

四、拟办主要指办公事负责人对收文提出初步处理意见，注请主管领导批示或注送有关职能部门办理，并提供背景材料，供领导审批时参考。

五、分发是指办公室根据拟办意见或领导批示、有关规定将公文分送有关领导和有关单位。时限性强的公文要及时分送，以免压误。

六、传阅是指办公室根据领导批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅批。办理公文传阅应当注明送传时间，随时掌握公文去向，避免漏专、误传和延误。

七、批办是领导对公文作出批示性意见，是公文处理的决策程序。有领导重要批示的公文、批示件必须妥善保存、归档；批示意见需其他领导阅知或需有关人员办理时，由办公室人员统一分送，不得横传，防止丢失或压误。送领导批示的公文除急文随到随办外，领导一般在三日内做出批示。

八、承办是指有关部门、分公司和人员对公文的具体办理。凡属承办单位职权范围内可以答复的事项，承办单位应当直接答复呈文单位，同时在批办单上注明办理结果并签署日期，送办公室销结；凡涉及其他单位的业务事项，承办单位要主动与有关单位协商办理；凡须报请领导审批的事项，承办单位应当提出处理意见，送请主管领导审

批。承办公文一般要在三日内做出处理。

九、催办足指办公室对需要办理的公文的承办情况进行督促检查，是实现公文效用的关键环节。它贯穿于公文办理的各主要环节中。紧急或重要的需要办理的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，防止公文漏办或延误，做到件件有结果，并随时或定期向领导返销。

十、核发是指办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、确定分送单位和印制份数。

第二十八条起草、修改、校核、签批、办理公文，应当使用符合存档要求的书写材料，禁用铅笔、圆珠笔，并书写在装打线以内。

第九节公文管理

第二十九条行政公文的传阅、复印、销毁由办公室统一管理，复制的公文应与正式印发的公文同样管理。

第三十条日常公文管理由公司办公室和各部门、分公司兼职档案员负责。工作人员调离工作岗位时，不得将个人保管或借用的公文带走，应当按照有关规定移交、退还。

第十节公文立卷和归档

第三十一条公文处理完毕后，各公司办公室和各部门、分公司兼职档案档案负责及时、按要求将单位具有查考和保存价值的公文(包括文件、电报、传真件等文字材料)收集齐全，上交档案室按照《档案管理制度》有关规定进行立卷和归档。其它部门和个人不得保存应归档的公文。

第三十二条办公室(档案室)负责对公司、各部门、分公司文书立卷归档工作进行业务指导、协调、检查、督促。

第十一节附则

第三十三条公司各部门、各分公司各级领导应带头执行本办法，并认真督促检查本办法的贯彻落实，对违反本办法造成严重后果的，应严肃处理。

第三十四条本办法由公司办公室负责解释。