会议室使用管理规定

一、总则

第一条为达到合理利用公司会议室，并保持会议室整洁，使各部门放心、有序的使用，特制订本管理规定

二、适用范围

集团各部门、各子公司。

三、职责

第三条集团办公室负责公司会议室的管理及使用安排。第四条各部门(子公司)均可以申请使用会议室。四、会议室的规模及配置

第五条公司共有7个会议室。具体配置如下：

第一会议室：二层。长桌。可容纳40人。配有固定式投影仪、

投影幕布、白板。

第二会议室：一层。长桌。可容纳12人。配有固定式投影仪、

投影幕布、白板。

第三会议室：一层。长桌。可容纳12人。配有投影幕布、玻璃板。

第四会议室：一层。六角桌。可容纳10人。配有玻璃板。

第五会议室：二层。三角桌。可容纳3人。

第六会议室：三层。长桌。可容纳8人。配有投影幕布、玻璃板。

第七会议室：三层。长桌。可容纳6人。配有白板。

五、会议室的用途

第六条公司会议室为公司会议、部门(子公司)会议、来宾接待、员工工作面谈、招聘面试而设立。

六、会议室的使用

第七条会议室管理负责人为前台文员。

第八条会议室使用以“先申请，后使用”为原则。

(一)没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下可以使用;但如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。

(二)按申请的先后，顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。办公室不负责协商，由使用者自己协商。

(三)如遇公司层级的紧急重要会议，已申请使用会议室的部门(子公司)或个人，在不能调换的情况下，应先让公司层级的重要会议。

第九条申请流程

(一)需使用会议室的部门(子公司)或个人应至少提前两小时(休

息时间除外)到前台提出使用申请，认真填写《会议室使用登记表》，由前台文员统一安排。如需办公室协助配备其它用品(如饮料、水果等)，应至少提前一天提出申请，并提供用品清单及标准。

(二)前台文员将依据《会议室使用登记表》的内容在会议室指定位置张贴使用标识

(三)部门(子公司)及个人应在所预约的时间到达会议室。超过

10分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。

(四)部门(子公司)及个人应按预约的时间内使用完毕，避免超时使用。如在紧接的时间段内已安排了其他部门(子公司)或个人使用，超时使用者必须离开该会议室，终止使用该会议室。

(五)如部门(子公司)或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。第十条会议室使用注意事项