机关文件管理制度

机关文件管理制度

为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。

一、发文处理

（一）发文审批程序。

1.使用XX报、XX专报、XX党组等文号的公文和报送市领导的简报材料，处室（支队）草拟——办公室初审和复审——分管领导审签——局长签发——机要室编号——处室（支队）印发。

2.使用XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文和XX工作简报，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——机要室编号——处室（支队）印发。

3.使用XX机委、XX审、XX团等文号的文件，相关处室草拟——分管领导审签——相关处室编号——相关处室印发。

4.业务性报表、资料、不编文号的文字材料以及拟以市级协调机构名义印发的文件，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。

5.政务信息，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——办公室报送。

6.空白资料、表格、文书等印刷，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。

（二）发文审核职责分工。

1.公文起草处室（支队）负责把好公文法律法规政策关、程序关和内容关。

（1）严格审核办文要素。一是审核办文依据是否充分，是否与当前法律法规和上级政策规定保持一致。二是审核公文结构是否合理，表述是否严谨，逻辑关系是否自相矛盾。三是审核文件引用是否规范，引用文件标题、文号等要素应准确无误，且不得引用失效文件，主动公开文件中不得引用会议纪要、内部管理规定等非公开文件，非涉密文件不得引用涉密文件。四是审核公文是否需要按照规定履行征求公众意见、专家论证、公示等程序，是否按要求落实了。

（2）加强公文的保密审查。严格执行定密管理制度，按照承办——审核——批准三个环节定密，各处室具体承办人拟定密级、保密期限，确定印送范围和数量，处长（支队长）严格审核，分管局领导进行定密审批。

（3）准确把握信息公开属性。各处室根据公文的内容，对照有关法律法规和规章及保密审查要求，确定公开属性。属于不予公开、依申请公开的公文应写明理由，表述充分。

2.办公室负责把好规范性文件审查关、文风关、语言文字关和体

例格式关。

（1）加强行政规范性文件审查把关。严格落实行政规范性文件有关要求，行政规范性文件应标注有效期，有效期不超过5年，暂行、试行文件有效期不超过2年。

（2）严格按要求控制发文。严格执行市委办公厅市政府办公厅《关于进一步精简文件、简报和会议的实施意见》（XX办﹝2012﹞XX 号），切实做好限额发文工作，减少不必要文件的印发。

（3）认真落实严而又严、细而又细的要求。仔细审查语言文字、公文标题、单位简称、印送范围、印发时间等要素，力求文件精简准确，不出现差、漏、错等情况。

（4）切实提高公文规范化处理水平。严格按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）规定的体例格式要求进行审核。

（三）其他要求。

局领导签发后原则上应在3个工作日内印发文件。公文正式印制后，主办处室应组织人员对文件全文进行交叉审读后进行发送，确保准确无误。上行文须送办公室进行审读后发送。

公文印发完毕后，由公文起草处室（支队）负责发送。使用XX 报、XX专报、XX党组、XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文，由相关处室（支队）按照规定将公文的签发定稿、正本和有关材料收

集齐全，交由机要室存档。使用XX机委、XX审、XX团等文号的发文处室要以年度为限及时整理相关文档并于次年1月底前移交局档案室。个人不得保存应当归档的公文。

二、收文处理

所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档、等程序。

（一）签收。

机要室每天接收或下载公文，查看党政网、涉密网、XX厅办公

平台等相关平台是否有上级交办公文；通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时签收、拆封、登记，交局办公室负责人阅签给局领导和各处室（支队）。

凡从上述渠道接收电子版公文后，作为正式公文先行办理；收到正式公文后，再将电子版公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。

（二）登记。

1.凡接收的公文，除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外，统一由机要室签收、拆封。

2.机要室按发文机关分类登记，涉密文件按照相关规定在专门的密件登记簿上进行登记，应注明密级、编号、份数、制作日期等信息；没有密级且属不须本局承办的阅知件、发给个人或无工作关系的抄件、

或没有保存价值的公文，可不予登记；直送相关处室（支队）办理的公文，相关处室（支队）先签收后，即转机要室登记后再行办理。

（三）拟办、批办、分办。

签收的公文及简报等，一般应当在当日提出拟办意见，机要室根据局办公室负责人阅签意见，及时分送相关领导阅批或承办处室（支队）、承办人承办；紧急或有时间要求的公文随到随办，急件公文要及时通知承办人。

（四）承办。

机要室将领导阅批的公文，做好登记后及时转承办处室（支队）承办，要保证承办件及时办理，确保工作效率。承办处室（支队）、承办人需要原件的，到机要室办理相关手续后借出，公文办理完毕及时存档。

承办处室（支队）收到承办件后及时进行确认，对不属于承办处室（支队）职责的应迅速与局办公室联系，经局办公室负责人确认后转其他处室（支队）承办，不得积压或自行转办；各承办处室（支队）要按办理时限要求将承办公文的办理情况报相关分管领导，并定期进行自查，防止漏办或延误工作。公文涉及两个以上承办处室（支队）时，由主办处室（支队）负责牵头，相关处室（支队）密切配合，不得推诿。

（五）督办。

局主要领导批示要求承办处室（支队）提出办理意见、落实或研究处理的批示件，由局办公室跟踪催办，承办处室（支队）原则上在3个工作日内反馈办理情况。急件急办，领导明确签署时间要求的，以领导签批时限为准。情况复杂的，承办处室（支队）应将办理情况及时报告领导。涉及多个处室（支队）的，由主办处室（支队）牵头、沟通、协调达成一致意见后，在规定工作日内报签批领导。特殊情况的要向签批领导说明并报告办理进展情况，报告结果不得超过规定工作日或领导签批时限。

（六）办结。

凡请阅知的人员都已签字的，视为办理完毕。

（七）归档。

承办、阅办完的公文要及时退给机要室统一处理，由局办公室立卷归档（承办过程中形成的所有资料，原则按谁主办谁负责送归局办公室存档）；承办件办结后，承办处室（支队）将办理结果和承办件一并送局办公室存档。

三、公文处理责任及考核

各处室（支队）负责人为所发公文的第一责任人，具体拟稿人为具体责任人。公文质量纳入年度机关目标绩效考评内容，根据《XX 市XX局关于印发XX市XX局公文质量考核办法的通知》（XX办〔2013〕XX号）进行考核。

机关公文管理制度

一、上报、下发公文处理程序和规定

(一)起草公文的基本要求：

1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，并同现行有关公文内容相衔接；全面准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行；观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精炼；文种、格式使用正确；人名、地名、时间、数字、引文准确，公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准，计量单位和数字用法符合国家的有关规定。

2、公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1，第四层为“(1)”。

3、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（二）各股室（大队、站）拟制公文，应由股室（大队、站）负责人审阅把关，然后按公文审批程序处理。

（三）公文审批程序：

1、全局性工作、人事、财务方面公文，股室（大队、站）草拟—分管领导审核—局长签发--局办公室编号、打印、盖章。

2、业务性公文，股室（大队、站）草拟--分管领导签发—局长签发--局办公室编号、打印、盖章。

3、空白或者下达执行的执法类文书，环境监察执法大队或者法

规股草拟—法规股分管领导审核—局长审定签发--局办公室打印、盖章。

4、业务性报表、资料，股室（大队、站）草拟--相关分管领导审定签发--局办公室盖章。

（四）公文打印后，由公文拟稿人负责做好校对工作，公文印制必须做到准确、及时、规范、保密。

（五）公文寄发，原则上由公文起草股室（大队、站、）负责；需要在公文交换系统发文的，公文起草股室（大队、站、）负责提供受文单位名单，局办公室负责承办。

（六）公文印发完毕后，局办公室必须按照规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

二、收文处理程序和规定

所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理一般包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、办结、归档、销毁、保密等程序。

（一）签收

局办公室文档管理人员每天接收或下载省、市、区及相关部门的公文；查看党政网、电子政务外网、市局网站等相关平台是否有交办公文；通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时拆封、

签收，并注明签收时间。

（二）登记

1、凡接收的公文，除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外，统一由局办公室分管文档管理人员签收、拆封、登记、编号；特殊情况下，由局办公室文档管理人员或局办公室分管负责人先行签收后转收件人员。

2、文档管理人员按发文机关分类登记，没有密级且属不须本局承办的阅知件、发给个人或无工作关系的抄件、或没有保存价值的公文，可不予登记；直送相关股室（大队、站）办理的公文，相关股室（大队、站）先签收后，即转局办公室登记后再行办理。

（三）承办

文档管理人员应将登记后的公文交领导阅批，阅批后的公文及时转有关股室（大队、站）承办人承办，有关股室（大队、站）要保证承办件及时办理，确保工作效率。承办股室（大队、站）、承办人需要原件的，到局办公室办理相关手续后借出，公文办理完毕及时存档；紧急或有时间要求的公文随到随办，急件公文要及时通知承办人。

承办股室（大队、站）承办人收到不属于本股室（大队、站）职责范围办理的公文事项，应迅速与局办公室联系，经相关分管领导确认后转其他股室（大队、站）承办，不得积压或自行转办；各承办股室（大队、站）要按办理时限要求将承办公文的办理情况报相关分管

领导，并定期进行自查，防止漏办或延误工作。公文涉及两个以上承办股室（大队、站）时，由主办股室（大队、站）负责牵头，相关股室（大队、站）密切配合不得推诿。

（四）传阅

根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（五）答复

若需答复的公文，公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

三、公文的撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权利机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

四、公文的清退和销毁

对涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁；对不具备归档和保存价值的公文，造册登记后按程序和相关规定经批准后销毁。

五、公文的归档

承办、阅办完的需要归档的公文要及有关资料（含承办过程中形成的所有文字、音像资料等），应当根据有关档案法律法规以及相关

档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。归档的公文及有关资料按照内容和职责分别由局办公室和相关股室（大队、站）归集存档。

六、其他

档案管理人员离岗离职时，必须将所管理的档案整体移