城建档案归档操作指导书资料
招商局地产控股股份有限公司
城建档案归档操作指导书
本指引适用于各区域总部/城市/项目公司及项目部的档案管理人员，旨在规范档案的日常管理的工作标准。
一．城建档案的归档时间
1．根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
2．各公司/项目应在项目施工过程中督促施工单位及时收集工程文件并整理立卷，定期组织专业工程师、监理单位对归档的建设工程文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
3．各公司/项目应在项目竣工后及时组织施工单位进行档案验收，并及时向当地城建档案馆移交项目竣工档案。
二．城建档案归档的质量要求
1．纸质文件归档的质量要求
⑴.归档的文件材料应为原件；
⑵.归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施
工、监理等方面的技术规范、标准和规程；
⑶.归档文件材料的内容必须真实、准确、与工程建设实际相符合；
⑷.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，
不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复
写纸、铅笔等；
⑸.归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续
完备；
⑹.归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面
(297mmX210mm)，图纸采用国家标准图幅；
⑺.归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不
得使用计算机出图的复印件。
⑻.所有竣工图应加盖竣工图章，且应满足以下要求：
①竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、
审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理总监；
②竣工图章的尺寸按国标规格为：50mmX80mm，样式见示例图2-1；
③竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。
竣工图章示例如下（图1）
80
图1 竣工图章示例
⑼.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更、修改依据；凡施工图结构、
工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；
⑽.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
2．电子文件归档的质量要求
⑴.电子文件能通过指定的设备和软件完整、清晰再现；
⑵.电子文件内容真实、完整、准确，与修改完善的竣工图纸内容和版本一
致，电子图签栏的人员姓名应输入齐全，各种管线测量点和技术要素数据必须注记完整,与竣工图纸及技术要素表的各种技术要素数据完全一致电子印章和电子签名齐全；
⑶.电子文件归档时应包括相应的背景信息和元数据，以及保证电子文件完
整再现的其它非通用软件工具，对无固定的引用块文件应固定在所在图的位置；
⑷.同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件应在内容、相关说明及描述上与其保持一致；
⑸.应编制相应的电子文件归档目录，电子文件归档目录可采用Word或
Excel或文本编辑器编制；电子文件名宜采用二位以上便于核对的汉语拼音名或相应的英文或数字作为代号名，也可以直接用不带汉语的图号命名，电子文件代号名与电子文件文档目录的代号名应完全一致；
⑹.文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；竣工图电子文件应为
CAD的DWG格式，建筑效果图电子文件应为JPG格式；纸质文件的扫描电子文件通用格式为JPEG或TIFF，黑白扫描，200dpi的分辨率；视频和多媒体电子文件以MPEG、Avl为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；
三．档案的整理
档案整理工作，就是档案的分类、组卷、编目等。
1、组卷
组卷原则：
⑴.建设工程文件应真实和完整。
⑵.应遵循建设工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。
⑶.文字材料与竣工图分别组卷。
⑷.便于档案的保管和利用。
⑸.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程分别组卷。
⑹.由若干个施工单位共同承担的项目，工程文件应按照“谁施工，谁编制”的
原则分别组卷。
组卷方法与卷内文件排列
1.组卷方法
⑴.按照建设程序，即工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣
工验收文件五部分分别组卷；
⑵.工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；
⑶.监理文件按单位工程、分部工程、专业、工程阶段等组卷；
⑷.施工文件按单位工程、分部工程、专业、工程阶段等组卷；
竣工图按单位工程、专业组卷；
⑸.竣工验收文件按单位工程组卷。
2．组卷过程中应注意：
⑴.案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
⑵.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
3.卷内文件的排列
⑴.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示和批复、同一文件的正本
与定稿、正件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，正本在前，定稿在后，正件在前、附件在后的顺序排列；
⑵.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；
⑶.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
2、案卷的编目
⑴.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
⑵.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，
背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
⑶.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，
不必重新编定页码。
⑷.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页号。
卷内目录的编制：
1．卷内目录式样宜符合本规范附录A的要求。
2．序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3．责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4．文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
5．文件题名：填写文件标题的全称。
6．日期：填写文件形式的日期。
7．页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8．卷内目录排列在卷内文件首页之前。
卷内备考表的编制：
1．卷内备考表的式样宜符合本规范附录B的要求。
2．卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
3．卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
案卷封面的编制：
1．案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录C的要求。
2．案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3．档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4．档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。5．案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
6．编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
7．起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8．保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
9．密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
案卷装订
1．案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
2．装订时必须剔除金属物。
3．案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
⑴卷盒的外表尺寸为310mmX220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。
⑵卷夹的外表尺寸为310mmX220mm，厚度一般为20～30mm。
⑶卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
4．案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录D。
四．竣工图的编制
1、竣工图类型
⑴.利用施工蓝图改绘的竣工图；
⑵.在二底图上修改的竣工图；
⑶.重新绘制的竣工图。
三种类型的竣工图报送底图、蓝图均可。
⑷.修改时注意的问题
①．原施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档，凡有作废、补充、
增加或修改的图纸，均要在原施工图目录上标注清楚。即作废的图纸在目录上扛掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号。
②．按施工图施工而没有任何变更的图纸，在原施工图上加盖竣工图章，做为
竣工图。
③．如某一张施工图由于改变大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图
代替原图，原图不再归档。
④．凡是洽商图做为竣工图的，必须按竣工图标准进行必要的制做。
⑤．某一条洽商可能涉及到二张或二张以上图纸，某一局部变化可能引起系统
变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二。
⑥．不允许将洽商的附图原封不动地贴在或附在竣工图上做为修改，也不允许
将洽商的内客抄在蓝图上做为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用做补图的办法附在本专业图纸之后。
⑦．某一张图纸，根据规定的要求，需要重新绘制竣工图时，应按绘制竣工图
的要求制图。
⑧．改绘时的注意事项：
?字、线、墨水使用的规定：
字：采用仿宋字，字体的大小要与原图采用字体的大小相协调，严禁错、别、草字。
线：一律使用绘图工具，不得徒手绘制。
墨水：使用黑色墨水。严禁用圆珠笔、铅笔和非黑色墨水。
?施工蓝图的规定：
改绘竣工图所用的施工蓝图一律为新图，图纸反差要明显，以适应缩微等技术要求。凡旧图、反差不好的图纸不得作为改绘用图。
?修改方法的规定：
施工蓝图的改绘不得用刀刮、补贴等方法修改，修改后的竣工图纸不得有污染、涂抹、复盖等现象。
?修改的内容和有关说明均不得超过原图框。
2．重新绘制竣工图
工程竣工后，按工程实际重新绘制竣工图，虽然工作量大，但能保证质量。重新绘制时，要求原图内容完整无误，修改的内容也能准确、真实地反映在竣工图上。绘制竣工图要按建筑制图规定和要求进行，必须参照原施工图和该专业的统一图示，并在底图的右下角绘制竣工图图签。
五、图纸折叠方法
1.一般要求
（1）图纸折叠前要按裁图线裁剪整齐，其图纸幅面均需符合表3-1和图3-6的规定：
表3-1
注：1.尺寸单位为毫米。
（2）图面折向内，成手风琴风箱式；
（3）折叠后幅面尺寸应以4#图纸基本尺寸（297mm×210mm）为标准；
（4）图标及竣工图章露在外面。
六、城建档案的归档：
1. 深圳地区的档案一式三套，一套（原件）由公司档案室存档，一套（原件）
移交深圳市城建档案馆保存，一套（复印件）存物业公司。
2．外地公司的档案需一式四套，一套（原件）交公司总部档案室存档，一套（原件）移交当地档案馆保存，一套（复印件）存物业公司，一套（复印件）自行留存。
3．移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
附录A 卷内目录式样
尺寸单位统一为:mm
比例1:2
附录B 卷内备考表式样
附录C 案卷封面式样
卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220
案卷封面A x B = 297 x 210
尺寸单位统一为：mm
附录D 案卷脊背式样
D
D = 20、30、40、50mm
尺寸单位统一为：mm
档案管理流程及制度
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
建设工程电子档案归档技术要求
附件1： 建设工程电子文件和电子档案归档技术要求 一、基本规定 1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。 2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作： 1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。 2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档； 3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总； 4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。 3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。 4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。 5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。 6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。 —1—
电子档案管理办法
ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行） 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。 第三条 基本术语解释 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存
放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章 管理体制和职责 第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。 第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。 第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。 第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文
基建档案整理方法
基建档案整理要求 基建档案，全称就是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产（使用）得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。 基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。 一、归档范围 每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段与使用维护阶段）形成得文件。 基建项目中形成得照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题得照片，可同基建文字材料一起立卷。 与基建工程连在一起得设备，比如某些化工装置、电梯安装等得档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案得一个组成部分，但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。 有产权分属得基建项目，要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。所占比例大得，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年得文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。 具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限（附件一） 二、归档要求 1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间 负责基建类档案归档管理得部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短得，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长得，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1、1 ×××项目 本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2、1单位产权B2、2房改产权 面积补差得材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码，将对应得材料归入相应得类别中；货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。 三、基建档案整理要求
公司电子文件归档与电子档案管理办法
公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures
公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
电子档案管理办法
电子档案管理办法 为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。 一、电子档案的管理原则 1、我单位电子档案实行集中统一管理。 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。 3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。 4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。 二、电子档案归档范围 1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。 2、在经营中形成的各种电子档案。 3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。 三、电子档案归档要求 1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。 2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。 3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。 4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。 四、电子档案管理要求 1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。 2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。 3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。 五、电子档案的利用 1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。 2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。 3、电子档案的载体不得外借。 六、电子档案归档时间 电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。 七、电子档案保管期限 电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。 八、电子档案的销毁 电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。
建设工程档案归档范围及要求
建设工程档案归档范围及要求一、归档范围： (一、)工程准备阶段文件 l、立项报告 2、可行性研究报告及附件 3、可行性研究报告审批意见 4、建设项目申请表 5、建没计划通知单 6、资金来源审计表 7、选址意见书 8、用地申请及建设用地批准书(复印件) 9、拆迁协议、方案等 10、用地申请及建设用地批准书(复印件) 11、城市规划区内建设用地审批呈报表 12、用地红线 13、划拨国有土地协议书 14、国有土地使用证(复印件) 15工程地质勘察报告 16、设计红线 17、设计任务委托书 18、初步设计批复 19、工业民用建筑修建防空地下室审批表
20、建筑工程消防设计审核意见书 21、施工设计文件审查批准书 22、委托勘察合同 23、委托设计合同 24、工程施工合同 25、中标通知书 26、委托监理合同 27、建设工程项目报建表（放线图） 28、建设工程规划许可证申报表 29、建筑工程规划许可证 30、建筑工程施工许可申报表 31、建筑工程施工许可证 32、建设工程质量监督计划书 33、建设工程质量监督证书 34、投资许可证 （二)监理文件 1、监理规划 2、监理月报中的有关质量问题 3、质量事故报告及处理意见 4、工程竣工总结 5、质量评价意见报告
(三)施工文件 1、开工报告 2、图纸会审记录 3、基槽开挖放线测量资料 4、地基验槽记录和地基处理记录 5、桩基施工记录 6、设计变更记录 7、工程洽商记录 8、砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表 9、砂、右、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防膏材料、轻集料出厂证明文件 10、预制构件(钢、砼)出厂合格证、试验记录 11、土壤(素土、灰土)干密度试验报告 12、土壤(素土、灰土)击实试验报告 13、砂浆(砼)试压抗压强度试验报告 14、砼抗渗试验报告 15、钢筋接头(焊接)试验报告 16、隐蔽工程检查记录 17、沉降观测记录 18、工程竣工测量
最新建设工程电子档案归档技术要求资料
附件1: 建设工程电子文件和电子档案归档技术要求 一、基本规定 1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建 设活动的全过程。 2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作： 1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子 文件的质量、移交时间等提出明确要求，所需经费应当在工程预算中单列。 2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档； 3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总； 4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当 提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电 子档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。 3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。 4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。 5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。 6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。 精品文档
基建档案整理方法讲义
基建档案整理方法讲义 基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 一、归档范围及保管期限（一）基建档案：基建项目类；房屋产权类1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。 ★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。 基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一） 目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。 2、房屋产权类归档范围及保管期限 （1）购买公有住房申请表； （2）家属住房情况调查表； （3）公有住房售价评估表； （4）公有住房买卖协议书； （5）收款凭证、印花税发票（复印件）； （6）公证书 （7）出售公有住房审定书； （8）房地产证、平面图（复印件）；
（9）补差价的材料。 ★注意：第9 点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。没有的放在文书档案永久保存。 房屋产权类的档案全部归永久保存。 二、归档时间 （一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。 （二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。 三、整理要求 （一）分类及代号 1、基建档案分为两大类：即：基建项目类和房屋产权 类； 机关代号：“ B ” B1——基建项目类 B1.1——基建项目类第一单工程 B2 —房屋产权类B2.1 ――单位产权B2.2 ――房改产 权 B2.2.1 ——房改产权类第一幢房屋 企业代号：“2” 2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公
城建档案归档要求
攀枝花市建设工程档案归档范围 一、工程准备阶段文件 1、立项报告18、初步设计批复 2、可行性研究报告及附件 19、结合民用建筑修建防空地下室审批表 3、可行性研究报告审批意见 20、建筑工程消防设计审核意见书 4、建设项目申请表 21、施工图设计文件审查批准书 5、建设计划通知单 22、委托勘察合同 6、资金来源审计表 23、委托设计合同 7、选址意见书 24、工程施工合同 8、用地申请及建设用地批准书（复印件） 25、中标通知书 9、拆迁协议、方案等 26、委托监理合同 10、建设用地规划许可证及其附件 27、建设工程项目报建表 11、城市规划区内建设用地审批呈报表 28、建设工程规划许可证申报表 12、用地红线 29、建筑工程规划许可证 13、划拨国有土地协议书 30、建筑工程施工许可申报表 14、国有土地使用证（复印件） 31、建筑工程施工许可证 15、工程地质勘察报告 32、建设工程质量监督计划书 16、设计红线 33、建设工程质量监督证书 17、设计任务委托书 34、投资许可证 二、监理文件 1、监理规划 4、工程竣工总结 2、监理月报中的有关质量问题 5、质量评价意见报告 3、质量事故报告及处理意见 三、施工文件 1、开工报告 2、图纸会审记录 3、基槽开挖线测量资料 4、验槽记录和地基处理记录 5、桩基施工记录 6、设计变更记录 7、工程洽商记录 8、砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表 9、砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件 10、预制构件（钢、砼）出厂合格证、试验记录 11、土壤（素土、灰土）干密度试验报告 12、土壤（素土、灰土）击实试验报告 13、砂浆（砼）试块抗压强度试验报告 14、砼抗渗试验报告 15、钢筋接头（焊接）试验报告 16、隐蔽工程检查记录 17、沉降观测记录
公司档案管理制度及流程 (最新)
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范 一、范围 本标准规定了在日常工作中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。 二、定义 1 电子文件 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 2 电子档案 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 3 逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 4 物理归档 指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 三、总则 1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。 2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。 3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。 4 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。 5 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 6 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。 四、电子文件的收集与积累 1 收集范围 电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，还应包括相关的支持软件和数据等。
2 收集积累要求 1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。 2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。 3）在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。 4）用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。 5）用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 6）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。 7）用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 8）用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 9）由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。 10）通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。 11）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 3 收集、积累方法 1）及时接照要求制作电子文件备份。 2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 3）电子文件登记表应与电子文件同时保存。 4）电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。 5）电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。 6）电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
基建档案归档要求
建设项目档案归档内容及整理要求 第一章归档内容 第一节归档范围 一、凡是油田公司按计划下达的油田产能建设及矿区建设新建项目、维修、改扩建项目，均列入建设项目档案归档范围。 二、建设项目档案基本归档范围如下表：
三、根据《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册》规定，检验批质量验收记录由施工单位存档，不必向建设单位移交。 第二节归档文件质量要求 一、归档的建设项目档案应由归档部门经过系统整理并组成保管单位，使用规定卷皮装订成卷，案卷封面项目要填写齐全、准确。 二、归档单位应将案卷信息录入档案管理系统。此项要求符合《中国石油天然气集团公司档案管理手册》中“谁形成，谁录入”的原则，同时也在一定程度上保证了数据的真实性与准确性。 三、归档的建设项目文件材料必须符合下列要求： 1、归档的建设项目文件应为原件。成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名
章（或签字），并注明原件存放处。国内设计变更电传件，应由设计代表在电传件及其复印件上加盖设计单位现场专 用公章、设计代表名章（或签字）。 2、归档的建设项目文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。纸质件与电子件内容也要相符。 3、归档的建设项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 4、归档的建设项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备。如：文件签署内容必须完整（例如：意见、日期、人名、结论、公章、等级章等）。 5、归档的建设项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。不同规格幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。 6、归档的建设项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机出的白图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 7、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章尺寸为：60mm×80mm。竣工图章中编制单位为施工单位，编制人
公司档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有 效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、 凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》检索利用。，以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
各类档案归档范围保管期限密级表.doc
附件一（ 1） 文书档案归档范围、保管期限、密级表 序号归档范围保管期限密级一行政管理类 企业及所属单位的设立、变更、撤销的请示、批复、注 1 永久机密 册、登记、审报、评审、验证等文件材料 企业章程、注册资金、经营场所、投资者的审核验证材 2 永久机密 料 企业董事会、股东会、其它有关企业管理机构的会议纪 3 永久绝密 要 4 企业发展规划、管理制度永久秘密 5 企业年终（半年）总结、年度工作计划永久秘密 6 集团文件、工作会纪要、重要的简报、通知、通告等永久秘密
二劳动人事类 7 招、录、转、解聘、培训等文件材料永久机密 7.1 入职审批表、登记表、评估表 7.2 个人简历 7.3 转正（人事变动）评估、审批表及其它有保存价值文 件材料 8 定编人员职位说明、岗位职责、特殊状况说明永久机密 9 机构设置、职务任免、职工花名册、绩效考核定期机密 10 人事管理定期机密 10.1 原单位离职证明 10.2 正规医院出具的身体健康检查报告。 10.3 身份证、毕业证书、职称证书、荣誉证书等复印件
10.4 劳动合同（保密协议、廉政协议、制度学习确认单） 及其它有保存价值文件材料 三财务管理类 11 财务管理、资产管理、资金信贷、税收审计等材料永久机密 12 集团内部审计部门的月度、季度、年度审计报告定期机密 13 企业上市规划、运作方案永久机密 13.1 拟上市公司业务发展战略规划 13.2 集团业务、资产、财务重组改制上市操作方案 13.3 拟上市文化旅游业务发展规划 13.4 制定的管理层持股方案 13.5 基金设立方案及其它有保存价值的文件材料 14各种合同、协议、法律事务、民事判决书永久机密
房屋建筑工程文件归档范围(档案馆)
都匀经济开发区 房屋建筑工程文件 归档范围 （） 工程名称： 建设单位： 勘察单位： 设计单位： 施工单位： 监理单位： 质监单位： 档案整理单位： 档案整理人：日期：年月日都匀经济开发区建筑工程质量监督站 监制 都匀经济开发区城建档案管理室 二○一五年七月
说明与要求 1、本档案范围是根据《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014，结合都匀经济开发区的实际情况编制的。 2、有关单位应对照归档范围，按序号排序组卷排列资料，移交城建档案馆的文件应为原件，建设单位报送的立项文件、建设用地文件、开工审批文件可以为复制件，但应加盖建设单位印章。 3、目录中的子目录应当包含相应的、整理好的资料。 4、保存单位：该目录范围为移交档案馆归档文件目录，目录后标注“▲”表示必须移交城建档案馆归档保存；“△”表示选择性移交归档保存。建设工程属于政府投资项目的，归档目录中“选择性归档”的部分必须移交城建档案部门归档，社会投资项目可自主选择。建设单位、设计单位、施工单位、监理单位的各自保存资料范围参照《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014执行。 5、监理文件按现行国家标准《建设工程监理规范》GB/T50319编制；建筑工程文件按现行行业标准《建筑工程资料管理规范》JGJ/T185的要求编制。竣工图的编制应按原国家建委1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。 6、编制单位：工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。 7、建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应如实填写目录中所列各类资料提交的份数和页数，并编制移交案卷目录一并提交城建档案管理机构。
济南市建设工程电子档案归档与管理要求
附件1 济南市建设工程电子档案归档与管理要求 根据住建部《城市建设档案管理规定》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关规定，结合我市实际，制定《济南市建设工程电子档案归档与管理要求》。 一、电子归档系统的取得 建设单位在签订《建设工程竣工档案报送合同书》的同时，领取电子归档软件《建设工程电子文件归档与管理系统》，并取得建设工程档案电子文件归档许可编号，进行工程电子档案的收集工作。 二、电子档案的收集 （一）收集范围：见下表 （二）电子档案的类型：现阶段主要以扫描型电子文件为主。 二、电子档案归档质量要求 扫描型电子文件应符合如下要求： 1.扫描型电子文件须是对文件原件进行扫描。 2.工程文件采用A3、A4扫描仪，以灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件，采用彩色模式进行扫描。 3.工程图纸采用A0工程扫描仪，以黑白二值模式进行扫描。 4. 扫描分辨率应大于或等于200dpi。 5. 图像清晰、完整，无偏斜、失真。
6. 扫描图像的排列顺序与档案原件一致。 7. 对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。 8. 扫描型电子文件以TIFF、JPEG格式保存。主要以TIFF为主。 三、电子档案的整理 （一）整理电子档案和整理纸质档案同步进行。电子档案与纸质档案的内容要一致，并建立相应的对应关系。 （二）同一保管单元内电子文件的组织和排序可按相应的纸质文件整理要求进行，符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328的有关规定。 （三）电子档案的归档整理应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》的相关规定。 四、工程档案的着录 工程档案的着录应在《电子文件归档与管理系统》中完成，进行“工程”、“案卷”、“文件”三级着录。 五、电子档案的移交 （一）工程档案着录完成后，将整套电子文件和数据导出，拷入U盘移交城建档案馆。城建档案馆要逐一审核电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系。 （二）建设单位要由具有《建设工程档案资料管理岗位证书》的专职人员办理移交事项。 （三）建设单位所移交的电子档案，应导入城建档案馆的《城建档案管理系统》。 建筑工程扫描型电子档案归档范围
基建档案整理方法概述讲解
基建档案整理要求 基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。 一、归档范围 每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。 基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。 与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。 有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。 具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一） 二、归档要求 1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间 负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1.1 ×××项目 本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2.1单位产权B2.2房改产权 面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。
公司电子文件归档与电子档案管理办法
公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存， 并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理