总经办部门建设方案

金锚集团“总经理办公室”部门建设方案（草案）为保证公司决策和重大事项按照计划进行实施，顺利推进公司各项任务的完成，金锚集团可组建“总经理办公室”部门，承担公司决策计划等重大事项督查，督办及行政管理、会议管理、部门协调和沟通等工作。

总经理办公室拟定编制三人：其中主任1名、专员2-3名。

一、总经理办公室在公司组织结构中的位置：

二、总经理办公室基本职能

2.1 督查督办公司各部门贯彻执行方针政策以及各类指示和计划规定等。

2.2 围绕公司每个阶段中心工作和重点工作，拟定公司行政工作计划，经常督促检查其贯彻执行情况，并定期进行总结。

2.3 开展调查研究，了解公司内外有关工作的动态，及时向总经理提供各种信息。

2.4 负责召集总经理主持的会议，经常督促检查会议决议的贯彻执行。

2.5 负责公司文件、资料的收发、审批与管理，确保文件的正常传递。

2.6 负责内、外来宾的接待和来信来访工作。

三、总经理办公室主要工作范围

3.1 围绕公司每个时期的中心工作或重点工作，深入有关部、科、室、车间、班级等基层，调查研究，掌握动态，系统地整理分析，定期与不定期地进行专题总结和写出综合报告。

3.2 为公司领导召开各种定期或不定期会议做好准备，负责会议记录，形成会议文件，督查督办会议决议的执行情况。

3.3 负责全公司文件、外来函电的收发、分转、催办、立卷归档和打印及管理工作。

3.4 对以公司名义上报或下发的正式文件，进行政策性和文字审查，并负责打印下发、上报。

3.5 负责公司印鉴和总经理名章的使用，基层印鉴和介绍信的管理工作。

3.6 组织安排公司日常及节假日的总值班。

3.7 负责内、外宾接待、小车管理、调度工作，按规定标准安排客饭。

3.8 负责公司行政信访接待工作。

3.9 负责公司会议室、外宾室的管理以及使用安排。

3.10 负责行政荣誉奖状、锦旗、礼品的管理。

3.11 负责收集整理企业工作大事记。

3.12 督促各部门公文管理和保密工作。

3.13 负责起草总经办业务范围内的各项管理标准、工作标准，并组织贯彻实施。

3.14 负责企业行政固定资产管理，保证公有财产的安全完整。

3.15 完成公司领导临时交办的各项任务。

四、总经理办公室部门权限

4.1 有权向公司各部门索要必要的文字材料与数字资料。

4.2 有权向公司各部门催办总经理限期完成的工作任务。

4.3 有权检查各部门对上级文件、总经理指令、公司会议、公司各类专题会议决议、会议纪要及总经理布置的工作执行情况，并按有关规定进行考核与奖罚。

4.4 有权检查各行政部门的管理工作、月工作计划的完成情况，并按有关规定进行奖罚。

4.5 有执行总经理、副总经理、临时赋于的权力。

五、总经理办公室部门责任

5.1 对公文、函件、电传积压或传递不及时而耽误工作负责。

5.2 对各种印鉴管理使用不当负责。

5.3 对调查研究，反映情况失真，影响工作负责。

5.4 发现重大问题，未及时上传下达，致使工作遭受损失负责。

5.5 对内、外宾接待不当，造成损失影响负责。

5.6 对公司年、月行政工作计划与总结等文字材料、起草、印发不及时或不符合上级主管部门、公司领导的要求，而影响工作负责。

5.7 对机密文件管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

六、总经理办公室与有关科、室、车间的关系

6.1 从各科、室、车间取得下述材料：

a.年、月工作计划；

b.年、月工作总结；

c.专题总结、报告和经验介结材料；

d.其他有关资料。

6.2 向各科、室、车间转达总经理指令，或根据总经理决定向有关部、科、室、车间布置具体工作。

6.3 监督检查各、科、室、车间工作计划完成情况，调查了解完不成计划或出现事故的原因。

七、总经理办公室部门建设步骤

(一)确定岗位人选

1.总经办主任的要求：总经办主任不同于总经理秘书，既要有丰富的行政（人

事）管理工作经验，也要熟悉公司文化和公司其他各部门（如销售、计划、车间、仓储等）的岗位职能，能够站在战略的高度理解总经理的各类指示和精神，做事认真负责、公平公平，能够组织和主持公司各类例行会议和主题会议，擅长善于发现企业各类问题，提出合理话建议，并能够定期形成公司各类调研信息报告。在教育方面接受过正规的企业战略、计划、财务、营销、人力等专业知识的培训。

2.总经办主任聘请渠道：考虑总经办主任职能的综合性和特殊性，建议此岗位

人选考虑从公司外部进行招聘。

3.总经办专员的要求：需要一定的公文写作能力和企业调研、信息分析的能力

和经验、也要具备一定的企业管理能力和督查督办能力。接受过企业管理、工商管理、企业营销等方面高等教育和培训。

4.总经办专员的人选：建议可在公司行政办公室、工厂、营销、仓储、外贸等

部门进行内聘。

二、确定总经理办公室主任、专员岗位职责和考核方法

初步编制总经理办公室主任岗位职责、工作标准及考核（百分制）如下表

总经理办公室主任岗位职责及考核标准

三、确定总经理办公室各类工作规范和流程。

总经办的核心工作是督查督办，可采取多种形式，确保督查督办工作的效果。既要督查催办，也要明察暗访，确保公司会议精神和领导决策“不变形”“不缩水”。同时建立健全督查督办工作制度规范，强化其职能，规范其工作程序，确保领导决策的落实和畅通，确保企业各项目标任务的完成。

以下为初步编制的总经理办公室督查督办工作规范和督查督办管理制度

总经理办公室督查督办工作履行程序规范

1、立项：对有关会议文件的决策，部署事项和领导批示中需要督查督

办的事项提出具体办理意见，

2、送审：对承办批阅的会议文件送有关领导批示

3、分类：按文件要求和领导批示精神，对需督查督办事项作出分类，

按照轻重缓急，区别处理

4、办理：根据具体情况和领导要求，总经办对自办、转办、协办给予

协调安排

5、督查：督促检查承办部门是否按照要求、时间落实所承办的工作任

务

6、反馈：将督查督办结果反馈给要求结果的领导和部门

7、归档：对办理过程中形成的有关材料，办理一件整理一件，跟类归

档

总经理办公室督查督办工作制度规范（草案）

根据集团公司、相关上级公司的工作要求与本公司的实际工作需要，为了健全和规范本公司督办机制，确保各项会议所提问题事项的贯彻落实，切实做到企令畅通，特制定本制度。

一、本制度中的重大问题事项是指经各级会议、公司工作例会研究确定的事项，

二、公司督查督办的责任主体为总经理办公室。其工作内容与主要职责：（一）负责对公司各类重大事项解决与实施情况的督办与检查，纠正有关违背解决目标的行为。

（二）列席公司每周工作例会及公司指定参加的其它会议，了解和把握各项重大问题事项的具体内容。

（三）总经办要与行政部分工合作深入相关部门检查，及时了解重大问题事项解决与实施的执行进度及有关情况，填写《公司督办检查表》（下称：督办检查表），督办检查表须含：1.督办事项的原定程序、进度，应取得的效果等；2.督办与检查过程中发现的问题；3.评价与建议。（四）督办检查工作应该持续至该事项完成为止。

（五）实施督办追踪情况通报制度，每月第二次公司工作例会前，总经办负责向公司主要领导通报上月重大事项进度及完成情况。

五、对督办与检查责任主体的岗位要求

（一）准时出席有关会议，做好记录，掌握重大问题事项与处理决策的内容。

（二）加强调查研究，保持与相关部门、企业的良好沟通。

（三）努力学习，提高工作效率，强化过程督办与检查。

（四）公平、公正处理问题，提高公信力，提高管理权威。

（五）既要善于发现问题，督促处理问题，又要善于总结经验，为完善重大问题事项解决机制提供建议。

六、被督办和检查的单位及相关责任人在接受检查时必须实事求是地提供有关资料，加强沟通，密切配合，不得以任何理由和借口推托或拒绝检查；必须按照有关意见和建议完善工作，确保重大事项高效率、高质量的推进与实施。

七、被督办和检查主体应及时、主动向督办检查主体反映重大事项的完成情况。

八、重大事项的落实情况及本制度的执行情况，作为金锚公司对相关责任人、部门领导班子成员年度绩效考核并兑现奖惩的依据之一。

公司督办检查表

时间：年月日