档案管理学复习资料

档案管理学

名词解释

音像档案——是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等

档案——是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

文物——具有文化价值的历史遗留物，主要是过去使用过的实用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有历史文件。

文书档案——是在社会行政管理活动中各种行政性或政治性的公文转化而成的档案。（出现最早）

科技档案——人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。专门档案——除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。（出现最晚）档案管理（狭义的档案工作）——档案室和档案馆所从事档案业务

档案管理工作----档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

档案室——是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。

档案馆——是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和利用档案史料的中心。

文件中心——一种中间性、过渡性的档案（文件）保管机构，介于文件形成单位和档案馆之间，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。

现行文件中心——在档案行政管理机关管理下，收集、集中行政机构的现行文件，为社会各界查询、了解政府在社会管理实务方面的现行政策、规定提供政务信息服务的内部机构。档案收集工作——按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

归档——机关、企事业单位的档案室对本单位或本部门需要保存的档案的接收。

平时收集——对那些未及时归档的档案的补充收集工作，目的是补充档案制度的不足。

档案整理工作——就是按照一定的原则和方法，对档案进行系统的分类、排列和编目，使之系统化、条理化的一项工作。

全宗——一个机关、社会组织或一个著名人物在工作活动中形成的全部档案称为一个全宗人物全宗——社会知名人士或家族在其一生活动中形成的档案整体。

区分全宗——将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

全宗内档案分类——把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

立卷——将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

案卷的排列——将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

编目——以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

全宗号——是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

全宗群——是具有某些历史联系的若干全宗的群体。

鉴定——辨别并确定事务的真伪、优劣等。

档案的鉴定——指对档案的真伪和价值的鉴定。

档案的保管——是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。

全宗卷——是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

档案检索——是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。

档案编研工作——是以馆藏档案为对象，在分析档案内容的基础上进行的编辑和研究工作。大事记——是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。

组织沿革——是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。

档案利用——是指以利用者为服务对象，以提供档案馆（室）库藏档案为手段，采取多种形和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。

重点：

第一章

金石档案有：石鼓文和毛公鼎

档案的形式：

从档案的载体上来看：有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

从表达方式基本三种：文字、图像、声音；

从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

从文件名称上看：古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

从类型上说：有文书档案、科技档案、专门档案。

档案的种类：

一、公务档案和私人档案(从档案形成的公私领域进行分类)

1、公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；形成的档案归“国家”所有。实存状态主要是过去的公务文书、法律、法规、行政性公文

2、私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人；形成的档案归“私人”所有。实存状态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函

二、历史档案和现行档案

三、文书档案、科技档案和专门档案

（是中国档案界以及社会上应用最为普遍的档案种类概念）

四、中华人民共和国后档案、革命历史档案、旧政府档案

建国前档案和建国后档案：

（一）中华人民共和国成立前档案

1、旧政权档案

中国第一历史档案馆：集中保管明清时期档案（前身是北京故宫博物院文献部，1951年改）中国第二历史档案馆：集中保管民国时期档案（前身是中科院近代史所南京史料整理处，1964年改）

2、革命历史档案

中央档案馆：保存革命历史档案和建国后永久保存的档案

（二）中华人民共和国成立后档案

中央档案馆：集中保管“五四”以来的革命历史档案和建国后具有永久保存价值的档案

档案的主要作用：

1 、机关工作的查考凭据

2、生产建设的参考依据

3、政治斗争的必要工具

4、科学研究的可靠资料

5、宣传教育的生动素材

6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。

第二章

档案业务工作内容（档案管理）:

1 收集：有保存价值的档案（分散的文件、档案集中起来）

2 整理：使档案规范有序（区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷或文件的排列和编目）

3 保管：日常维护和管理（采取各种措施，维护档案的完整与安全）

4 检索：编制检索工具（编目主要是编制目录、索引、指南等检索工具；查检就是查找档案和档案信息的工作）

5 利用：档案工作的目的（开放档案）

6 编研：研究、选择、编辑、出版（编辑各种档案文献汇编、编写档案文摘和各种类型的档案参考资料、编史修志）

7 鉴定：档案价值（判定档案的保存价值，确定档案的保管期限）

8 统计：原始数据和基本事实（以数据的形式反映档案和档案工作的情况，揭示档案工作的规律

档案的性质：

1、档案工作是一项管理性的工作。

档案管理工作不能为社会直接产生物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一项特殊业务。

(1) 档案工作是以档案为对象的管理性工作

(2) 档案工作是各级政府、组织和单位管理活动的有机组成部分

目的：在科学管理的基础上，以提供原始档案材料的方式为党和国家的各项生产活动服务。

2、档案工作是一项服务性的工作

档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案，进行编著、统计、分析等活动，但最终目的是为了更好地适应社会的利用需要。

(1) 档案工作的服务性是档案工作赖以生存的必要条件

(2) 全心全意为社会各方面服务是档案工作者必须具备的职业素养

3、档案工作是一项政治性工作

在阶级社会里，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利利益，为一定的统治阶级所

掌握，为其经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

(1) 服务方向：为统治阶级服务

(2) 机要性：档案的秘密性

(3) 维护历史真实面貌：维护档案安全，历史不容篡改

我国档案工作的基本原则：

《档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”

1、统一领导、分级管理国家全部档案

统一领导、分级管理

国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，分层负责地进行监督和指导，并实行党政档案的统一管理。

2、维护档案的完整与安全

维护档案的完整

（1）、数量上，保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；

（2）、质量上，维护档案的有机联系，不能人为的割裂分散，或者零散的堆砌。

维护档案的安全

（1）、物质安全：力求档案本身不受损坏，尽量延长档案寿命；

（2）、政治安全：保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃、失密。

3、便于社会各方面的利用——根本目的

体现着档案工作的服务性质。档案必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能创造方便。

是档案工作的总目标：全部档案管理活动的最终目的都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。

是档案业务工作各业务环节的出发点，支配档案工作的全过程：档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应该以便于利用为着眼点。

是检验档案工作效果的主要标准：档案工作做的是否有效，最主要的是看它是否能为国家和社会做出贡献，能否创造社会效益和经济效益。

维护档案的完整与安全是辩证统一的关系：

只有维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全；散乱和丢失，则会造成档案的损坏和政治上的不安全。同时，只有维护档案的安全，才能保证档案的完整；档案遭受损失和破坏，则会影响档案的完整。

我国档案工作基本原则的辩证统一关系：

三个方面互相联系，互相作用，是一个辩证统一的有机整体，具有丰富的思想内容。

A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理，就不能维护档案的安全与完整和为社会利用。

B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义和方向。

档案机构：

保存和管理档案的机构与档案行政管理机关统称为档案机构

1、档案行政管理机关：国家档案局、省档案局、市档案局、县档案局。

2、保存和管理档案的机构：档案馆、档案寄存中心、文件中心、档案室。

档案室的基本任务和具体任务：

基本任务：

统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。

具体任务：

1、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作，进行指导和监督。

2、接收和保管本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。

3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

档案室的六种类型：

1.普通档案室（机关档案）：统一管理本单位党、政、工、团组织的档案，也称机关档案

室、单位档案室、文书档案室。

2.科技档案室：管理科学技术档案的专门档案室

3.音像档案室：管理影片、照片、录音带等特种档案室

4.人事档案室：机关在人事部门设立的专门管理人事档案的机构，也称干部档案室（科）。

5.综合档案室：统一管理本单位全部档案的档案室

6.联合档案室（档案服务中心）：同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设

立的一个档案机构。

档案馆的基本职责：

1，收集和接受本馆保管范围内的对国家和社会有保存价值的档案；

2，采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。

档案馆的种类：

1、按地区可分为：

A、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆等；

B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：云南省档案馆、昆明市档案馆、澜沧县档案馆。

2、按专业可分为：

A、综合性档案馆，如中央档案馆、云南省档案馆等。

B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、中国照片档案馆等。

各级档案性质管理机构之间的关系是：

1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；

2、档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；

3、机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

总之，各类档案机构之间的关系：指导与被指导、监督与被监督、信息资源协作等。

第三章

档案收集工作的内容

1、对本单位需要归档文件的接收工作。

2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

3、对历史档案的接收和征集工作。

档案收集工作的意义

1、是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2、是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。

3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。

4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。

档案收集工作的要求

（一）丰富和优化库藏

（二）加强馆（室）外调查和指导

（三）推行入馆档案质量的标准化

（四）保持全宗和全宗群的不可分散性

档案馆档案的来源

1、接收现行组织单位的档案（主要来源）。

2、接收撤销组织单位的档案（重要补充源）。

3、征集历史档案（重要补充源）。

4、档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一。

档案的接收方法：

（1）逐年接收：将现行机关已经保存了10年或20年的档案，每年向档案馆移交一次。

缺点：这种方法要每年接收一次，档案期限一满就得移交。这种做法工作量很大，一个档案馆要接收少则百个，多则上千个单位的档案，每年同时接收这么多单位的档案是很困难的，因此这种接收方法不普遍使用。

（2）定期接收：将现行机关保存了10年或20年的档案，继续存放数年（如3、5年等），然后将所有已到期档案集中一次移交档案馆，再隔3、5年后，再移交一次，以此类推。

优点：能使档案馆有充分的时间做好接收前的准备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安排，同时也使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设。

档案馆征集历史档案的范围

1、中央档案馆：征集建国前我党、政、群中央机关及派出机构（中央局、分局、边区政府等）的革命历史档案。

2、中国第一历史档案馆：征集明清中央机关形成的档案。

3、中国第二历史档案馆：征集北洋政府、国民党、汪伪时期中央机关形成的档案。

4、中国人民解放军档案馆：征集建国前共产党领导的工农红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命历史档案。

5、地方各级综合性档案馆：征集建国前本地革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。

收集历史档案的途径

1、通过外交途径向有关国家或地区征集历史档案。

2、向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集历史档案。

3、开展口述档案工作。

4、向各有关机关、企事业档案征集历史档案。

5、向个人征集历史档案。

第四章

档案整理工作的意义

1、档案的整理工作是档案利用工作的前提

2、档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调发展。

检验收集工作

为鉴定和检索奠定科学基础

影响统计和编研工作

档案整理工作的原则

1、充分利用原有基础；

2、保持文件之间的历史联系；

3、便于保管和利用。

档案整理工作的一般程序

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

全宗的立档单位：

立档单位一般为具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物，其全部档案构成一个全宗。

构成条件：

（1）行政上：独立行使职权；（2）财务上：独立编造财务预决算；（3）组织人事上：人事任免权。

按形成全宗的单位和全宗内容的性质分：组织全宗和人物全宗。

按全宗的范围和构成方式分：独立全宗/联合全宗/全宗汇集/档案汇集。

全宗群的作用

维护相同类型全宗的不可分散性，有效保持文件之间在更大范围内的历史联系，以便于管理和利用。

立卷“六个特征”——问题、作者、名称（文种）、时间、地区、收发文机关组卷。

卷内文件整理

(一)检查调整组卷

(二)卷内文件的排列和编号

(三)编制卷内文件目录

(四)填写备考表

(五)案卷的装订

采用三孔一线

(六)填写档案案卷封面

档号编制原则：

唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

归档文件的整理要求

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系

2、区分不同价值

3、便于保管和利用

归档文件整理工作的基本内容

1、修整

2、装订

3、分类

4、排列

5、编号

6、编目

7、装盒

8、排架

文件的整修一般包括：

1、对破损文件进行修校；

2、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；

3、去除文件上易锈蚀的金属物；

4、对过大的文件进行折叠。

归档文件的分类方法

1、年度分类法

2、组织机构分类法

3、问题分类法

第五章

档案鉴定工作的内容：

（一）制定标准

制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表；（二）确定期限

具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；（三）找出无保存价值档案，销毁

档案鉴定的意义

1、便于发挥档案的作用

2、便于档案的安全保管

3、便于应付突然事变

4、是决定档案生死存亡的基本手段

鉴定档案价值的标准

1、来源标准

2、内容标准

3、形成时间与时效标准

4、形式特征标准

5、社会需求标准

6、相对价值标准

决定档案保存价值的因素

1、档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础。

2、社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素。

现行档案保管期限

（一）永久保管的档案。其期限在50年以上。

（二）长期保管的档案。其期限在16—50年

（三）短期保管的档案。其期限在15年以下。

档案保管期限表的结构

档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成。其中条款和保管期限是最基本的项目。

档案鉴定的方法

（一）宏观的鉴定

宏观鉴定是指以档案文件之间的有机联系为基础，以立档单位为中心，通过分析和鉴别全宗档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保持社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保持价值。

（二）微观的鉴定

微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。（三）直接鉴定法

对档案的直接鉴定，是对档案进行微观鉴定时采用的一种方法。

直接鉴定法，要求逐件逐张地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和案卷标题就判断其价值。

档案鉴定工作的程序

（一）在文件归档时，确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁；

（二）对于归档的文件确定保管期限；

（三）到一定年限进行价值复审。

档案销毁方法

1、准备销毁的档案，未批准前应单位系统保管；

2、对已确定销毁的档案，可“暂缓执行”，再保存1-2年后审查一遍后再实施销毁。

3、经过审查批准后，一般可将需销毁的档案送造纸厂打成纸浆或碎纸机销毁。不准拿作他用或出卖。

4、销毁档案必须派两人监销，不得中途离开销毁现场，直至档案确已销毁，监销人须在销毁清册说明“已销毁”字样和销毁日期，并签字。销毁清册作永久保存。

第六章

档案保管工作的内容

1、档案的库房管理。

2、档案流动过程中的保护。

3、保护档案的技术措施。

档案库房

1、要有足够的使用面积。

2、专用坚固、防潮、防高温、防有害气体。

3、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光和防风沙的功能。

4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源。

5、在交通条件方面，既要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁。

档案库房管理的任务

“八防”——防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防霉、防高温措施。

档案排架的原则和要求

（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人员熟悉所保管的档案。

（2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的。

（3）要有益于档案的保密和保护

档案存放方式

（1）竖放，其优点是存取档案比较方便

（2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点是不便于存取

档案保护的具体措施

1、护光

2、防污染与灰尘

3、防虫

第八章

档案编研的主要内容包括：

1.档案史料和现行机关文件汇编

2.编辑档案文摘汇编

3.编写档案参考资料

4.编史修志

档案编研的特点

1.研究性

2.思想性

3.政策性

档案编研工作的内容：(P343-345)

1、档案史料和现行机关文件汇编；

2、编写档案参考资料；

3、参与编史修志

档案参考资料：

组织机构沿革、大事记、重要会议简介、基础数字汇集、人物传记、专题档案介绍、专题图片集、综述

第九章

档案提供利用服务与档案信息开发工作

区别：工作任务不同、主要内容不同

联系（相同之处）：

活动宗旨：发挥档案的作用，实现档案的价值

工作对象：以满足用户利用需要的档案为对象

档案提供利用工作与利用档案

区别：主体不同、目的不同

联系：

有利用需求，才有档案利用工作；

有档案利用工作才能实现对档案的利用；

这两种行为往往先后或同时发生，表现为一个过程的两个方面。

档案利用工作的主要内容：

1、介绍和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，

各种档案检索工具的使用方法；

2、分析利用者需求特点，把握利用需求规律；

3、向利用者介绍馆藏相关的档案信息线索，进行

咨询服务；

4、为利用者提供档案文献和档案信息。

档案利用工作的要求

1 熟悉馆藏，了解需求

（相当于了解图书馆馆藏）

2 研究用户，提高水平（研究读者）

（档案利用者的类型和特点；档案利用的内

容和规律）

3 严守保密规定，把握开放规律

4 保护档案实体，开发档案信息

5 改变服务方式，拓宽服务内容

档案利用工作的意义：

1、是发挥档案作用、实现档案价值的主渠道，是档案工作为社会主义现代化建设服务的直接手段。

2、是档案工作联系社会的一个窗口。

3、推动档案基础业务建设，提高档案工作水平。

4、促进档案工作人员业务进修学习，提高档案干部队伍素质和工作能力。

档案提供利用的基本途径：

1、提供档案原件

2、提供档案副本或复制品

3、提供档案信息加工品

4、提供已公开的现行文件

5、提供档案资料目录信息

档案提供利用的几种主要方法：

1、档案阅览服务

2、外借服务

3、档案展览与陈列服务

4、制发复制本

5、制发档案证明

6、档案目录信息服务

7、档案咨询服务

如何做好开放档案工作

1.继续解放思想，增强开放意识，克服一切有碍于开放档案的思想阻力和障碍。

2.正确处理好开放与保密的关系，搞好档案的降密、解密工作，加快档案的开放速度。

3.切实处理好开放档案与被控制档案的关系，明确开放档案的范围。

4.切实解决好开放工作中存在的实际问题，正确处理好开放工作与基础工作的关系。

5.开辟渠道，突出服务的多样性、主动性和针对性。

6.强化开放档案的宣传工作，使开放档案深入人心，引导公众自觉地利用档案。